时间管理讲座（经典课件）

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1、时间管理,主讲 刘敏兴,第一讲 时间管理的优先矩阵,时间管理优先矩阵,时间管理优先矩阵图,紧急 不紧急,重要 不重要,紧急 不紧急,重要 不重要,时间管理重要性 与紧迫性示意图,紧急 不紧急,重要 不重要,成为优秀领导人物的关键,工作表现 重视结果,如何区分事情的轻重缓急,第二讲 时间管理的80/20法则,优先顺序决策的必要性 运用ABC分析法来设定优先顺序,决策,对优先执行任务的种类与规模做出选择及设定优先顺序,设定优先顺序的好处,只做重要而且是必要的任务 每一次只集中在一件事情上,80/20时间原则,在一个特定的组群或团队内,这组群中一个较小的部分比相对的大部分拥有更多的价值.,80:20

2、时间原则,投入 造成 产出,运用ABC分析法 来设定优先顺序,C任务,A任务,B任务,65% 20% 15%,15% 20% 65%,由功能有效的达成角度观之,占所有任务的百分比(目的达成),占所有任务组合的百分比,任务价值观,15% A计划,65% B计划,20% C计划,100%,85%,65%,15%,任务量（消耗）,任务价值（贡献）,80/20与授权的关系,授权是任何工作技术者以及领导人关键性的作为 其直接或间接的好处是很可观的 帮助领导者减轻负担或减省时间,授权的规则5W1H,What什么？ Who 谁？ Why为什么？ How如何？ Which用什么？ When何时？,自检,在一天

3、里你怎样运用时间管理 80：20原则？ 在工作中你的领导在授权给你时是否考虑到5个W一个H？ 当你成为领导时，你如何运用5个W一个H？,第三讲 浪费时间的外在因 素及解决方法(一),电话干扰的原因及解决方法 不速之客的原因及解决方法 用人不当的原因及解决方法 社交闲谈的原因及解决方法,电话干扰的解决方法,浪费时间的原因： 1.害怕冒犯别人 2.希望保持消息灵通 3.自我膨胀 4.享受社交的乐趣,电话干扰的解决方法,阻绝干扰 1.处理 2.转接 3.暂缓 4.速办 5.清净时间,运用电话节省时间,暗示他谈话即将结束 提到有时间限制,突然造访的不速之客,1.解决方法 延后处理 把访客转交给别人 另

4、外安排时间 2.回答问题 简明扼要 长话短说,门户开放的不速之客,解决方法 1.学会过滤 2.转移地点 3.站起来说话 4.不要让别人找到你,用人不当的原因及解决,原因： 员工能力不足 1.公司雇人程序出错； 2.该职位提供了不正当的训练，导致员工不知道工作中，每一天做的最有价值的事情是什么。 解决的方法： 1.教导员工善用时间 2.提升员工时间管理的成本意识,社交闲谈的原因及解决,解决方法： 过滤访客与电话 衡量办公地点是否恰当 设置一些暗示社交时间的结束技巧,本讲总结,主要针对浪费时间的电话干扰，不速之客，用人不当，社交闲谈四种外部因素进行分析。首先分析浪费时间的原因，然后对这四种干扰因素

5、提出了解决之道。,第四讲 浪费时间的外在因 素及解决方法(二),浪费时间的外在因素 权责混淆的解决方法 沟通不良的解决方法 进度失控的解决方法 资料不全的解决方法,权责混淆的原因及解决,权责混淆是浪费时间、降低效率的一种最主要的因素： 1.权责问题主要是发生在工作项目的说明上，说明含糊不清就会导致权责不清。 2.权责配合不当，会浪费许多时间，甚至浪费精力。有些管理者每天都给很多员工做某件事的责任，却没有授予他们完成指示的权利。,案例,某公司的总经理聘用了一位秘书A，他上班不到一个星期，出差的董事长在外面打电话到总经理室，A接了电话。董事长交代了很多事情叫她去办，她非常负责任，把事情都安排好了。

6、其中有一件事情，就是帮董事长订机票，而董事长的秘书也订了机票。 你认为这个秘书的问题出在哪里？,权责混淆的解决,1.定期更新所有员工的工作说明，以保证他们真正的权责得到清楚的界定 2.权责对等 交出职责时一定要授予同等的权利 主动检讨并提供对等的职权,案例,某公司销售部的一名副经理A计划对销售人员做一次培训，他直接跟外面的一些培训师资联络、讨论、甚至谈到报酬问题。可是公司的人力资源部主管B，在他的年度计划里已经安排在某一段时间对销售部的员工进行类似的培训。这就造成了权责混淆，没有做好协调工作，造成公司无谓的浪费。,沟通不良的原因及解决,浪费时间的原因： 不明白事情的重要性 没有时间 没有倾听

7、沟通的目的不明确 时机不当 沟通的机会不够,沟通不良的解决,1.学习改善沟通技巧的步骤 2.学会做好一个倾听 3.使用恰当字眼 4.运用非语言式的沟通,改善沟通技巧,弄清目标； 排除偏见 及时记录 用字谴词是一件非常重要的事情,进度失控的原因及解决,浪费时间的原因： 不明白事情的重要性，不知道控制的进度工具，认为完善的计划会自行达成目标，没有加强控制及提出适当的进度报告,资料不全的原因及解决,浪费时间的原因： 1.不明白事情的重要性； 2.没有系统，不知道要何种资料以及这些资料的可靠性，这种情况也会造成浪费时间。 解决方法： 1.认清事情的重要性，排除优先顺序 2.系统强调的是有条理，有步骤，

8、还要有组织性。,本讲总结,本讲对权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全这四种外部因素进行了分析并提出了解决之道。重点对权责混淆、沟通不良这两种因素进行了分析。,第五讲 浪费时间的外在因 素及解决方法(三),会议耽误的原因及解决方法 文件复杂的原因及解决方法 工作搁置的原因及解决方法 旅行不当的原因及解决方法,会议耽误的原因及解决,浪费时间的原因： 1. 会议没有适当的准备，或者没有会议目的 2. 会议没有议程 3. 开会找错人参加，或者是参加的人太多或太少，或者是关键的人没有到会 4. 开会没有计划 5. 会议过多或会议时间过长 6. 不能准时开会，或者不能准时散会 7. 开会时间有外来干扰

9、8. 讨论脱离议程的内容浪费时间 9. 会议没有结论，甚至会而无议，议而未决 10.没有追踪对会议的执行情况,会议耽误的解决方法,会议要有目的，没有目的就不开会 召开会议首先安排会议的议程 对于找错人参加、参加的人数太多、太少的解决方法 安排适当的计划 会议的时间和次数要适当 务必准时开会和散会 应付干扰、提高效率的办法就是指定规则 对于脱离讨论议题的解决办法 会要有议，议要有决，决要有行 追踪会议决议的执行,文件复杂的原因及解决,解决的方法 对于优柔寡断解决的方法 不要拖拖拉拉 学会授权 抛开完美主义 及时销毁过时的文件 档案要分类存放 对于各自工作的解决方法 量力而行 要有系统 读速要快,

10、文件复杂的解决方法,文件读一遍后处理掉 不做授权给别人的事 文件过期一定要销毁 给档案表明寿命符号 不在一个时间做很多事,工作搁置的原因及解决,浪费时间的原因： 1.不明白问题所在 2.没有目标，优先的次序、完成的期限不明确 3.没有自我奖励 4.遇到急事立刻反映 5.桌上一片混乱，没有条理 6.缺乏完成工作的决心，缺乏目标，懒惰成性 7.没法把事情分派出去，授权不当 8.接受干扰 9.变更优先程序 10.不完全，或者不可靠的资料妨碍了工作的完成,工作搁置的解决,应明白问题的所在 对于没有目标、先后次序、完成期限的解决方法 自我奖励 遇到急事不立刻反映 桌上东西安排的井井有条，条理分明 强迫自

11、己完成期限，保证事情的完成，控制事情的进度 学会授权 排除干扰 更新，重新安排优先顺序 取得适当的资料是有必要的，展开工作之前，一定要取得必备的资料,第六讲 浪费时间的内在因 素及解决方法,条理不清的原因及解决 欠缺自律的原因及解决 无力拒绝的原因及解决方法 做事拖延的原因及解决方法,条理不清的原因及解决方法,1.不知道事情的重要性 2.没有系统 3.自我膨胀 4.害怕失去控制 5.害怕忘东西 6.允许外来干扰 7.拖拖拉拉、优柔寡断 8.没有目标、没有优先次序、没有日计划 9.没有授权 10.没有过滤,条理不清的解决方法,写下工作日志 利用整合系统来记录 不要自我膨胀 利用工作计划表来提供控

12、制 利用联络日志来帮助记忆 过滤干扰 先处理棘手的，重要的，强迫自己定期限 安排好工作计划 学会授权 要学会过滤,欠缺自律的原因及解决,1.设立个人和组织目标 2.安排优先顺序 3.安排完成期限 4.设定追踪表 5.运用日计划检查 6.学会专注的技巧 7.好习惯代替坏习惯,欠缺自律的解决,指定目标和标准 要安排完成的期限，要追踪进度 没有运用随手可得的工具与技巧的解决方法 及时完成工作 不做白日梦 做事干脆 不要养成拖延的习惯,无力拒绝的原因及解决,1.渴望受到别人的赞许或者接纳 2.怕会冒犯别人 3.对义务的认识错误 4.不知道如何拒绝 5.缺乏工作目标与优先次序 6.别人毫不考虑的就假定你

13、会答应 7.无法拒绝老板,无力拒绝的解决,认清可能的陷阱 学会拒绝的技巧 有必要培养拒绝别人的能力 检讨造成的理由并加以控制 仔细聆听别人的要求 替没有优先次序的人决定优先次序 学习说抱歉，善意的拒绝 出示双方同意的优先顺序清单,做事拖延的原因及解决,1.没有能力辨认事情的重要性 2.做事拖延是一种自我幻觉，也是一种习惯，同 时也可以说是一种态度 3.认为遇到压力才有最好的表现，只有让自己到最后一刻才去做 4.习惯先做简单琐碎的，拖延困难的 5.工作时间的估算不切实际 6.贪求过多，没有定期的监控进度，缺乏自律 7. 搁置工作，没有完成期限,做事拖延的解决,要有能力辨认事情的重要性 自我分析，

14、认清自己 先做最重要的事情 监控自己的进度,第七讲 管理时间 等于管理自己,管理时间等于管理自己 时间管理的步骤,人生的领域,1,1,管理时间,对每一个有成就的人来说 时间是您最重要的资产 管理时间就是管理你自己,时间管理的步骤,列单 组织 删除 习惯 成就感,缺乏时间管理,容易感到恢心、愤怒和焦虑 没有多大的成就 缺乏自尊 没有办法真正的享受生活 一团糟的状态,第八讲 运用时间的规划,有效率的个人效管理 有效率的个人时间的管理 善用时间的良好习惯,日计划的步骤,写下任务 估计做事的时间长短 留些缓冲的时间给未预见的事情 确定优先顺序,简化及授权 追踪与检讨,日计划的好处,你可以对第二天有较好的心理准备 集中到重要事情上 借着任务整合,合理的达成你想要得目标 你可以控制你的人生目标或年度目标的进度,成功就是实现预先决定好的目标或者计划,不会管理时间就不能管理一切,