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1、文 件 管 理,中共贵港市委党校 梁树仁,公文 写作,前言应用写作与公文写作,应用写作是写作科学的一个分支。凡是为了某一目的、直接让对方知道，或要求对方做什么而写的文字,都叫应用文。 古人要求为大夫者，要有“九能” ：“建邦能命龟，田能施命，作器能铭，使能造命，升高能赋，师表能誓，丧纪能诔，祭祀能语。君子能此九者，可谓有德音，可以为大夫 ”。此九者皆是辞命，亦皆是言语 （孔门四科“德行、言语、政事、文学” ）这就是说，言语指政治、外交、生活中的应对说辞及各种文书制作等，它的培养目标是提高言语交际能力。,所谓“九能”，指的是作为大夫所必须掌握的九种文体 这九种文体都与大夫在政府中行使的特定行为方
2、式相关：“命龟”是占卜用的文体；“施命”是田猎时布施教命的文体；“铭”是刻镌于器皿之上，书以为戒的文体；“造命”是出使外邦时随机应变、应对作答的文体；“赋”是登高时有所见，赋其形状、铺陈事势的文体；“誓”是出征前对将士誓师的文体；“说”是解说山川地理形势的文体；“诔”是表彰死者生前德行，以表示哀悼之情的文体；“语”是在祭祀时祷告天地神祗的文体。,公文写作能力是自古以来对公务人员的一种能力要求 公文自古有之,广义公文，含以下三类 法定公文：国家党政机关公文处理工作条例中所确定的法定公文。 专用公文：如党务、军事、财经、司法、外交等领域使用的公文。 事务公文：内部日常事务，如计划、总结、简报等。
3、狭义公文行政公文（仅指党政机关公文处理工作条例规定的15种。,决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要,一、现行公文规范与国家标准,1 党政机关公文处理工作条例 2. 国家行政机关公文格式 3. 标点符号用法（GB/T 158341995） 4出版物上数字用法的规定（GB/T 158351995）,二、公文特点,（一）政治性、政策性 是统治阶级为了维护其统治地位，强化其统治意图，传达其政策主张，确保国家政权正常运转而使用的一种不可缺少的重要手段。,(二)作者的法定性 1. 公文的法定作者指依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织及其法
4、定代表人。 2. 三种表现形式 ( 发文名义 ) 机关: 机关某组织单位 : 机关单位领导:（法定代表人）,(三) 严肃性：具有法定的权威和效用,1. 公文的现实执行效用、现行效用、时效 2. 空间（地域、职权）效力范围,3.时间效力范围 （1）公文生效时间 即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件） 【例】“文到之日起执行”; “自发布之日起执行”。 定时生效（一般规范性文件） 【例】行政法规按规定一个月以后生效。,（2）公文终止生效时间及条件（变为历史文件） 内容已经执行（有效期届满，明示废止） 内容过时，新文件代替旧文件（默示废止） 被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替其职
5、能）,4. 公文的溯及力 公文溯及既往的效力;指公文可否适用于制发以前的事件或行为。 一般公文可以规定溯及力 规范性文件比照 “法律不溯及既往” 原则 不应该规定溯及力。(我国税务系统的规范性文件明文规定不得规定溯及力),5. 机关公文的效力等级 发文机关地位越高,公文效力等级也越高; 在同一主体制发的公文中,按照特定的、更为严格的程序制定的公文效力等级高于按一般程序制发的公文; 同一发文机关就同一问题先后制发的公文比照”新法优于旧法”原则; 同一发文机关制发的公文,通常特殊性公文的效力优于一般性公文,即”特殊优于一般”; 授权行文的效力等同于授权机关制发公文的效力。,(四) 程式性： 1.具
6、备特定体式 体式 文体 ：文件的表达形式 格式 约定俗成的格式 法定的标准格式,2.经过特定的处理程序 制发公文与公文生效必须履行法定程序与手续： 会签 公布 法定会议或机构批准等,（五）真实性、简明性、时效性 以上特点，“法定效用”， “规范格式”是党和国家机关公文的重要标志。,三、公文分类 从不同分类角度看公文处理,（一） 按形成、使用领域，分为通用公文 (正式、内部)和专用公文。 1正式通用公文 各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种。具有法定性、规范性和通用性。,2内部通用公文 机关内部通行使用，具有复杂性、内部性和灵活性。包括 （1）规章制度类文件（规范性文件）：（2）会议类文件：
7、会议报告、讲话、致辞、提案、会议记录、会议指南、日程、议程等,（3）计划与信息反馈类文件：计划类、调查报告、签报、信息、简报、总结等 （4）其他事务类文件：各类书信、条据、礼仪文书等。,3专用公文 专业部门在专门业务工作范围内、或各机关在履行自身专门职能或业务工作中使用的公文，具有专门性和限制性。 如外交文件（国书、照会）、外事文件（外事函件、外事专用批文）、纪检监察文件、财务文件（发票、帐簿、报表）、保险文件、税收文件、计划文件、司法文件、行政处罚文件（处罚决定书）、人事工作文件（各类登记表）,（二）从物质载体的角度分类分为四种,1.纸质文书 2.感光介质文件以感光胶片、相纸等感光材料为载体
8、的文件，如照片、影片、缩微胶片等文件。 3.磁介质文件以磁带、磁盘等磁性材料为物质载体的文件，如录音录象文件、磁盘文件等。 4.电子文件借助计算机生成、传输和处理的文件。,（三） 按性质和作用分为规范性公文、领导指导性公文、呈报性公文、知照性公文、商洽性公文、契约性公文、会议文件等。 按制发机关的性质，分为人大公文、军队机关公文、政府公文、党的公文、企事业公文 、群团行业组织公文、法院机关公文、检察院机关公文等。,（四）按涉密程度 （GB7156/1987文献保密等级代码）分为六种,国家秘密与商业秘密、组织秘密、个人隐私相区分。 绝密级 涉及国家核心秘密的公文。 机密级 涉及重要国家秘密的公文
9、。 秘密级 涉及一般国家秘密的公文。 内部级 限国内某行业、系统或社会组织内使用。 国内级 限国内公开的公文。 公开级 可对国内国外公布的公文。,（五）按行文（传递）方向分为上行文、平行文和下行文。,上行文下级组织向上级组织报送的公文。 平行文平级组织或不相隶属组织之间的公文。 下行文上级组织向下级组织下发的公文。,机关之间工作关系的划分：,同一系统的机关,同级机关,下级机关,业务上指导与被指导,上级业务 主管部门,下级业务部门,领导与被领导,上级机关,同级机关,平行关系,1.,2.,3.,非同一系统的机关,此机关,彼机关,不相隶属关系,4.,根据工作关系产生的行文关系 1、2 是上行文或下行
10、文关系；3、4是平行文关系。 除此之外，还有综合管理与被管理、统管与被统管、监督与被监督、行政法律关系等。,（六）按来源分类 分为收文、发文（内部、对外） （七）按处理方式分类 分为阅办件（办件）需要阅件人审批的公文 阅知件（阅件）需要阅件人阅知的公文,(八)按公文稿本分类,分为：草稿、定稿、正本、存本、副本等. （试行本、暂行本）（修订本） （草案） （不同文字文本） （复制件） 草 稿 定 稿 正 本 副 本 副 本（复本）,公文主要文稿和文本：,1. 草稿非正式、无效力。（征求意见稿、讨论稿、修改稿、送审稿、代拟稿） 2. 定稿履行法定生效程序的最后完成稿，具有正式公文的法定效用,具有签
11、发或会议批准标志。（原稿、底稿）,3. 正本 具有法定效用的正式文本，主送件。格式规范，具有生效标志。(试行本、暂行本、修订本、不同文字文本 ） 4. 副本 正本的复份或复制本（抄送件、传阅件、存本）,四、公文的几个要素,（一）公文主旨,1、主旨形成 时间短 具有针对性 具有原则性 具有完整性 集体智慧 2、要求：明晰、正确、深刻、集中。,（二）公文材料 真实性：班禅额尔德尼却吉坚赞“报告中有些问题提得厉害了点，语言上刺激性大了点，当时毛主席看了很不高兴” 典型性 （三）公文结构 结构简单，清楚明白 结构定型化 密切的结构与内容关系,（四）公文语言：公文语体严谨朴实、得体庄重，不易产生歧义。但
12、并非不讲究语言艺术。 1、公文的语言艺术 简洁、精练 十五大报告“三个伟人”，“三次巨变”，刘邦入关告谕“杀人者死，伤人及盗抵罪” 吴佩孚批复 质朴、自然 在纪念党的十一届三中全会大会上，胡总书记用了“不动摇”、“不懈怠”、“不折腾”，表明我们党坚持中国特色社会主义道路的决心和信念。胡总书记用群众熟悉的生活语言表达了党的重要政治理念，简捷、明晰、生动、传神。,引文和修辞 江泽民香港回归：“海上生明月，天涯共此时” 十五大报告：“旗帜就是方向，旗帜就是形象” “抓住机遇而不可丧失机遇，开拓进取而不可因循守旧”,积极修辞与消极修辞,积极修辞讲究在表述中运用辞格，以达到语言生动形象、词藻华美的目的。
13、是借助辞格,以形象、生动地表达说话者内心情感、生活体验为目的的修辞活动; 慎用：引用、比喻、借代、排比、反复、反问等。 一般不用：拟人、夸张、反讽、想像等手法。,消极修辞讲究运用规范词语，消除岐义，确保语言表达准确、简明，恰到好处，不失庄重平实。以平实、客观地表达事物概念,阐明事理为目的的修辞活动。 消极修辞在公文中的运用，主要表现在以下几个方面： 1精炼文字，节简篇幅。 2准确使用词语。 3选择正确、恰当的句式。 4安排合理的结构。 5正确使用标点符号。,公文修辞的要求,修辞要切合文章表达目的。 修辞必须切合语境。 修辞必须切合文章语体特点。,“这两种人都凭主观，忽视客观实际事物的存在，或作
14、讲演，则甲乙丙丁，一二三四一大串；或作文章，则夸夸其谈的一大篇。无实事求是之心，有哗众取宠之意。华而不实，脆而不坚，自以为是，老子天下第一，“钦差大臣”满天飞。这就是我们队伍中若干同志的作风。这种作风，拿了律己，则害了自己；拿了教人，则害了别人；拿了指导革命，则害了革命。” 毛泽东改造我们的学习,2、公文语言的误区 口语化 商量研究 答应批准 发给颁发 夸奖表彰 见面会见 吩咐命令 打发委派 马上立即 赶快迅速 三下五除二（动作利落） 戳脊梁骨（背后议论指责） 不讲价钱（提条件） 打扳子（受处分）,八股腔：缺少个性化表达，缺少具体内容 篇章结构公式化，千篇一律 陈词滥调，措辞老一套，遁词满天飞
15、。假、大、空、长、抄 误用文言 已淘汰：圣明、恩准、卑职、不佞 慎用：遵照、准予、“特此通告、一体周知”，此令、“近查、顷据、兹有”，“据此、故此、为此”，“似应、拟、核准”,误用例 我处已派人前去接洽为荷 鉴于土地已被人强占，多次交涉没有结果 我部张部长亲自莅临开工典礼，表示祝贺 我们明确表示，对过去的事情 已经见谅了 由于管理不善，臻于不可收拾的地步 前程如何，令人担忧,鼓励青年学者解放思想，冲破禁区，染指性学研究 这些人来历不明，行踪诡秘，他们究竟要干什么，值得推敲 他们日以继夜，辛勤工作，做出了大的贡献 当地群众对我们的支持，真是无所不至了 滥用简称 入园（入幼儿园）、转院（转移就诊医院）、人大（中国人民大学）、整容办（整顿市容办公室）、白医（白沙医院）、马饮（马皮饮食服务公司）,3、社会流行语、网络语言 社会流行语的类型: 反映党和国家的有关方针政策的 反映社会经济繁荣发展的景象的 反映人们物质生活和精神生活的变化的 反映人们生活观念、择业观念等的变化的 反映科技进步和发展的 正确使用社会流行语应当注意三点：,留心观察，勤于积累 准确理解和把握社会流行语的含义 注意把握社会流行语使用情景 适应我国政治、经济和文化发展需要的，可用。“扫黄”、“第三产业”、“高品位”、“动感” 术语化较强的
