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1、,电子报表处理软件Excel,学习目标,掌握在excel中输入数据、处理工作表、设置工作表格式的方法、工作表的打印 掌握常用函数的使用方法 掌握图表的制作、掌握数据的排序、筛选、分类汇总方法 掌握用excel进行数据的分析的方法,第一部分,Excel 基础知识,内容提要,Excel 工作界面,列号,名字框,行号,当前单元格,工作表标签,建立基本概念,1. 标题栏: 当前编辑的工作簿名。 2. 工作簿: 一般由3张表格组成一个工作簿,最多255张。 3. 工作表: 工作的主要对象,由行、列组成的表格。 列 A,B.,IV(256);行 1,2.65536。 4. 单元格: 行和列的交叉,表格的最
2、小单位。 5. 活动单元格:当前正在操作的单元格,被黑线框住。 6. 工作表标签: Sheet1Sheet3,当前活动的白色,其余灰色。 7. 标签滚动按钮: 利用标签按钮,切换显示工作表。 8. 滚动栏: 纵、横。,工作簿窗口,工作表 图表,工作簿与工作表,工作簿(Workbook) 工作簿是计算和存储数据的文件,也就是通常意义上的Excel文件。每一个工作簿可由一个或多个工作表组成,在默认的情况下是由3个工作表组成的。 工作表(Worksheet) 它是工作簿的一部分,也称作电子报表。,工作簿(255),建立基本概念,认识电子表格,建立基本概念,创建工作表(输入数据),输入:原始数据(中英
3、文字符、数字)和公式,步骤1:明确内容输入的单元格当前活动单元格,步骤2:内容输入(注意观察公式栏),确认操作,Enter,Tab,取消操作,Esc,数据类型:文本、数字、日期和时间、逻辑值和出错值等,工作表的操作与编辑,创建工作表(创建公式),=(B4+25)/ SUM(D5:F5),工作表的操作与编辑,使用公式 公式形式:运算数据和运算符 运算数据 :单元格、数字、字符、区域名、区域 运算符 :算术 、*、%(百分号)、(乘方)、() 字符 (文本连接) 关系 =、=、 引用运算符: 1、:(冒号)区域运算符,产生对包括在两个引用之间的所有单元格的引用 (B5:B15) 2、(逗号)联合运
4、算符,将多个引用合并为一个引用 (SUM(B5:B15,D5:D15) 3、(空格)交叉运算符产生对两个引用共有的单元格的引用。(B7:D7 C6:C8),有关工作表的操作,工作表的操作方法 工作表的编辑,编辑单元格数据(双击) 移动或拷贝数据(工具栏按钮或鼠标拖动) 有规律数据的快速填充 插入与删除行、列、区域,选择工作表中的数据 工作表的更名 插入与删除工作表 复制工作表,工作表的操作与编辑,一、单元格选取 单个单元格:单击所需的单元格。 连续多个单元格:单击首单元格,Shift+单击末单元格。 多个不连续单元格:Ctrl+单击单元格。 整行或整列:单击行头或列头。 全部单元格:单击行头、
5、列头相交的全选按钮。 清除选定的单元格:选定单元格,按键盘上的Delete键,工作表的建立,二、数据的输入,1. 单元格数据的输入,单击单元格,直接在单元格输入数据,双击单元格,在编辑框内输入数据,注意: 数值数字右对齐,字符左对齐,数字字符输入: 数字。 数值输入超长,以科学记数法显示。 字符输入超长,扩展到右边列;若右边有内容,截断显示。 按Tab、Shift+Tab、 、 进行个单元格之间的移动。,2. 数据自动输入 (1)自动填充 。指一批有规律的数据,例等差、等比数列,输入前2个数,选中该2个单元格,指向第2个单元格右下角的自动填充柄 ,拖曳填充柄到结束,工具选项自定义序列,在输入序
6、列框依次输入序列,之间用逗号分隔,(2) 系统提供的序列数据 例:甲、乙、丙.;?3、6、9.;星期一 、星期二. 方法:输入一个数据,利用自动填充柄拖曳到结束填充。,(3) 用户自定义序列数据,输入第一个数,选中包含该数的区域,设置填充序列,编辑/填充/序列,等差,比差,浏览工作表的方法 工作表的修饰,有关工作表的操作,用编辑键进行浏览(PageUp、PageDown) 用名字框快速定位到某个单元格 分割屏幕法(冻结拆分窗口),用工具栏中的“格式刷”按钮进行格式统一 工作表标题的处理 用“格式/单元格”命令修饰工作表 条件格式,工作表的操作与编辑,函数是Excel自带的一些已经定义好的公式。
7、,如何在工作表中应用函数,不同类型的函数要求给定不同类型的参数,函数名(参数1,参数2 , ),代表函数功能,=(B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10)/9,= Average(B2:B10),公式与函数的应用,函数应用举例,函数按功能分为以下几种类型: 数学与三角函数(比如,SUM、 SUMIF) 统计函数(比如, AVERAGE、COUNTIF) 逻辑函数(比如, IF) 财务函数(比如, PMT) 日期和时间函数(比如, TODAY) 数据库函数(比如, DCOUNT) 查找与引用函数(比如, VLOOKUP) 文本函数(比如, CONCATENATE) 信息函数(比如
8、, ISBLANK),公式与函数的应用,Excel的函数,Excel的函数(补充),Excel的错误信息,单元格地址在公式中的作用,相对地址:A1 绝对地址:$A$1 混合地址:$A1 A$1,E4=B1+A2+C2,?,?,公式的自动重算功能基于参加计算的数据均引用其存放位置(单元格地址)。,公式与函数的应用,创建三维公式,不同工作表中的数据所在单元格地址的表示:工作表名称! 单元格引用地址 不同工作簿中的数据所在单元格地址的表示:工作簿名称 工作表名称! 单元格引用地址,=Sale1.xls 销售统计! $E$4+ Sale2.xls销售统计! $E$4+ Sale3.xls 销售统计!
9、$E$4 + Sale4.xls销售统计!$E$4,公式与函数的应用,打印工作表,工作表的打印设置 打印预览,设置页面 设置页边距 设置页眉/页脚 设置工作表的选项,打印工作表,打印设置,在“文件”菜单的“页面设置”中设置,打印设置固定标题行,设置,打印设置固定标题行,第一页,标题,第二页,标题,更直观地显示数据(图表),图表:数值数据的图形化,创建步骤: 选取数据 插入图表 独立图表 嵌入图表 编辑图表 修饰图表,数据表格,图表相关名词术语,图表相关名词术语,图例,数据标记,类型轴 (X),刻度线,值轴(Y),图表相关名词术语,编辑图表,选择图表类型 增加或删除图表元素 图表标题 X轴标题
10、Y轴标题 图表标记 数据标签 图例 刻度线,创建和修饰图表,修饰图表样例,创建和修饰图表,数据的组织与管理,数据清单概念,数据清单概念,数据清单,正确创建规则: 列名唯一 纯数据(杜绝空行、非法数据) 同列数据的数据类型和格式应完全相同 避免在一张工作表上放置多份数据清单,数据清单概念,使用“数据”/“记录单”菜单命令,打开某数据清单的记录单。,利用记录单可以进行下列操作: 输入数据 修改和删除数据 查找数据清单中的记录,使用记录单编辑数据清单,数据清单概念,排序条件: 单一条件的排序(简单排序) 多重条件的排序(轻重缓急),数据类型: 升序: 降序: 文本 A,B,Z Z,X, A 数字 1
11、,2, 10,9, 日期 Jan 1, Dec 31, ,数据排序,数据排序,1)简单排序,所谓简单排序就是根据数据清单中的某一列数据进行排序。只要单击用来排序的字段列中的任一单元格,然后再单击常用工具栏中的“降序”或“升序”按钮,数据清单中的记录就会根据该列数据的大小按降序或升序重新排列。,2) 多重条件的排序,如果排序的要求比较复杂(比如要先按总分进行排序,总分相同再按中医基础得分进行排序等),这时排序不再局限于单列,须使用“数据”菜单中的“排序”命令。 进行复杂排序的方法是: 单击数据清单的任一单元格 选择“数据”菜单的“排序”命令 在“排序”对话框中设置排序的关键字以及排序的顺序(若关
12、键字选择为“无”,则表示不参与排序操作)。, 为保证数据库的字段名不参加排序,必须选中“当前数据清单”中的“有标题行”单选按钮,然后再单击“确定”按钮。,如果想按自定义次序排序数据,或排列字母数据时想区分大小写,可在“排序”对话框中单击“选项”按钮,如图所示,自定义排序序列,升序 光驱 CPU 硬盘 主板 降序 光驱 CPU 硬盘 主板 自定义 光驱 CPU 硬盘 主板,数据排序,筛选数据,大表,明晰的小表,有条件的筛选,自动筛选 高级筛选,数据筛选,(1)自动筛选, 单击数据清单中任一单元格 选择“数据”菜单中的“筛选”命令的“自动筛选”子命令,每个字段右侧均出现下拉箭头。 单击某列的下拉箭
13、头,选取筛选条件。如:单击“销售部门”列的筛选箭头,在选取筛选条件时,若选择“照相机部”,如图 所示,筛选结果只显示男生记录。,(2)取消自动筛选,选择“数据”菜单中“筛选”命令的 “全部显示”子命令,或再次选择“数据”菜单中的“筛选”命令的“自动筛选”命令以去掉其前面的对号,即可关闭自动筛选,复原数据。,(3)高级筛选(补充),如果需要输入复杂的筛选条件,或者将符合条件的数据输出到工作表的其它单元格中,可以使用高级筛选功能。,使用“高级筛选”功能,“高级筛选”功能完成筛选 那些需要匹配计算条件或 筛选条件中含复杂的“与” 和“或”关系的数据。,或,与,数据筛选,高级筛选的操作方法:,将表格的
14、字段名行复制到一个单独的区域(一般为表格的下方,与表格隔开数行),称为条件设置区域。 在条件设置区域中,在字段名行的下面一行开始设置筛选的条件,若多个字段的筛选条件处于同一行则表示“并且and”,不在同一行时表示“或者or”。 单击数据清单中的任一单元格。, 从“数据”菜单中选择“筛选”中的“高级筛选”命令,屏幕显示“高级筛选”对话框,如图所示。在给出的对话框中的“数据区域”选定原数据清单的数据区域(系统会自动选择,包括字段名行),在“条件区域”中选择刚才设定的条件区域(包括字段名行)。, 选定筛选出的数据显示的区域左上角单元格(否则将在原数据清单中显示筛选结果,原数据清单将不能再恢复),然后
15、单击“确定”按钮。其处理结果。见如下图示,分类汇总,先分类(排序), 后按类汇总分析。,分级显示符号,分类汇总, 对分类汇总的字段进行简单排序,使相同的记录集中在一起。 单击数据清单的任一单元格,选择“数据”菜单的“分类汇总”命令,出现“分类汇总”对话框。 P46如图所示。 在“分类汇总”对话框中,选择分类字段、汇总计算的方式和要进行汇总的字段(可选择多个)。,分类汇总的操作步骤, 单击“确定”按钮。就显示分类汇总表,如图所示。,分类汇总后,数据将分级显示,单击汇总表左上角的数字1、2、3或汇总表左侧的加、减号可选择汇总的明细级别。 选择“编辑”菜单中的“撤消”命令或再次选择“数据”菜单中的“
16、分类汇总”命令,在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮,即可恢复原有数据格式。,数据透视表,分类汇总适合根据一个字段进行分类,对一个或多个字段进行汇总,如果要求按多个字段进行分类汇总,用分类汇总就比较麻烦了。为此,Excel中提供了数据透视表功能。 (1) 建立数据透视表 (2) 修改数据透视表 (3) 数据透视表的格式化 (4) 删除数据透视表,(1) 建立数据透视表,例如要统计各产品的销售数量,首先单击数据清单的任一单元格,选择“数据”菜单中的“数据透视表”命令,出现“数据透视表向导”窗口。如图所示“数据透视表向导-步骤1”对话框。,根据系统提示,选择数据来源。默认为“Microsoft Excel数据清单或数据库”,一般选择该项,单击“下一步”按钮,出现如图所示“数据透视向导-步骤2”对话框。,步骤2用于选定数据区域,一般情况下