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1、浅谈中等职业教育学校档案管理的信息浅谈中等职业教育学校档案管理的信息 化建设化建设摘要：随着计算机技术的不断发展，信息化和数字化已经成为档案管理发展的必然趋势。档案管理信息化有利于档案的存储、查阅和共享等，是新时代下档案管理建设的必经之路。本研究简要阐述了中等职业教育学校档案管理信息化建设的重要意义，对当前中等职业教育学校档案数字化发展中存在的问题进行了分析，并提出了相应的解决思路。关键词：中等职业教育学校；档案管理；信息化建设前言：档案管理信息化是指在档案管理中运用信息技术，将其从传统纸质载体转移到磁盘、光盘及其他信息载体中进行保存、分类、查找和应用等。档案管理信息化解决了传统纸质档案不易保
2、存、查阅繁琐、难以共享等缺点，是使档案信息资源得以充分利用的重要保障。1 档案管理信息化建设的意义所谓档案信息化，就是在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理，并樯缁崽峁嘤 务。传统档案多使用纸质载体，随着查阅次数的增多和保存时间的推移，极易出现缺损，对档案进行信息化管理，则可以使用磁性载体、光介质载体和其他载体，对其进行数字化处理，可以使档案得到更好的保护，避免因原件损坏而产生信息丢失的情况。中等职业教育学校档案管理信息化建设可以提高档案管理工作的服务效率和管理质量，使档案的存储、查询、借阅建立在快速、高效、稳定的基础上，为师生查阅档案资料提供更加便捷的服务。2 当
3、前中等职业教育学校档案信息化管理中存在的问题认识不足，利用效率低由于传统管理模式沿用时间太长，许多相关工作者依然囿于传统思想，对信息化档案管理方式的认识还不全面。管理者片面的将档案管理信息化建设视作管理技术的变化，将其简单归结为目录录入、文件格式扫描、缩微转换、目录数据库开发等技术操作层面的辅助性工作，这就导致了中等职业教育学校档案信息的资源没有得到充分利用。事实上，档案文件作为巨大的信息库，蕴含丰富的社会资源，是开展各项工作必不可少的基础性条件。若将其给予适当的开发和利用，就能为社会提供更多的服务。缺乏专业的管理人才要顺利进行中等职业教育学校档案管理信息化建设，必须要重视对管理人才的引进与培
4、养。由于档案馆在中等职业教育学校的众多部门当中一直不受重视，高层管理人员对档案信息管理的认识不全面，档案馆长期以来被当作解决部分职工家属就业问题的场所，这使得中等职业教育学校档案管理在人员体制方面存在很大问题。目前中等职业教育学校档案管理人员大多数属于非专业性，没有对相关知识进行系统性的学习，主要依靠长期积累的经验来进行工作。由于知识水平有限，再加上多数中等职业学校对档案管理工作的不重视，导致中等职业教育学校档案管理工作者长期沿用传统管理方法，缺乏学习意识和创新意识，管理团队总体的业务能力和综合素质较低。资金投入不足，缺乏基础设施建设随着互联网和信息技术的不断发展，目前中等职业教育学校的档案管
5、理信息化已经有了初步的发展，但不可否认在此过程中还存在许多问题。经过分析认为对档案管理数字化的资金投入过少、缺乏基础设施建设是引起许多问题的主要根源。档案管理信息化建设涉及到一种管理方式的革新和改变，需要计算机系统、网络配置和其他一系列专业工具的进购和对具有专业知识及计算机操作技术等复合型人才的引进，必须要有大量的资金给予支持。但目前由于多数国内的中等职业学校对档案管理的认识不全面，将其长期置于较低地位而未曾加以重视，对其资金投入十分有限，相关的基础设施建设严重缺乏。这导致档案管理的数字化和信息化缺乏必要的工具支撑和人才资源，造成现阶段中等职业教育学校档案管理工作的服务质量差，管理技术落后，远
6、远不能满足广大师生的需求。3 关于推进中等职业教育学校档案管理信息化建设的几点建议完善管理规定，规范管理流程由于传统档案管理模式的沿用时间较长，在对档案进行信息化管理的探索中还没有制定出一套完善的管理规范。目前中等职业教育学校的档案管理在信息化转变和初步应用的过程中，各个部门分别建立独立的信息管理系统，将中等职业教育学校信息管理体系划分成了一个个独立的板块，不利于档案信息的整合和管理。另外，由于管理人员缺乏专业技巧，工作流程不标准，导致其管理效率低，甚至在管理过程中出现混乱。目前，传统的档案管理规范和标准已经不能满足信息化建设的需求，为有效提高中等职业教育学校档案管理的效率，加快档案管理信息化
7、建设的步伐，必须建立一套可应用于所有中等职业教育学校档案管理工作的相关规范，对档案管理的内容、流程、应用等进行明确规定。加强专业管理团队的培养为进一步加快中等职业教育学校档案管理信息化建设，学校必须对档案管理工作提高认识，并加强对管理人员的考核和培训。积极引进具有专业知识和较强计算机操作能力的复合型人才，组织管理人员对档案信息化管理进行系统性学习，一方面要使其从根本上重视档案管理工作，提高其责任意识。另一方面要加强专业培养，定期组织相关人员进行专业知识的学习和计算机操作等，提高其工作能力。档案管理人员应立足本职工作，强化自我学习意识，不断提升自己的管理水平和业务能力。加大资金投入，完善基础设施
8、建设完善的基础设施建设是推进档案管理向信息化转变的重要保障，目前中等职业教育学校对档案管理的资金投入远远不能满足其发展需求。所以应当加大对档案管理的资金支持，配备统一的、专业的数字化设备和统一的档案管理系统，进购质量可靠的软件、硬件设施，使档案管理更好的向信息化和数字化发展，真正实现中等职业教育学校档案信息资源共享，充分发挥档案信息化的整体效益。4.结语档案管理信息化建设是当前中等职业教育学校改进档案管理工作的重要思路，目前我国的档案管理信息化建设还有待进一步提升，对于在信息化转变的过程中出现的一系列问题，档案管理部门应进一步提升自身认识，加强对工作人员的专业培养，改进管理体制、完善管理规范，并加大对档案管理建设的资金投入，进一步推动中等职业教育学校档案管理向着信息化发展。
