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1、Office 2003 功能挖掘：邮件合并入门教程录取通知书是如何打印的，Office 功能挖掘：邮件合并看过很多简历，大都有这么一句话：精通（或者熟悉）Windows、Office 得操作及各种应用。每次看到都是一笑置之，因为我所见过的大多数人，一般只用 Word、Excel 和PowerPoint，他们都是把微软的 Office 当作一个记事本在使用，录入一点文本，然后加上一些格式，插入一些图片，然后保存成 Doc、xls 或者 ppt 文件，这就算是熟练掌握Office 的使用了。再厉害一点的知道用 Excel 计算加权平均分知道用快捷键加粗对齐文本。读者朋友如有兴趣，不妨仔细统计一下，
2、看看周围有多大比例的人使用 Office 仅仅局限于 Word、Excel、PowerPoint 三个组件，把 Word、Excel 当作排版工具，PowerPoint 当作制作幻灯片的工具。当然，这只是一大部分，我也见过 Office 高手，MS Office 的各个组件再他们手中各司其职，他们那熟练的运用和巧妙的思路，真叫做出神入化，令人叹为观止。所谓近墨者黑近朱者赤，我跟他们接触，也学到一些皮毛。有一次和一个网友聊天，说道她的工作，她说她是文员，熟悉 Office，这让我不禁以小人之心度了一把君子之腹，于是问她都用哪些软件，嘿，除了 Projector、Publisher 和Office
3、 2003 特有的一些组件，剩下的几个她都用，而且常用，我心说，能经常用到这些组件，也算是熟悉了，于是出了一个题目考她，我说：假设你在我们学校招生科工作，我们每年要招收 8000 本科生，录取工作完毕之后要发放通知书，现在有了新生数据库，有了通知书模板，你怎样把这些通知书打印出来呢？她思忖片刻，说：那恐怕只能借助邮件合并的功能了。我一看，连忙说：行了，你算得上是精通 Office 应用了。适逢最近有老同学问我关于邮件合并的问题，我索性做一个简单的例子，放到网上，希望大家能从中获得一些帮助。下面我就以打印录取通知书为例，说说 Microsoft Office 邮件合并的操作方法：第一步：准备数据
4、源这个数据源可以是 Excel 工作表也可以是 Access 文件，也可以是 MS SQL Server 数据库。一言蔽之：只要能够被 SQL 语句操作控制的数据皆可作为数据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里，我以 Excel 为例。下图是一个 Excel 工作表文件DataSource，里面有一个工作簿录取通知书，工作簿里面有三条数据记录，我们的任务就是把这三条记录按照指定的模板打印成录取通知书。图一第二步：准备模板模板文件就是即将输出的界面模板，这里我以 Word 文档为例。下图是一个模板文件Template，就是录取通知书的大致样子（大标题和序列号我就省了啊）。图二
5、第三步：邮件合并打开模板文件 template.doc，从工具菜单中依次选择信函和邮件 显示邮件合并工具栏，完毕之后工具栏上会多出一栏，就是邮件合并工具栏，如图，红色矩形框中的就是邮件合并工具栏。图三下面，step by step,follow me：1.设置数据源点击邮件合并工具栏上设置数据源的按钮（图三中第二个），选择DataSource.xls文件，单击打开，然后会再弹出一个选择表格的窗口，要求指定使用哪个工作簿，因为只有一个工作簿录取通知书，直接点击确定，完成数据源设置。2.插入数据域这里，我以插入新生姓名为例。2.a 将光标定位到要插入数据的地方（这里插入新生姓名，就放在文档开头同学
6、：之前）2.b 点击邮件合并工具栏上插入域的按钮（图三中第二个），在弹出的窗口中选择姓名，然后单击插入，如图：2.c 单击关闭（MS Office 这一点不知道是什么用意，不能一次插入多个域，插入完毕又不自动关闭弹出的窗口）重复上述操作数次，依次插入其他元素（院系，专业，学制等）。全部完成之后，模板是这个样子的（为强调哪些数据是动态插入的，我将插入的数据域都用红色表示）：3.查看合并数据单击邮件合并工具栏上查看合并数据的按钮（图三中插入 Word 域右边那个按钮），即可看到邮件合并之后的数据，工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。第四步：完成合并到此，邮件合并的工作就
7、基本结束了，可以直接打印了，你可以选择合并到新文档（适用于只有几十上百条记录）来把这些信息输出到一个 Doc 文档里面，以后直接打印这个文档就可以了，也可以选择合并到打印机（适用于成百上千条记录），并不生成 Doc 文档，而是直接打印出来。下面是合并到新文档之后，新文档的效果图：两条记录之间的黑线是分页标记。当然，如果打印成通知书还要调整版式，这个是排版的基本功，我只是演示怎么进行邮件合并，排版的咚咚我就不赘述了。邮件合并功能非常强大,插入 Word 域的功能可以先对数据进行处理(逻辑算术运算格式化等)然后插入,比如要打印英语证书,可以设置分数小于 60 打印不及格,60 和 80 之间打印及
8、格,80 以上打印优秀.这些东西就由各位读者自行挖掘了,呵呵.我为什么选用 Excel 表作为数据源呢？因为绝大多数人都会用 MS office 里面的 Word 和Excel，而，我见到的 Excel 表真让我惊讶，除了那少数几个精通 Office 应用的，其他人都把 Excel 当作一个排版的工具再用，到处是合并的单元格，和各种注释说明。用一个词语来描述，就是暴殄天物，拿 Excel 这么强大的电子表格程序来排版，就像买法拉利跑车跑出租一样，我想，这绝对是盗版泛滥的一个恶果，要是大家都花几千人民币买一套正版Office，应该不会出现这种法拉利跑车当出租车的情况！我并非 Office 高手,
9、这些都是大学的时候,我的老师教的.最后，我要补充一点，这个功能不是 MS Office 独有的，OpenOffice 也可以做到，我昨天还利用 OpenOffice Writer 和 OpenOffice Calc 给 Evolution 做了一个联系人列表。建议大家尝试使用 OpenOffice不管是在 Linux 下面还是 Windows 平台下面， Win32 下面的 OpenOffice 功能之强大，操作之简便和 MS Office 差别甚微，只是在 Linux 下面易用性要差那么一点。我一直在 Linux 平台下面用 OpenOffice，昨天偶然看到同事的机器上运行着 OpenOffice，试用了一下，才知道，原来 OpenOffice 的 Win32 版本这么好用！改天有空了，写一个 OpenOffice 下面利用邮件合并制作 Evolution 通讯录的文章出来。今天是应人所托，所以写了 Office 2003 的版本。如何替换(不再浪费纸张)m b
