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1、 市场推广物料管理制度（试行）为规范、统一全国市场推广物料从需求提报、采购、配送、出入库、使用、报废的全过程管理，加强各部门之间协调、配合，有效控制成本，提高使用效率，特制定本制度。一、 定义 市场推广物料是指可通用、批量采购的助销品、印刷品及赠品。（具体清单详见附表一市场推广物料分类明细） 助销品是产品或品牌终端展示及宣传等可重复使用，辅助产品销售工具的物料。如：中柱伞、帐篷、休闲桌椅、陈列架、冰桶、促销台、气模、促销服、水卡、提扣等。 印刷品指以纸质、塑料等材质批量印制的宣传品。如：海报、单页、围幔、手提袋、礼品盒等。 赠品指促进消费者或渠道商购买，赠送给消费者/客户的物品。如：纸巾、雨伞
2、、毛巾、马克杯等。二、 目的1、 统一所有物料设计、规格、材质、工艺标准；统一由采购中心主导采购配送；统一物料出入库、使用、报废等规范。2、 提高物料使用效率，有效控制成本。 一、三、 适用范围 本制度适用于销售公司批量采购上述定义的市场推广物料。不包含需结合渠道售点或活动的个性化制作类。四、 物料分类、分级采购管理1、 物料分总部统采及省区采购两大类，地市及以下公司无采购权。分级采购类别物料名称总部统采助销品中柱伞、侧立伞、休闲桌椅、帐篷、陈列架、冰桶、气模、促销服、提扣、水卡等。印刷品围幔、标准化系列手册、纸盒包装等。赠品球迷服、压水器、饮水机、结合产品上市或品牌形象特别定制的赠品、附表一
3、市场推广物料分类明细表中的赠品等。分级采购类别物料名称省区采购助销品促销台、X展架、易拉宝、人形/瓶型立牌等。印刷品海报、 DM单页、货架插卡、跳跳卡、价格签、瓶颈挂、爆炸贴、促销台围边、各种贴纸、三角台牌、礼品盒、手提袋、明星签名照、刮卡等。赠品结合地方专项活动的赠品。1、 所有物料必须依据总部统一的设计、规格、材质、工艺标准进行采购，严禁省公司擅自变更，详见附表一市场推广物料分类明细表，总部将依据实际使用情况定期更新。2、 若省公司采购“明细”外的物料，需呈批至销售公司负责人审批；其中“明细”外的赠品，必须用水互换（“明细”内的赠品，优先以水互换）。3、 具体物料采购流程统一由采购中心主导
4、，依照公司下发的采购相关制度执行。总部统采部分可根据实际需要进行分区采购或交由省区采购；省区采购的物料，需总部特别支持的，可申请经采购中心同意后，交由总部统采。1五、 需求提报 1、 数量提报基本要素（1）助销品：用于渠道终端的助销品要依据相应物料品种使用规则、目标投放点位数等要素估算得出；用于消费者活动的助销品数量要结合活动点位数、规模及重复使用状况估算得出；用于辅助产品销售的工具（如水卡、提扣等）依据相应产品销售渠道、销售方式估算得出。（2）印刷品：用于渠道终端的印刷品要依据辖区拜访终端店数量、业务代表拜访频率、单店使用数量估算得出相应品种的需求数量；用于消费者活动的印刷品数量要结合活动场
5、次、单场使用数量估算得出。（3） 赠品：用于渠道终端的赠品要依据当期促销力度、活动终端店数量、促销时间、成交数量估算；用于消费者活动的赠品要结合单场销量、活动场次、买赠坎级、单项赠品占比率估算得出。2、 数量与使用时间期限（1）印刷品、赠品：依当期主题活动时间期限计算数量；如主题活动时间长度不确定，则依1个月的使用数量计算。（2）助销品：长期重复使用的助销品，原则上以3个月或更长时间规划数量；结合主题活动的助销品数量，参照上述印刷品原则。3、 需求提报流程（1） 总部统采的助销品：由线下广告策划及管理部物料组负责，以季度为周期，依据省公司提报的各助销品数量（参照附表二市场推广物料地方需求汇总表
6、），结合预算管理原则审核各省/地市最终数量，最终数量不得高于省/地市上报数量。并依照采购相关管理制度，呈批立项至相应权限负责人审批，交由采购中心进入采购流程。（2） 总部统采的印刷品、赠品：由线下广告策划及管理部物料组负责，每月10日汇总各省/地市公司各印刷品、赠品需求数量，最终数量不得高于省/地市提报数量。并依照采购相关管理制度，呈批立项至相应权限负责人审批，交由采购中心进入采购流程。 （3） 省区采购的物料：由省公司线下广告策划及管理部综合管理专员负责，每月9日汇总各地市公司各物料需求数量，省公司结合预算提报呈批报告，依照市场推广费用计划、核销审批管理办法中的权限提报至相应权限负责人审批，
7、最终数量不得高于省/地市提报数量。省公司驻地采购依照批准的报告及相关制度，进入采购流程。（4） 新产品上市或专项个案提报时间依其相应时间处理，流程不变。六、 物料仓库与配送要求1、 地市分公司需要设置物料仓库（可在办公室设置单间或在经销商仓库隔离专门区块），确保干燥、防盗，仓库由市场专员管理。2、 采购中心负责所有物料必须直接配送到地市公司办公室或物料仓库。3、 总部统采的物料，由采购中心向线下广告策划及管理部物料组提供每周到货计划，经物料组下发至地市市场专员做接货准备；省区采购的物料，由驻地采购向省公司综合管理专员提供每周到货计划，经综合管理专员下发至地市市场专员做接货准备。七、 入库、领用
8、、出库、报废管理及跨区域调拨规范1、 验收入库（1） 由采购人员或销售行政、市场专员共同参与验收，对质量和数量负责。（2） 验收合格的物料，经验收人员在供应商送货单上签字后方可入库，此单据需作为验收凭证留存。市场专员需依据供应商送货单及验收结果，于24小时内填写附表三直拨单提交至采购中心指定人员。（3） 验收不合格的物料，验收人员拒绝签收。并由市场专员填写附表四质量问题反馈单提交至采购中心指定人员协调退换，同时抄送线下广告策划及管理部物料组。（4） 验收入库后，市场专员需以送货单与直拨单一并作为原始到货凭证，登记于附表五市场推广物料出入库明细表中。 （5） 物料入库后或使用过程中，如发现质量异
9、常，由市场专员填写质量问题反馈单，按采购相关制度处理。2、 领用及退库（1） 省区采购的印刷品：每批自使用之日起，做一次性领用、出库登记。（2） 总部统采的所有物料及省区采购的助销品、赠品：领用人提出实际需求数量，经市场专员、市分公司总经理同意后，方可领用。领用时领用人需在市场推广物料出入库明细表中登记领用数量、用途，并由相关人员签字确认。（3） 领用剩余的物料，以及过期的印刷品需进行退库处理，并在市场推广物料出入库明细表中进行登记。3、 月度盘点（1） 由市分公司市场专员组织，连同驻地督察人员及销售行政于每月20-30日之间择日根据市场推广物料出入库明细表进行盘点。（2） 盘点应由市场专员与
10、销售行政共同实施，由督察人员监督盘点，并在市场推广物料出入库明细表中签字确认，如发现账实不符或管理混乱等问题，由督察人员查实，并对相关责任人进行问责处理。4、 台账及单据管理（1） 地市公司市场专员每月1日前，依据盘点结果录入附表六市场推广物料台账中，并将台账报省公司综合管理专员。省公司每月3日前将台账报总部线下策划及管理部物料组。（2） 地市分公司市场专员每月进行单据纸质文件整理、存档，放入固定文件夹。包括但不限于：直拨单及供应商送货单、质量问题反馈单、市场推广物料地方需求汇总表、记满账目的市场推广物料出入库明细表、市场推广物料台账、市场推广物料调拨申请表、市场推广促销品投放登追踪记表、赠品
11、派送登记表、报废呈批报告。5、 物料报废 （1） 地市分公司每月盘点时，必须对损坏已无法使用的物料、过期印刷品申请报废。（2） 由市场专员提交报废申请，经督察人员及销售行政共同签字确认。采购价值2000元（含）以下的报省公司总经理审批，10000元（含）以下的报销售公司负责人审批，10000元以上的报矿泉水集团董事长审批。对于需求提报不合理、管理不善等造成报废的，依据集团相关制度对责任人进行问责处理。（3） 报废呈批报告审批通过后，由地市分公司市场专员、销售行政、驻地督察一起对相应物料进行报废，并在审批后的呈批报告上签字确认。报废物料完成后，需在市场推广物料出入库明细表上进行相应登记。如报废品
12、有款项所得，需将所得款项及明细（经报废人员签字）交财务人员。6、 跨区域调拨原则上只能在省区内进行调拨，由需求单位填写附表七市场推广物料调拨申请表，报省公司市场经理签批后方可执行。八、 物料使用1、 除印刷品外，总部线下广告策划及管理部必须明确助销品的使用规范，详见附表八市场推广助销品使用规范（总部将依据物料增减不定期更新），省/地市公司相关责任人必须严格执行。2、 对于投放到终端，采购单价超过100元的助销品，需由申请人对投放点位名称、地址、联系人、投放理由、投放时间、责任人等信息进行登记、追踪管理，并登记于附表九市场推广助销品投放登记追踪表中，确保至少使用1年。驻地督察人员将不定期对投放点
13、进行核查。对于责任意识差、随意投放、管理不力的，依据集团相关制度对责任人进行问责处理。3、 赠品使用：对采购单价超过10元的赠品，赠送给消费者时需由促销员登记于附表十赠品派送登记表中，同时消费者需在登记表上签名并留下联系方式，促销督导或市场专员需对登记表签字确认。对于超出促销费率规定，随意大力度使用促销赠品、随意挪用、流失或据为己有的，依据集团相关制度对责任人进行失职问责处理，情节严重的降薪降职直至开除。九、 所有库存、投放于终端的物料均属公司财物，必须依照出入库、使用规范等严格管理，地市公司负责人对辖区物料管理负总责。所有相关责任人员都有爱惜、保护的责任和义务。十、 本制度自发文之日起生效，此前下发的物料制度相关内容同步终止。如发生未按本制度规范执行，造成公司损失的，公司将对相关责任人进行失职问责处理。 此制度附表一：市场推广物料分类明细附表二：市场推广物料地方需求汇总表附表三：直拨单 附表四：质量问题反馈单附表五：市场推广物料出入库明细表附表六：市场推广物料台账附表七：市场推广物料调拨申请表附表八：市场推广物料助销品使用规范附表九：市场推广助销品投放登记追踪表附表十：赠品派送登记表
