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1、物流采购管理 第2版,主编,第一章 采购管理概述,(【知识目标】(【技能目标】第一节 采购和物流第二节 采 购 组 织第三节 采购监管与控制(【案例】(【本章小结】(【复习思考题】,第一节 采购和物流,一、采购的含义(一)基本概念(二)采购的分类1.按照采购物品用途的不同分类(1)工业采购 工业采购通常是指企业为了经营或生产所需的产品和服务，而按一定代价同外部进行的业务活动。工业采购往往通过一次采购以后便同供应商建立长期合作关系，工业采购的动机是理性的，一般是多人参与的程序化的过程，采购数量通常比较大，价格也比较稳定。(2)消费采购 消费采购的随意性比较大，主要为满足个人需求，采购动机带有个人
2、喜好，采购量也比较小。消费采购活动是个人行为，而工业采购通常是机关、企业等机构的集体行为。,第一节 采购和物流,2.按照采购输出的结果分类(1)有形采购 采购输出的结果是有形的物品，或是参与某个系统运行的组成部分。例如，一只钢笔、一台电脑、一块电路板，像这样的采购称为有形采购。有形采购主要采购有形的物品，如原料、辅料、机具及设备、事务用品等。1)原料。2)辅料。3)机具及设备。4)事务用品。(2)无形采购 采购输出的结果是无形的，如一项服务、一个软件、一项技术、保险及工程发包等，称其为无形采购。无形采购主要是咨询服务采购和技术采购或是采购设备时附带的服务。,第一节 采购和物流,1)技术。2)服
3、务。3)工程发包。3.按照采购范围分类(1)国内采购 所谓国内采购，是指企业以本币向国内供应商采购所需物资的一种行为。例如，机器制造企业，向国内供应商采购钢材、轴承等原材料、配件。国内采购主要是指在国内市场采购，并不是指采购的物资都一定是国内生产的，也可以向国外企业设在国内的代理商采购所需物资，只是以本币支付货款，不需以外汇结算。,第一节 采购和物流,(2)国外采购 所谓国外采购，是指国内采购企业，直接向国外厂商采购所需物资的一种行为。这种采购方式一般通过直接向国外厂方咨询，或者向国外厂方设在国内的代理商咨询采购，主要采购对象为成套机器设备、生产线等，如我国进口的电视、计算机生产线，并与之相配
4、套的仪器、仪表及配件。4.按照采购时间分类,第一节 采购和物流,(1)长期合同采购 长期合同采购是指采购和供应商通过合同，稳定双方的交易关系，合同期一般在一年以上的采购行为。在合同期内，采购方承诺应该在供应方采购其所需产品，供应方承担保证采购方数量、品种、规格、型号等方面的需要。长期采购合同的优势为：有利于增强双方的信任和理解，建立稳定的供需关系；有利于减少双方多次谈判的费用；有明确的法律保证，可维护双方各自的利益。但是，这种方式也存在如下不足：价格调整困难，如市场供求关系变化，采购方要求供应方调整价格有一定难度；合同数量固定，采购数量调整有难度；采购人员形成了对供应商的依赖，缺乏创新意识，如
5、果在合同期内，采购商有了更好的供货渠道，也将影响采购商的选择。,第一节 采购和物流,(2)短期合同采购 短期合同采购是指采购商和供应商通过合同，实现一次性交易，以满足生产经营活动的需要。短期采购双方之间关系不稳定，采购产品的数量、品种随时变化，对采购方来讲有较大的灵活性，能够依据变化的市场环境，调整供应商。但由于这种不稳定性，也将出现价格洽谈、交易及服务等方面的不足。短期采购适用于如下情况：非经常消耗物品，如机器设备、车辆、计算机等；补缺产品，由于供求关系变化，为弥补长期合同造成的供货中断，以签订短期合同补充；价格波动大的产品采购，因为这种产品，供应商和采购商都不希望签订长期合同，以免利益受损
6、；质量不稳定产品，如农产品、新试制产品等一般也是一次性采购。5.按照采购主体分类,第一节 采购和物流,(1)个人采购 个人采购是指消费者为满足自身需要而发生的购买消费品的行为，如购买生活必需品、耐用品等，实质上是一种购买(习惯上)活动，购买对象主要为生活资料，其特点为单次、单品种、单一决策，购买过程相对简单。(2)组织采购 所谓组织采购，是指“事物特定的结构形式”，即人和事物按照一定的任务和形式所进行的有效组合，是实现既定目标的手段。因此，组织采购是为实现组织目标而发生的采购行为。6.按照采购方式分类(1)议价采购 所谓议价采购，是指由买卖双方直接讨价还价实现交易的一种采购行为，议价采购一般不
7、进行公开竞标，仅向固定的供应商直接采购。,第一节 采购和物流,(2)比价采购 所谓比价采购，是指在买方市场条件下，在选定两家以上供应商的基础上，由供应商公开报价，最后选择报价最低的为企业供应商的一种采购方式。实质上，这是一种供应商有限条件下的一种招标采购。比价采购的优点为：节省采购的时间和费用；公开性和透明度较高，能够防止采购“黑洞”；采购过程有规范的制度。(3)招标采购 所谓招标采购，是指通过公开招标的方式进行物资和服务采购的一种行为。它是政府及企业采购中的基本方式之一。在招标采购中，其最大的特征是“公开性”，凡是符合资质规定的供应商都有权参加投标。(三)采购模式1.集中采购模式,第一节 采
8、购和物流,1)所购物料比较容易达到标准化。2)减少了管理上的重复设置。3)由于合并了多个部门的需求，采购部门寻找供应商时，其手上的订单数量就足以引起供应商的兴趣。4)在物资短缺的时候，不同部门之间不会为了得到物资而相互竞争从而引起价格的上涨。5)对于供应商而言，这也可以推动其有限管理。6)有利于对采购活动进行更有效的控制。7)有利于采购决策中专业化分工和专业技能的发展，同时也是对时间的一种更好的利用。2.分散化采购模式3.混合采购模式,第一节 采购和物流,二、物流及相关概念与采购相关的概念主要有物流、供应、供应链、战略采购、前期采购和后期采购、采购环境、采购管理等。1.物流2.供应3.供应链4
9、.战略采购5.前期采购和后期采购6.采购环境7.采购管理三、采购在物流系统中的地位在现代企业的经营管理中，采购已变得越来越重要。,第一节 采购和物流,1.采购在成本控制中的地位2.采购在供应中的地位3.采购在企业经营中的地位4.采购在项目中的地位,第一节 采购和物流,(1)采购工作是项目执行的关键环节 采购工作是项目执行的关键环节，而且是构成项目执行的重要内容。采购工作能否经济有效地进行不仅会影响项目成本，而且还会影响到项目预期效益的充分发挥。一般来说，银行贷款是按照项目实施中实际发生的费用予以支付的，这样如果采购延误就会直接影响银行对贷款支付的进程。采购的进度基本上决定了支付的快慢。从以住的
10、项目管理经验中可知，在项目招标过程中支付贷款的滞后，大多数是由采购不及时造成的。因此，采购问题一直是银行贷款项目检查中重点讨论的中心问题。一句话，采购问题越来越受到人们的重视。,第一节 采购和物流,(2)采购工作是控制成本的重要内容 项目采购工作中涉及巨额费用的管理和使用，投标和招标中充满商业竞争，需要有一套严密而规范的程序和制度来防止贪污、受贿和欺诈行为以及严重的浪费现象，为项目的执行创造有利条件。因此，采购工作必须严格按照世界银行“采购指南”的规定办事，既要讲求经济和效率，又要增加透明度。同时，采购兼具经济性和有效性，既要使采购的货物或工程的费用低、质量高，又要在合理的时间内尽早完成，避免
11、或减少延误。,第二节 采 购 组 织,一、采购组织形式因为企业的目标确立后，必须拟定策略来达成，而策略的执行必须有适当的人员编制与组织结构。1.分权式采购组织2.集权式采购组织二、采购组织机构1.采购部门隶属于生产部副总经理,图1-1 采购部门隶属于生产部副总经理,第二节 采 购 组 织,2.采购部门隶属于行政部副总经理,图1-2 采购部门隶属于行政部副总经理,3.采购部门直接隶属于总经理,第二节 采 购 组 织,图1-3 采购部门直接隶属于总经理,4.采购部门隶属于资材部,第二节 采 购 组 织,图1-4 采购部门隶属于资材部,三、采购部门的组建任何企业和机构，除非规模很小，否则，都非常注重
12、采购部门的建立。1.按采购地区分类,第二节 采 购 组 织,2.按采购价值或重要性分类3.按采购过程分类四、采购的职责(一)以整体企业而言1.请购单位1)非存量管制物料的申请。2)拟定请购物料的规格及其他需求条件，包括数量、用途及交货日期。3)采购物料规格的确认与验收。4)重大请购物料预算的编订或估价。2.物料管理单位1)根据生产计划拟订物料需求计划。,第二节 采 购 组 织,2)制定企业主要物料存量管制水平。3)物料交货进度的管制。3.仓储单位1)请购单的处理(收件、登记、转送等)。2)物料的验收、存储与发放。3)废料的处理。4)存量管制物料的申请。4.采购单位1)审查请购单的内容，包括是否
13、有采购的必要以及请购单的规格与数量是否恰当。2)与技术、品质管制等部门人员共同参与对合格供应厂商的甄选。,第二节 采 购 组 织,3)资金的稽催与协调。4)物料的退货与索赔。5)物料来源的开发与价格调查。6)采购计划与预算的编订。7)国外采购的进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务的处理。8)供应商的管理。9)采购制度、流程、表单等的设计与改善。5.财务单位1)物料采购预算的审核。2)各处物料与劳务付款方式的规定。3)物料付款凭证的审查与支付。,第二节 采 购 组 织,4)供应商违约赔偿、扣款等的执行。(二)以采购部门内部而言1.作业层面(1)品质 品质方面的职责如下：1)能够明确说
14、明规格。2)提供客观的验收标准给供应商。3)参与品质问题的解决。4)协助供应商建立品质管理制度。5)尊重供应商的专业技术。(2)交货 交货方面的职责如下：1)给供应商正确而且能够达到的交货期。2)提供长期的需求计划给供应商。,第二节 采 购 组 织,3)使供应商同意包装及运输方式。4)协助供应商处理交货问题。(3)价格 价格方面的职责如下：1)给供应商公平的价格。2)让供应商分享共同推行价值分析的成果。3)尽快付款。(4)其他 其他职责如下：1)对供应商的问题及抱怨尽快回应。2)提供技术及测试仪器，使供应商提供更好的产品。3)使供应商尽早参与产品的设计。2.管理阶层(1)采购经理 采购经理的职
15、责如下：,第二节 采 购 组 织,1)拟订采购部门的工作方针与目标。2)负责主要原料与物料的采购。3)编制年度采购计划与预算。4)签订审核订购单与合约。5)采购制度的建立与改善。6)撰写部门周报与月报。7)组织采购人员的教育训练。8)建立与供应商良好的伙伴关系。9)主持或参与采购相关的业务会议，并做好部门间的协调工作。(2)采购科长 采购科长的职责如下：1)分派采购人员及助理的日常工作。2)负责次要原料或物料的采购。,第二节 采 购 组 织,3)协助采购人员与供应商谈判价格、付款方法、交货日期等。4)采购进度的跟踪。5)保险、公证、索赔的督导。6)审核一般物料的采购。7)市场调查。8)对供应商
16、的考核。(3)采购员 采购员的职责如下：1)经办一般性物料的采购。2)查访厂商。3)与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等。4)要求供应商执行价值工程的工作。5)确认交货日期。,第二节 采 购 组 织,6)一般索赔案件的处理。7)处理退货。8)收集价格情报及替代品资料。(4)助理 助理的职责如下：1)请购单、验收单的登记。2)交货记录及稽催。3)访客的安排与接待。4)采购费用的申请与报支。5)进出口文件及手续的申请。6)计算机作业与档案的管理。7)承办保险、公证事宜。(三)以工作时间分配而言,第三节 采购监管与控制,一、采购监控的内容采购监管与控制是采购管理工作的一项重要内容，其主要目的是为了保证实现采购工作的目标和完成采购计划。1.采购人员的控制2.采购流程的控制1)采购计划的制订。2)采购文件的准备。3)采购文件的基本内容和要求。4)采购文件的审批。5)向合格的供应商提交采购文件。6)采购合同的审批。7)采购合同的签订。,
