2010年版gmp文件管理

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1、药品生产质量管理规范 （2010年修订）,第八章 文件管理,文件的概念,文件广义的“文件”指公文书信或指有关政策、理论等方面的文章。狭义的“文件”就是档案的意思，范畴很广泛，电脑上运行的程序、杀毒等等等等都叫文件。GMP中“文件”是指一切涉及药品生产、管理的书面标准和实施过程中的记录结果 。 GMP文件是指涉及药品生产、经营管理过程中预先制定的文件系统，它包括贯穿于药品生产经营管理全过程的所有文件。,在药品制造的GMP全过程最终都是以“文件”的形式反映的。无论世界卫生组织的，还是欧共体的或我国的GMP，均把“文件”单独列出作为一章，由此可见文件的重要程度。 欧共体GMP“文件”一章中，第一句话

2、就概括地指出了文件管理的地位和目的：“良好的文件管理系统是质量保证体系的重要组成部分。书面的文件能防止由口头交流可能引起的差错并使批的历史具有可追溯性。”因此，制药企业必须建立良好的GMP文件管理系统。,文件的重要性,文件管理是操作系统的五大职能之一，主要涉及文件的逻辑组织和物理组织，目录的结构和管理。 所谓文件管理，就是操作系统中实现文件统一管理的一组软件、被管理的文件以及为实施文件管理所需要的一些数据结构的总称（是操作系统中负责存取和管理文件信息的机构）； 从系统角度来看，文件系统是对文件储存空间进行组织，分配和回收，负责文件的存储，检索，共享和保护。 从用户角度来看，文件系统主要是实现“

3、按名取存“，文件系统的用户只要知道所需文件的文件名，就可存取文件中的信息，而无需知道这些文件究竟存放在什么地方。,文件管理,文件管理是质量保证系统中不可缺少的部分，因此文件管理几乎关系到GMP的各个方面。 文件管理的目的是介定管理系统、减少语言传递可能发生的错误、保证所有执行人员均能获得有关工艺的详细指令并遵照执行、而且能够对有缺陷或疑有缺陷产品的历史进行追查。,文件管理,文件的重要性,明确标准、方法、职责，确保完全掌握生产的药品是否能够发放上市所必需的全部信息。 行动以文字为准，避免口头方式造成的错误结果。 保证行动的一致性。 任何行动后均有文字记录可查，为追究责任、改进工作提供依据。 文件

4、系统的建立与完善促使企业实施规范化、科学化、法制化管理。,本章修订的目的,建立完善文件管理系统，保证文件的权威性、系统性 建立有效文件的管理流程，维护文件的有效性 文件编制要保证文件内容的适宜性、一致性 设计相关配套的记录文件，保证文件的执行“有据可查”,与98版主要变化,是将记录管理纳入到文件管理范畴中。 在98版文件控制的第六十四、六十五条二个条款的基础上进行了细化，增加了防止误用、定期评审的要求。 将98版第八章生产管理第六十八条中有关批生产记录管理的要求，扩展到所有相关生产质量管理所涉及的记录管理，并增加了记录的保存、电子记录管理等相关要求。 对质量标准、工艺规程、批生产记录、批包装记

5、录、操作规程和记录等文件的编制要求、编制内容进行了细化规定。 强调质量部对GMP文件管理的责任。,文件管理的新增条款,第一百五十条 文件是质量保证系统的基本要素。企业必须有内容正确的书面质量标准、生产处方和工艺规程、操作规程以及记录等文件 。,强调GMP文件的重要性和文件系统组成。,文件管理的新增条款,第一百五十二条 文件的内容应与药品生产许可、药品注册等相关要求一致，并有助于追溯每批产品的历史情况 。,强调GMP相关技术文件的内容与产品注册等相关要求一致性，并提出可进行产品质量信息可追溯的要求。,文件管理的新增条款,第一百五十七条 原版文件复制时，不得产生任何差错；复制的文件应清晰可辨 。提

6、出文件复制质量控制的的专门要求。,文件管理的新增条款,第一百六十条 应尽可能采用生产和检验设备自动打印的记录、图谱和曲线图等，并标明产品或样品的名称、批号和记录设备的信息，操作人应签注姓名和日期 。,（1)提出对电子打印记录的控制要求 (2）强调记录的客观性、追溯性,文件管理的新增条款,第一百六十三条 如使用电子数据处理系统、照相技术或其他可靠方式记录数据资料，应有所用系统的操作规程；记录的准确性应经过核对。 使用电子数据处理系统的，只有经授权的人员方可输入或更改数据，更改和删除情况应有记录；应使用密码或其他方式来控制系统的登录；关键数据输入后，应由他人独立进行复核。 用电子方法保存的批记录，

7、应采用磁带、缩微胶卷、纸质副本或其他方法进行备份，以确保记录的安全，且数据资料在保存期内便于查阅 。,强化电子记录的管理，对电子记录进入人员的追溯性、更改的追溯性、保存的追溯性提出要求,文件管理的新增条款,第一百六十四条 物料和成品应有经批准的现行质量标准；必要时，中间产品或待包装产品也应有质量标准 。提出物料和成品质量标准的控制要求。 对于需要质量过程控制要求的中间产品或待包装产品需制定相应的质量标准。,文件管理的新增条款,第一百六十五条 物料的质量标准一般应包括： （一） 物料的基本信息： 1. 企业统一指定的物料名称和内部使用的物料代码； 2. 质量标准的依据； 3. 经批准的供应商；

8、4. 印刷包装材料的实样或样稿。 （二） 取样、检验方法或相关操作规程编号； （三） 定性和定量的限度要求； （四） 贮存条件和注意事项； （五） 有效期或复验期 。,提出物料质量标准的编写内容。,文件管理的新增条款,第一百六十六条 外购或外销的中间产品和待包装产品应有质量标准；如果中间产品的检验结果用于成品的质量评价，则应制定与成品质量标准相对应的中间产品质量标准 。,外购是在注册许可的前提下可以执行,文件管理的新增条款,第一百六十七条 成品的质量标准应包括： 1. 产品名称以及产品代码； 2. 对应的产品处方编号（如有）； 3. 产品规格和包装规格； 4. 取样、检验方法或相关操作规程编号

9、； 5. 定性和定量的限度要求； 6. 贮存条件和注意事项； 7. 有效期 。,提出成品质量标准的编写内容。,文件管理的新增条款,第一百六十八条 每种药品的每个生产批量均应有经企业批准的工艺规程，不同药品规格的每种包装类型和包装规格均应有各自的包装操作要求。工艺规程的制定应以注册批准的工艺为依据 。,不同批量都应有对应的工艺规程,文件管理的新增条款,第一百七十一条 每批产品均应有相应的批生产记录，可追溯该批产品的生产历史以及与质量有关的情况 。提出批生产记录控制的要求。,文件管理的新增条款,第一百七十二条 批生产记录应依据现行批准的工艺规程的相关内容制定。记录的设计应避免填写差错。批生产记录的

10、每一页应标注产品的名称、规格和批号 。,明确批生产记录设计的原则 及批生产记录的格式要求。,文件管理的新增条款,第一百七十三条 原版空白的批生产记录应经生产管理负责人和质量管理负责人审核和批准。批生产记录的复制和发放均应按照操作规程进行控制并有记录，每批产品的生产只能发放一份原版空白批生产记录的复制件 。,明确空白批记录的审核、批准、复制与分发控制要求。,文件管理的新增条款,第一百七十六条 每批产品或每批中部分产品的包装，都应有批包装记录，以便追溯该批产品包装操作以及与质量有关的情况 。明确批包装生产过程质量追溯控制的要求。,文件管理的新增条款,第一百七十七条 批包装记录应依据工艺规程中与包装

11、相关的内容制定。记录的设计应注意避免填写差错。批包装记录的每一页均应标注所包装产品的名称、规格、包装形式和批号 。,对记录文件的识别， 防止人为差错的发生,文件管理的新增条款,第一百七十八条 批包装记录应有待包装产品的批号、数量以及成品的批号和计划数量。原版空白的批包装记录的审核、批准、复制和发放的要求与原版空白的批生产记录相同 。强化对批包装记录的控制要求。,文件管理的新增条款,第一百七十九条 在包装过程中，进行每项操作时应及时记录，操作结束后，应由包装操作人员确认并签注姓名和日期 。,文件管理的新增条款,第一百八十二条 厂房、设备、物料、文件和记录应有编号（或代码），并制定编制编号（或代码

12、）的操作规程，确保编号（或代码）的唯一性 。,附录2：原料药 第六章 文件,第二十五条 企业应当根据生产工艺要求、对产品质量的影响程度、物料的特性以及对供应商的质量评估情况，确定合理的物料质量标准。 第二十六条 中间产品或原料药生产中使用的某些材料，如工艺助剂、垫圈或其它材料，可能对质量有重要影响时，也应当制定相应材料的质量标准。,附录2：原料药 第六章 文件,第二十七条 原料药的生产工艺规程应当包括： （一）所生产的中间产品或原料药名称。 （二）标有名称和代码的原料和中间产品的完整清单。 （三）准确陈述每种原料或中间产品的投料量或投料比，包括计量单位。如果投料量不固定，应当注明每种批量或产率

13、的计算方法。如有正当理由，可制定投料量合理变动的范围。 （四）生产地点、主要设备（型号及材质等）。 （五）生产操作的详细说明，包括： 1.操作顺序； 2.所用工艺参数的范围； 3.取样方法说明，所用原料、中间产品及成品的质量标准； 4.完成单个步骤或整个工艺过程的时限（如适用）； 5.按生产阶段或时限计算的预期收率范围； 6.必要时，需遵循的特殊预防措施、注意事项或有关参照内容； 7.可保证中间产品或原料药适用性的贮存要求，包括标签、包装材料和特殊贮存条件以及期限。,文件管理的一般要求,应建立文件的起草、修订、审查、批准、撤销、印刷、复制及保管制度。未经授权任何人不得修改文件。 文件的制定、审

14、查和批准的责任应明确，并应由有关的负责人员签字并注明日期。 各类文件应有便于识别文本、类别的系统编码和日期。 文件应定期审查、修订并应保证只有现行批准的文本方能分发使用。已撤销和过时的文本不得在现场出现。,文件管理的一般要求,文件应有秩序地存放，以便检查；如果用电脑保管文件，应该：a) 应由授权人输入或修改电脑中的文件内容或数据，同时应有修改和删除的记录;b) 应使用密码或其它方法限制接近电脑的人;c) 尤其重要的是，在保存期内，文本和数据应迅速可得。 文件的复制本应清楚、易读，决不允许因复制而引入错误 文件的内容应清楚明确.,文件的特点,系统性 动态性 适用性 可追溯性 严密性,文件制定、使

15、用流程,设计,发放,批准,审核,起草/ 修订,培训,执行,审查,设计阶段,先要建立职责文件：确认各部门、各岗位职责，尤其是关键岗位职责。不同岗位职责中有相同内容时应予以界定。 确定文件编制或修订的程序 根据公司产品、机构情况将文件进行分类及制定编码系统 明确谁起草、谁审核、谁批准 明确文件如何发放、使用、回收,起草/修订阶段,由文件的使用部门负责起草，文件起草人一般为主管或班组长。起草时可以与操作工人进行讨论，听取意见，但最终文件的起草负责人应由主管或班组长担任。 起草人决定文件何时/是否需要修订，或何时/是否有其它人关注文件变更 为修订申请提供方便和变更回顾流程；这一工作可以授权，但是其仍是

16、起草人的职责,起草/修订阶段,文件信息的准确性，例如 文件准确描述所需工作 所属类型，文件编号，设备编号等是准确的 拼写与技术术语是准确无误 文件格式符合公司指南 确保文件的逻辑性并且能为执行操作的人员清楚理解 征求其它个人或部门的意见，他们可能会受变更的影响或者对流程的变更有影响,起草/修订阶段,修订的提出 现行的标准发生了变化 实际执行过程中发现不符合要求 工作或流程需要进行改进 文件的使用者或管理人员均有权提出文件变更要求,审核阶段,确认文件中信息的准确性 确认文件的逻辑性，并且以易懂的语言书写 对变更做出担保 确认已向其它涉及的人员或部门征求意见 确保按现有的实际操作执行，并且若可以的话使用了工厂标准 确保有完成工作所需的资源（例如设备、受训员工、加工区域） 确保对其它有影响的部门同时进行了回顾 保证与法规和验证要求无冲突,批准阶段,确认文件版式符合公司文件控制的要求 确认法规或验证问题已考虑/解决 确认该起草或修订不会造成承诺或法规的折衷 确认对其它有关的部门同时进行了回顾 确保法规或标准的一致性，适于工作,