word商业文档高效制作技巧

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1、Word商业文档高效制作技巧,2012年01月,content,快速制作商业文档 文档的美化和排版 常用的文档辅助功能 文档标注与团队协作 常用商业文档的规范制作,第一章 快速制作商业文档,1.1文档快速输入技巧 快速插入特殊字符,小技巧：,在所有Microsoft Word的所有版本中，隐藏了一个内置函数，用于产生一篇模拟文档，其书写方 式：=rand(X,Y)。其中“X”代表需要的文字的段数，“Y”代表每段文字需要几句选择文本和对象。,1.2.1选择文本或对象A.通过鼠标选择 全选：选定所有文本 选择对象：选择各类图形对象 选择格式相似的文本：快 速选择格式或 样式相同的 文本,1.2专业

2、商业文档的格式化规范,B.通过键盘选择,1.3.2段落缩进格式,段落缩进指定的是正文与页边距之间的距离，由标尺上的游标来控制。 “首行缩进”是控制段落的第一行的缩进。 “悬挂缩进”是控制除了段落第一行以外的其他行。 “段落缩进”是控制整个段落的缩进，并保持前二者的相对位置不变。 使用段落缩进，只需用鼠标选中相应的缩进游标，用左键在标尺上移动即可。 小技巧：在拖动游标时，按住Alt可实现精确调整。,1.3.3段落的行间距,行间距表示文本行之间的垂直间距，在默认情况下，Word采用一倍行距且行距的调整只对标准的五号字起作用。设置段落文字的行间距时，可以使用快捷键： Ctrl+1：一倍行距 Ctrl

3、+2：双倍行距 Ctrl+5：1.5倍行距,1.3.4利用页面边框美化页面,可以向页面添加全部或部分边框。Word提供从业务到娱乐等各种内置页面边框。可选择： A.总体边框类型：简单的方框、带阴影的框、三维框以及自己设计的自定义样式。 B.线条样式、颜色和粗细。 C.艺术样式：使用非正式场合 可以使用“页面边框”命令从“页面布局”选项中应用页面边框。,第二章 文档的美化和排版,2.1让图形和图像来增加亮点和吸引力 2.1.1插入图片并应用图片样式首先单击要插入图片的位置，在“插入”选项卡上 的“插图”组中，单击“图片”，如图：,找到要插入的图片并双击，然后双击 要添加效果的图片。在“图片工具”

4、下 “格式”选项卡上的“图片样式”组中， 单击“图片效果”。,图文环绕：双击图像，在“格式”选项卡的“排列”组中，单击“文字环绕”。环绕方式：四周型、紧密型、衬于文字下方、浮于文字上方、嵌入型。,2.1.2 设置文档背景,在“页面布局”选项卡“页面背景”组中，单击“页面 颜色”中的“填充效果”。如图所示： 从打开的“填充效果”对话框中选择“图片”选项卡，点击“选择图片”按钮选择背景图片，点击“确定”，如图。,2.1.3插入水印,在“页面布局”选项 卡“页面背景”组中单击“水印”。 如右图所示：,2.2使用表格控制排版,2.2.1插入表格在要插入表格的位置单击，“插入表格插 入表格”拖动鼠标选择

5、行列数。2.2.2设置表格格式创建表格后，可使用“表格样式”来设置表格 的格式。在要设置的表格内单击表格工具设计 “表格样式”组中，选择。,2.2.3表头的设定斜线表头是我们日常绘制表格时常见的需求， 在Word可以使用“绘制斜线表头”功能。1.将光标置于需绘制斜线 表头的单元格中2.布局表绘制斜线表头3.表头样式选择需要的样式4.行标题、列标题中填写标题的内容5.字体大小中选择字体6.单击确定,2.2.4转换A文本转换为表格选择文字，插入表格文本转换为表格B表格转换为文本选择表格，布局数据表格转换为文本,3.1插入书签方便定位 书签在文档中起到定位的作用，例如，在浏览长文档时，用于标记浏览到

6、的位置。 将鼠标光标置于需插入书签的位置 在“插入”选项卡里单击“书签” 在“书签名”位置输入该书签名，不能以数字或符号开头 点击“添加”当关闭文档后，重新寻回书签标记处位置的方法是： 按“Ctrl+G”打开定位窗格 在“定位目标”栏中选择“书签” 在“书签名称”列表中选择需定位的书签名 点击“定位”，即可跳转到相应位置,第三章 常用的文档辅助功能,3.2插入超级链接 插入超级链接的方法是，在“插入”选项卡的“链接”中，单击“超链接”，允许使用的链接类型有：原有的文件：本文档之外的其他文件网页：输入网址后，点击打开网页邮件地址：点击打开新建邮件，并将预设好的邮件地址直接输入新邮件本文档中的位置

7、：实现在文档内部的跳转,3.3使用自动更正快速录入“自动更正”功能主要作用是帮助文档书写者自动修正错误，例如常见的单词拼写错误，大小写习惯，成语错别字等，或利用简单的输入内容替换为特殊符号。点击“Office”按钮下的“Word”选项，选择“校对”中的“自动更正选项”，可以查看所有可以做自动更正的内容：,3.4插入可更新的日期和时间在“插入”选项卡的“文本”组中，单击“日 期和时间”，在打开的“日期和时间”的对话框中， 勾选“自动更新”。,第四章 常用商业文档的规范制作,4.1邮件合并批量制作商业信函邮件合并的功能分为三个步骤：创建主文档：表明使用邮件合并的类型获取数据源：指明合并的数据信息所

8、在位置插入合并域：确定使用的数据信息的具体位 置和内容,在任何邮件合并中，将会处理三种不同元素：从其开始的主文档收件人信息完成文档，包括主文档中的信息以及各个收件人的唯一信息,4.1.1批量信函的制作利用“客户名单表”中的客户名称，制作针对每个客户的培训邀请函。要求在邀请函的开头出现“尊敬的：XXX公司XXX先生”或者“尊敬的：XXX公司XXX小姐”的称呼。,4.2制作长篇商业文档4.2.1使用样式轻松统一的格式在“开始”选项卡上的“样式”组中使用样式：快速样式是一些现成的专业水准的样式，快捷 方便； 单击此按钮可看到另外几个现成的快速样式；单击对话框启动器可打开“样式”窗格。,4.2.2修改

9、样式要修改的样式点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“修改”，可修改样式的字体、段落等格式。,4.2.3为标题添加编号在“开始”选项卡的“段落”中，单击多次编号，展开多级编号，选择带标题的多级编号,4.2.4页眉页脚的制作A.插入页码要添加页码，需要执行以下操作：在“插入”选项卡上的“页眉和页脚”组中， 单击“页码”。选择页面中号码所处位置，如顶端或底端。然后从相应的库中选择页码样式。页码会自动应用到整篇文档。此外，这些号码被 设置为在您添加或删除文档内容时自动重新编码,B.页眉和页脚可以在文档正文中插入分节符，但不能再 页眉和页脚区域中的任何位置插入。因此在操 作前需关闭页眉和页脚工作区：将

10、光标置于所需新节的开头。在功能区上，单击“页面布局”选项卡， 单击“分隔符”，单击“下一页”。Word将在光标位置之前创建分节符。,“文档结构图”是一个独立的窗格，能显示文档的标题列表。使用“文档结构图”可以对整个文档快速进行浏览，同时还能跟踪文档中的位置。 在“视图”选项中勾选“文档结构图”。 在“文档结构图”中单击一个要浏览的标题，文档中的插入点将会移到选定的标题。,4.2.5使用“文档结构图”浏览文档,1.单击要插入目录的位置，通常在文档的开始处。 2.在“引用”选项卡上的“目录”组中单击“目录” 3.选择“插入目录”，可设置目录的显示级别。 4.如果更改了文档内容，目录需要手动刷新一次

11、。在目录文字内的任何位置，点击鼠标右键，选择“更新域”，在如图所示的对话框中，根据实际需要，选择“只更新页码”或“更新整个目录”。 5.在“引用”选项卡上的“目录”组中，单击“更新目录”。 6.单击“只更新页码”或“更新整个目录”。,4.2.6自动生成目录,在功能选项里选择“插入”选项卡，单击“封面” 可选择各种封面类型。,4.2.7插入封面,制作完成的文档，需进行相应的保护措施，才能保证文档所有者的权利。开发工具保护保护文档，选择“限制格式和编辑”。 文档的保护分为两个类别：格式设置限制与编辑限制修订：允许用户以修订方式修改，但只有文的所有者有权利进行审阅。批注：仅允许用户以批注方式进行修改。 编辑限制 填写窗体：用户只能在窗体域范围内进行 文字和选项选择。只读：只能查看不能做任何改动，可复制。,4.2.8保护商业文档,