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1、流动人员人事档案信息化管理的分析流动人员人事档案信息化管理的分析摘要：随着社会发展的速度加快，人才的流动速度也在不断地增加，随之而来的流动人员的档案材料数量和种类也逐渐增多，加强流动人员的档案信息化管理，已成为各地人才交流机构人事档案管理的一个主要趋势和途径。关键词：流动人员；人事档案；信息化管理；档案管理流动人员人事档案数量的不断增长，要求人事档案进行信息化管理也必须与时俱进、同步发展。人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，准确、完整的人事档案能全面地记载一个人的经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等信息，是选贤举能的重要工具。实现人事档案的转进、材料收集、查询
2、、统计、转出等功能的现代化，实现流动人员人事档案管理从控制型管理向服务型管理转变。提高人事档案信息的管理与利用水平，更好地发挥档案信息资源作用，把人事档案信息的管理与利用从传统的手工方式转移到现代化的层面上来，尽快提高工作质量，其最有效的途径就是实现人事档案信息数字化和网络化。一、建立人事档案管理信息系统的意义档案信息化建设是流动人员人事管理及办公标准化、规范化、系统化、自动化得以实现的基础。实现档案信息化管理，可以大大减轻档案工作人员的重复劳动，节省大量人力和时间，以进行档案信息资源的开发工作，提高档案的现代化管理水平。加强人事档案信息化建设，推进人事档案现代化管理水平管理，是现阶段现代化建
3、设的需要，是信息化时代的需要，因此，档案信息化建设是人事档案事业发展的必由之路。1 人事档案的信息化管理通过先进的技术、手段和方法提高管理水平与办公效率。人事档案的信息化管理避免传统工作方法中出现的失误，又可使档案人员从繁重的劳动中解放出来。加强对人事代理人员档案的转入和转出控制，保障工作流程的严密性，保证工作过程的流畅性，提升整体管理层次。人事档案管理信息化，可以直接从计算机提取完整的人员信息。流动人员人事档案数量庞大，仅靠手工查阅纸质档案，将会耗费极大的人力和工作量。而且效率低下，满足不了改革对人事信息的需要，如果利用科学、适用的人事档案信息管理系统对人事档案进行管理，将人事信息录入系统后
4、，对人员信息的提取将变得简单易行，且大大提高了工作效率。因此，将人事档案信息由单一的纸质载体向纸质载体与信息化数据同时并存的管理模式，不仅能将档案管理人员从重复、繁琐的手工操作中解脱出来，而且能充分满足流动人员档案人事管理对人员信息的高效利用。2 大大缩短查阅档案的时间，并可进行快速的统计分析，为决策提供参考。在原生数字档案的基础上，计算机管理档案材料的索引文件，通过查找索引，可方便地找到原档案所在位置，这是计算机管理档案的初级运用。在上述转换型数字档案也完整的条件下，可直接查阅档案全文数据库。进行信息化管理真正的优势体现在可对档案信息进行批量处理，如按所需条件进行筛选、分类汇总、统计分析等，
5、它以极快的速度提供结果，它将传统的档案管理转变为人力资源管理的一部分。传统的档案查询方式是由管理人员从一本一本的分类目录中，找出所需档案的索取编号，然后根据编号到库房中查找，既费时又费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需在计算机上输入姓名、身份证号、人事代理编号等任一字段，便能立刻显示出所需要的人事档案信息，一览无余，一目了然，无需翻开案卷逐页查找。纸质档案信息化，一方面能够减少纸质案卷因调阅次数频繁而造成的磨损，保护纸质档案，达到长期保存使用的目的；另一方面提高了查询速度，减轻了管理人员的工作量。3 为流动人员档案管理分析提供参考服务工作，人事代理的档案管理就是要建立一个有效机制，准确
6、、快捷、系统的管理流动人员档案可以，最大限度地挖掘人才，更合理地使用人才。人事档案管理信息系统是人事档案信息管理的较高表层次的表现，它对人事档案信息进行收集、整理、加工、存贮，并通过一定的技术装备和技术手段，实现人事档案信息的自动化管理。人事档案管理信息系统不仅提高检索速度，同时具有编辑各类人员的各种信息功能。比如，可以统计不同时间段流动人员档案转入与转出情况、职称变化隋况、学历层次变化情况，性别分布情况等等信息，这些信息为分析不同时间段流动人员的档案状况及人员组成变化，提供数据和理论基础，从而更好地掌握流动人员的流动趋向和就业形势，拓宽人事档案信息资源利用范围，发挥人事代理人员档案对就业形势
7、分析的辅助作用。同时人事档案管理信息系统还可以将与流动人员有关的养老、失业、工伤、医疗等社会保险及住房公积金缴纳等与代理人员人事关系相关的各种社保信息都规划在其中，大大提高对流动人员人事管理的全面性，提升人事代理管理层次。二、构建完善的人事档案信息管理系统1 建立一个高标准的人事档案信息管理系统，必需建立一套科学的、合理的信息系统。而信息系统的建立除了要有计算机等现代化设备外，更重要的是要有一支高素质的管理信息系统人才队伍，靠既懂档案管理及其人事代理相关知识，又具有专业的应用软件、系统开发和维护能力的队伍，才能真正完成数据库建设的工作。因此，选择一支专业的人事档案管理开发队伍至关重要，也是成功
8、建立一套人事档案信息管理系统的关键。全面实行人事档案信息化日常管理。就必须要有一批高素质档案管理人员作保证。因此，加强对档案管理人员政治素质和业务素质的培训，提高管理水平有工熟练掌握档案管理的相关条例和人事代理知识，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才，掌握基本情况、人员概况，以利于人事档案工作的顺利开展；档案人员要加强自身素质的培养，要努力学理论、学业务、学技术，以适应建设和发展的需要。2 建立完整的人事档案信息数据库。一般来说，人事代理部门都建有人事代理人员的基本信息数据库，可以此为基础来建立人事档案信息数据库。然而，建
9、立数据库是一项涉及很多环节且颇费时间的系统工程，需要按照数据库结构建设的各个环节要求，组织协调分步实施。保证信息系统数据的真实性、准确性和完整性。人事档案能真实客观地反映个人的本来面貌。真实性是人事档案的生命，是人事档案发挥作用的基础和赖以存在的前提。人事档案管理信息系统的母本是人事档案，因此，一定要保证信息系统数据与人事档案一致。这就要求在著录数据时，要准确地按照人事档案内容著录，并且将系统内各字段尽圣完整地填满，只有真实、准确、完整的管理信息系统才能发挥它的使用价值，才能得到广泛的利用。3 人事档案信息化建设包括系统设置、数据维护、信息查询、统计报表等组成。而其中系统设置和数据维护是关键。
10、档案数据库是个动态变化的过程，要求档案管理人员要不断及时更新档案中的变化数据，确保信息的准确、真实。为了查询的便捷。可以将信息数据库进行分类。尽力争取人事档案的数据化。我们不定式可以按信息数据库的不同分类，提供所需的数据。通过数据库建设进行人员信息的查询、统计、整理、分析等，改变了过去传统的手工整理，向信息现代化管理方式转变，大大的提高了人事档案利用工作的效率和质量，为利用者提供信息服务。4 重视人事档案信息系统的维护。人事档案信息系统是一个动态的系统，需要档案人员不断进行更新和维护，要使人事档案信息系统发挥最大作用，核心部分的数据库建设必须要求信息录入要完整，只有数据完整，后期维护才能顺利进
11、行；信息录入要准确，只有准确的数据，数据库的后期维护才会有意义；培养时时更新意识，要派专门管档人员及时对数据库进行更新和核准。只有做到这些。保证了人员信息的真实性和准确性，为社会提供真实可靠的信息，才能提高数据库质量，增加人事档案信息系统的可信度和使用率，确保人事档案材料齐全、完整、准确性，从而进一步推进人事档案信息化进程。流动人员档案管理的价值在于服务社会，在于为流动人员提供完善的社会化人事管理服务，为其用人单位工作与决策服务，这也是人事档案工作者的职责。因此，建立一套完整、严密和适合时代发展的人事档案信息管理系统是社会发展的需要，也是时代进步的体现。拥有一套高效的管理系统，必将人事档案的作用发挥至更高的层次，为社会发展提供更多更好的服务。
