销售合同档案管理

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1、销售合同档案管理销售合同档案管理篇一：销售合同档案管理办法销售部合同、合同章管理制度公司为进一步规范销售合同文档和管理工作，提高管理水平，逐步实现销售合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、订单、确认书、价格变动函等（包括巨盛、中能、舒尔茨、内贸、外贸） 。二、公司在业务经营过程中，收取相应客户的资质、往来的调查表等，也属本管理制度的归档文件。三、合同档案管理原则1、公司经营产品的采购、销售均须订立合同。2、业务合同归档、保管、建立档案，由销售部管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。3、销售部指定专人负责统筹、协

2、调、组织、整理、保管公司所有销售业务合同文档。四、合同章管理原则1、公司统一发放合同章，属销售业务使用的合同章发放到销售部。2、业务合同章除因工作需要留一枚由驻马钢办事处保管外，其余均由指定人员保管。3、各业务部门、业务人员用章时应填写用章登记表，并附上用章的文本原件或复印件，交由销售部经理签字后方可使用。若因工作需要带合同章外出时，须办借用手续，使用完毕后即行交回。四、合同文档的管理要求1、合同文档管理可以按“公司合同管理”中“合同编号”规定进行分类编号。2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理并追究相关人员责任。3、合同管理人员要加强对合同档案的登计、监督

3、工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。4、合同档案管理人员应根据实际需要编制合同检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。5、各业务员可查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门领导签字同意后方可办理借阅手续，合同原件无特殊情况不得外借。五、附则1、本制度自审批通过之日起实施。2、本制度由销售部负责解释。六、附件合同档案登记表篇二：销售合同档案管理办法销售部合同、合同章管理制度公司为进一步规范销售合同文档和管理工作，提高管理水平，逐步实现销售合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、订单、确认书、价

4、格变动函等（包括巨盛、中能、舒尔茨、内贸、外贸） 。二、公司在业务经营过程中，收取相应客户的资质、往来的调查表等，也属本管理制度的归档文件。三、合同档案管理原则1、公司经营产品的采购、销售均须订立合同。2、业务合同归档、保管、建立档案，由销售部管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。3、销售部指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有销售业务合同文档。四、合同章管理原则1、公司统一发放合同章，属销售业务使用的合同章发放到销售部。2、业务合同章除因工作需要留一枚由驻马钢办事处保管外，其余均由指定人员保管。3、各业务部门、业务人员用章时应填写用章登记表，并附上用章的文本原件或复印件，交由销售

5、部经理签字后方可使用。若因工作需要带合同章外出时，须办借用手续，使用完毕后即行交回。四、合同文档的管理要求1、合同文档管理可以按“公司合同管理”中“合同编号”规定进行分类编号。2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理并追究相关人员责任。3、合同管理人员要加强对合同档案的登计、监督工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。4、合同档案管理人员应根据实际需要编制合同检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。5、各业务员可查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门领导签字同意后方可办理借阅手续，合同原件无特殊情况不得外借。五、附则1、本制度自审批通过之

6、日起实施。2、本制度由销售部负责解释。六、附件合同档案登记表篇三：合同档案管理规定(定稿)合同档案管理规定一、目的为了加强营销合同档案管理，使营销合同档案管理工作程序化、规范化、科学化、便捷化，特编制本规定。 二、范围本规定中的合同资料适用于公司对外经营过程中所签订的合同及相关书面资料档案，包括销售合同、工程合同、与销售工程合同相关的各种书面文件资料、以及为执行上述合同的相关信息资料等。 三、责任部门及责任人合同管理科负责各科室提交的合同档案的收集、整理、保管及向公司各相关部门分发合同档案资料；定期对部门内的合同档案进行清理核对；合同管理科合同管理人员负责上述具体工作。 四、合同档案流转管理

7、（一）合同资料提交管理：1、凡对外签订的营销合同及相关资料都应由责任部门提交合同科统一归档保管，原则上各签约科室和个人不得分散存放保管。2、提交的合同资料符合以下要求：（1）文字清晰、禁止使用铅笔、圆珠笔等抄录及修改；如有修改，必须加盖相应的合同修正章。（2）合同资料完整、准确、齐全，合同和配套资料（原合同复印件、主件和附件、报告和批复等）应一并归档。 （3）合同资料需按照规定份数及是否原件提交；特殊情况下暂缺失或需要补交的，必须由合同评审人员进行评审登记方可先行提交。（4）修改协议的提交：营业科室需提交修改协议书 3份，修改协议申请表 1 份，若有技术规格表和土建资料随之提交。（5）归档的合

8、同资料，由合同经办人在合同管理人员处登记合同移交签收表 ，并经双方当面清点，核对无误后方可签收，以备存查。 （二） 、合同资料移交管理：1、根据合同履行规定，需向公司相关部门移交合同资料，基本情况如下： （1）合同资料的移交：2、移交流程：（1）正常情况下，营业科室提交完整的合同、修改协议等合同资料后一个工作日内采用人工传递、快递等方式进行资料移交；（2）若有紧急合同，由营业科室发起经其科室领导审批，营业技术科确认技术资料无误，再经合同科领导批准，走 OA 电子版合同传递流程，纸质合同随后移交相关部门以备存查。 3、移交合同签收要求（1）合同科向各部门移交合同资料时，附合同移交签收表 ，各部门

9、应在收到后当日内签收并传真给合同科留档，备以存查。（2）若先使用电子版合同传递的，签收日期以收到电子版合同日期为准。 五、合同资料归档管理1、合同档案编号及排列归定（1）合同号编制：归档合同以年份和合同形成时的编号为原则，例如、合同。 （2）柜编号：合同库的文件柜以英文字母进行排序，例如：A、B.AA、AB 柜等。（3）盒编号：按柜内文件盒的排列以数字进行编排，例如 1、2、19、20 等，每个文件柜一般存放 40 个文件盒。（4）合同档案排序：按盒內存放的合同的合同序号排列，每个文件盒内存放 2030 个合同。（5）合同的整理单位：归档的合同档案以一份完整的合同为单位，进行整理、分类、编号、

10、排列、编目、装订、装盒。（6）一份完整的合同的装订顺序：电梯合同审查表、商务分析表、买卖合同、技术规格表、土建资料、调试或安装合同、运输费/调试费/安装费申请单、承诺函/保证函、身份证复印件/房产证/组织机构代码证/修改协议及其他与合同相关的资料。2、合同档案电子化检索编制及执行（1）编制目的：电子化的入库合同目录可便于对合同在库情况的管理，便于查找，提高工作效率。（2）期望效果：可达到快速地查找到已提交合同的具体位置，不进入合同库也可以准确的知道合同在库情况以及其传递、修改、借阅等情况。（3）更新时间：每周一更新一次，将相应更新的统计表发给科室中相关人员，相互配合工作。 （4）相关信息：入库

11、时间、在库位置、是否在库、修改记录、借阅记录等方面。 3、保管事项1、合同管理人员接收移交的文件材料后，应按规定分门别类进行系统的加工整理、装订、鉴定、编号入库保管并开展利用。2、合同档案管理员必须加强责任心，对每天处理的合同要及时归档入库，并对现存合同档案经常检查，发现破损及时修补。3、做好库房清洁工作、八防工作（防火、防盗、防虫、防潮、防有害气体、防光、防高温、防霉） ，档案室须由专人进行管理。每天下班前要检查门窗是否锁好。4、一般情况下，本规定中的合同资料在应在执行完毕且无纠纷后再进行一年的保留期，上述期限过后正式封存，另行保管；特殊合同按实际情况确定具体的保管期限。 六、合同档案借阅规

12、定本公司内部人员因工作需要，临时或定时借阅合同资料原件，借阅者要爱护合同，妥善保管，不得进行转借、拆除、涂改、抽换等，并需遵循以下规定进行借阅：1、内部查阅：即借阅者临时借阅合同合同资料查阅，借阅当天下班前归还。需到合同管理员处填写合同借阅登记簿 ，注明需借阅合同的合同号、借阅事由、内容、借阅日期等，归还时登记注销。2、外借使用：即借阅人将合同资料原件带出公司使用（1）由借阅人员在 OA 系统上发部门工作联系单，注明需借阅合同的合同号、借阅事由、内容、借阅日期； （2）借阅人员科室领导审批；（3）合同科科长审批，若科长不在由其授权人审批；（4）借阅人员将所借内容复印留底并保证及时归还（借阅期限

13、一般为 7 天） ，并填写合同借阅登记簿 ；如需要延长借阅期限的，必须办理续借手续（续借手续即按同样的流程再申请一次） 。（5）合同归还后，合同管理员要认真检查，及时处理工作联系单并将合同归档。 七、合同档案保密规定1、公司工作人员必须保证对合同档案的绝对保密，未经许可，不准私自抄录和复制，更不准擅自将合同档案携带出外转让和扩散。2、库房门、窗必须牢固，工作人员进出档案室必须进行登记；非合同管理人员，未经允许，不得随意进入合同档案室。 八、生效情况本规定自颁布之日起生效，如有疑问由合同管理科负责解释。合同管理科 XX 年 5 月 10 日附表： 1、合同管理汇总登记表（总表）概况及检索用2、合

14、同资料归档登记表（一级子表） 详细情况登记 3、合同资料流转登记表（一级子表） 详细情况登记 4、合同资料借阅登记表（一级子表） 详细情况登记 5、欠缺资料登记表（二级子表）-即资料欠补详细情况 6、合同提交登记表（二级子表）-即资料收取详细情况 7、合同修改登记表（二级子表）-即合同修改资料情况 8、合同移交登记表（二级子表）-即资料移交详细情况 9、合同借阅记录薄（二级子表）-即资料借阅详细情况10、合同内附记录（综合三级子表）-单个合同内附入库、修改、补交、借阅详细情况篇四：浅谈企业经营管理中合同档案工作的重要性龙源期刊 .cn浅谈企业经营管理中合同档案工作的重要性 作者：李莹来源：商业

15、文化XX 年第 05 期目前，油田企业的合同管理工作存在着很多问题，在一定程度上影响了企业之间的关系，同样对市场秩序和社会秩序的稳定造成了伤害。本文主要简述合同档案管理中存在的问题，并提出相应的整改措施，以此保证油田合同档案管理的有效性和公平性。合同档案主要是将合同履行全过程和情况的全部文字资料进行记载，随着市场经济的扩大，世界经济一体化及企业规模的不断扩大，使合同的地位日趋显著，在经济社会的活动地位日渐重要。采取科学规范的合同档案管理，可有效的保障法人和单位的合法权益，需要管理人员和领导重视合同档案管理的重要性。一、合同档案建立的必要性外部因素的影响是起建立合同档案的主要因素。随着国家经济的

16、快速发展，世界大环境的变化，市场竞争力日趋激烈，这些都对企业发展造成很大影响，因此，企业管理者也需要顺应社会发展的趋势，尊重客观规律增强法制法律观念，同时积极参加国际平台，汲取他人长处，增强自身合同风险化解能力，提高企业核心竞争力。而企业为维护自己的利益，在生产经营中签订大量合同协议，大量合同文本需要保存，势必会产生合同档案，因此，企业需要建立完善科学的合同档案管理制度。其次，企业任何一部分的经济活动，都需要通过合同进行记载和规范，当企业中出现任何一个问题，都需要通过合同档案进行处理和解决。因此，企业内部如果保持平稳运行、持续发展，必须建立合同档案办法。二、油田企业合同档案管理存在的问题（一）难以收集合同档案资料合同档案管理工作中，难以收集合同档案已经在油田企业中屡见不鲜。在法人单位看来，不同职能部门，所拟定和承办的合同有所不同。在起草、审核、审批以及履行合同时，需要经过一系列复杂环节。而且合同要想实效，需要经过所有责任方共同承担责任，签字后才能生效。具有流程复杂，周期长等特点。在收集合同档案