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1、第1章 Word高级应用通过Word软件完成长文档制作与实现“邮件合并”是在通常计算机基础课程学习中没有详细介绍的Word高级应用技术。但这两个技术对大家提高文字处理工作效率有极大的帮助。在此，作者将通过两个章节把该技术以及相关知识完整地呈现给大家。1.1 Word长文档制作在日常使用Word办公的过程中，我们常常需要制作长文档。比如营销报告、毕业论文、宣传手册、活动计划等类型的长文档。由于长文档的纲目结构通常比较复杂，内容也较多，如果不使用正确高效的方法，那么整个工作过程可能是费时费力，而且质量还不尽如人意。 本部分课程将介绍如何省时省力地制作长文档。为了便于大家的学习和掌握，我们把实际中制
2、作长文档的大任务划分为了几个小任务，这些小任务包括：1、制作长文档的纲目结构；2、为长文档设置多级标题编号；3、在文档中让插图自动编号及交叉引用题注；4、为长文档编制目录和索引。下面我们通过4个实例的制作，完成这里提出的4个小任务。实例1制作长文档的纲目结构在进入具体制作之前，我们先来讨论一下长文档制作的文档制作模式。经过实践证明，一个不错的做法是：先建立好文档的纲目结构，然后再进行具体内容的填充。也许你一直就是使用这个正确的办法，但是也许你习惯想到那里写到那里。如果你属于的第二种情况，那么为了效率和文档质量的提高，请尝试改变一下工作方式。当你发现先建立好合理的文档框架，不仅有利于指导自己快速
3、地完成实际内容的写作，而且也方便了阅读者的理解时，我相信你会接受这个合理的文档制作模式。下面我们将通过制作一份名为“大学计算机基础”的文档，学习在大纲视图中建立文档纲目结构的基本方法。步骤1 启动Word2003，新建一个空白文档，然后单击Word窗口左下方的“大纲视图”按钮，如图1-1所示，切换到大纲视图。 图 11“大纲视图”按钮步骤2 切换到大纲视图后，可以看到窗口上方出现了“大纲”工具栏，如图1-2所示，该工具栏适合专门为我们建立和调整文档纲目结构设计的，大家在后面的使用中将体会到非常的方便。图 12“大纲”工具栏步骤3 接下来我们先把一级标题输入，可以看到输入的标题段落被Word自动
4、赋予“标题1”样式，如图1-3所示。图 13“标题1”样式效果步骤4 接下来我们把文档的二级标题输入，将插入点定位于“参加对象”段落末尾，按下回车后得到新的一段，如果直接输入你会发现Word仍然把它当成一级标题，把它变为一级标题的方法有：1、按键盘上的“Tab”键；2、单击“大纲”工具栏的“降级”按钮，如图1-4所示。执行其中任何一个操作后可以看到段落控制符（就是段落前面的小矩形）向右移动一格，表示该标题段落降了一级。 图 14“大纲”工具栏的“降级”按钮步骤5 在实际工作中，你也许有更多的标题等级，下级标题的处理以此类推，Word内置了“标题1”到“标题9”9个标题样式，可以处理大纲中出现的
5、一级标题到九级标题。 步骤6 当你把所有的二级标题输入完成后，可以发现凡是含有下属标题的一级标题段落前面的段落控制符有原来的小矩形变成十字形，如图所示。 图 15步骤7 段落控制符为我们在需要进行相关段落操作时提供了方便。现在用鼠标指针单击一下“计算机系统基础”前面的段落控制符，可以发现该段落以及它的下属段落被选中；再双击“计算机系统基础”前面的段落控制符，可以看到它的下属段落被折叠，如图1-6所示。 图 16段落控制符步骤8 前面提到的“折叠”的一个用途为，将所有含有下属标题的一级标题段落折叠，我们更容易观看整个文档的一级标题纲要。更方便的方法是使用“大纲”工具栏上的“显示级别”命令，比如我
6、们想看看文档的一级标题，则单击“显示级别”下拉按钮，在弹出的列表中选择“显示级别1”即可，如图1-7所示。图 17“显示级别”下拉按钮步骤9 在上面的案例文件中，假设我们想把“信息表示”及其下属段落移动到“计算机系统基础”段落之前。为了让“信息表示”及其下属段落能够被整体移动，于是先双击一下它前面的段落控制符，把它折叠起来。同时，也把“计算机系统基础”段落折叠，如图1-8所示。 步骤10 把它们都折叠好后，单击“大纲”工具栏的“上移”按钮，如图所示，即可完成移动，如图所示1-9。 图 18段落折叠效果图 19段落移动后效果到这里为此，我们初步学习了在大纲视图中建立和调整文档纲目框架的基本方法。
7、当文档的纲目框架建立和修改好后，我们就可以切换到普通或页面视图进行具体内容的填写工作。实例2 建立多级标题编号 对于长文档来说，用Word提供的多级标题编号功能来完成任务就更为必要，因为这比手动编号效率高出不少。假设我们的多级标题编号的目标效果，如图1-10所示。图 110多级标题编号的目标效果多级标题编号制作方法如下：步骤1 在任务1创建的案例文档中，选择菜单“格式项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，选择“多级编号”选项卡，选中第二行第二种编号方案然后单击“自定义”按钮，打开“自定义多级符号列表”对话框。 步骤2 选中“级别”列表框内的“1”，然后选择编号样式为“一、二、三”
8、，在编号格式框内“一”字符之前输入“第”，之后输入“章 ” ，如图1-11所示。上面的设置表示文档中一级标题段落按“第X章 ”格式编号。 图 111“自定义多级符号列表”对话框步骤3 接着选中级别列表框内的“2”，按下图设置文档中二级标题段落的标号格式，如图所示。在设置二级标题段落的标号格式时要注意设置步骤：首先选择前一级别编号，然后输入分隔符“.”，再选择当前级别编号样式。完成上述步骤后在“编号格式”框中可能显示的是“一.1 ”这样的编号格式，如果要把该二级标题段落的标号格式设置成正规的“1.1 ”编号格式，则需要按下“高级”按钮，使“自定义多级符号列表”窗口变成如图1-12所示的窗口界面，
9、然后在“正规形式编号”复选框前打上钩即可。 图 112按下“高级”按钮后的“自定义多级符号列表”对话框步骤4 设置完成后单击“确定”按钮，返回文档编辑窗口，可以看到文档已经根据我们的自定义格式对标题进行编号，实际外观效果和前面的目标外观效果是一致的。 步骤5 编号完成后，就可以切换到“页面视图”，进行文档正文内容的填充工作了。 通过这个编号练习，相信大家能够体会到使用Word的编号功能的高效和快捷。由于自定义的操作也比较方便，因此我们可以轻松地制作符合自己个性的编号外观，从而高效地完成工作。值得一提的是，当制作的长文档是页数过百的产品手册、文化出版物等时，就更能体会Word编号功能的高效率了。
10、 实例3 插图的编号和交叉引用题注 为了让文档更具表达力，我们可能需要插入很多图片。插入图片之后，随之而来的工作就是为插图编号，用Word的术语讲，针对图片、表格、公式一类的对象，为它们建立的带有编号的说明段落，即称为“题注”。你在本文中看到的每幅图片下方的“图1、图2”等文字就称为题注，通俗的说法就是插图的编号。为插图编号后，还要在正文中设置引用说明。引用说明文字和图片是相互对应的，我们称这一引用关系为“交叉引用”。明白概念以后，下面我们将学习如何让Word自动为插图编号，以及使用Word的“交叉引用”功能，在文档正文中为插图设置引用的说明文字，即“交叉引用题注”。 在进行具体的练习之前，请
11、大家准备一篇长文档，以及数幅图片，然后跟随下面的操作步骤一同练习，这样可以获得较好的学习效果。 步骤1 在Word2003中打开你准备的长文档，插入点定位于第一张图片的插入位置，选择菜单“插入图片来自文件”命令，找到图片的存放位置，把第1张图片插入文档。 步骤2 选中这张图片，再单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“题注”命令，打开“题注”对话框。假设我们需要的编号格式为“图1、图2”等，于是单击“新建标签”按钮，在弹出的“新建标签”对话框中输入“图”，注意不要输入任何数字，实际编号的数字Word会自动处理的。输入完成后单击“确定”返回“题注”对话框，如图1-13所示。图 113“新建标签”对话框
12、步骤3 由于我们希望每次插入图片后Word能够自动为插图编号，所以单击“自动插入题注”按钮，在打开的对话框中进行设置。 步骤4 打开“自动插入题注”对话框，在插入时添加题注列表框中勾选“Microsoft Word图片”复选框，然后选择使用标签为“图”，默认的编号输入为“1、2、3”，如果你要更改编号数字，可以单击“编号”按钮，在弹出的对话框中进行设置。设置完成，单击“确定”后返回Word编辑窗口。以后插入图片时，Word就会自动为它们添加编号了，如图1-14所示。同样的，如果文档中的表格、公式需要自动编号，这里勾选中对应复选框即可。 图 114“自动插入题注”对话框步骤5 为了便于测试，先把
13、插入的第1张图片删去，然后再把它插入进来，可以看到Word自动在它下方添加了题注“图1”。步骤6 接下来把光标定位到第2张图片的插入位置，插入第2张图片，也可以看到Word自动在它下方添加了题注“图2”。 步骤7 把准备好的其余图片都插入文档中，下面我们将使用Word“交叉引用”功能为插图设置引用说明。 步骤8 将光标定位于正文中需要添加插图1引用说明的位置，选择菜单命令“插入引用交叉引用”命令，打开“交叉引用”对话框，在“引用类型下拉”列表内选择“图”，在“引用内容”下拉列表内选择“只有标签和编号”，然后在“引用哪一个题注”列表框内选中“图1”，单击“确定”后，如图所示，就设置好了“图1-1
14、5”的引用说明，如图所示。 图 115“交叉引用”对话框步骤9 这时“交叉引用”对话框并没关闭，我们可以把插入点定位于需要添加图2的引用说明的位置，然后选中“引用哪一个题注”列表框内的“图2”，单击“插入”按钮即可为图2添加引用说明。用同样的方法为其它插图在正文中添加引用说明。 步骤10 文档中所有插图的引用说明添加完成后，我们来测试一下使用Word“交叉引用”功能的好处。先故意删除文档中间的某幅图片，包括它的题注以及引用说明。如果我们先前是用常规方法手动为插图输入题注和引用说明，那么现在被删除的这幅图片后面的所有插图的题注和引用说明的编号就都不对了，需要重新手动修改。不过由于前面我们是使用的
15、是Word自动添加题注以及“交叉引用”功能为插图添加的引用说明，所以现在就只需把文档内容全部选中，按下键盘“F9”，Word就可以自动更新域，让后面的题注和引用说明中的序号自动更新为正确状态。 如果你对Word“域”概念比较了解，那么可以很自然地理解Word这个聪明的功能。如果你是域的初学者，你可以把Word的“域”理解为一种变量，它会聪明地根据实际情况的改变而变化。域是Word的精髓之一，它有着广泛的应用，比如后面将介绍的目录、索引等，它们的本质都是域。实例4 制作目录和索引通常，长文档的正文内容完成之后，我们还需要制作目录和索引。 所谓“目录”，就是文档中各级标题的列表，它通常位于文章扉页之后。目录的作用在于，方便阅读者可以快速地检阅或定位到感兴趣的内容，同时比较容易了解文章的纲目结构。 所谓“索引”，就是以关键词为检索对象的列表，它通常位于文章封底页之前。索引的作用在于，阅读者可以根据相应的关键词，比如人名、地名、概念、术语等，快速定位到正文的相关位置，获得这些关键词的更详细的信息。在我们使用过的中学数理化课本中，最后通常都有索引，列出了重要的概念、定义、定理等，方便我们快速查找这些关键词详细信息。 如果“手动”为长文档制作目录或索引，工作量都是相当大的。而且弊端很多，比如当我们对文档的标题内容更改后，又得再次更改目录或索引。所以学习一下Word的“
