专业秘书教材(发出)

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1、久加久公司 专业秘书应知应会相信自己，成功就是一种习惯 1第一篇 如何提升工作效率一、高效率的档案管理技巧1档案归档的方法按性质内容分类按名字分类以顺序排列以颜色分类以编号分档依地理位置分文件依日期顺序归档2档案管理的原则理想的档案管理原则是：正确、简明、经济及富有弹性，兹分别简述如下：（1）正确：良好的档案管理，是希望能做到调阅某一档案时，就能迅速地找到，因此档案的分类及存放要正确，取用后归档也要正确地放回原处，不可紊乱。（2）简明：档案管理须力求简单明了，其分类也要简明，放置的位置及使用的方法，让公司里的有关人员都能清楚与了解，使上司或其它同事也随时可取用参考。（3）经济：档案管理人员的多

2、寡，视实际需要而定，不宜太多，以节省开支；档案所占的位置愈小愈好，以免浪费空间，因此档案要确定。保存年限，适时的销毁 (即处理掉) 清理已失时效者。（4）富有弹性：档案在分类上立案上要富有弹性，以商应业务的扩充或临时的变动。如以人事的档案为例，若机关或公司规模小，人事十分单纯，分类就不必太精细，而公司扩充人员增加后便须详细划分，分为任用、训练、考核、薪资、升迁、请假、退休、辞职等类。3档案的重要性（1）处理业务的参考：久加久公司 专业秘书应知应会相信自己，成功就是一种习惯 2一个机关或公司的档案，可以供业务承办人员在处理业务时作为了解案情及立意遣词的参考或援引；以期在业务处理上不会发生矛盾分岐

3、的现象，回复信件也不致于重复。（2）可作为法令的依据：一个机关或公司业务的计划与施行，必定要牵涉到许多国家的法令或公司本身的规章或会议的决议，而法令、规章、会议记录，都是公司档案的一种，所以档案可作为法令的依据。（3）可作为了解机关或公司历史的参考：介绍一个机关或公司的概况，必须要叙述其沿革，以见其发展的轨迹与成就，而要真切地了解其沿革，惟有参考其档案，以获得正确的数据。（4）可作为研究时的参考：一个机关或公司的档案，是研究时最直接最正确的原始资料，撰写公司有关的学术报告或业务报告，必须要运用档案。此外，一个机关或公司的档案，其中必定有些秘密性的，如果档案的管理妥善完美，就能达到保密的功用，否

4、则管理失当，甚至发生丢失档等情事，因而泄漏了公司的秘密，使公司的业务遭遇到重大的障碍或损害。4档案管理应注意之细节（1）待处理事项之文件在未归档前应如何整理待办事项文件A 今天B 未来a 特定日子b 不特定日子（2）传统所谓档案之外一些特殊的档案：待归档A 初步分类 分大檔B 分二类 - 百分之百确定需要归档/不确定是否要归档C 分二类 - 紧急 / 不紧急待读档工作流程文件久加久公司 专业秘书应知应会相信自己，成功就是一种习惯 3参考档 : 依据 工作内容 / 行业 / 兴趣名片檔剪报档（3）如何追踪被调阅的文件（4）如何管理储存在计算机内的档案二、如何为上司与自己管理时间1如何提高效率（1

5、）例行性工作与执行性工作处理程序如何计划优先级追踪系统的建立（2）拆阅信件的程序（3）向上司报告的方法（4）交件呈送上司的方法（5）如何善用他人的时间（6）一心二用（7）PERT (工作进度评估术)（8）提高工作效率的办公室文具2一些建议（1）每日列出“应做事项”及排列优先级。（2）每星期做全周工作计划。（3）设定预计工作完成时间。（4）在工作空档，计划全日尚未过完时间 (弹性)。（5）如发现自己在拖延，问自己逃避何事，将大计划分数个小工作，个个击破。（6）减少无生产力的活动，如闲聊等。（7）保持座位整齐、有秩序。（8）每件物品及文件均有定位，可立即找到使用。（9）学习拒绝的技巧。久加久公司

6、专业秘书应知应会相信自己，成功就是一种习惯 4（10）保持每日最有生产力的时间作有创意性的工作。（11）询问专家意见以减少时间的消耗。（12）学习说不（13）一日之计在于晨3时间浪费到那里去了突然来访的客人没有目标或临时召开的会议杂乱无章过分投入办公室的琐碎事务不合作的人(包括自己)拖拖拉拉看太多电视赖床(而你该起床时)完美主义担忧唠叨犹豫不决不必要的愧疚感瞎忙广告邮件胡思乱想为没作的事懊恼 (要是我曾.)抗拒改变计算机游戏 (当你该用计算机工作时)看不必要的刊物或杂志回避难题事必躬亲而不委托别人不必要的电话久加久公司 专业秘书应知应会相信自己，成功就是一种习惯 54面对改变分析自己如何花费时

7、间时，不妨自问：我的生活均衡吗我是否让不必要的干扰占据我大量的时间呢我必须接的电话有几通必须打的又有几通我可以袪除那些活动，好为自己省下时间我是否将事情分派给别人做如或不然，我该怎么作才能节省时间我做那些事情必须更有效率，才能够有效的运用时间呢我是不是看太多报章杂志我是不是依照事情的重要性去做事，还是我常听任自己分心，不去做真正重要的事我可以如何改变，好为自己每天都节省更多的时间呢5订定目标目标应与你的抱负、梦想及个人的人生任务相关可以实现的目标包括下列三要素：这目标必须切合实际这目标必须可以达成你必须愿意做必要的牺牲写下目标如何实践目标目标应和你亲近的人一致下定决心每个目标都有期限,各个击破

8、注意路障 (犹豫不决、拖延怠惰.)将目标放在第一位要有热忱与别人分享你的目标近程与远程目标兼备坚决,肯定久加久公司 专业秘书应知应会相信自己，成功就是一种习惯 6想象成功的画面要有充裕的时间去达成目标要物以类聚6你如何处理下列文件（1）顾客寄来的一封欲订购产品的信件。（2）下周三公司经理会议通知。（3）一本公司订阅的杂志，内有两篇文章，你想详细阅读，但目前没空读。（4）购买文具后所取得之发票。（5）某研究机构寄来有关人事方面之问卷表。（6）上司交下一份下月份开会之资料。（7）一封要立即回复的信，但你有更急的事要先办。（8）收到新书出版广告，你想订购几本，但目前尚无法决定。（9）一张结婚喜帖 (

9、 下星期六宴客 )。（10）外贸协会寄来之调查表，你必须从其它几个部门获取足够数据，才能填写。久加久公司 专业秘书应知应会相信自己，成功就是一种习惯 77基本思考过程(值得做吗？)任 何 事 情需亲自做吗？如 何 做马 上 做拒 绝 做授 权 别 人 做延 迟 做必 需 做 吗 ？应立刻动手吗？寻 求 支 援否否否不知道是是是久加久公司 专业秘书应知应会相信自己，成功就是一种习惯 8三、 会议管理技巧每一位秘书助理人员都能成为安排会议与活动的专家。了解会议活动的宗旨与目的设计流程 ( 控制人、事、时、地、物 )执行与协调检讨与跟催1会议 ( 活动 ) 的种类（1）以性质分定期不定期、例行会议、

10、公司内部会议、经销商会议、会员会议（2）以功能分解决问题讨论会、教育训练、准备信息、收集信息、动脑会议、沟通情（3）以人数分5 人10 人 小型会议50 人100 人 中型会议100 人500 人 大型会议 500 人以上 超大型会议（4）以地域分 ( 开会的地点 )公司内召开在国内召开在国外召开久加久公司 专业秘书应知应会相信自己，成功就是一种习惯 9时间进度表职责分配表 ( 范例 )会议活动名称：会议活动性质：200 人国际性科技研讨会 (国外 100 人，国内 100 人)会议活动日期：2011 年 11 月 15 日-19 日2 月底以前：成立筹备委员会及秘书处 执行者设定主题 学术组

11、邀请 VIP 讲者 学术组秘书处 宣传、工作开始 宣传组海报通告 经费筹募开始 财务组接洽饭店餐饮交通 接待组堪察场地 场地组3 月6 月：宣传工作 宣传组经费筹募制定预算 财务组发出海报通告 宣传组秘书处接受报名 注册组确定参与 VIP 学术组论文审核 学术组 决定初步议程 学术组与协力厂商签约 接待组场地组设定翻译者节目主持人 学术组节目组7 月10 月宣传工作 宣传组经费预算控制 财务组制作最后确定议程节目 学术组节目组继续接受报名 注册组制作论文摘要集 宣传组学术组决定场地布置细节与视听设备需求 场地组久加久公司 专业秘书应知应会相信自己，成功就是一种习惯 10制作现场所需工作检索明细 秘书处与协力厂商确认细节 秘书处确定一切 VIP 安排11 月 1 日-14 日确定一切细节 秘书处做好确认工作 筹备委员会秘书处沙盘演练 筹备委员会秘书处会议后活动后结帐