档 案管理实务项目十

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1、项目十 专门档案管理与档案数字化,学习目标,通过本单元的学习，初步掌握专门档案人事与会计档案管理工作的内容、意义及要求；掌握档案数字化工作的方法和步骤；,知识要求,能力要求,通过本单元的学习，能够按照档案数字化工作的方法和步骤，做好档案数字化，以服务社会。,任务一 人事档案管理,1、掌握人事档案管理工作的内涵。 2、明确人事档案管理的任务及要求。,知识目标：,1、能够明确人事档案归档材料范围、管理方法等； 2、能够根据人事档案管理要求规范地进行人事档案的管理。,能力目标：,案例导入,丢失职工人事档案 赔偿损失6万元 王先生原是北京市某建筑工程公司的正式职工，1985年1月被劳动教养，单位随之与

2、他解除了劳动关系。2002年，王先生在办理求职证时，发现原工作单位并没有按规定把他的人事档案转移到他的户口所在地。王先生找到原单位，被告知他的人事档案找不到了。由于没有人事档案，2003年9月30日，社保部门停止了王先生社会养老保险的补交办理手续。王先生遂起诉至法院，要求原工作单位赔偿其各种损失10万余元。北京市第一中级人民法院对这起特殊纠纷案作出终审判决，判令王先生原来的工作单位一次性赔偿王先生各项损失6万元。,人事档案是公民取得就业资格、缴纳社会保险、享受相关待遇所应具备的重要凭证。档案的存在以及其记载的内容对公民的生活有重大影响。被告北京市某建筑工程公司将王先生开除并与其解除劳动关系后，

3、未将其人事档案按照国家政策规定，及时予以转出，造成档案遗失，影响了王先生今后就业及享受相关待遇，给其取得相关利益造成了可预见的损失，将王先生人事档案丢失的北京市某建筑工程公司应当依法承担赔偿责任。,任务训练,活 动 目 标,通过实地调查了解某单位人事处或者结合学生自身档案内容讨论分析，了解人事档案的内容及管理制度；人事档案收集、转递的手续。,活 动 组 织,根据学生情况灵活分组调查；,1、学生分组进行调查了解某单位人事 处或者结合学生自身档案内容讨论分析， 然后各组指定代表介绍他们的调查情况， 并总结分析人事档案管理的具体任务。 2、结合现实“丢档、弃档现象”讨论人 事档案管理的重要性；,活动

4、内容与要求,【理论支撑】,人事档案一般分为十大类： （1）履历材料（2）自传材料（3）考察考核鉴定（4）学历和专业评聘职务材料（5）政审材料（6）党团材料（7）表彰奖励活动（8）处分材料（9）工资、职务任免材料（10）其他,人事档案管理职责：,（1）保管干部档案，为国家积累档案史料。 （2）收集、鉴别和整理干部档案材料。 （3）办理干部档案的查阅、借阅和转递。 （4）登记干部职务、工资的变动情况。 （5）为有关部门提供干部的情况。 （6）做好干部档案的安全、保密、保护工作。 （7）调查研究干部档案工作情况，制定规章制度，搞好干部档案的业务建设和业务指导。 （8）推广、应用干部档案现代化管理技术

5、。 （9）定期向档案馆（室）移交死亡干部档案。 （10）办理其他有关事项。,一、人事档案收集,人事档案材料的收集渠道主要有： 一是通过组织、人事、劳资及其他人事管理部门收集各有关人员的人事档案材料； 二是通过员工所在的党团组织、政府机关、企业、事业单位的有关部门收集各有关党团材料。 三是通过业务部门、科技部门及学校、培训部门收集学历、学识、才干及奖惩材料； 四是通过纪检、监察、司法及有关部门收集处分或免予处分的 决定、查证核实报告、上级批复、个人陈述或检查、法院判决书。 五是通过本人或报纸杂志及有关部门收集发明创造、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等目录。,为确保人事档案材料的完整与齐全

6、，各单位必须建立和健全人事档案管理制度，包括以下几方面： （1）要建立收集材料的联系制度，及时掌握干部工作动态和信息，通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映干部德、能、勤、绩的材料，充实档案内容。 （2）建立常规联系制度，经常沟通材料渠道，变坐等材料为主动索要，指定专人负责，定期或不定期收集干部档案材料，确保干部档案材料齐全。,（3）接到干部任免、工资变动通知后，要及时登记干部职务变动和工资变动情况。 （4）要定期查看干部档案，发现缺少材料和材料不符合要求的，要及时登记并向有关部门、单位索取。 （5）根据工资需要有计划地布置填写干部履历表、做鉴定、写自传等，及

7、时充实干部档案内容。,二、人事档案的整理,整理方法： 集中整理、经常性整理和补充性整理。整理要求：按照干部档案整理工作细则的要求，人事档案整理工作应做到“认真鉴定、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”，“通过整理使每个档案达到完整、真实、精练、实用”。,人事档案整理工作的步骤： 分类复制技术加工排序编号编制卷内目录打孔与装订书写卷名检查验收。,三、人事档案的鉴别,具体地讲人事档案鉴别工作的内容： 一是判定文件是否属于人事档案。 二是判定是否属于同一对象的人事档案。 三是判断材料是否真实、准确。 四是审核文件是否手续完备。 五是核实归档文件的质量：,四、人事档案查（借）阅制度,查（借）阅人事

8、档案人员，必须是中共正式党员，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、增添、污损、抽取、折叠或撤换档案材料；查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容；违者视情节轻重予以批评教育直至纪律处分。查（借）阅人事档案的单位和个人，只允许查阅批准查阅的内容，未经批准不得擅自抄录，拍摄或复制档案内容;因工作需要从档案中取证的，必须由组织人事科主管领导审查批准后方可复制，抄录或拍摄，并进行登记和加盖组织人事科公章后，方为有效。 查（借）阅人事档案人员，严禁查（借）阅本人及其亲属的档案，严禁用电话查询和答复档案内容；编制地方志，撰写人物传记等一般不得查阅人事档案；如确需查阅的，须经组织人事科负责人同意后，

9、只许查阅档案的有关部分内容。因入党、入团、入学、参军和出国等进行政治审查，所在单位和组织一般不得查（借）阅其父母及其亲属的档案；,查阅人事档案，必须在人事档案室进行，严禁将档案材料带出，如因特殊情况必须借出时，要申明理由，并按照干部管理权限审批，方可借出；借出的档案必须妥善保管，不得转借他人，不得给无关人员翻阅，必须在规定时间内归还。下级人员不得查阅上级人员的档案；严禁因私查（借）阅档案。除干部死亡撰写生平材料需要外，干部档案一般不外借；如因其他工作需要必须借出使用时，要经档案管理单位负责人批准，限15天内归还，借用期间不得擅自转借其他单位或个人。 查（借）阅人事档案手续： 各部门因工作需要，

10、须查（借）阅人事档案，查（借）阅人员应填写查（借）阅人事档案审批表，按规定程序办理相关手续；查（借）阅本单位其他人员档案，由查（借）阅人员所在单位负责人审批与组织人事科负责人审批后方可查（借）阅。在查（借）阅人事档案时，必须履行登记手续，查（借）阅人员应填写登记表，并注明结束时间。,人事档案查（借）阅审批表,五、人事档案的转递制度,职工调离单位，人事档案须及时转递到新的工作单位人事（组织）部门；接收单位的人事部门对转进的人事档案，要及时认真清点，查实无误后，回执方可退回档案寄出单位。辞职、自动离职或被单位辞退等处理的职工，本人须到人事档案室办理档案转至有关省（市）人才交流中心等有关部门的手续。

11、 人事档案须通过省、市机要交通部门以机密件寄出或由组织、人事部门的二名正式党员取送，严禁公开邮寄或本人自带。人事档案的转出，必须完整齐全，按规定进行认真的整理并装订成卷，不允许有零散材料，不得扣,留材料或分批转递；装订完毕的档案，要严密包封，并加盖密封章。 转递档案必须详细填写干部档案转递通知单，严密包封，并在包缝加盖档案管理单位印章。收到档案的单位应认真核对档案，在回执上签名盖章立即退回；凡属误转的档案，应写明情况，尽快退回转出单位；凡转出档案1个月后未收到回执的，应向接受单位催问，以防丢失。干部调配、任免部门应与干部档案管理单位加强沟通和联系，及时通报有关干部的调动、任免情况，以做到“档随

12、人走”。,六、人事档案的保管 七、人事档案材料的销毁,任务二 会计档案的管理,1、掌握会计档案管理工作的内涵。 2、明确会计档案管理的任务及要求。,知识目标：,1、能够明确人事会计归档材料范围、管理方法等； 2、能够根据会计档案管理要求规范地进行会计档案的管理。,能力目标：,案例导入,新旺食品公司在财会工作日常的出纳、记帐、核算等业务工作做得很规范，但是却不太重视会计档案的管理。他们认为，一个会计年度终了后，只要年度财务会计报告编制完成，会计档案的作用就不大了，于是对于会计档案的管理就很松懈。比如：会计档案归档立卷不规范，会计凭证粘贴和装订不牢固；会计档案保管设施不完善等。该公司会计档案的这种

13、情况使得查帐时需要花费很大的人力从无序的账册中寻找查阅对象，有时即找到也会发现材料不全，给工作带来困难。 单位在对于经费的使用、资金的流转、物资和设备的购置等进行报账、登记和管理过程中会形成凭证、帐薄和报表等会计档案，他们是单位财务活动的客观记录和凭证，能够直接反映单位经济运行的状况，是财务会计工作正常进行的工具。同时也是对于财务工作进行监督、检查的依据。因此，会计档案的管理工作是会计档案功能实现的重要保证。,任务训练,活 动 目 标,通过实地调查了解某单位财务处或档案室，了解会计档案的内容及管理制度；会计档案收集、整理、保管的具体要求。,活 动 组 织,根据学生情况灵活分组调查（课外时间进行

14、）,1、学生分组进行调查了解某单位财务处 或档案室，了解会计档案的内容及管理制 度；会计档案收集、整理、保管的具体要 求，然后各组指定代表介绍他们的调查情 况，并总结分析会计档案管理的具体任务。 2、结合现实案例，讨论会计档案管理的 地位；,活动内容与要求,【理论支撑】,一、会计档案内容 （一）会计档案内容 （1）会计凭证 （2）会计账簿 （3）会计报表 （4）其他会计核算资料 （二）会计档案的特点： （1）产生与使用的普遍性 （2）形成过程的连续性 （3）形成程序的严密性,二、会计档案的装订,会计档案的整理一般采用“三统一”的办法 分类标准统一 档案形成统一 管理要求统一,会计凭证装订前的准

15、备工作： （1）分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全； （2）按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数； （3）摘除凭证内的金属物（如订书针、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整； （4）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全； （5）记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。,会计凭证装订时的要求： （1）用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结

16、扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅； （2）凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证； （3）装订凭证厚度一般1.5厘米，方可保证装订牢固，美观大方。,会计账簿的装订 各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求是： （1）账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。 （2）活页账簿装订要求： a保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。 b多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。,c在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。 （3）账簿装订后