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1、浅谈人事档案与人力资源开发浅谈人事档案与人力资源开发 人事档案是记述和反映个人经历和德才表现等信息的 载体，是各单位合理用人、科学选人的重要基础。从这个 意义而言，人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分。 换言之，要合理配置人力资源，最大限度地实现人力资源 的价值，提高员工工作效率和企事业单位的经济效益，降 低人力资源成本，就必须不断完善人事档案管理。之所以 如此，一方面，在人力资源管理中，要想真正做到知人善 任、人尽其才，挖掘每个员工的潜力，发挥他们的最大效 力，就必须首先掌握每一个员工最真实、最全面的信息， 如员工的工作经历、思想品德、业务水平、个人技能、个 人素质等。通过查阅员工档案，
2、了解每个员工的全部历史 和全部工作经历，从而预测其发展潜力，及时发现人才， 从而使各类人才扬长避短，各司其职，最大限度地发挥人 才效力。另一方面，人事档案还为企业的一些重大决策提 供了必要的依据。例如，绩效考核关系着员工的晋升和奖 惩，决定着企事业单位对不同员工应该采取什么样的培训 方法，给予多少的薪金等决策。在绩效考核中，需要有大 量的考核记录作为依据。人力资源管理部门可以充分利用 人事档案，对员工的业绩、素质、能力等进行综合分析， 作出相应的决策，从而保证企事业单位决策的科学化、合 理化。另外，人事档案可以优化人力资源，实现合理配置。 人力资源配置是提高人力资源使用效率和使用价值的重要 途
3、径。人力资源并不是静止的，随着时间的推移，内外环 境的变化，会出现人员流动、岗位变化、优胜劣汰等情况。 人事档案可以实现人力资源信息的共享，科学预测人力资 源的需求，促进人力资源的合理配置，从而对其进行科学 管理，充分发挥人才的作用，促进部门之间、系统之间、 组织与组织之间人才合理有序地流动，为企事业单位的发 展合理地配置人力资源。 尽管人事档案在人力资源管理中发挥着举足轻重的作 用，然而，在现代人力资源管理中，人事档案的应用情况 却不尽如人意。主要表现：第一，人事档案的作用逐渐弱 化，在企业选才、用才、育才、激才、留才等方面，人事 档案未能发挥重要作用；第二，近年来，个人信息内容失 真现象屡
4、屡出现，假年龄、假工龄、假学历之风愈演愈烈， 面对真假难辨的信息，人事档案管理人员往往无法进行有 效的鉴别，只能被动接收信息；第三，人事档案缺少时效 性。人事档案中的材料过于陈旧，都是对当事人历史的记 录。在我国，人事档案通常是 5 年整理一次。因此，已经 放入人事档案且超过 5 年的材料不会再进行审核鉴定，而 新放进去的材料也只是一些考核登记表、工资表等程式化 的东西，而真正反映当事人近期动态情况的材料少之又少， 人力资源管理部门无法从这些档案中获取有价值的信息。 鉴于目前人事档案管理中存在的上述问题，我们认为， 强化人事档案的功能，使之更好地为人力资源的开发服务， 就必须从以下几方面入手：
5、 一是充实档案内容，开发信息资源。在档案管理中， 收集、补充档案材料是一项基础性的工作，同时也是不断 丰富人事档案内容、提供优质服务、发挥档案作用的前提 与基本条件。档案材料的收集和内容的充实，应本着有利 于提高档案的使用价值，为促进人才成长服务的原则。同 时，还应从现代企事业单位人力资源管理的需要和流动人 员的特点出发，有针对性地充实档案材料，突出员工的工 作能力、专长、业绩、任职、工作变动和诚信等方面的内 容，彻底改变以往档案内容单一、空洞、雷同和失真现象， 确保档案的全面、准确、动态和连续性。 二是规范档案管理，强化人事档案管理在人力资源管 理中的作用。人事档案作为档案信息资源的重要组成
6、部分， 要有效开发档案信息资源，实现人事档案的价值，发挥其 作用，就必须对档案进行规范化管理。流动人员人事档案 具有主体广泛、职业种类繁多、档案内容繁杂的特点，因 此在对其档案的管理过程中，应着重就档案材料的形成、 档案审核、档案整理、档案保管和档案转递等方面制定翔 实的规章制度和操作细则，加以规范运行，为档案的有效 利用奠定基础。另外，随着现代制度的建立，市场竞争的 日益激烈，人事档案管理工作必须转变观念，改变服务模 式，把档案工作延伸到经济建设的最前沿，增强人事档案 的真实性。在具体的管理工作中，应在原有基础上进行清 查、核对人员信息，剔除无效、虚假信息，扩大存档范围， 将个人可公开的信息
7、分类储备，建立人才数据库，由专人 动态管理，及时更新信息。对于较为重要的人员应更为详 尽地收集其个人信息。传统的个人信息均为书面文字形式， 信息内容较少，现代人事档案管理工作可以充分借用现代 化多媒体手段扩展信息量，形成较为完备的信息管理体系 和处理系统，为人力资源开发提供依据。 三是加强对人事档案管理工作的支持。档案管理现代 化作为现代档案工作发展的必然趋势，往往离不开财力、 人力和政策支持。要多渠道筹措资金，将档案建设经费列 入部门预算，保障档案管理工作的正常运行。同时，要将 档案管理现代化作为一项建设任务纳入议事日程，制定档 案管理工作发展规划，有计划、有步骤地推进人事档案管 理现代化。建立起完善的干部人事档案数据库系统，在注 重保密的前提下，利用信息化技术，对档案进行合理、灵 活地开发利用，充分挖掘信息作用，把“死”档案变成 “活”资源，充分发挥其作用。 四是提高档案人员的业务素质，切实抓好档案管理人 员的业务技能培训。通过开展各种与档案工作有关的法律 法规、规章制度、行业标准等规范性知识的培训，以及档 案管理各环节的际操作技能培训，提高档案管理人员 的整体素质。同时，档案管理人员应利用其他一切机会学 习现代档案管理知识，以适应现代档案管理工作的开展。 增强全社会的档案法制意识，为档案工作的开展营造一个 宽松、和谐的社会环境。
