公文的基本种类与要求之二

《公文的基本种类与要求之二》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公文的基本种类与要求之二（59页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、1,公文的基本种类与要求 二六年五月,2,公文种类,决定 公告 通告 通知 通报,报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 常用应用文,3,请 示,报 告,意 见,批 复,4,接收产品 匹配发票,5,下级单位向直接上级请求指示、批准的公文。请示必须在事前行文，一事一文,上级应在一定的时限内批复。 根据请示的不同内容和写作意图，将其分为两类：请求指示的请示和请求批准的请示。,请示的概念,6,请 示 的 特 点,与报告比较，请示的特点突出地表现为： 1.行文内容的请求性。请示是向上级机关请求指示和批准的公文，具有请求的性质；而报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问或要求的公文

2、，具有陈述性质。 2.行文目的的求复性。请示的目的是请求上级指示、批准，解决具体问题，要求做出明确批复；而报告的目的则在于让上级知道、掌握某方面或某阶段的情况，不要求批复。 3.行文时机的超前性。请示必须在事前行文，等上级机关作了批复之后才能付诸实施；报告则可在事后行文，也可在工作进行中行文，一般不事前行文汇报方案。 4.请求事项的单一性。请示要求一文一事，利于批复；报告可以一文一事，也可以一文数事。,7,请 示 的 适用范围,请示适用于三种情形： 1.工作中遇到没有明确政策可依的情况需要处理； 2.工作中需要上级批准才能办理的事项； 3.超出本部门职权，需请示上级协调、指示的事项。,8,请

3、示 的 结 构,1.标题：一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成， 如：廊坊燃气公司关于新建汽车加气站的请示，可以省去发文机关。 2.主送机关：接受请求的直接上级机关，在标题下面一行顶格写起，只写一个，如：控股公司，如需同时送其它机关，应用抄送（在文末左下角写明）形式，如：抄送集团总部。 3正文： (1)请求缘由。请示的开头部分，简明扼要讲明请示的背景和根据。（即简要介绍出现什么情况，提出请示原因）。 (2)请求事项。分层分项写清具体要求，并说透理由， 提出充足的事实和理论根据。同时，依据实际情况，提出切实可行的处理意见，作为上级机关进行判断和指示的参考。 (3)结尾。语气要谦恭，通常为祈使

4、性的客套话，如：“当否，请批复”或“以上如无不当，请批准”。 4.附件：可有可无。是随同请求的有关材料、图表或其它文件，在正文之后（隔一行）注明附件名称和顺序。 5.印章、发文时间。,9,请示的写 作 要 点,1. 原由要充分（包括情况、事实）、概括（不可长论）、实事求是，并给上级传递一点压力感。要想尽办法讲好原由，有充分的说服力，才能得到上级的理解和支持。 2.写请示前，往往先“口头”请示一下。 3.写作请示的事项，要符合国家法律、法规,符合实际，具有可行性和可操作性；写得具体、明白，并做出具体的分析；要分清主次，一条一条地写。 4.为了使请示的事项得到答复，发文机关一定要提出请求。常用的请

5、求语有“以上请示，请批复”、 “以上意见当否，请指示”、“以上请示，请审批”等等，虽然是很简单的一句话，但却是请示必不可少的内容。,10,请示写 作 注意事项,1.一文一事，不搞多头请示,避免出现推诿、扯皮的现象；受双重领导的机关向上级机关请示工作时，要根据请示内容的性质，主送一个上级领导机关，抄送另一个领导机关。 2.通常不得越级请示。需要越级请示的，可以采用转呈方式或同时抄送被越过的上级单位，以避免越级请示； 3.标题中尽可能不要出现“申请”、“请求”之类词语，不要把请示写成报告或请示报告； 4.通常请示不要直接送领导本人，应为下级单位对上级单位，领导直接交办的事项除外。 5.不得抄送下级

6、机关。请示是上行公文，不得同时抄送下级机关，更不能要求下级机关执行上级机关未批准的事项。 6.行文要掌握好时机，以“情”动人，联合行文请示要做好会签协调工作。,11,范文分析,析评 这是一份请求批准的请示，标题中存在两个问题，一是文种使用不当，没有“申请”这个文种，应写为“请示”，另一个问题是事由不明确，是请求批准还是请求调整广宣方案，没有说清楚；正文中请示原由部分语言哆嗦，没有层次感，标点符号使用不正确（一句话不应用分号相隔）；广宣方案的主体内容和预期效果应简要概述，以便充实理由，给上级机关一个有利于批准的整体印象；结尾请求语不够委婉、尊重，落款左上方没有标记附件。,12,范文分析,析评 这

7、是一份请求批准的请示，在结构上存在两个问题：一是标题中文种使用不当，应该使用“请示”而不“报告”文种；二是主送机关不明确，未说明是哪个单位哪级组织的人力资源部。正文中理由不够充分，应提及国家及控股公司有关报销医疗费用的政策依据；语句表述也不够准确，如“医疗保险还未正式开始（办理）”。,13,请指出此文中的错误之处,14,请示的标题没有写明请示机关名称； 请示应该是写给上级的，原文中主送机关中有下级机关； 没有署名或公章。,15,正确格式,16,思考与讨论,请示的概念和适用范围？ 请示有何写作要求？ 写作训练:根据下述材料，拟写一份请示。 省外资局拟于2006年12月10日派组(局长等5人)到美

8、国纽约市设备公司检验引进设备。此事需向省政府请示。该局曾与对方签订过引进设备的合同，最近对方又来电邀请前去考察。在美考察时间需20天，所需外汇由该局自行解决。各项费用预算，可列详表。,17,18,“报告”是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见建议、答复询问所使用的陈述性上行公文。 “报告”写作时要以事实材料为主要内容，以概括叙述为主要表达方式，不要过多地议论和说明，语气要委婉、谦和，不宜用指令性的语言。撰写“报告”的目的是为了让上级机关掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题、布置工作或作出某一决策提供依据,报告的概念,19,报 告

9、的 特 点,1.报告的行文目的是向上级汇报本机关的工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这也是它与请示区别的重要区别之一。 2.报告中一般不提出建议或意见。如果确需在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。 3.报告在内容上不象请示那样有“一文一事”的要求，它可以在一件公文中综合报告几件事情，层次结构也比较复杂。 4.报告广泛使用于下级机关向上级机关反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇报工作、反映问题、提出建

10、议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。,20,报告 的 适用范围,报告适用于以下情形： 向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位询问。一般事后、事中行文。不要求上级批复，行文较长。,21,报 告 的 分 类,报告的种类从性质上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告和例行工作报告，从内容上分主要有：工作总结报告、可行性报告、述职报告、调研报告等。 （一）汇报性报告 汇报性报告主要是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况的报告。这种报告一般可分为两种类型： 1综合报告。这种报告是本单位、本部门或本地区、本系统工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性的报告。其内容

11、大体包括工作的进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见。这种报告的特点是全面、概括、精炼。所谓“全面”，是指报告的内容要体现一个地区、一个部门在某一段期间内的全面工作情况；所谓“概括精炼”，是指表述内容的时候，少写或不写繁琐的工作过程，要用结论性、要求性的语言，表达出某项工作的结果、希望或要求。,22,报 告 的 分 类 (二),2专题报告。这种报告是本单位、本部门或本地区、本系统就某项工作或某个问题，向上级部门所写的汇报性报告。其特点一是内容专一，只反映某一方面的情况和问题。除了写出事件的结果以外，常常把重点放在情况的阐述、事情的原委、性质的分析和自己的看法上。如果是反映成绩的报

12、告，则应把重点放在作法、成绩、经验和总结上。也可就某一问题专门提出建议；二是针对性强。既可以是下级单位就日常工作中出现的新情况、新问题，向上级汇报以及时得到支持或指示，也可以是上级部门在安排部署某项工作任务时，要求下级单位在一定期间把工作进展情况按期向领导汇报。 汇报性报告主要便于领导掌握情况，为决策提供信息，除其中少数领导批转下发外，一般只予呈送，并不要求领导回答或批准什么问题。,23,报 告 的 分 类 (三),（二）答复性报告 答复性报告是针对上级部门或业务主管部门所提出的问题或某些要求而提交的报告。这种报告要求问什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。 （三）呈报性报告 呈报性报告主要

13、用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件有关的事宜。 （四）例行工作报告 例行工作报告是下级机关或企事业单位，因工作需要定期向上级机关或业务主管部门提交的报告。如财务部门定期向业务主管部门和财政、税收、银行等业务指导机关所呈送的财务报表，包括日报、周报、旬报、月报、季报等。,24,报 告 的 结 构,报告的结构一般由标题、主送机关、正文、落款和成文时间组成： 【标题】一般是：“事由报告”。 【主送机关】与请示相同。 【正文】种类繁多，正文内容有差异。 一是综合性报告正文，或称总结性报告。 1.情况简述：工作时间、地点、背景、

14、条件或各项工作的开展情况。这种开头称为概述式。此外还有结论式（议论判断）、 说明式（用“为了”）等。百字上下。 2.成绩做法：这是主体。可以简要叙述一下工作过程。 成绩常常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、 小标题式、阶段式和贯通式。 3.经验教训：要有观点、看法和规律， 又要有具体的典型事例以及理论分析。常常占五分之一篇幅。 4.今后计划。往往写成今后的工作计划。常常占三分之一篇幅。 各级各类行政机关每年都要作这种总结式的报告。,25,报 告 的 结 构 (二),二是专题性报告正文。着重汇报某项工作或某个问题， 特点是专项、特殊，一事一报。 1.概述情况。讲清工作开展情况，或问题

15、发生的原委， 事项的起因和经过。 2.说明理由、做法和反映。或取得的成绩和经验， 或分析存在的问题及原因，或说明工作做法，或写出群众反映。 3.提出意见。写基本看法，解决问题的建议和办法。 【结尾】一般用“特此报告”，“以上报告如无不妥，请批转各地执行”等习惯用语，有的不写。 最后写发文机关，盖章，写发文时间。,26,报告的写 作 要 点,（一）工作总结报告 1.准备阶段：接受任务（和领导沟通思想，征求意见）、确定文体类别、构思布局、列提纲、搜集素材、提炼观点； 2.写作阶段：要领会领导思路和观点，符合领导的口吻、语言风格和逻辑； 3.修改审定阶段：征求领导意见、修改定稿。 （二）可行性报告：

16、 以“关于实施XXX项目的可行性报告”为例： 第一部分：背景分析（论述实施XXX项目的必要性）； 第二部分：提出项目实施计划、方案、需要的代价和资源； 第三部分：展望项目实施后达到的效果和前景，分析项目存在的风险； 第四部分：结束语：明确提出设想和建议。,27,报告的写 作 要 点 (二),（三）调研报告 第一部分：调研情况概述； 第二部分：调研情况详述； 第三部分：得出结论，提出建议。 举例： 2004年5月份，集团组织外出考察品高软件和慧点软件及其用户，考察结束后向集团提交的考察报告。 （四）述职报告 1.有述职模板时，应参照模板要求。 2.没有模板时，通常分为三部分写： 第一部分：讲述任职概况（包括何时任职、岗位职责、工作目标、个人任职总体评价等），确定述职的范围和基调； 第二部分：讲述尽职情况，主要写工作业绩、经验和问题。通常总结提炼成几个方面，然后用具体事项展开支撑； 第三部分：讲述自己今后的设想和计划，表明决