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1、为了适应公司新战略的发展，保障停车场安保新项目的正常、顺利开展，特制定安保从业人员的业务技能及个人素质的培训计划业务合同管理办法合同管理制度为明确各部门的合同管理的职责和要求，切实推进全公司项目合同管理工作，有效控制成本和规避法律风险，维护企业利益，促进企业稳定、健康的发展，加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据合同法及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本管理制度。一、合同档案特点合同档案除具有一般档案共性外，还具有以下的特点。1、突出的依据凭证性依据凭证性，是合同档案最突出也是重要的特点，意思是说依法订立的合同对当事人具有法律的约束力。合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的
2、转让、终止、违约、责任等等，都必须完全地、唯一地依据合同档案，否则，就要承担由此产生的法律后果。由于具有这一作用，在市场经济体制下，合同档案时维护当事人合法权益的最直接、最有效的手段之一。这点特点需要引起领导、管理部门以及档案工作者的重视。2、时效性强时效是一个法律术语，指时间在法律上的效力。时间本身就是一种法律事实，能够引起一定的法律后果。合同法民法等许多相关法律对在合同的要约、承诺、履行以及争议解决各个不同阶段内合同的效力以及当事人各种权力、义务的存在与消灭等均有所规定，可以说时效性特征贯穿于合同始终。3、形式与内容的规范性程序较高合同要对当事人有法律的约束力，其自身必须具备法律规定的许可
3、性，即对于合同本身是否具有法律效力，法律规定了特定的形式，不具备法律所要求的特定形式，该合同就不具有法律效力，视为无效合同。在诉讼中，要证明一个合同法律效力的成立，就应当以法律要求的特定形式去加以证明。而在合同档案管理工作中经常发生的“证据灭失”问题，原因正是对合同形式与内容的规范性要求不甚了解，以致在收集、保管过程中缺失了合同档案的若干组成部分，造成合同档案法律效力的部分乃至全部的丧失，导致当事人合法权益受到损害。这些就是设立专人专管的重要性。二、合同实行统一管理和存放：1、公司行政工作部门对所有合同原件实行统一管理，各业务分公司、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系
4、，并确定一名专门人员负责合同文档管理。所有公司需要的合同原件由办公室设专人集中统一保管。记载合同名称、数量、时间、部门、经营范围。保证合同的及时性、连续性、有效性、安全性。以确保合同完整、完全和有效利用。2、公司综合管理部档案室负责集团公司各类合同和复印件的存放。各部门因业务需要合同复印件的,指定专人统一到档案室领取,并按公司合同管理规定办理有关登记备案手续。3、各子公司的合同由各子公司负责办理年检、升级等工作，集团公司合同管理员负责督促、指导、咨询、检查、统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。4、财务合同、发票及有价证券由财务部统一管
5、理。5、合同文档管理可以以年代结合项目性质进行分类编号。6、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。7、合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。8、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。三、合同档案管理应着眼于全局有别于普通文书档案，合同档案的收集、整理和组卷都有很大的不规律性，不可能指望它会像普通文书档案那样按时、定期送上门来，稍不留心，就会出现遗漏。因此，在合同档案的收集、整理过程中，合同档案管理人员应当与有关业务部门进行合作，明确合同档案的具体内容，了解
6、合同的履行情况，从而确定合同档案的归档范围，并随情况的变化不断进行修订和补充，从而使合同档案及时、完整地归档有了制度保证。在实际的工作过程中，合同档案的管理人员还应用系统、发展的眼光看待收集到的合同档案材料，为今后可能出现的该合同的各种相关或补充材料留下余地。在提供档案合同利用时，可以及时主动地提供相关材料上门服务。总而言之，要着眼全局，做到未雨绸缪，才能保证合同档案收集的完整、及时，进而发挥应有功效，维护当事人的合法权益。收集应及时这要求档案工作人员了解合同的办理情况，正式合同文本签字仪式都应到场，合同文本一经签字、盖章、公证后就及时收集归档。对于其他相关的合同材料已经履行过程中当事人之间所
7、有有关合同内容的意思表达信件、催告函件等，也应采取随时收集的方法归档，避免合同档案的遗漏及时效的损失。收集范围应注意全面与准确通过对合同档案形式与内容的规范性的分析，我们可以知道，人们对合同档案的全面性与准确性的要求较之于其他种类的档案要高很多。这就要求档案管理专员熟悉相关的法律法规，了解合同的办理状况，保证不遗漏与合同有关的档案材料，能够准确、有力地反映当事人的合法权益。提供利用应注意规范鉴于合同档案的重要意义，档案部门在提供利用时，除特殊情况时一般不应提供合同文本原件，而是提供复印件，既方便了利用又减少了磨损，同时对合同档案的查阅也应制度化，对于事关单位机密的合同档案应采取保密措施，以免泄
8、露单位机密。四、档案管理与业务部门的协作互动要做好档案合同的管理工作，离不开业务部门的合作与支持。同时，档案部门也可以发挥主观能动性，配合业务部门定期检查合同的办理情况，对办理完毕的新合同或补充协议等及时归档，清理遗漏的合同材料，对有期限规定的合同的办理情况进行通报督促。还应大力宣传合同档案的重要意义与相关的法律知识，加强业务部门的档案意识，为合同档案的管理奠定良好的基础。五、企业合同的借用、借出及复印程序：各部门因工作急需借用公司相关合同，须出据书面申请，并在申请上注明使用时间、事由及相关事项。经领导同意后，到行政部门办理借用登记手续。使用合同的部门和当事人，应妥善保管，不得遗失。用完及时归
9、还。如合同遗失，应及时向行政部报告。凡遗失合同所造XXXXXX关于公布XXXXXXX合同管理办法的通知管内各单位：为进一步规范合同管理工作，依法维护段合法权益，结合我段实际，重新修订XXXXXX合同管理办法，前发XX94号合同管理办法同时废止，现予公布，请各部门认真贯彻执行。XXXXXXX合同管理办法第一章总则第一条为落实精细化管理，规范全段合同管理工作，有效防范经营风险，维护段合法权益，根据有关法律法规和铁道部、路局合同管理办法及XXXXXXX局法律事务管理信息系统管理办法的规定，制定本办法。第二条本办法所称的合同是指XXXXXXX对外设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。劳动合同不适用本
10、办法。第三条段行政主要负责人是本单位合同管理的第一责任人，对合同管理工作全面负责。第四条段合同管理要遵守国家法律法规和政策规定，坚持依法签订、全面履行、平等互利、协商一致的原则，必须遵守法律、-1-法规和本办法的规定，任何部门和个人不得利用合同进行违法活动，牟取非法收入，损害国家和段的利益。第二章合同管理部门、人员及职责第五条合同管理是铁路企业管理的重要内容，各部门应当重视合同管理工作，完善合同管理制度，规范合同管理程序，认真做好合同的签订、履行和管理。第六条段经营管理科是段合同管理部门，负责全段的合同管理工作。职责是：制定、修改段合同管理办法及相关管理制度；参与段重大合同招投标、谈判等事宜，
11、依法提出法律意见；负责对本办法第二十三条规定的合同文本进行合法性审查；办理企业法人的转托委托事宜；负责段合同专用章管理；对全段合同管理工作进行检查、指导和考核；负责全段合同管理人员的培训；负责合同管理其他相关工作。第七条合同管理人员的基本职责：制定、修改本单位合同管理制度，建立合同管理台账；参与本单位重大合同招投标、谈判等事宜；负责合同专用章和授权委托书、转托委托书的管理；对本单位的合同文本进行合法性审查，并负责送路局-2-审查事宜；监督检查合同的履行；负责合同资料整理、归档工作；报告并参与处理本单位的合同纠纷；负责合同报表的填记上报工作；负责合同管理其他相关工作。第三章合同签订第八条订立合同
12、，除能够即时清结外，应当采用书面形式。合同文本应当使用路局公布的合同示范文本。第九条合同文本应当由法定代表人或授权的委托代理人签字。委托代理人必须在授权的范围内代表路局签订合同，不得转委托。但遇有疾病、外出或其他特殊情形无法行使代理权时，可转委托。第十条禁止任何人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以路局或段的名义订立合同。禁止代理人利用合同谋取不正当利益或与第三人串通，损害路局或段的利益。第十一条合同签订前，承办部门应当审查确认对方当事人的下列情况:主体真实、合法；资质可靠、信誉良好，具有履约能力；代理人的代理事项、权限和期限与拟签订的合同相符；-3-其他应当审查确认的情况。第十二条合同签
13、订时，承办部门必须留存对方当事人提供的下列资料：1.法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书原件及与原件核对无误的法定代表人、委托代理人身份证复印件。2.加盖对方当事人印章的企业法人营业执照及其他相关资质证书的复印件;3.对方为自然人的，应留存与原件核对无误的居民身份证复印件。第十三条合同必须通过法律事务管理信息系统办理，合同审查联签后方可签字、盖章，合同审查联签实行归口把关，分工负责，按照以下程序进行：合同承办部门负责提供或起草拟签订的合同文本和相关资质各用户要严格按照路局公布的系统使用说明和操作流程办理相关法律事务。合同审查联签，承办部门要按照路局规定输入相关信息，上传相关资料。法律事务
14、管理员对输入信息和上传资料进行审查合格后，选择与本事项审查有关的用户，启动审查流程。审查人员必须签署详细的审查意见，并加盖电子合同印章。审核完毕的合同文本，由法定代表人或委托代理人在-4-合同文本上签字。对于本办法第二十三条规定的合同，除履行上述第一至五款规定的程序外，报送局企业管理和法律事务处审查。重大合同须经企业管理和法律事务处负责人审核后方可在合同文本上签字。第十四条合同承办部门对报送审查合同所提供资料的真实性负责；计划、技术、财务等部门按照其职责范围对合同相关内容负责；合同管理人员对合同文本的合法性负责。第十五条合同承办部门应保证留给审查部门合理的合同审查期间，一般不少于2个工作日。第十六条重大合同签订前，承办部门应通知合同管理人员参加前期调研、谈判、招投标等工作，并充分尊重合同管理人员提出的法律意见。未通知合同管理人员参加，或者无正当理由而未采纳合同管理人员提出的法律意见的，合同风险由承办部门承担。第十七条合同签订过程中，应当对双方往来的电报、电传、信函和电子邮件等电文数据资料妥善保存。如有异议，应当及时书面回复对方，避免引发纠纷。第十八条合同设立担保的，应当明确担保的方式、范围和期限，可以作为主合同的一个条款，也可以订立独立的担保合同，作为主合同的从合同。第十九条合同文本末页无正文的，应当注明“此页无正文”字样。
