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1、永典瓷业（上海）有限公司 采购作业规定1 目的规范采购管理，确保采购的物资符合规定的要求。2 范围适用于公司生产类物质采购业务。3 职责3.1 技术部负责与供方签订技术协议及明确合同中技术参数、明确新物资供方参考选择范围及规范物资名称型号等；3.2 生产部根据成品库存及营销需求生成月度、季度、年度滚动生产计划；3.3 物控部根据安全库存、生产订单、生产滚动计划，负责编制采购计划、询价、下达采购订单、采购、结算、签订合同及保密协议（需要时签订）等；3.4财务部根据制度审核物资采购合同，监控采购流程；3.5风险控制部门（律师）根据制度负责采购合同的审查；3.6 质量部负责采购物资的检验验证，确认检
2、验结果，必要时签订质量协议；3.7总经办负责审批每月采购计划；制定供应商准入、评价及淘汰机制：确定评价程序，组织供方评审，进行供应商调查，建立供应商档案等。4 内容4.1 采购原则4.1.1严格按采购计划进行采购，并应在合格供方采购（试制、试用、例外采购除外），按照要求与供方签订合同。4.1.2所有采购必须询价(3家以上)、比价，同种物资比质量、同等质量比价格、同样价格比服务。4.1.3 单笔发生额或年度总发生额在5000元以上的物资采购必须签订物资买卖合同（零星戓应急例外），采购合同需经风险控制部门和财务部门按照制度进行审核。4.1.4 物资质量索赔和售后服务详见质量协议和物资买卖合同相关条
3、款，物资维修（三包期以外）详见物资维修协议。4.1.5所有合同统一归档、编号、按时间顺序和类别整理成册，建立台账，合同、协议编号统一如下：XXX XXX XXX XXXX 合同签订年份 合同流水号 物资特征、系列号 （设备维修、工具、劳保 ） 2012-02-20发布 2012-03-01实施物资特征号:序号物资类别物资编号备注1原材料YCL2辅助材料FCL3劳保用品LYP4维修材料WCL5其他材料QCL上述未包括材料 4.2 招标采购 根据需要组织相关物资招标。4.3新物资采购流程新物资试样，由技术部门与供方联系并签订技术协议，贵重原料及辅料应由公司实际使用部门进行试样，合格后对样品进行确认
4、封存；采购员根据试样结果和公司决定签订采购合同，风险控制部门和财务部门按制度审核采购合同。采购员负责对已订购物资的进度控制，货物进厂后，及时通知仓库，开出检验入库通知单，交品质部门；经检验合格后，按仓储管理规定入库，并办理相关的付款手续。4.4 进口件采购 根据年度生产大纲确定进口件年度采购计划，根据供货周期或计划锁定周期签订进口件合同，用人民币采购的由物控部直接与供货商或代理商签订买卖合同、跟单、办理入库手续。4.5备品备件采购 根据销售部门月度申报的备件需求，物控部纳入月度采购计划，报批后采购，4.6工具采购 生产部门每月申请一次，每月25日前将次月由二级以上相关领导签字确认的采购申请单交
5、物控部，物控部综合库存和采购周期确定后纳入采购计划，逐级审核批准后实施采购。4.7设备维修备件采购设备使用部门填写设备故障请修单，负责人审批签字后交行政管理部审核，报总经理批准后，采购员按要求采购备件。4.9计划外采购因生产紧急暂未事先编制计划或其它情况无计划的采购，由生产部填写采购申请单并注明计划外事项，生产部负责人审核签字，采购部通过询价、比价后含税单价、数量和金额等报总经理批准后采购。4.10常规采购流程流程说明责任人/责任部门编制计划接受采购计划计划分解签订合同样品试样、封存跟踪、督促进度报检检验每月25日仓库提交安全库存预警报表。每月28日生产部编制生产计划，生成生产订单。生产部根据
6、库存和月度生产计划预排物资需求计划，并明确到货时间。物控部接受计划时，应仔细阅读，如有问题及时提出修改建议。30日下达采购计划，采购室2天内应将计划分解，紧急计划应当即分解，发给采购员。采购员按分解计划进行记录整理。技术部会同生产部对样品进行试样及封样。根据技术确定的供应厂商的技术要求，与供方进行商务谈判，并将相关信息反馈技术部。物控部与供方签订物资买卖合同，并发传真订货：a) 按照合同审批程序逐级报批。b)合同批准后发出采购订单，供方确认。合同签订后，采购员应及时了解、关注供方的生产进度，并按照生产管理室每月下发的“供应商物资检验入库完成日期”通知供应商按时到货。物资到货后，采购员应立即到现
7、场与相应库管员一起验收货物，并于1个工作日内打印检验入库通知单交库管员，库管员通知进货检验员到现场检验。急件应立即报检、并打印相关单据。生产部物控主管物控主管采购员技术主管生产主管采购员管理员相关领导采购员采购员库管员 Y N退货入库 记录检验员应在接到检验入库通知单之后1个工作日内按品质管理制度进行检验和验证，急件应当即检验。不合格物资应标识、隔离并通知责任采购员。不合格品应在3日内处理并与厂商联系、办理退货单，并补货。检验合格后检验员在检验入库通知单上签字，并保留质检联和材质证书，做好检验状况标识和检验记录，其余交库管员。 按仓储管理规定办理入库。由库管员留下采购入库单仓库联，采购入库单会
8、同发票交财务部，检验入库通知单质检联转回质检室。 采购员做到货登记。检验员采购员检验员库管员采购员4.11例外采购如合格供方无法及时供货，而生产急用时，采购室可向质量部申请例外采购，经总经理批准后，加入计划按普通采购流程采购，物资到货后例外采购单须交到进货检验员手中，例外采购的物资必须经检验员检验认可并做好记录后方可进库，例外采购申请一次有效。4.12发票及相关单据发票的开具、校验等严格按照发票管理制度执行，物资采购入库、办理单据严格按照仓库管理规定执行。5.相关记录5.1 物资买卖合同5.2 采购订单5.3计划外采购申请单5.4例外采购申请单附加说明：本标准由物控部采购室提出并解释。本标准主
9、要起草人：标准审核人： 本标准批准人： 物资采购合同 买方内部审核意见买方：永典瓷业（上海）有限公司 卖方： 签订地点：上海松江签订时间： （买方内部意见不属合同条款内容）合同期限： 一、物资名称、型号、规格、制造商、数量、单价、金额：序号物资名称规格型号计量单位数量含税单价 备注金额（大写） ： 注： 二、物资担保：卖方保证所提供物资保证权利上的完整性，不存在所有权和知识产权方面的限制或风险，同时卖方保证所提供的货物是新的从未使用过的，并完全符合国家有关标准及本合同规定的质量规格和性能；本合同标的物资的具体质量标准为：R国家标准及本合同规定的质量规格和性能R行业标准及本合同规定的质量规格和性
10、能 双方的技术协议 质保期 年（或月），自买方验收合格之日起计算；货物必须附有制造商出具的质量证明和说明书，货物必须与质量证明和说明书的描述一致。三、交货时间、地点：交货时间： 物资在采购订单下达后 个工作日内提交给买方，并附送货单，双方确认。 分批次采购的：第一批物资在20 年 月 日前提交买方，其它批次接到买方通知后 日内提交，通知方式可为邮件或传真。交货地点： 上海市松江区小昆山镇镇中心路428号 四、包装、标识：卖方应提供（原）制造商的完好包装。由于包装问题所产生的损失，卖方应负担由此产生的一切费用和损失，包装费由卖方承担，包装物不回收。包装物表面或包装物内必须标识清晰。五、运输方式和
11、费用：卖方负责运输，运输方式可选择铁运或汽运。运输费用（含保险费）、运输途中的损耗及风险由卖方承担。六、验收及索赔：货物运抵交货地点后，由买方组织对货物验收。如果发现到货规格、数量或质量与本合同规定不符，在3个工作日内买方书面通知卖方，有权要求更换货物并向卖方索赔，由此发生的一切费用（含运费、仓储费、装卸费等）由卖方承担。卖方应在接到买方的通知后， 日内按要求进行处理，卖方如不按约定的期限进行处理，即视为迟延交货，买方并可追究其违约责任。买方的验收仅是对物资外观形状、数量等的查验，买方的验收并不影响卖方物资担保责任。七、结算方式：按以下第 种方式： 1、买方收到货物并验收合格后，并在收到卖方提
12、供增值税发票后 30 个工作日内付款。买方垫底资金为_万元，即卖方累计送货_万元，未收到货款后，有权暂停供货，在买方支付相应回款后发货，特殊情况协商解决。 2、其他方式：_ 。 （注：卖方提供的增值税发票需符合买方的要求。增植税发票寄送地址：上海市松江区小昆山镇镇中心路428号 邮编： 201614.）八、违约责任：（一）买方违约责任：买方违反本合同约定，迟延付款的，按应付款金额计算迟延支付违约金。具体计算方法如下：违约金总额到期应付款总额0.01%迟延支付天数；（二）卖方违约责任：1. 延迟交货责任，卖方承担与买方迟延付款对等的责任，计算方法如下：违约金总额合同总价0.01%天数，违约金由买方在卖方的应付款中直接扣除；卖方迟延交货超过10天的，买方有权选择解除本合同，并要求卖方支付违约金及承担由此给买方造成的损失。2. 如发现到货规格、数量或质量与本合同规定不符，买方应及时通知卖方，卖方应在2个工作日内按买方要求提供修理、更换、重做或降低价款等，因此造成的买方额外时间成本，卖方需按延迟交货责任给予买方补偿；另外，买方可追究卖方
