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1、Edited by：Jackey Xiang,公 司 核 心 价 值 观：质 量 是 企 业 的 生 命，诚 信 是 我 们 的 准 则。,体系文件编写培训Documents Edition Training,Nov. 16th. 2016,珠 海 市 巨 海 、钜鑫 科 技 有 限 公 司 Zhuhai Juhai 、Juxin Technology Co.,Ltd.,培训时间：2016-11-17 下午3:00-5:00,目录/Contents,1. 文件定义 2. 文件价值 3. 文件类型 4. 文件的机密等级 5. 文件策划 6. 文件格式（页眉、章节安排、编号、页尾） 7. 文件编写
2、注意事项 8. 文件编写内容 9. 流程编写 10. 文件编制流程 11. 文件审批 12. 文件受控,公 司 核 心 价 值 观：质 量 是 企 业 的 生 命，诚 信 是 我 们 的 准 则。,珠 海 市 巨 海 、钜鑫 科 技 有 限 公 司 Zhuhai Juhai 、Juxin Technology Co.,Ltd.,1、文件定义,ISO9000：2008 3.7.2对文件作如下定义 信息及其承载媒体 注1：对于信息如记录、规范、图样、标准、通告、通知等 注2：对于承载媒体如电脑、光碟、磁盘等 ISO9000：2008 3.7.6对记录作如下定义 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证
3、据的文件 注1：记录用于为可追溯性提供文件，并提供验证预防措施和纠正 措施的证据 注2：通常记录不需要控制版本（指已填好内容的表格，一般情况 下不允许更改，允许更正如计算错误、笔误等等） 注3：记录是一种特殊的文件,公 司 核 心 价 值 观：质 量 是 企 业 的 生 命，诚 信 是 我 们 的 准 则。,珠 海 市 巨 海 、钜鑫 科 技 有 限 公 司 Zhuhai Juhai 、Juxin Technology Co.,Ltd.,2、文件的价值,文件具有如下价值（记录是一种特殊类型的文件）： 1.满足顾客要求和质量持续改进 2.提供适宜的培训可以作为培训教材 3.具有重复性和可追溯性
4、4.提供客观证据 5.评价质量管理体系有效性和持续适宜性 6.在同一时间内向大众传播一致的信息 7.节省时间，不需要对方法和过程每次都进行说明 8.可以作为记录和备忘录 9.有助于输出的一致性 10.提供沟通的渠道和实施的方法,公 司 核 心 价 值 观：质 量 是 企 业 的 生 命，诚 信 是 我 们 的 准 则。,珠 海 市 巨 海 、钜鑫 科 技 有 限 公 司 Zhuhai Juhai 、Juxin Technology Co.,Ltd.,1手册类(QM) 对于一个国家来说，宪法是根本大法，任何法律的制订都必须依宪法的要求来拟制，而对于一间公司来说，手册即是公司在管理制度上的根本大法
5、，它会叙述公司在体系运行上的大纲要求，简言之，手册即要求我们应该要做哪些工作。,3、文件类型,封页,目录,正文,公 司 核 心 价 值 观：质 量 是 企 业 的 生 命，诚 信 是 我 们 的 准 则。,珠 海 市 巨 海 、钜鑫 科 技 有 限 公 司 Zhuhai Juhai 、Juxin Technology Co.,Ltd.,描述QMS结构-纲要（宗旨，方向与目标）,描述各部门与部门之间相互有关运作活动,阐述某项具体操作,各部门作业记录、表单 体系运作-证 据,3、文件类型,公 司 核 心 价 值 观：质 量 是 企 业 的 生 命，诚 信 是 我 们 的 准 则。,珠 海 市 巨
6、海 、钜鑫 科 技 有 限 公 司 Zhuhai Juhai 、Juxin Technology Co.,Ltd.,外来文件,2管理办法类程序(QP) 程序即是明确规定工作进行的途径，就是说，针对手册要求的工作和要求程序需详细描述。文件化的程序通常包括活动的目的和范围；做什么事情和由谁来做；何时、何地和由谁来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录等。,3、文件类型,封页,目录,正文,公 司 核 心 价 值 观：质 量 是 企 业 的 生 命，诚 信 是 我 们 的 准 则。,珠 海 市 巨 海 、钜鑫 科 技 有 限 公 司 Zhuhai Juhai 、Juxin Techn
7、ology Co.,Ltd.,3指导书、操作规范(WI) 工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某 一具体的工作如何来执行和操作，很多公司亦称为工 作指引或作业标准书。,3、文件类型,格式类同程序文件,公 司 核 心 价 值 观：质 量 是 企 业 的 生 命，诚 信 是 我 们 的 准 则。,珠 海 市 巨 海 、钜鑫 科 技 有 限 公 司 Zhuhai Juhai 、Juxin Technology Co.,Ltd.,4记录、表单（图表）(IR、FM) 格式化的记录清晰明了，易于保管，所以 在编撰文件时，就应适当的设计用以做记录的 表格，值得注意的是大量的或设计复杂的表格 会令工作复杂
8、化，降低效率，所以设计表格应 力求共享，在表达明白的前提下，精简填写项 目和内容。,3、文件类型,公 司 核 心 价 值 观：质 量 是 企 业 的 生 命，诚 信 是 我 们 的 准 则。,珠 海 市 巨 海 、钜鑫 科 技 有 限 公 司 Zhuhai Juhai 、Juxin Technology Co.,Ltd.,、文件的机密等级,可分为三类： G类：即通用文件，允许各部门依需要经文管中心登记后复印使用，或在内部网络上公布，公开宣导。如：文件和资料管理办法。 S类：即机密文件，由发文单位设定权限范围，由文管中心控制发行。如一般技术文件、人员升迁、薪资调整等。如摆件电镀BPR流程。 T类
9、：即绝密文件，只限于责任人与企业最高主管之间的机要文件，正本不受文管中心控制，但需在文管中心登记名称，正本由责任人保管。如核心技术、对外重要项目的申报等，如金属摆件特种生产工艺创新项目。,公 司 核 心 价 值 观：质 量 是 企 业 的 生 命，诚 信 是 我 们 的 准 则。,珠 海 市 巨 海 、钜鑫 科 技 有 限 公 司 Zhuhai Juhai 、Juxin Technology Co.,Ltd.,下午6时48分,组织QMS文件一览表,、文件策划,公 司 核 心 价 值 观：质 量 是 企 业 的 生 命，诚 信 是 我 们 的 准 则。,珠 海 市 巨 海 、钜鑫 科 技 有 限
10、 公 司 Zhuhai Juhai 、Juxin Technology Co.,Ltd.,下午6时48分,组织QMS文件一览表,、文件策划,公 司 核 心 价 值 观：质 量 是 企 业 的 生 命，诚 信 是 我 们 的 准 则。,珠 海 市 巨 海 、钜鑫 科 技 有 限 公 司 Zhuhai Juhai 、Juxin Technology Co.,Ltd.,下午6时48分,组织QMS文件一览表,、文件策划,公 司 核 心 价 值 观：质 量 是 企 业 的 生 命，诚 信 是 我 们 的 准 则。,珠 海 市 巨 海 、钜鑫 科 技 有 限 公 司 Zhuhai Juhai 、Juxin
11、 Technology Co.,Ltd.,下午6时48分,组织QMS文件一览表,、文件策划,公 司 核 心 价 值 观：质 量 是 企 业 的 生 命，诚 信 是 我 们 的 准 则。,珠 海 市 巨 海 、钜鑫 科 技 有 限 公 司 Zhuhai Juhai 、Juxin Technology Co.,Ltd.,下午6时48分,5.1质量手册 范例1 （封面） （内页）,、文件格式（页眉、章节安排、编号、页尾）,公 司 核 心 价 值 观：质 量 是 企 业 的 生 命，诚 信 是 我 们 的 准 则。,珠 海 市 巨 海 、钜鑫 科 技 有 限 公 司 Zhuhai Juhai 、Jux
12、in Technology Co.,Ltd.,下午6时48分,.1 质量手册结构 封面 1.组织简介 2.目录 3.适用范围 4.质量管理体系 5.管理职责 6.资源管理 7.产品实现 8.测量、分析和改进 9.附录 a.质量手册修改一览表 b.组织质量管理体系结构图 c.组织质量管理职能分配表 d.质量手册控制说明 备注：一般要求质量手册章节号 与标准章节号相一致,、文件格式（页眉、章节安排、编号、页尾）,公 司 核 心 价 值 观：质 量 是 企 业 的 生 命，诚 信 是 我 们 的 准 则。,珠 海 市 巨 海 、钜鑫 科 技 有 限 公 司 Zhuhai Juhai 、Juxin T
13、echnology Co.,Ltd.,下午6时48分,.2 程序文 范例（封面 ） （内页）,、文件格式（页眉、章节安排、编号、页尾）,公 司 核 心 价 值 观：质 量 是 企 业 的 生 命，诚 信 是 我 们 的 准 则。,珠 海 市 巨 海 、钜鑫 科 技 有 限 公 司 Zhuhai Juhai 、Juxin Technology Co.,Ltd.,下午6时48分,.2 程序文件结构 1.目 的：说明实施本程序要达到的目的（即为何要做WHY） 2.范 围：说明本程序适用范围（即在何处做WHERE ） 3.职 责：说明本程序涉及的职能部门的职责（即由谁来做WHO ） 4.定 义： 5.
14、工作流程：进一步阐述本程序涉及的过程由谁（ WHO ）何时（ WHEN ） 在何处（ WHERE ）为何（ WHY ）做什么事情（ WHAT ）以及如何（ HOW）完成，可用文字描述，也可采用流程图形式。 6.相关文件/支持性文件：即本程序中引用的文件 7.相关记录/表格：即本程序引用的表格,、文件格式（页眉、章节安排、编号、页尾）,公 司 核 心 价 值 观：质 量 是 企 业 的 生 命，诚 信 是 我 们 的 准 则。,珠 海 市 巨 海 、钜鑫 科 技 有 限 公 司 Zhuhai Juhai 、Juxin Technology Co.,Ltd.,下午6时48分,.3 作业指导书（管理
15、规定）文件结构 第一种： 1.目 的：说明按照本文件运作要达到的目的（即为何要做WHY） 2.范 围：说明本文件适用那些工作范围（即在何处做WHERE ） 3.职 责：说明本文件涉及的职能部门的职责（即由谁来做WHO ） 4.定 义： 5.工作流程：进一步阐述本文件规定的过程由谁（ WHO ）何时（ WHEN ）在何处（ WHERE ）为何（ WHY ）做什么事情（ WHAT ）以及如何（ HOW）完成， 可用文字描述，也可采用图文并茂形式。 6.相关文件/支持性文件：即本文件中引用的文件 7.相关记录/表格：即按照本文件操作要填写的记录 第二种： 1.工作内容：直接阐述本文件规定的过程由谁（
16、 WHO ）何时（ WHEN ）在何处（ WHERE ）为何（ WHY ）做什么事情（ WHAT ）以及如何（ HOW）完成， 可用文字描述，也可采用图文并茂形式。 2.相关文件/支持性文件：即本文件中引用的文件 3.相关记录/表格：即按照本文件操作要填写的记录,、文件格式（页眉、章节安排、编号、页尾）,公 司 核 心 价 值 观：质 量 是 企 业 的 生 命，诚 信 是 我 们 的 准 则。,珠 海 市 巨 海 、钜鑫 科 技 有 限 公 司 Zhuhai Juhai 、Juxin Technology Co.,Ltd.,下午6时48分,.3 章节安排 1参考国标GB/T1.1-2000标准化工作导则第一部分标准的结构和编写规则 2 章节之间需有逻辑性、顺序性，并且不能颠倒流程 3 章节条款之间若为并列关系，描述时用小写英文字母a、
