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1、Office 2003 功能挖掘:邮件合并入门教程录取通知书是如何打印的,Office 功能挖掘:邮件合并看过很多简历,大都有这么一句话:精通(或者熟悉)Windows、Office 得操作及各种应用。每次看到都是一笑置之,因为我所见过的大多数人,一般只用 Word、Excel 和PowerPoint,他们都是把微软的 Office 当作一个记事本在使用,录入一点文本,然后加上一些格式,插入一些图片,然后保存成 Doc、xls 或者 ppt 文件,这就算是熟练掌握Office 的使用了。再厉害一点的知道用 Excel 计算加权平均分知道用快捷键加粗对齐文本。读者朋友如有兴趣,不妨仔细统计一下,
2、看看周围有多大比例的人使用 Office 仅仅局限于 Word、Excel、PowerPoint 三个组件,把 Word、Excel 当作排版工具,PowerPoint 当作制作幻灯片的工具。当然,这只是一大部分,我也见过 Office 高手,MS Office 的各个组件再他们手中各司其职,他们那熟练的运用和巧妙的思路,真叫做出神入化,令人叹为观止。所谓近墨者黑近朱者赤,我跟他们接触,也学到一些皮毛。有一次和一个网友聊天,说道她的工作,她说她是文员,熟悉 Office,这让我不禁以小人之心度了一把君子之腹,于是问她都用哪些软件,嘿,除了 Projector、Publisher 和Office
3、 2003 特有的一些组件,剩下的几个她都用,而且常用,我心说,能经常用到这些组件,也算是熟悉了,于是出了一个题目考她,我说:假设你在我们学校招生科工作,我们每年要招收 8000 本科生,录取工作完毕之后要发放通知书,现在有了新生数据库,有了通知书模板,你怎样把这些通知书打印出来呢?她思忖片刻,说:那恐怕只能借助邮件合并的功能了。我一看,连忙说:行了,你算得上是精通 Office 应用了。适逢最近有老同学问我关于邮件合并的问题,我索性做一个简单的例子,放到网上,希望大家能从中获得一些帮助。下面我就以打印录取通知书为例,说说 Microsoft Office 邮件合并的操作方法:第一步:准备数据
4、源这个数据源可以是 Excel 工作表也可以是 Access 文件,也可以是 MS SQL Server 数据库。一言蔽之:只要能够被 SQL 语句操作控制的数据皆可作为数据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里,我以 Excel 为例。下图是一个 Excel 工作表文件DataSource,里面有一个工作簿录取通知书,工作簿里面有三条数据记录,我们的任务就是把这三条记录按照指定的模板打印成录取通知书。图一第二步:准备模板模板文件就是即将输出的界面模板,这里我以 Word 文档为例。下图是一个模板文件Template,就是录取通知书的大致样子(大标题和序列号我就省了啊)。图二
5、第三步:邮件合并打开模板文件 template.doc,从工具菜单中依次选择信函和邮件 显示邮件合并工具栏,完毕之后工具栏上会多出一栏,就是邮件合并工具栏,如图,红色矩形框中的就是邮件合并工具栏。图三下面,step by step,follow me:1.设置数据源点击邮件合并工具栏上设置数据源的按钮(图三中第二个),选择DataSource.xls文件,单击打开,然后会再弹出一个选择表格的窗口,要求指定使用哪个工作簿,因为只有一个工作簿录取通知书,直接点击确定,完成数据源设置。2.插入数据域这里,我以插入新生姓名为例。2.a 将光标定位到要插入数据的地方(这里插入新生姓名,就放在文档开头同学
6、:之前)2.b 点击邮件合并工具栏上插入域的按钮(图三中第二个),在弹出的窗口中选择姓名,然后单击插入,如图:2.c 单击关闭(MS Office 这一点不知道是什么用意,不能一次插入多个域,插入完毕又不自动关闭弹出的窗口)重复上述操作数次,依次插入其他元素(院系,专业,学制等)。全部完成之后,模板是这个样子的(为强调哪些数据是动态插入的,我将插入的数据域都用红色表示):3.查看合并数据单击邮件合并工具栏上查看合并数据的按钮(图三中插入 Word 域右边那个按钮),即可看到邮件合并之后的数据,工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。第四步:完成合并到此,邮件合并的工作就
7、基本结束了,可以直接打印了,你可以选择合并到新文档(适用于只有几十上百条记录)来把这些信息输出到一个 Doc 文档里面,以后直接打印这个文档就可以了,也可以选择合并到打印机(适用于成百上千条记录),并不生成 Doc 文档,而是直接打印出来。下面是合并到新文档之后,新文档的效果图:两条记录之间的黑线是分页标记。当然,如果打印成通知书还要调整版式,这个是排版的基本功,我只是演示怎么进行邮件合并,排版的咚咚我就不赘述了。邮件合并功能非常强大,插入 Word 域的功能可以先对数据进行处理(逻辑算术运算格式化等)然后插入,比如要打印英语证书,可以设置分数小于 60 打印不及格,60 和 80 之间打印及
8、格,80 以上打印优秀.这些东西就由各位读者自行挖掘了,呵呵.我为什么选用 Excel 表作为数据源呢?因为绝大多数人都会用 MS office 里面的 Word 和Excel,而,我见到的 Excel 表真让我惊讶,除了那少数几个精通 Office 应用的,其他人都把 Excel 当作一个排版的工具再用,到处是合并的单元格,和各种注释说明。用一个词语来描述,就是暴殄天物,拿 Excel 这么强大的电子表格程序来排版,就像买法拉利跑车跑出租一样,我想,这绝对是盗版泛滥的一个恶果,要是大家都花几千人民币买一套正版Office,应该不会出现这种法拉利跑车当出租车的情况!我并非 Office 高手,
9、这些都是大学的时候,我的老师教的.最后,我要补充一点,这个功能不是 MS Office 独有的,OpenOffice 也可以做到,我昨天还利用 OpenOffice Writer 和 OpenOffice Calc 给 Evolution 做了一个联系人列表。建议大家尝试使用 OpenOffice不管是在 Linux 下面还是 Windows 平台下面, Win32 下面的 OpenOffice 功能之强大,操作之简便和 MS Office 差别甚微,只是在 Linux 下面易用性要差那么一点。我一直在 Linux 平台下面用 OpenOffice,昨天偶然看到同事的机器上运行着 OpenOffice,试用了一下,才知道,原来 OpenOffice 的 Win32 版本这么好用!改天有空了,写一个 OpenOffice 下面利用邮件合并制作 Evolution 通讯录的文章出来。今天是应人所托,所以写了 Office 2003 的版本。如何替换(不再浪费纸张)m b