XX公司项目执行细化手册

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1、公司活动策划项目执行手册 XXXX 年 XX 月 第 1 页 共 14 页 目录 一、 手册说明2 二、活动环节一：信息沟通2 三、活动环节二：方案制定4 四、活动环节三：开会分工6 五、活动环节四：活动筹备6 六、活动环节五：全体排练9 七、活动环节六：现场执行9 八、 活动环节七： 会后跟进11 九、 工作人员礼仪13 第 2 页 共 14 页 一、手册说明 特编写本活动执行手册。 本手册讨论对象为接待等项目，由于大型公开性活动工作较为复杂，涉及赞助招商、媒体宣 传以及更多繁杂的现场服务等事宜， 因此， 大型公开性活动需要在具体执行中制定严谨周密的活 动执行方案，本执行手册仅为大型公开性活

2、动提供原则性指导。 本手册将活动执行分为七个环节：信息沟通信息沟通、方案制定方案制定、开会分工开会分工、活动筹备活动筹备、全体排练全体排练、 现场执行和会后跟进现场执行和会后跟进， 以供执行负责人把握整个执行过程， 避免因缺乏程序和规划而造成执行疏 漏或偏差，实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美的现场执 行和持续到位的会后跟进，最终完成一个完美的活动执行过程。 二、活动环节一：信息沟通 信息沟通是活动执行中的第一环节， 充分的信息沟通以及对活动成熟地思考是活动举办成功 的基础，也能尽可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。因 此活动执行

3、负责人须在活动正式筹备之前， 与领导和其它人士进行充分沟通， 在可允许的范围内 争取了解尽可能多的信息，填写下列活动信息沟通表，再筹划下一步工作。 活动信息沟通表活动信息沟通表 第 3 页 共 14 页 活动名称 活动时间活动地点 举办单位协办/联办单位 执行负责人活动规模 活动目的 活动意义 主要领导 主要流程 接待标准 其它要求 三、活动环节二：方案制定 第 4 页 共 14 页 活动方案是活动执行的指导性文件。 在活动信息沟通完成之后， 执行负责人填写活动信息沟 通表，自己或安排人员制定活动方案与活动执行方案（初稿） （重大活动需制定较为精细的方案， 一般性活动只需制定简要方案） ，然后

4、发给其它同事提出建议，根据修改建议形成活动执行方案 （第二版） ，提交给领导审阅，最后根据领导反馈意见制定活动执行方案（最终版） 。其整体流程 如下： 执行负责人信息沟通 填写活动信息沟通表 其它同事提出意见，形成方案（第二版） 制定活动方案与执行方案 将活动方案（第二版）提交给领导审阅 根据修改意见确定活动方案（最终版） 一般性活动简要方案基本要素：一般性活动简要方案基本要素： 1、活动名称与目的； 2、活动时间与地点； 3、举办/联办/协办单位； 4、与会领导与规模； 5、简要流程。 重大活动精细方案基本要素：重大活动精细方案基本要素： 1、活动名称、背景、目的、意义与口号； 2、举办/承

5、办/联办单位； 3、活动时间地点； 第 5 页 共 14 页 4、活动与会领导与规模； 5、活动详细流程； 6、赞助机构与合作媒体； 7、活动会务服务； 8、其它事项。 活动执行方案的基本要素：活动执行方案的基本要素： 活动基本信息活动基本信息活动时间、地点、名称、规模、与会领导、举办/联办单位等 执行团队分工执行团队分工A、执行总负责人； B、执行小组负责人； C、具体组员名单。 前期筹备事宜前期筹备事宜A、筹备事宜列项; B、人员分工安排； C、筹备日程安排。 现场执行事宜现场执行事宜A、现场布置说明； B、现场活动流程； C、现场任务列项。 D、人员分工安排； 活动后期工作活动后期工作A

6、、后期事项明细； B、人员分工安排； C、完成时限要求。 策划亮点说明策划亮点说明 活动财务预算活动财务预算 活动应急方案活动应急方案 其它事项其它事项大型公开活动同时需制定招商赞助方案。 第 6 页 共 14 页 四、活动环节三：开会分工 活动方案确定后，执行负责人召集全体工作人员，举行活动工作安排会，详细介绍活动信息 及其具体人员安排，同时了解全体人员时间和工作任务情况，听取反馈建议，及时进行工作调整 与方案完善，最终确定全体人员分工： 工作安排会三个目的：工作安排会三个目的： 1、讲述活动各项情况； 2、明确人员分工安排； 3、听取反馈意见。 工作安排会环节：工作安排会环节： 1、执行负

7、责人主持会议，介绍活动基本情况； 2、执行负责人介绍人员分工安排； 3、工作人员重述自身职责与安排； 4、听取反馈意见并及时协调； 5、领导总结发言。 五、活动环节四：活动筹备 在明确活动方案和人员分工，正式进入活动筹备环节，活动筹备是活动的真正执行环节，主 要包括四项内容：活动场所及用餐联系、活动联系通知、活动物资准备与活动现场布置。 1 1、活动场所及用餐联系：、活动场所及用餐联系： 确定活动时间后，按照领导要求和活动情况考察场地，确定活动场所和用餐事宜： 活动场所活动场所：根据活动定位和领导要求进行寻找，尽早联系并进行现场考察； 用餐地点用餐地点：用餐地点的选择遵循就近原则，至少提前两天

8、对用餐地点进行确定。 场所要求场所要求： 环境舒适且档次适合； 活动场所和用餐地点停车方便； 活动地点与用餐地点相距较近，用餐方便。 第 7 页 共 14 页 2 2、活动联系通知：、活动联系通知： 在确定时间地点及活动方案后，综合中心和公关中心配合 XX，开始对外联系，做好行车路 线图、接待信息等活动通知工作，重要领导由专人负责通知与跟进。根据活动和领导的不同，采 取不同的联系通知方式： 通知方式 普通活动：由领导电话邀请或通知，工作人员短信和电子邮件跟进； 重要活动：由领导电话邀请或通知，工作人员短信和电子邮件跟进，发送邀请函； 联系负责人： 注意事项：注意事项： 通知内容通知内容：内容需

9、包括活动名称、时间、地点和具体路线图，注意短信和邮件用语； 与会领导信息表与会领导信息表： 列清领导名称、 照片以及秘书与司机信息， 记录领导到达和离开时间； 人员分工注意人员分工注意： 负责联系的人员需清楚具体行车路线图， 同时与接待人员进行信息对接， 最佳方式为联系人员负责所联络领导的接待工作。 3 3、相关物资材料准备：、相关物资材料准备： 活动相关物资材料包括以下六项：基本物资采购、领导邀请材料、会议电子设备、会议电子 材料、会议发放材料、会议礼品。具体内容为： 会议物资项目会议物资项目基本内容基本内容负责人负责人 基本物资采购横幅、鲜花、桌牌、矿泉水、纸巾、记录纸、笔、背景版、易拉宝

10、等综合中心 领导邀请材料会议邀请函、活动介绍文件、拟邀领导名单研究中心 会议电子设备笔记本、投影仪、幕布、麦克风、音响、相机、摄影机综合中心 会议电子材料演讲 PPT、开场背景 PPT、背景音乐、视频研究中心 会议发放材料嘉宾签到簿、XX 简介册、会议介绍、会务其它资料研究中心 领导会议礼品要求具有特色综合中心 4 4、现场提前布置：、现场提前布置： 在活动物资材料准备结束之后， 提前开始布置活动现场， 要求提前一天提前一天完成所有的活动现场 布置，包括桌椅、茶杯、纸笔、桌牌、资料、易拉宝等的摆放。其具体要求如下： 第 8 页 共 14 页 活动大楼入口布置： 于门口两侧摆放活动易拉宝、指路方

11、向牌，注意摆放位置明显； 负责人： 活动电梯出口布置： 于电梯出口处摆放活动易拉宝、指路方向牌，工作人员于电梯口迎接； 负责人： 活动现场桌椅布置： 根据领导人数和身份，提前一天制作桌牌，确定座次安排； 要求桌牌与桌椅摆放整齐，形成一条直线； 桌上摆放茶杯、湿纸巾、信签、笔、水果和鲜花； 现场分设主席台、嘉宾席、秘书席、工作人员席等，根据活动类型进行调整。 负责人： 活动材料摆放： 根据不同活动类型，部分材料可直接放于桌椅上，置于桌椅的同一位置； 或将材料统一置于现场入口，注意摆放整齐，力求美观。 负责人： 现场房屋管理： 提前做好查电工作，确保不断电； 关闭门铃和电话，确保活动进行时无干扰；

12、 提前联系保洁，保证卫生间、垃圾筒均已清洁，卫生纸、洗手液充足； 整理书柜、垃圾桶、沙发、盆景、办公席等，做到整洁有序。 负责人： 活动礼品摆放： 提前于合适位置摆放礼品，以便提前或活动结束时及时给予领导秘书或司机； 提前进行礼品归类，明确不同领导的礼品。 负责人： 六、活动环节五：全体排练 第 9 页 共 14 页 针对重大公开活动，或其它有重要领导参加的活动，需提前对重要环节进行排练，以增加工 作人员活动执行的熟练度，发现其中存在的问题。需要排练的重要环节通常包括领导接待环节、 活动开场环节、重要仪式环节、领导欢送环节，其中重要仪式环节由于其中工作较多，需要多人 的配合，通常需要进行多次排

13、练。 排练人员安排排练人员安排 排练总导演：执行负责人 排练人员：被排练环节的工作执行人员； 陪练人员：其它环节工作人员，表演与会嘉宾； 问题纪录人员： 七、活动环节六：现场执行 1 1、再次排查：、再次排查： 于活动正式开始前，执行负责人须结合排练情况，对现场工作进行全面排查，尤其排查涉及 领导安排的重要环节。排查工作包括现场布置、人员安排、物品摆放和电子设备、领导礼品五个 方面： 人员分工：工作人员重述自己的工作职责，确保所有人员全部到位； 物品摆放：现场桌椅、桌牌、茶水、资料、鲜花、信纸和笔是否摆放整齐； 房屋摆设：房屋内部摆设是否美观、干净、整洁； 电子设备：电子设备是否运行正常，所有

14、音频、PPT 等电子资料是否已完全到位； 领导礼品：检查礼品是否到位并摆放整齐，工作人员是否清楚不同领导的礼品类别。 2 2、领导接待：、领导接待： 设立活动接待组，分设多个接待小组，每个小组由两人组成，由接待组组长负责小组间的协 调，及时调配。当领导到场时，小组其中一名接待人员负责引导至电梯、开电梯，一路指引领导 到会场，另一名于接待处迎接其它领导。重要领导由公关人员陪同部门领导到门口进行迎接。 接待工作的通常流程： 联系领导或其部门领导，确认活动地址、交通路线图等信息，预先告诉迎接事宜； 领导即到时，接待小组须注意来往车辆，到迎接处准备好，车辆一到即主动上前迎接； 对于须由部门领导亲自迎接

15、的领导，领导即到时接待小组负责人提前电话告知部门领 第 10 页 共 14 页 导； 一名接待人员引导领导至电梯并送上楼，由电梯口接待人员负责引导至活动现场； 活动礼仪引导领导入座休息，并马上安排茶水。 注意事项： 接待人员与领导一一对接，确认交通、会议等信息，确保会议当天嘉宾顺利抵达会场； 当领导进入会场时，室内所有工作人员须起立、鼓掌，面露笑容，热情欢迎领导来访； 当全体领导落座之后，工作人员应停止来回走动，迅速轻声落座。 3、现场配合：现场配合： 活动执行负责人根据活动执行方案，列明现场需要执行的工作，并进行工作人员细致安排， 以配合现场活动流程中的所有工作。具体内容包括： 流程控制： 指定工作人员配合主持人， 做好活动时间控制、 话筒传递、 文件分发等工作； 会议记录：指定工作人员做好会议记录工作，提前准备好录音笔和记事本等记录工具； 设备控制：指定工作人员控制电脑、音响、话筒等电子设备，及时播放 PPT、音频等； 会议礼仪：指定工作人员每十五分钟为领导续茶水，提前准备好足够热水； 摄影摄像：指定工作人员进行现场摄影和摄像，提前确定合适的摄影摄像角度，摄影点 到为止，尽量不影响会议进行； 秩序维持：当会议进行时，指定工作人员在入口处维持秩序，并负责接待临时访客。