秘书高效工作艺术及技巧

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1、秘书高效工作的艺术与技巧,实际上，秘书的所有的事情都是琐碎的，因此她（他）必须严谨，不然上司就非常尴尬、非常麻烦。 我做总经理时曾对我的秘书说，我作为一个总经理我是很重要的，因为我是这个企业管理的核心，是这个企业管理的灵魂，所以你为我服务必须比别的岗位要更严谨、更到位。你可以算一下，企业每年为我付出的成本是你的34倍，企业花了更大的成本请我，因此细节上的事情，应该更多的让你去做。,请秘书的目的，说白了就是为了解决上司的时间效率的问题，秘书是为了提升上司的时间效率，使上司的一些重复的、简单的事情尽可能让秘书为他做好，他的效率才更高。比如说，秘书必须在我之前上班，下班比我晚，秘书就比别人上班时间更

2、长，街上扫地的人不也早上四点就起来了?,我八点上班就准时到办公室，秘书要7点30分钟到达。我的文件有一个详细的清单，分四类：必须马上批复的文件、必须看但不一定要回复的文件、可看可不看的文件、没必要看的文件。大量的文件帮我把它分为四类，详细的清单放在桌头上，我必须知道我要处理哪些文件，次序是什么； 再一个，要为我的笔记本电脑打开网络，上我们的局域网、外网，要把昨天晚上到我今天没上班之前的那一段时间网上给的我全部信息给我有效地整理成一份文档，而不能让我去在上面看，我是会用计算机，但是你作为秘书必须给我准备好。,我跟我的部下谈事情，在写字板上不断地写，所以我不太愿意用简单的语言，但是我非常讨厌我的笔

3、写着写着就因为没有墨水而写不出来了，秘书必须考虑这个问题，事先给我把笔充满水。 必须对秘书提出高效的要求，有一个高效的秘书才有一个高效的总经理。你要知道，你在这个企业总经理的岗位工作效率差，整个企业的效率就一定会差。总经理是企业管理人，如果你不去注意秘书的工作效率，你要提高企业效率是痴人说梦。,和经理打交道最多，跟经理工作最密切的人是秘书，同时秘书岗位又是一个什么信息都了解的岗位，因此我对秘书的要求是苛刻的。秘书早晨上班要比我早，早走那不可能，必须在我之后下班；我走，秘书才能走；我不走，你是不能走的。如果你要考虑你自己还有很多事情，你没有那么多的时间在班上，那你就不适合做一个秘书， 秘书做得好

4、，也是可以迅速成为一个管理人才的。如果你有这种志向，就要付出比大家更多的努力，所以必须严格地训练秘书。,日用品有限公司招聘 省办事处秘书,招聘职位描述: 1、办事处日常行政及接待工作； 2、掌握办事处费用预算执行情况； 3、整理月工作计划、月工作报告； 4、准确下达经理的工作指示，协助经理跟进各项工作的完成进度，做好与各部的沟通； 5、代理商会议的组织、安排、执行记录工作； 6、办事处档案管理； 7、办事处经理差旅安排； 8、办事处资产管理工作； 9、及时传达总部最新信息。,一个秘书的烦恼,进这个公司是应聘办公室文员这个职位的，现在想想我纯粹是个打杂的，我的工作大到为经理服务 ，小到清洁打 扫

5、厕所。 我是学外语的，我感觉我完全没有发挥我自己的潜力，我的能力一天一天被我自己给淹没了。在公司所做的那些事情是一些零碎事情，做好了，那是理所当然的，没人知觉，没人表扬；做砸了，那就是太不应该了，公司任何一个人都有权利说你。,另一位秘书的工作(明细单),协助主任做好日常管理工作。树立为领导服务、其它部门服务的思想。办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发） 1. 接听、转接电话；接待来访人员。 2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。 3. 负责总经理办公室的清洁卫生。 4. 做好会议纪要。 5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送

6、。 6. 负责传真件的收发工作。,7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 8. 做好公司宣传专栏的组稿。 9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。 12. 接受其他临时性工作。 13. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 14. 社会保险的投保、申领。 15. 统计每月考勤并交财务做帐，留底。 16. 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。,来看另一位秘书（总经理秘书）的感慨,我们做的是翻译

7、，开会，会议记录，接待，主持，组织活动，订宾馆，飞机票，文件的处理，财务报账借款。 另外就是配合其他部门的经理一起工作，有时候还要负责总经理的家人，包括他们住房的租赁，语言的不通，等等，感觉自己就像他的保姆哎！ 我差点忘记了，我除了要做我所罗列的事情外，还要照顾老总的几盆花。如果花死了，就说你没按时浇水；如果花养活了，就说买的这种花本来就容易活。我想杀人了,还没完呢！,还有呢，头儿和头儿家人（特别是外国人）的平常需要的信息资料、偶尔用到的信息资料、可能需要的信息资料、可能需要的信息资料的相关信息资料（各种报表、就业证居住证护照签证、航班信息、机场后勤、协议酒店、午餐、车辆维修、交通规则、家居和

8、食品购买、保险甚至要和香港或者国外的商家打交道）都要时刻做好搜集整理储存管理和更新， 不过，这样的工作压力，也只有外企的行管秘书助理才会有,再看看另一位秘书的经验,我被安排给公司里一个三级经理做助理，当然一切从打杂开始。打印、复印、发传真、订机票、安排酒店、写通知，第一次做这样的事情，会有不习惯的感觉，甚至开始怀疑自己是不是成了经理的“保姆”。但时间一长，我发现即使是复印文件这样的小事情也是有学问的。 一天，经理让我去复印一份机密文件。走进复印室，几个同事正围着复印机闲聊，作为新人的我赶快走过去跟他们打招呼，丝毫没有想到此刻自己的手里正抱着至关重要的保密文件。“咦，小刘，你手里拿的什么宝贝？快

9、给我们看看”还没有等我反应过来，平常嘻嘻哈哈惯的姐姐们就从我的手里把文件抢了过去。,我吓得直喊：“你们不能看，是保密文件！”复印室里立刻安静了下来，可张姐扔下一句，“人家现在可是经理的秘书，别耽误人家的秘密”，就拉着同事们走了。 这件事情很快让经理知道，我被扣掉了当月的奖金；而且那些同事从此对我也淡淡的，搞得我很郁闷。经过这次教训，我真正体会到，秘书的工作看似都由小事构成，可任何一件毫不起眼的小事都是不能掉以轻心的，里面都大有文章可做。这之后，我去参加了一次为期半年的秘书业务培训，并考取了秘书高级职业资格证书。,小结：秘书的工作内容,第一类：事务性的工作 处理信件 接听电话 撰稿、写报告 档案

10、管理 收发公文 回复电子邮件 拷贝文件 整理报章杂志,操作电报、传真 接待访客、招待客户 安排上司约会 参加会议并做记录 差旅安排,第二类 管理性工作 办公室管理 简报 会计与财务 设备采购 ,第三类 沟通支援性工作 客户服务 美工设计 媒体应对 公关活动企划 主持公司庆典 参加应酬 外勤工作 其他主管临时交办事项,秘书的工作内容,资深秘书的经验总结,1、有些事要想到领导前边 虽然你要听领导布置工作，但有些事情，秘书要想在领导前边，当好领导参谋。这样做，领导才会感到你是一个好秘书。 2、领导布置的工作要提前交卷 如写材料、搞调查等，一定争取按领导要求提前一点完成，对于按照要求完不成的任务，要提

11、前向领导打招呼，使领导早有安排，免得被动。 3、注意保密工作 秘书和在领导身边工作的职员，知道好多机密事情，有的事要比其他群众早一些时候知道，一定注意保密，不能为了显示自己的优越，随意乱说。泄密的秘书是不称职的，而且会给领导添麻烦的。,4、负责做领导与他人的沟通工作 当领导与另外领导或其他人发生矛盾时，做秘书工作的不能在领导面前火上加油，而要做领导的思想工作，使其消气，并为领导向他人沟通，使矛盾尽快消除，别人会以为秘书的行动是受他的领导指使的。 5、平时多给领导提供资料 领导比较忙，有一些材料顾不上看，秘书就要将有关资料及时提供给领导，这会对他的决策有参考价值。 6、善于听取领导意见 对领导的

12、批评或要求，要认真听取，不要因小事而同领导翻脸。有不同意见，可慢慢与领导沟通。 7、不要轻易在领导面前告别人的状 轻易告别人的状，影响领导对他人的看法，如果看错了人，领导会从内心埋怨秘书。最好，只同领导谈某些工作，不做那种议论是非的事。,上面各位秘书的经验告诉我们,做一个优秀的秘书真的很难。 但是，通过努力是可以做到的。,接下来我们来看一段崔冰老师的录像。接下去我们将进一步讲讲秘书如何高效率地应付各项工作。,利器之法一做好基本准备工作,准备2支以上的笔，经常带在身上。 选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态；曲别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方剪刀、裁纸刀放在顺手地方。 信封

13、、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 保管好工作所需要的计算器等办公用品。 办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。,利器之法二工具书及资料,一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。 常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。 飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 与本职工作有关的表格。 ,招数2：小小记事本,秘书的工作，大到为领导决

14、策服务，小到发文件、打扫卫生、通知开会，比较繁杂。办好一件事，理所当然，算不上成绩，但如果把一件事忘了，那就可能影响大局。人的精力是有限的，有时又受到外界的干扰，要把什么事情都记住，只靠脑子是不行的，需要借助工具。 在诸多工具中，最原始也是最可靠的、最基本的，就是小笔记本。,招数2：小小记事本,秘书人员可以用这个小本子记录当日自己的主要活动；本单位的大事；领导交办的事情；别人交办的事情或者反映的情况;自己想到的事情和对完成好任务的设想等。把事情记录下来后，经常看一看，急事马上办，要领导点头的事情，及时报告。记载的方法不必太正规，字迹自己能看懂就行了，但事情的时间、地点、人物等就需要如实记载。

15、一般情况下，一件事情一记，办完一件划掉一件。这样，工作的事情就不容易忘记了。 除了要适当记录之外，秘书工作中还要做到“朝思暮想”。晚上把一天所做的事情回想一遍，有什么不周到，第二天尽量弥补。,招数3：有效管理时间,加强时间的计划性 对工作事务进行分析 合理安排工作日程，注意劳逸结合 明确工作目标，专心致志工作 分析自己的时间障碍，提高时间效率。,秘书工作的繁、杂、散，决定了秘书必须具有正确的时间观念，重视时间效率，合理、有效利用时间，才能事半功倍。有效利用时间的方法表现在以下方面：,时间的计划性,秘书有效利用时间必须做好计划，根据任务的重要性和紧迫性安排优先次序去进行。也就是应根据工作的轻重缓

16、急来决定处理次序，秘书必须能够正确估计每件事的性质、对上司的影响；并掌握事情的急迫程度以及处理每件事所需要的时间。事情还没有考虑周全就仓促行动，或者不按照计划随意行事，则可能欲速则不达。,秘书工作可以包含无数的计划：时间和任务计划（季度、月、周计划）、大会计划、商务旅行计划、项目计划等等。 要强调的是：确定目标是计划思考的出发点。,时间的计划性,所谓计划，就是什么时间干什么、怎么干、达到什么结果。计划，有心里想的，有见诸于文字的。在执行过程中可能会有变化。秘书工作中往往临时性、被动性的工作多，要列出详细计划很难做到，但大体上有个安排是可以办到的。 制定计划应列出每年、每季、每月、每周的工作程序图，什么时间干什么。出了长计划以外，还有短安排。 秘书工作繁杂琐碎，要想不出大错，事先一定要多做准备。宽打窄用，办事才能从容。计划制定后，要尽可能按计划执行，并及时反馈和修正。,时间的计划性,秘书应根据任务的重要性和紧迫性安排优先次序进行。 以事情的重要性和紧急性为标准，秘书应该把应该做的事情分为：,重要,不重要,紧急,不紧急,紧