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1、Office 2003 使用技巧,微软花重金打造的 Office 2003于03年11月13日揭开面纱 ，除了有 Word, Excel, PowerPoint,Outlook,Access 外,还有Publisher，Front Page,InfoPath等6个组件、11个产品、4 个服务器、1 项服务 。以下是一些操作方面技巧，希望能给大家工作和学习带来帮助 .,一、Word 篇,1巧用“选择性粘贴”,用户在制作文档时经常会用到复制和粘贴，但直接粘贴的文本有时会出现不希望的格式，如复制的网页文字，四周留下了表格边框；从其它文档粘贴过来的文字延续了源文件中的格式。通过“选择性粘贴”我们可以让
2、这些文字按照设置好的格式出现。 将需要的文字复制到剪贴板后，执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令，在弹出的对话框中选择“无格式文本”。单击“确定”按钮后，粘贴的文字就是无格式的，也就是说它会按照粘贴光标位置的格式出现。,2用替换实现文本变图片等,常规的替换，都是文字与文字之间的，实际上从Word 2000开始，用户已经可以使用图片、表格等进行替换了。 首先将需要进行替换的图片或表格等对象复制到剪贴板，然后执行“编辑”菜单上的“替换”命令，在弹出的 “替换”对话框中的“查找内容”框中输入要被替换的文字，输入完毕后将光标移入“替换为”框中，单击“特殊字符”按钮（如果看不到该按钮，请先单击“高级”
3、按钮），在菜单中选择“剪贴板内容”单击“替换”或“替换全部”按钮后，就可以完成操作了，该方法不仅可以应用于图像、图形、表格，还可以用于公式编辑器等。,3增加、删除和显示全部菜单命令,执行“工具”菜单中的“自定义”命令，选择“命令”标签，从“类别”列表中选择需要增加的命令所在的菜单，从“命令”列表中选择增加的命令，然后将命令拖放到菜单栏中合适的位置即可。如果需要删除某个菜单命令，只须保持“自定义”对话框的打开状态，选中菜单中需要删除的命令，按下鼠标左键将它拖离菜单即可。当然，我们还可以用更简便的方法：按下Ctrl+Alt+“-”组合键，这时鼠标光标将变成粗减号(按Esc键可以取消)，在要删除的菜
4、单命令上单击就可以将它删除。,4为奇偶页创建不同的页眉或页脚,创建页眉或页脚时，Word自动在整篇文档中使用同样的页眉或页脚。要为奇偶页创建不同的页眉或页脚，需要进行以下设置。 1、单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，选中“版式”卡片，勾选“奇偶页不同”； 2、单击“视图”菜单中的 “页眉和页脚”命令，分别在奇、偶页设置好不同的页眉或页脚； 3、这时就为奇偶页创建不同的页眉或页脚。,5如何将Word文档转换成为幻灯片,我们经常需要制作内容相同的Word文档和PowerPoint文档，同时又不想重新进行输入和制作，这个时候就需要用到Word的文档转换功能。 其实，Office本身就提供了一种十
5、分方便的各种环境间文档转换的方法。方法就是直接把另外一个编辑环境里面的文档打开。例如需要将Word文档转换成PPT文档时，启动PowerPoint，单击“文件”菜单栏，选择“打开”命令，在打开文件的对话框中把文件类型设置为“所有文件”，然后选择已经编辑好的Word文档，单击“确定”即可实现不同文档格式的自动转换。,6插入其它语种的特殊符号,用Word进行文字处理时，往往要输入很多其它语种特殊符号。这里介绍两种常用输入方法。 1.插入符号法 单击“插入”菜单栏，选择“符号”命令，在里面可以选择拉丁语、希腊语等语种，但是此法调用符号模块时间较长，加之在较大的篇幅内寻找需要的符号比较麻烦，因此有一定
6、局限性。 2.利用软键盘功能法 中文输入法提供了13种软键盘。它们是：PC键盘、希腊字母、俄文字母等等特殊符号，我们可以根据需要，进行不同的选择。,7如何实现“全部保存”,当用户打开了多个文档后，如果想全部保存似乎找不到这个命令，其实它是隐藏起来了。 按住“Shift”键，然后在打开“文件”菜单，就会发现菜单上多了一个“全部保存”命令，执行即可完成全部保存的操作了。 另外，细心的用户也一定发现了，菜单中也多了“全部关闭”的命令，配合“全部保存”命令，Word操作会更加容易和快捷。,8提取图片中的文字,有时候我们找到的文章是图片上的时候真让人沮丧。我们可利用WORD把文字从图片上“抓”下来。 1
7、、安装“Office Document Imaging”的组件； 2、打开Word ，将图片调入Word ；点击“文件”菜单中的“打印”，选择“Office Document Imaging Writer” 打印机。点击“确定”按钮后，设定好文件输出的路径及文件名，自动生成一个MDI格式的文档了； 3、打开刚才MDI类型文件，根据需要用鼠标选择文字内容（被选中的内容在红色的框内），然后单击右键，在快捷菜单中选择“将文本发送到Word”，即可将图片内容自动转换为一个新的Word文档，然后就可以在Word中编辑这段文字了。,9自动保存的功能,WORD 2003 默认的设置是具有自动保存文档功能的，
8、在工具选项保存，就可以看到“自动保存时间间隔”被选中了，就说明自动文件恢复的功能已经启动了。当你遇到死机或是非法关闭的时候再启动WORD，它就会自动的打开文档恢复的列表。选中“可用文件”列表中需要保存的文件，然后选择打开就可用直接打开被恢复的文档继续编辑，选择“另存为”可以重命名或者替换保存文档。当然，大家可以根据实际情况设置自动保存的时间间隔。,10用Word编辑论文的几点建议,大家主要还是用Word 编辑论文。Word提供了非常强大的功能。如果不能充分利用这些功能，可能经常要为不断地调整格式而烦恼。我把自己以前使用Word编辑论文的经验和教训总结一下，抛抛块砖。 1. 一定要使用样式。 2
9、. 一定不要自己敲编号，一定要使用交叉引用。 3. 一定不要自己敲空格来达到对齐的目的。 4. 使用节。 5. 及时保存，设置自动保存，一有空就ctrl+s 6. 多做备份，不但Word不可靠，win也不可靠,二、Excel 篇,1大量相同数据输入的技巧,由于工作的关系，可能需要录入很多数据的时候，最让人头疼的就是总要在在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，一个一个输入不仅花费时间还容易出错。其实，在Excel中，我们还可以通过下面的操作方法，实现在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据。 打开需要输入数据的Excel表格，同时选中需要填充数据的单元格，如果某些单元格不相邻，可先按住C
10、trl键并点击鼠标左键逐个选中单元格。接着松开Ctrl键，输入单元格中需要填充的数据，然后再按下“CtrlEnter”组合键，则刚才选中的所有单元格就被同时填入该数据了。,2实现每页都打印表头,经常看到有人在Excel中制表时，将表头在每一页复制一份，以便在打印时在每张表格中都有表头，这样不仅麻烦而且当每页内容多少发生变化时，还得重新调整排版。事实上这大可不必，只要在整个表格前面设置一个表头，然后将表头设置成打印标题，问题便迎刃而解。具体方法是选择“文件“*“页面设置“，然后选中“工作表“选项卡，点击“顶端标题行“输入框右边的按钮，然后在工作比标中将需要作为表头的一行或多行选中，点击“确定“即
11、可。,3利用“冻结窗格“增强表格的直观性,当我们在制作一个Excel表格时，如果列数较多，行数也较多时，一旦向下滚屏，则上面的标题行也跟着滚动，在处理数据时往往难以分清各列数据对应的标题，事实上利用“冻结窗格“功能可以很好地解决这一问题。具体方法是将光标定位在要冻结的标题行(可以是一行或多行)的下一行，然后选择“窗口“*“冻结窗格“即可。滚屏时，被冻结的标题行总是显示在最上面，大大增强了表格编辑的直观性。,4将特定的数据醒目显示,在一个表格中有时我们常常想让一些零散分布的、具有一定特征的数据以不同格式显示出来，以便一目了然，易于查阅。Excel的“条件格式“功能可轻松地实现这一点，具体方法是先
12、选定一块区域，然后选择“格式“*“条件格式“，在打开的窗口中输入条件，然后单击“格式“按钮，对满足条件的数据的显示格式(字体、边框和图案)进行设置，若要增加条件，还可按“添加“按钮添加下一个条件。这样在选定的区域内满足条件的数据都将以您设定的格式进行显示。,5Excel文件的加密,Excel文件可以设置密码保护，具体方法： 1、单击“文件”菜单栏中的“保存或者（另存为）”命令后，在弹出的“保存或者（另存为）”的对话框中输入文件名； 2、再单击这个对话框中“工具”栏下的“常规选项”按钮，在弹出的“保存选项”的对话框中输入自己的密码；它提供了两层保护，如果你也设置了修改权限密码的话，那么即使文件被
13、打开也还需要输入修改权限的密码才能修改。 3、单击“确定”，当重新打开文件时就要求输入密码，如果密码不正确，文件将不能打开。,6将选中区域复制成图片,在Excel中可将表格内容复制成图片，以防止数据被恶意修改。 首先，选定需复制成图片的单元格区域，按住Shift键单击“编辑”菜单，选择“复制图片”命令，弹出“复制图片”对话框，按系统默认设置，单击“确定”按钮。这时就将选定的表格区域复制成图片了。若需要将其粘贴出来，只需要按住Shift键再单击“编辑”菜单，选择“粘贴图片”命令即可（也从“编辑”菜单中选择“选择性粘贴”命令，以“图片”方式粘贴），还可以将其粘贴到其他软件中去。,7读出来帮你校对,
14、在Excel增加了一个“文本到语音”功能，它可以朗读单元格中的数据。单击“工具” “语音”子命令，就可以打开“文本到语音”工具栏。选中工作表中需要朗读的区域，单击工具栏中“按行”或“按列”朗读按钮。再单击“朗读单元格”按钮，Excel就会读出所菜单元格区域中的所有内容。其中汉字和数字的朗读比较准确，英语单词只能分解为字母逐个读出，但用于一般校对已经足够。另外，只要将Word文件粘贴到工作表中，也可以让计算机读出Word文件来帮你校对。,8导入文本文件内容,使用打开的方法导入数据有一个缺点，一旦数据进入Excel后，就无法于该文本文件同步了。这时，可以使用“导入文本文件”来操作：选择“数据”“获
15、取外部数据”“导入文本文件”，同样可以获得文本文件中的数据，在导入数据的同时Excel会将其作为外部数据区域，这样用户就可以在需要的时候刷新数据或者定期对数据进行刷新。当然这种方法也适合其它类型数据文件。,9自动切换输入法,工作表中，往往有数据、文字，在输入时需反复切换输入法，非常麻烦。 如果输入有规律，可实现自动切换。 1、选中要输入英文的列，单击“数据”菜单，选择“有效性.”命令，在弹出的对话框中，选中“输入法模式”选项卡，选择“关闭（英文模式）”命令，单击“确定”按钮。 2、选中要输入汉字的列，在“有效数据”对话框，单击“IME模式”选项卡，选择“打开”命令，单击“确定”按钮。这样，当光
16、标在前一列时，可输英文，在下一列时，可输中文，从而实现了中英文输入之间的自动切换。,10实现表格行列对调,互换工作表中的行列也是常见的一种情况，如果使用手工转换，不仅速度慢，还容易出错，Excel给我们提供了一个简单的方法： 1) 先选中相应的表格，执行右键“复制”命令 2) 然后将光标定位于新区域，右键，执行“选择性粘贴”命令，然后在弹出的窗口中勾选 “转置”复选框，点击确定就可以了。 当然，Word表格也可拷到Excel中来操作。,三、Powerpoint 篇,1直接演示幻灯片,常规的演示Powerpoint较麻烦，直接演示幻灯片的方法则很方便。具体方法是将演示文稿不存成类型，而是保存为pps类型。 Powerpoint的“帮助”里对pps类型的解释是“保存为总是以幻灯片放映演示文稿方式打开的演示文稿”。在双击打开这个pps文档时，它会立即进入放映状态，放映结束后自动退出。,2播放幻灯片时的按键,正在播放幻灯片的时候，按”键可以使屏幕变成黑色，按”键可以使屏幕变成白色，此快捷
