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1、一、资料内容一、资料内容 一、招投标资料一、招投标资料 第一条第一条 归档的招投标文件资料,其内容必须准确、齐全完整、 真实反映招标投标活动的过程。 第二条第二条 招标投标档案应当专人管理。档案管理人员应遵守档案 管理的有关法律、法规和规章制度。档案管理人员在收到归档的招标 投标文件材料后,应及时登记,并认真做好档案资料的立卷、装订、 归档和集中管理工作。 第三条第三条 招投标单位收集、整理、归档的文件资料应当包括以下 内容,并按下列顺序装订成册: (一)工程建设项目发包初步方案及其附件; 附件包括:1、工程建设项目审批或者备案文件的复印件; 2、邀请招标或直接发包的证明材料; 3、满足招标条
2、件的其他材料的复印件。 (二)招标事宜备案表及附件资料; (三)工程招标代理委托合同、授权委托书及工程招标代理项 目组组成人员情况表; (四)单独委托编制施工标底的标底编制委托合同; (五)招标公告或者投标邀请书; (六) 投标申请人投标报名及获取资格预审文件或招标文件一览 表; (七)资格预审文件,中标人资格预审申请材料的复印件,资格 审查情况报告; 2 (八)招标文件以及对招标文件的澄清或者修改文件; (九)清标情况报告; (十)业主评委备案表,专家评委抽取、通知记录表; (十一)标底的封面、编制说明及报价汇总表; (十二)评标报告; (十三)招标投标情况的书面报告(其中在前面程序中已提交
3、过 的内容,可以不重复提交。 ) ; (十四)中标结果公示表; (十五)中标通知书; (十六)中标人投标文件中的授权委托书、投标函、报价汇总表、 项目班子配备情况以及有关联合体、分包等重要资料的复印件; (十七)合同副本; (十八)工程招标代理评价意见表; (十九)工程建设项目招标投标备案流程表; (二十)工程建设项目招标投标合同备案表; (二十一)工程建设项目招标投标监督情况记录表; (二十二)工程建设项目招标投标行政监督意见书; (二十三)投标文件的电子光盘; (二十四)需要存档的其他材料。 第四条第四条 归档的招投标文件材料应字迹清楚、图表整洁,需要单 位或个人签章的,其签章手续应完备,
4、并应采用碳素墨水、蓝黑墨水 耐久性强的材料书写,不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的材料书写。 3 所有存档的文件材料应统一使用 A4 或 A3 纸(图纸除外) 。 第五条第五条招标投标文件材料的立卷与归档,应遵循文件材料的形 成规律。同一项目分阶段招标的,每一阶段应分别组卷,内容相同的 材料,可不必重复存档,但应在档案备考表中注明相关材料的存档信 息;卷与卷之间应保持系统联系,便于档案的利用、查询和保管。 第六条第六条 归档装订的文件材料应有案卷封面和卷内目录;并在归 档文件材料尾页之后附卷内备考表。 第七条第七条保证档案的保管、保密。 第八条第八条 对保存期已满,须移交同级城建档案馆的档案,应按
5、照 有关规定办理移交手续。 第九条第九条 不得擅自处理或带走招投标档案资料,禁止任何单位和 个人倒卖、涂改、伪造招标投标档案。 第十条第十条 档案室的建设应当具有防盗、防火、防尘、防潮、防霉、 防有害生物和防污染等安全设施,不得在危险和不安全的环境中保管 档案。对破损、霉变、散失的档案,应及时采取抢救、复制、搜集等 补救措施,确保档案的安全与完整。 第十一条第十一条招投标档案只能当场查阅,不能借阅。查阅、摘抄或 复印招投标档案资料,必须履行批准、登记手续。查阅档案时,必须 精心爱护,不得拆卷、抽页、涂改、销毁。 二、工程资料二、工程资料 第一条第一条 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件
6、、监理 文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、声像及电子文件六大类。 4 第二条第二条 建设单位应当从工程立项起,向勘察、设计、施工和监 理单位提出编制报送工程档案的要求,做到工程档案材料的收集、编 制与工程进度同步,保证工程档案材料的完整。 第三条第三条 工程移交新的管理单位,其工程档案必须随同移交;停 建、缓建工程档案资料,由建设单位收集保管。 第四条第四条 施工单位应当按照有关规定和合同的约定,及时真实准 确编制施工技术文件材料, 包括竣工图。 由专兼职档案员 (或资料员) , 负责收集、整理、归档和报送档案资料。监理单位应当及时收集、整 理在工程监理过程中形成或接收的档案,并在竣工验收
7、前移交建设单 位。 第五条第五条 应当建立科学的管理制度,便于档案的利用;有足够的 库房,配置必要的设施,确保城建档案的安全;采用先进技术,实现 城建档案管理的现代化。 第六条第六条 保密档案的管理和利用,密级的变更和解密,必须按照 国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。 第七条第七条 鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档 案的程序和办法,按国家有关规定执行。禁止擅自销毁工程档案。 第八条第八条禁止出卖属于国家所有的档案。档案复制件的交换、转 让和出卖,须按国家有关规定办理。 第九条第九条 档案管理人员,应当遵守国家有关保密的法律、法规和 档案管理制度,不得泄漏建设档案中涉及的国
8、家秘密。 第十条第十条 一个建设工程项目由多个单项工程组成时,施工技术文 件、竣工图应严格按单项工程分类组卷;工程准备阶段文件、监理文 5 件、竣工验收文件、声像及电子文件应以项目为单位分类组卷,其中 不同监理单位的监理文件应分别组卷。 第十一条第十一条 排列 1、文字材料在前,图纸在后。 2、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、 同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开,并按批复在前、报告 在后,印本在前、定稿在后,主件在前、附件在后的顺序排列。 3、图纸排列时,综合图在前,专业图在后;室外图在前,室内 图在后;土建图在前,设备安装图在后。即:以综合、建筑、结构、 给排水、电
9、气、暖通等为序。 4、竣工图应以单位工程按专业分类(建施、结施、水施、电施 等)组卷,并按图纸编号依次排列。竣工图必须应有图纸目录。 第十二条第十二条 工程文件的排列顺序为:1、工程准备阶段文件;2、 监理文件;3、施工技术文件;4、竣工验收文件 5、竣工图;6、声像、 电子文件材料。 第十三条第十三条 一个建设工程项目由多个单项工程组成时,以项目为 单位分类组卷的准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件、声像及电 子文件四大类,应排列在该项目的第一个单项工程的相应位置。 1、组合应以文件材料的内容为主线,兼顾其他特征,使之联系 密切,分级适当,分卷合理,内容尽量单一,类型鲜明,卷与卷内容 相互衔
10、接。文件材料中工程准备阶段文件、监理文件、施工技术文件、 竣工验收文件四个部分应分别组卷。同一组合文件材料中的内容不能 6 拆分在不同的案卷中。 2、竣工图原则上按专业组卷。当工程图纸较少时,也可合并立 卷。 三、审计资料三、审计资料 第一条第一条 审计资料有送审资料及审计结束后审计局返还资料(审 计报告、审定意见书、送达回证、被审计单位反馈意见、工程决算) 等。送审资料目录见“附件二” 。 第二条第二条 需要按照“正件在前、 附件在后, 定稿在前、 修改稿在后” 的原则排序,与之相对应的意见、说明等附后。 二、整理要求二、整理要求 一、整理一、整理 第一条第一条 去除文件材料上的金属物,对破
11、损的文件材料进行托裱。 第二条第二条 文件材料卷对同一案卷来说,整理后卷内文件材料必须 做到统一。如一卷中 A4 规格的文件材料占多数,就以 A4 规格为该卷 标准,卷内其他不同尺寸的材料,通过折叠、裱贴等达到统一。 第三条第三条 对于文件材料原件规格不足 A4(或 16K)时,常用裱贴 方法有两种: 一是将每一张小尺寸的文件材料裱贴在一张 A4 (或 16K) 规格的白纸上;二是采用阶梯式的裱贴方法。裱贴时,应在左边留出 2530mm 装订边。 第四条第四条 图纸一律按手风琴折叠法,图签外露于右下角,图纸不 应露白。 二、编目二、编目 7 第一条第一条 编目是指组成一个案卷后,编制卷内文件页
12、号、卷内目 录、卷内备考表、案卷封面。 第二条第二条 卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号,每卷单 独编号,页号从 1 号开始。 第三条第三条 页号编写位置:单面书写的文件材料在右下角编写页号; 双面书写的文件材料,正面在右下角,背面在左下角;图纸页号的编 写位置应紧靠标题栏外的右下角。 第四条第四条 案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。 第五条第五条 卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、 页次和备注组成。 第六条第六条 序号,用以固定卷内文件次序。卷内文件依其排列先后 填写序号。序号用阿拉伯数字从 1 起依次标注。 第七条第七条 文件编号,填写文件的文号或每张(类)图纸原
13、编图号。 第八条第八条 责任者,填写文件材料的主要形成单位(竣工图的责任 者为施工单位) 。 第九条第九条 文件题名:填写文件标题的全称。无标题的文件应根据 内容拟写题名。 卷内原有完整、 准确的图纸目录, 题名可从简,如 “建 筑竣工图或建筑竣工图 110” 。 第十条第十条 日期,填写编制文件的形成日期或起止日期。质保资料 的编制日期可以省略。 第十一条第十一条 页次,填写每份(类)文件材料首页上标注的页号, 最后一份文件的页次应注明起止页号。 第十二条第十二条 备注,对卷内文件变化作必要说明。 8 第十三条第十三条 卷内目录放置于本卷首页之前。 第十四条第十四条 案卷封面采用内封面形式,
14、主要内容有案卷题名、编 制单位、编制日期、密级、保管期限。 第十五条第十五条 案卷题名应简明扼要,准确揭示卷内文件材料的内容, 便于保管和利用。 第十六条第十六条 案卷题名一般由建设单位名称、建设项目名称、工程 名称、卷内文件材料内容四个部分(要素)组成,字数控制在 50 个 汉字内。 第十七条第十七条 同一项目的案卷题名时,建设单位、项目(工程)名 称一般应保持前后一致。一个建设工程项目由多个单项工程组成时, 案卷题名应写明项目名称和工程名称(或编号) 。如: “桂花新村五期 (项目名称)17 号住宅(工程名称)工程准备阶段文件” 。 第十八条第十八条 建设单位的名称,在命名时须用全称或通用
15、简称。如: “苏州市城市建设投资发展有限公司” ,简称“苏州市城市建设投资 公司”或“苏州市城投公司” ,不得简称“苏州市投资公司”或“苏 州市城建公司” 。 第十九条第十九条 市政基础设施工程,或者建设单位与建设项目名称相 同,或者已经地名办确认或已有公安编号的住宅小区、大型商业建筑 等公共建筑,案卷题名的构成应略去建设单位名称。如: “人民商场 (既是建设单位,又是建设项目名称)扩建工程建筑竣工图” 。 第二十条第二十条 建设项目名称应按立项文件内容准确填写;建设项目 只有 1 个工程,工程名称省略。一个建设工程项目由多个单项工程组 成时,工程名称应按工程实际内容填写。 9 第二十一条第二
16、十一条 卷内文件材料内容,应尽量揭示案卷内文件材料的 主要内容,按文件材料组合表 (附件一)准确填写。同一层次中 的 2 卷以上文件材料内容题名相互间应属并列关系,不能包含。同一 份、类、次文件材料内容可以用“之一、之二”表示,但文字材 料一般不超过 3 卷,图纸卷不能超过 5 卷。 第二十二条第二十二条 编制单位,即卷内文件材料的形成单位或主要责任 者。竣工图编制单位为施工单位。 第二十三条第二十三条 编制日期,即卷内文件的形成起止日期,与卷内目 录中日期相一致。 第二十四条第二十四条 密级分秘密和无密(可不填)两种,保管期限分永 久、长期和短期三种。 三、装订三、装订 案卷采用装订和不装订两种形式。 即文字材料装订, 图纸不装订。 四、照片材料的整理四、照片材料的整理 第一条第一条 照片按照工程前期、施工过程、竣工验收三个阶段的次 序分类排列。 第二条第二条 将排列整理好的照片,依次粘在芯页上。2 张照片粘一张 芯页。 第三条第三条 每张照片应编写页码,有简洁扼要的文字说明,要写明 被摄物所在的具体地点、时间、内容(含人物) 。 第四条第四条 照片材料原则上应单独立卷