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1、内部培训： 用图表说话,PPT高手进阶教程-5,第二部分,第三部分,第一部分,优秀幻灯片制作要领,目录,综合案例,第四部分,图形化表达的基本范例,演示和表达的结构,演示与汇报的分类,公众演讲 大间距 大字号 进行培训 生动活泼 脉络清晰 不断总结和重复 方案汇报 简明扼要 重点突出 粗、大、美 方案建议 图文并茂 逻辑严谨 字体大小适中,问题导向型：主要用于请示和汇报 是什么：目前的主要问题 为什么：问题的重要性和紧迫性 怎么做：采取哪些措施来解决问题 工作导向型：主要用于介绍工作安排 是什么：判断工作成功的标准是什么 怎么干：从哪些方面着手开展工作 有什么：有哪些资源可以保障工作的完成,给谁
2、看? 目的是什么？ 主题是什么?,结论是什么？ 论证结构是怎么样的？,在设计的基础上，写作也需要方法金字塔写作原则 注意尽量选用标准的模版结构 注意颜色的搭配,想想自己的亮点在那里 展示和汇报的思路,演示与汇报的基本流程,演讲表达常见的三大问题,目标不清,结构混乱,展示不力, ,演讲前需要考虑的因素,汇报和演示前要考虑的5个要素 目的 对象 时间 标准 方法,为什么做这次演示？,我要说服谁？,汇报和演示多长时间,他们希望了解什么，期待什么,我有哪些资料可以利用,明确目标受众，换位思考,换位思考：如果你是他，你想什么、关心什么、困惑什么、着急什么、痛苦什么、给全体员工开大会发言时说什么？,目标受
3、众：上司/领导（汇报）；客户（建议书）；培训（学员）,不同层次的管理者关心不同的问题,如何清楚的表达,我们在工作中撰写很多文档，但是清楚的表达一件事情并不容易 观点不清晰 论证缺乏条理性，论据与论点之间的论证关系不强 缺乏事实，无法有效论述观点,立论,I,II,III,寻找素材,谋篇布局,结构化表达的四个原则,自上而下 先从结论讲起，说明问题的全貌 直接说明中心思想 层次清晰 把相关性议题在一个章节内说清楚 分清楚议题的层次 结构简单 表达的结构越简单越好 重点突出 不要试图传递过多的信息 要把最想传递的信息突出出来,自上而下,重点突出,结构简单,层次清晰,为什么要从结论说起？,事实,结论,分
4、析,建议方案,沟通办法,建议方案,行动/步骤/ 理由,事实/分析,该做什么？,为什么该做这些？ 如何做？,怎么知道这建议方案是完善的？,解决问题的办法,解决问题的方法与沟通方法有差异；好奇感；时间紧；,下面是一份真实的海上无线电通讯的副本，记录了在加拿大纽芬兰岛附近海域，一艘美国军舰和加拿大人的对话。,从一个小案例看结构化的语言表达,加方：这里是一座灯塔。完毕。,美方：为了避免相撞，请将你们的航向向北调整15度。完毕,加方：为了避免相撞，我们要求你们将航向向南调整15度。完毕。,美方：这是一艘美国战舰的舰长在和你们通话，我再说一遍，请你们调整航向！,加方：重复，请你们调整航向。完毕。,美方：这
5、里是航空母舰“林肯”号，美国大西洋舰队的第二大舰只。另有3 艘巡洋舰、3 艘驱逐舰和若干支援舰艇护航。请你们将航向向北调整15度，重复，是向北调整15度，否则我们将采取必要的手段，以保证“林肯”号的安全！,从一个小案例看结构化的语言表达,结论的要诀：TOPS,1,2,3,4,Target to our audience 有的放矢,Overarching 贯穿整体,Powerful 掷地有声,Supportable 言之有据,世界上只有一个中国，大陆和台湾同属一个中国，中国的主权和领土完整不容分割。维护国家主权和领土完整是包括台湾同胞在内的全中国人民的共同义务。,自底向上与自顶向下方法结合，建立
6、结构，完善内容 起点：不完全信息：结构不清晰，内容散乱 形成结构：根据部分要点，逐渐形成结构 填充内容：根据结构，搜集材料，充实内容。微调后成为完善的结构，完善的内容 顿悟与渐悟,残缺的框架结构 散乱的内容（要素，知识）,基本完善的框架结构 不完善的内容,完善的框架结构 完善的内容,基础：零星的内容点,结构化表达原则之二：层次清晰的表达原则,如何建构：分析准备过程本身要有逻辑,归纳 从特殊到一般 第一只乌鸦是黑的，第二只乌鸦是黑的，所有的乌鸦都是黑的（天下乌鸦一般黑） 演绎 从一般到特殊 所有的乌鸦都是黑的，听说那是一只乌鸦，所以它是黑的,参看阅读材料三：逻辑与悖论,演绎的架构,主线 利 弊,
7、以无可争议的内容来陈述情况,对情况加以说明,阐述情况的意义并加以说（“因此”）,证明内容的必然走向（没有第二条路可走） 对有拒绝心理的听众尤为有效 如听众对“情况”或“说明”有异议，该论证即失去了说服力 听众在听到最后的“所以”结论时，先要记忆大量信息,中心思想,部分演绎模式,需有X才能成功,你无法作到X,因此，建立作X的 能力,需有X才能成功,你的重心不在X,因此，转移重心到 X,你正朝X发展,但Y比较有利,因此，转向Y前进,你认为X是问题,但调查显示Y才是 问题,因此，转移重心到 Y,绩效不如预期,问题出在X,因此，设法解决X,归纳的架构,主线 利 弊,中心思想,论据1 或措施1,论据2
8、或措施2,论据3 或措施3,便于记住要点 对注重具体措施的听众极为有效 一点被否定，其余各点仍能支持说服力 对一些听众有勉强之嫌,金字塔结构的检验原则,每个观点是否都得到来自下一层方框的支持？,能否通过综合分析,从下一层方框得出更高一层的结论？,相同的层级 内容上是否MECE,纵 向,横 向,构建金字塔的有力工具：Mind Manager,Mindmanger简介 Mindmanger主要是基于“脑图”这个观念的所设计的软件，这个软件有许多年的历史，已经发展出许多附加的功能，可以方便我们进行visual thinking，还可以用来进行brainstrom，项目管理等多方面的工作。 Mindm
9、anger的优点 1与MS的office系列软件有很好的整合性，可以与word、outlook、powerpoint、project的文件实现相互转换 2有强大的会议功能，也就是说可以通过网络把分布在各地的会议参与者组织起来进行brainstorm 3还拥有其他同类软件所不具有的优点： A 拥有很好的notes功能，可以方便我们对信息进行说明、笔记，最重要的是Mindmanger是所有同类软件中对中文支持最好的一个。 B 链接功能强大，Mindmanger通过快捷方式的方法链接信息,可以直接链接多种类型的文件。在信息的组织链接过程中自然形成一个知识地图。 C 输出形式多样，mindmanage
10、r的可以以jpg、bmp、word、ppt等格式输出文件。,表述的结构越简单越好 最简单的结构、最容易记忆的结构是 “三” 将一个中心议题从三个方面展开 使“三点”有清晰的逻辑关系 使用MECE原则检验三点是否正确,结构化表达原则之三：结构简单的表达原则,如何能变的简单：80/20原则,核心思想 MECE检验后进行“亮点检验” 突出重点，关注“关键的少数” 基本原理 2-8原则可以说管理学上的最重要的一条原则。一个问题可以分解成许多因素，这些因素都或多或少地影响这个问题的产生，但是这些因素之中，只有一少部分决定这个问题的影响程度 身边的80/20原则 细心观察一下我们周围发生的事情，就会惊讶地
11、发现这一条真理不断地在我们身边得到印证。 公司的80%的利润来自于20%客户；公司的80%营业额来自于20%销售人员；企业员工的80%抱怨来自于20%的问题 80/20原则在演示过程中的体现 保障重点突出，有亮点避免“全面而肤浅” 剪枝，挑选关键问题 咨询报告要重点突出，突出最重要的内容，强调最想强调的观点 管理中的80/20原则：20的库存材料占用了80%的资金ABC分类 ,凡事讲三点,邓小平：教育要面向现代化，面向世界，面向未来 江泽民：三讲、三个代表,面向现代化,面向世界,面向未来,提醒：留意政府文章，学习结构化表达,金字塔结构在口头表达中的运用：凡事讲三点,第一，衷心感谢中央委员会接受
12、我的辞呈。 第二，衷心感谢这若干年来同志们对我工作的支持和帮助。 第三，希望大家在以胡锦涛为总书记的党中央领导下，努力工作，继续前进。 我坚信，我们党的事业必定会不断地取得更大的胜利。,衷心感谢江泽民刚才发表的满含深情的重要讲话， 衷心感谢他为党、为国家、为人民作出的杰出贡献， 衷心感谢他对我们新一届中央领导集体的工作给予的支持和帮助。 在这里，我们代表中央委员会，向江泽民表示崇高的敬意！,演示汇报的80/20原则 抓住问题的关键 重点突出VS面面俱到 断其一指VS伤其十指 MECE检验后进行“亮点检验” 核心思想 突出重点，关注“关键的少数”,结构化表达原则之四：重点突出的表达原则,任何时候
13、都要突出重点 最希望别人知道的 最希望别人记住的 最想向别人传递的 能够吸引别人的亮点 创新和构思 开头非常重要 整个演示的设计非常重要,重点突出的正确应用 在正文前面加上摘要 将大量的数据放到附录里面 每一页PPT必须有非常清晰的重点 每一个图形必须有非常清晰的重点 重点突出的错误应用 过多的动画 过多的剪贴画 过多的幻灯片切换 希望在短时间内传达大量信息,结构化表达原则之四：重点突出的表达原则,结构化表达的四个原则,自上而下 先从结论讲起，说明问题的全貌 直接说明中心思想 层次清晰 把相关性议题在一个章节内说清楚 分清楚议题的层次 结构简单 表达的结构越简单越好 重点突出 不要试图传递过多
14、的信息 要把最想传递的信息突出出来,自上而下,重点突出,结构简单,层次清晰,第二部分,第三部分,第一部分,优秀幻灯片制作要领,目录,综合案例,第四部分,图形化表达的基本范例,演示和表达的结构,对比几张制作风格不同的幻灯片,对比几张制作风格不同的幻灯片,对比几张制作风格不同的幻灯片,对比几张制作风格不同的幻灯片,对比几张制作风格不同的幻灯片,对比几张制作风格不同的幻灯片,对比几张制作风格不同的幻灯片,对比几张制作风格不同的幻灯片,对比几张制作风格不同的幻灯片,对比几张制作风格不同的幻灯片,对比几张制作风格不同的幻灯片,对比几张制作风格不同的幻灯片,对比几张制作风格不同的幻灯片,对比几张制作风格不
15、同的幻灯片,对比几张制作风格不同的幻灯片,对比几张制作风格不同的幻灯片,幻灯片的制作基础,幻灯片的配色（丰富PPT的画面）,幻灯片的版式（每页PPT的基调）,幻灯片的动画（突出和强调观点）,幻灯片的切换（改变幻灯片的乏味）,幻灯片的 制作基础,幻灯片的模板（全篇的基调）,幻灯片的链接,幻灯片的制作基础模版,1,2,3,4,模版的调用,在制作新的幻灯片的时候可以套用原来使用的模版,模版的设计,标题页 正文的字体间距、颜色等,模版的分类,标题模版：设置幻灯片首页 讲义模版：设置多页打印格式 备注模版：设置备注打印格式,模版的存储,可以把模版作为单独的文件进行存储,统一的模版是制作幻灯片的基础,幻灯
16、片的制作基础模版,设置 项目,设置模板布局,设置模板背景色,设置模板字体,设置模板页脚,设置标题模板,设置模板行距,黑体、楷体适合标题 宋体、楷体适合正文 正文：20号，标题：30号,段前、段后为0.3 行距为1.2,幻灯片制作基本要素版式,选择的重要标准是“饱满” 尽可能要把页面布局布满 文字要适中 要加大行距和段距,幻灯片的制作基础版式,只要新建幻灯片，第一个工作就是设置当前页的板式,标题,问题分析,解决方案,正文,标题,标题,标题,图形 表格,标题,问题描述,问题分析,行动建议,适合直接录入文字 要尽量通过行距和缩进来说明逻辑关系 视觉呈现效果最差，不适合大量录入较多文字,适合在正文里面制作图形 尽量用图形说明逻辑关系 传递的信息限
