变电站工程竣工资料归档办法

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1、1 1 目的和范围目的和范围 1.1 为了规范工程总承包项目竣工文件资料管理工作，建立完整系统，准确的工程总 承包项目档案， 使工程档案管理顺利达到 输变电工程达标投产考核标准 （2000 年版） 及其相关规定的要求。特制定本办法，请各参建单位执行本办法。 1.2 适用范围 本办法适用于内蒙古变电站工程各参建单位向总承包项目部和总 承包项目部向建设单位和 进行工程竣工文件的移交。 2 引用标准及术语引用标准及术语 2.1引用标准 GB/T503282001建设工程文件归档整理规范 DA/T 282002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 国档发19884 号文基本建设项目档案资料管理

2、暂行规定 ， 国电网【2000】786 号文 输变电工程达标投产考核评定标准（2000 年版） 供电企业档案分类表（69 大类） GB/T11822-2000科学技术档案案卷构成的一般要求 综合档案室制定工程总承包项目文件材料立卷归档标准 。 2.2 术语术语 本办法采用的术语按照 GB/T503282001建设工程文件归档整理规范给出的 定义。 2.2.1 工程总承包 （EPC） 是指组织对工程建设项目从勘测设计、设备采购、施工安装和投产交付后的服务 按规定进行项目管理的所有活动。 2.2.2 工程档案 建设工程在立项、审批、勘测、设计、施工、监理、调试、竣工活动中形成的具 有归档保存价值的

3、基建文件、招投标文件、监理文件、施工文件、调试文件、竣工图 的总称。 2.2.3 建设工程项目 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织 形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程组 成。 2.2.4 项目文件 指建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、监理、竣工验收全过程 中形成的文件，分为项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收等文件。 2.2.5 工程前期文件 工程开工以前在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成 的文件。 项目竣工文件 指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程建设工程项目竣工验收活

4、 动中形成的文件。 2.2.6 归档 文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件材料整理预立卷后，按规定移交 档案管理机构。 对一个建设工程而言，归档有两方面的含义：一是建设、勘察、设计、施工、监 理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交；二是勘 2 察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案 管理机构移交。 2.2.7 立卷 按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。 2.2.8 原件 a） 采用计算机编制并打印，交各有关人员签署齐全的视为原件； b） 现场发放的修改通知单或工程联系单，复印后再经有关人员签

5、署齐全并加盖 红章的，可视同为原件； c）以复写方式形成一式几份，并按照有关规定进行签署的，视为原件。 3 职责职责 3.1 根据国档发19884 号基本建设项目档案资料管理暂行规定中的规定，工程项 目实行总承包时，各分包商负责收集、整理、编制分包范围内的档案资料，交总承包 商汇总、整理，工程竣工时向工程建设单位整体移交。总承包商对工程竣工移交档案 资料的完整性、准确性全面负责。 各参建单位须应遵守的职责：各参建单位须应遵守的职责： 工程资料的形成应符合国家相关的法律、法规、施工质量验收标准和规范、工程 合同与设计文件等规定。 工程各参建单位应将工程文件资料的形成和积累纳入工程建设管理的各个环

6、节 和有关人员职责范围。 工程资料应与工程进度同步进行收集、整理并按规定移交。 工程资料应实行分级管理，由建设、监理、施工单位主管（技术）负责人组织本 单位工程资料全过程管理工作。建设过程中工程资料的收集、整理工作和审核工作应 有专人负责。 3.2. 建设单位职责：建设单位职责： 3.2.1 应负责基建文件的管理工作，并设专人对基建文件进行收集、整理和归档。 3.2.2 在工程招标及与参建各单位签订合同或协议时， 应对工程资料和工程档案的编 制责任、套数、费用、质量和移交期限等提出明确要求。 3.2.3 必须向参与工程建设的勘察、设计、施工、监理等单位提供与建设工程有关 的资料。 3.2.4

7、由建设单位采购的建筑材料、构配件和设备，建设单位应保证建筑材料、构 配件和设备符合设计文件和合同要求，并保证相关物资文件的完整真实和有效。 3.2.5 应负责监督和检查各参建单位工程资料的形成、积累和立卷工作。 3.2.6 对须建设单位签认的工程资料应签署意见。 3.2.7 应收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档工作。 3.2.8 应负责按规定组织竣工图的绘制工作。 3.3 设计单位职责设计单位职责： 3.3.1 应按合同和规范要求提供本工程的勘察设计文件。 3.3.2 对须设计单位签认的工程资料应签署意见。 3.3.3 工程竣工验收，应出具工程质量检查报告。 3.4 施工单位职责施

8、工单位职责： 3.4.1 应负责施工文件资料的管理工作，并设专人对施工文件资料进行收集、整理 和归档。 3.4.2 在施工阶段，应对施工文件资料的形成、积累、组卷和归档进行监督、检查， 使施工文件资料的完整性、准确性符合有关要求。 3 3.4.3 应在工程竣工验收前，将工程的施工文件资料整理、汇总完成。 3.5 监理单位职责监理单位职责： 3.5.1 应负责监理文件资料的管理工作，并设专人对监理资料进行收集整理和归档。 使监理文件资料的完整性、准确性符合有关要求。 3.5.2 应按合同规定，在勘察设计阶段，对勘察设计文件的形成、积累、组卷和归 档进行监督、检查。 3.5.3 应在工程竣工验收前

9、，将工程监理文件资料整理、汇总完成。 3.5.4 应负责编制监理文件资料，并向建设单位进行移交。 3.6 项目部档案室职责：项目部档案室职责： 3.6.1 负责对工程档案的编制、整理、归档工作进行监督、检查、指导。 3.6.2 档案人员参加设备开箱验收工作。 4工程文件材料归档要求工程文件材料归档要求 4.1立卷归档要求立卷归档要求 4.1.1 归档的文件材料应为原件， 如文件材料需归档的单位不止一家， 原件数量不足时， 原件归入单位按保管期限长的单位，或按合同规定确定，如保管期限相同，则依建设 （生 产运行）设计、施工单位的顺序排列，其他需归档单位归复印件 。 4.1.2 工程文件的内容及其

10、深度必须符合国家有关法律、 法规和行业的技术规范、 标准 和规程规定。 4.1.3 工程文件材料的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 4.1.4 工程文件材料应采用耐久性强的书写材料， 如碳素墨水， 不得使用易褪色的书写 材料，如：红色墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等（野外现场作业记录可使 用铅笔） 。 4.1.5 工程文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章，手续完备。字迹不 清的重要文件材料，应进行复制并与原件一起立卷，复制件在前，原件在后。 4.1.6 工程文件书写材料尺寸规格应为 A4 幅面（297210mm） ，在 A4 纸左边应留出 25 毫米的空白处进行装订。小

11、于 A4 幅面的文件材料，应粘贴在 A4 幅面的纸张上作 为原件以此进行归档。图纸采用国家标准图幅。 4.1.7 工程文件材料的纸张应采用能够长期保存的韧力大、 耐久性强的纸张， 图纸一般 采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印 件，竣工图加盖竣工图章。 4.1.8 不同幅面的工程图纸应统一折叠成 A4 幅面，标题栏露在外面。 4.1.9 如归档的工程文件材料不完整、 不齐全或不符合案卷质量要求的， 立卷人必须补 全、整理合格后方可归档。 4.1.10 各单位工程文件材料整理完成后，由总承包项目部按有关规定向建设单位移交 完整的竣工资料。 4.2立卷原则和方

12、法立卷原则和方法 4.2.1 立卷应遵循工程文件与自然形成规律。 保持工程的完整性、 成套性及文件材料的 系统性。分类要科学，组卷要合理，便于档案的保管和利用。 4.2.2 一个建设工程有多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。 4.2.3 立卷采用下列方法立卷采用下列方法： a) 工程文件按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工 图、竣工验收文件 5 个部分； b) 勘测设计文件材料应分别按工程、专业立卷； c) 监理文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷； 4 d) 施工文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷； e) 竣工图和竣工验收文件按专业、单位工程组

13、卷。 4.3立卷过程中应遵循的要求：立卷过程中应遵循的要求： a) 案卷不宜过厚，每卷资料不能超出 200 页，如果超出，则分类另组一卷。 b) 案卷内不允许有重份文件， 不同载体的文件应分别组卷。 4.4卷内文件的排列：卷内文件的排列： 4.4.1 案卷内管理性文件的排列，密不可分的文件材料应依次排列在一起，批复在前， 请示在后；正件在前，定稿在后；原件在前，转发件在后。 4.4.2 征地文件材料，要求所签拆迁协议确定的面积与所征地面积相等，按文件形成 的规律排列，征地红线图、征地申报表、拆迁协议、拆迁安置表、赔偿协议等。 4.4.3 建设工程案卷按项目依据性材料、基础性材料、招投标文件、工

14、程设计文件、 工程施工、工程调试、工程监理、工程竣工验收等排列。 4.4.4 招、投标书、中标通知书、议定书等按文件形成的规律分类、组卷，不中标的 投标书不做为归档范围。 4.4.5 施工技术文件按管理、依据、建筑安装、检测实验记录、评定、验收、证明等 排列。 4.4.6 原材料（钢筋、水泥、砂和碎石）的排列顺序，原材料的出厂合格证、报验单 委托单、检验报告等。 4.4.7 施工质量处理缺陷处理表格，要求有闭环的详细记录（有调查报告、分析处理 意见、处理结论及消缺记录、复检意见与结论等）按实际情况组卷。 4.4.8 设备文件按依据性、设备开箱验收记录、随机图样、安装调试和设备运行、维 修等材料

15、排列。 4.4.9 安装调试项目按专业、分项目排列、组卷。调试方案（大纲、措施）与调试表 格分开组卷。 4.4.10 设备出厂技术资料排列顺序，设备出厂合格证、商检记录、装箱单、工具单、 备品备件单（设备说明书、维护手册） 。 4.4.11 案卷内文件材料文字在前， 图样在后。 有译文的外文资料译文在前， 原文在后。 4.4.12 竣工图按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。 4.5案卷的组合案卷的组合; 4.5.1 图纸不装订，组卷后直接放入档案装具内，成套图纸自成一卷的、原目录可代替 卷内目录，不必重新打印卷内目录（盒内应有备考表） 。 4.5.2 文件材料和图纸不能混装在一个盒内（竣工图

16、除外） 。 4.5.3 卷内文件的顺序依次为：案卷封皮、卷内目录、文字材料、备考表。案卷力求 美观、整齐。 4.6 案卷的编目案卷的编目 4.6.1 编制卷内文件页号应符合下列规定： 4.6.2 卷内文件均按有书写内容的页面编号(空白页面不编页号)。 4.6.3 页号书写位置：装订的单面书写文件材料，在右下角编写页号（用铅笔编写） ， 双面书写的文件材料正面在右下角，背面在左下角编写页号。 4.6.4 成套图纸或印刷成册的文件材料， 自成一卷的原目录可代替卷内目录， 不必重新 编写页码。 4.6.5 案卷封皮、卷内目录、备考表不编写页码。 4.7案卷封皮的填写案卷封皮的填写 4.7.1 案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。主要内容包括工程名称、 内容及文种（文种应明确指出，如通知、记录或报告等，不允许出现资料等字样、案 5 卷题名不允许写成施工技术文件） 。 案卷题名的打印格式： 一行最多打 13 个字， 第二、 三行与第一行左端对齐。案卷封皮式样、规格及字体要求见附录 A