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1、采购成本的控制要从完善采购制度入手 ? 马爱景 ? 山西晋城煤业集团凤凰山矿财务科 ? ? ?摘? 要?本文站在如何控制采购成本的角度, 思考了控制采购成本的方法, 认为要从制度入手, 建立准确的价格信息制度、 建立全面的供应商 档案制度、 建立合理的激励机制、 建立必须的监督机制。 ?关键词?采购成本? 控制? 完善? 采购制度 ? ? 完善的采购制度不仅能够规范企业的采购活动、 提高采购效率、 杜绝部 门之间经常产生的推托, 还能预防采购人员的不良行为, 提高采购效率, 控 制采购成本。我国采购成本管理经过多年的发展, 取得了许多成绩, 但同时 也存在很多问题导致采购效率低下、 采购成本偏
2、高,主要有以下几点: ? ?一、 采购成本过高的主要原因 1 . 采购次数过于频繁。采购次数与采购的费用成正比, 每多采购 一次就会造成费用上升, 但是采购次数不足, 又可能造成材料的短缺, 而一次采购数量过多又有可能造成库存的积压, 增加库存管理费用。 虽然现行企业中对采购次数进行了一定的控制, 但是仍存在着少数的 企业对采购次数未进行合理的管理。 2 . 采购管理制度不健全。首先, 各企业对采购环节的管理仍是一 些传统的模式。其中一个重要的问题就是材料采购过程均由材料采购 部门全部负责, 包括供货单位的选择、 确定购买价格、 签订购货合同等, 很少有企业的相关部门人员参与审核和监督。虽然对
3、于进货的单据有 关领导要签字审核, 但由于领导工作比较繁忙, 不可能全面掌握和了解 企业成千上万种材料物资以及瞬息万变的价格, 而其他部门在监督方 面可做工作也很少。 其次, 材料采购环节最重要的是价格问题。若采购价格与市价有 太大的反差, 则要更加注重对采购材料的质量检验和验收。因为供货 单位一般将合格产品或优质产品以高于市场的价格出售给企业, 且采 购人员也没有发现问题, 供货单位就可以从中谋取利润而无须出售假 冒伪劣产品或搞缺斤短两。 再者, 采购缺乏必要的监管而轻视付款环节的审查。财务部门在 付款时一般只是对采购计划、 采购合同、 购物发票及相关的质检报告等 进行审核, 很难在材料价格
4、上发现什么大的问题。 3 . 材料入库验收把关不严。由于对材料验收重视程度不够, 验收 把关不严, 导致入库时材料数量不足、 假冒伪劣材料混入其中的现象时 有发生, 而这种质量差的材料在施工使用中增加了损耗率和返工率, 从 而增加成本开支。并且大部分采购部门只担任采购工作的牵头作用, 未与财务、 库存管理等部门共同协作, 把好材料入库关, 严格控制入库 材料的质量和数量。 4 .各种促销手段对采购人员的诱惑大。由于市场经济条件下大部分商 品已从卖方市场转向买方市场, 绝大部分商品供过于求。销售企业为了将 自己的商品销售出去,使出了浑身解数, 各种名目的促销方式应运而生, 其 中许多促销方法就是
5、企业为了诱导采购人员购买他们的产品从而得到好处 而产生的。不少采购行为已经成为个别采购人员利用职务之便谋取私利而 不被企业发现的途径。巨大的个人利益使得一些采购人员不惜铤而走险, 接受销售单位的回扣条件,而采购一些质次价高的材料。物资采购的暗箱 操作、 以次充好、 以少报多、 吃回扣和徇私舞弊等消极腐败行为时有发生, 致 使集体利益严重受损,给企业带来巨大的损失。 ? ?二、 控制采购成本要从完善采购制度入手 对于前文的问题分析, 笔者认为关键问题是制度问题。采购数量、 采购次数的优化可以借助一些科学的计算方法和管理方法来确定, 如 采购分类方法、 采购点的确定方法等。制度上的问题才是内在原因
6、, 制 度问题不仅对于采购次数和数量的确定带来影响, 更直接影响着采购 的成本和效率。 1 . 建立准确的价格信息制度。在对材料成本进行控制的过程中最 重要的环节是对材料价格的控制, 而要对材料价格进行有效的控制, 就 应了解市场上同类材料的价格信息。完整的价格信息系统主要包括: 1 . 1建立价格档案与查询体系。企业采购部门要对所有采购材料 建立价格档案, 利用各地的价格信息网收集材料物资的价格信息。因 为市场供求关系时刻都在变化, 价格随时间的变化也在变化, 建立信息 网络, 及时对价格进行预测和调整, 是物资采购管理工作取得效果的重 要条件。并且要结合生产需求和市场变化, 根据市场调查的
7、反馈信息, 对供应价格进行及时调整, 并输入微机。在一般情况下, 每一批的采购 物品的报价首先应与归档的材料价格进行比较, 分析价格差异的原因, 原则上进货价格不能超过档案中的价格水平, 否则要做出详细说明。 只有当供求关系发生变化, 某种产品出现供货紧张时, 才重新调整价 格, 这样才能有效地避免采购工作中不良现象发生, 维护企业的利益; 同时也有利于加强对采购人员队伍的管理, 保证采购工作的正常进行。 1 . 2建立价格咨询及评价体系。由于企业信息等条件有较大的局限性, 因此,对于取得的价格信息应进行分析, 与相关咨询部门联系, 定期询问价 格, 掌握各生产厂家产品价格的变动规律和相关折扣
8、等优惠政策, 提出较合 适的采购价格。对于重点材料的价格, 要建立价格评价体系,由公司有关部 门组成价格评价组, 定期收集有关的供应价格信息, 来分析、 评价现有的价 格水平, 并对归档的价格档案进行评价和更新。 2 . 建立全面的供应商档案制度。应对企业的正式供应商建立档 案, 包括一切详细信息, 企业的采购应面向已归档的供应商进行, 供应 商档案应定期或不定期地更新, 并由专人管理。一方面, 要采取供应商 表现不合格淘汰制以优化供应配套体系、 减少供应商的数量, 使采购活 动尽量集中, 以发展伙伴型的供应商合作关系; 另一方面, 又要避免依 赖独家供应商, 防止垄断供应的风险。同时要建立供
9、应商准入制度。 重点材料的供应商必须经质检、 物料、 财务等部门联合考核后才能进 入, 企业要制定严格的考核程序和指标, 对考核的问题逐一评分, 只有 达到或超过评分标准者才能成为归档的供应商。 3 . 建立合理的激励机制。采购工作始终是人的工作, 人的主观能 动性的发挥始终是采购工作质量的决定因素。因而, 应合理设计采购 工作的激励机制, 做到? 功有所奖, 过有所罚?, 进而 ? 人尽其才, 财尽其 用?, 采购工作的质量才能真正提高, 采购成本才能真正控制。建立采 购人员的效绩考核不但可以调动采购人员的积极性, 而且还可以防止 采购业务活动中出现的许多问题。从这种观点出发, 应根据采购人
10、员 的工作业绩结合工作努力情况来决定奖惩。企业可以在年中和年底集 中进行员工的业绩考核和职业规划设计, 也就是对员工的业绩回顾和 未来的目标制定。为使奖惩行为客观公正, 奖惩措施的激励作用积极 合理, 项目管理部对重点物资参考公司价格档案库中的准购价格和价 格评价体系, 设计针对性极强的分类任务成本书, 将成本控制的任务分 解、 细化、 量化、 结构化和制度化。在此基础上, 通过公开、 公平和公正 的?参与制?方法, 集体决策, 事前订出针对各任务书的奖惩办法, 事后 严格对照任务书的各项内容, 按事前集体决策, 订出针对各任务书的奖 惩办法,约定执行奖惩办法, 对完成的成本控制者, 项目经理
11、部对其员 工进行奖励, 对没有完成采购成本任务书规定的采购人员, 允许说明原 因、 申诉理由, 合理确定对其惩罚的额度。 4 . 建立必须的监督机制。传统的采购方式和方法是各二级单位提 出需求计划, 供应部门包揽所有的采购业务, 业务员定渠道、 定数量、 定 价格。由于采购过程中的封闭性, 难免出现决策失误和管理漏洞。对 此, 要由一人说了算, 变为众人说了算; 由单渠道供货, 变多渠道公平竞 争; 由一人负责一类物资的采购, 变为由多人或小组形式的采购。 各项目部要于每月末或每季末提供各施工线物资订货数量和价格 信息, 由公司物资管理部门定期上网公布, 供各部门监督。审计、 监察 部门的监督要渗透到物资采购供应的全过程。审计部门每年至少一次 对公司所属各项目部的物资采购行为进行审计监督。对因工作不负责 任, 造成重大经济损失的有关人员要给予批评教育或经济处罚, 直至追 究法律责任。 参考文献: 1刘军红.浅谈企业物资采购成本控制 J.科技信息, 2009年 06期. 2钟怡. 金融危机下采购成本的控制 J. 中国有色金属, 2009年 第 5期. 3张国生.浅谈企业采购成本的控制 J. 经营管理者, 2009年 09期. 227 经济论丛
