档案管理培训-档案的管理和维护

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1、档案的管理及保护,讲课提纲,第一节 档案与档案工作概述 第二节 档案的保管与保护 第三节 档案利用服务 第四节 档案法制工作 第五节 档案工作人员应具备的职业道德 第六节 单位档案工作的组织与制度建设 第七节 档案员应做的工作,第一节 档案与档案工作概述 P1,一、档案 （一）档案的概念：中华人民共和国档案法中定义：本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人在从事政治、经济、科学、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。,概念的基本含义： 1、档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。 国家机构、社会组织和个人开展工作、履行职责必

2、然需要一定的载体和手段。古人讲“言而无文，行之不远”，制发各种表达意图的文件便是其重要的载体和手段之一。,这些档案是伴随着人们实践活动自然而然地产生的是最为原始的历史记录。这也是档案区另于图书和报刊资料的标志之一。 2、档案是由文件有条件地转化来的。 档案和文件是处于不同阶段的同一事物，有密切联系，文件是档案的前身。转化条件：,办理完毕的文件才能作为档案保存；即完成了文书处理程序P3 对今后有查考利用价值的文件材料； 按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义的上档案。 3、档案来源广泛，内容丰富，形式多样。 形成者极其广泛：国家机关、企、事业单位、社会团体、个人。,从内容看：有政治、经济、科

3、学、教育文化艺术等等。 从载体看：甲骨、石刻、纸张、磁盘、光盘等。 从信息的记录方式看：手写、刀刻、印刷、录音等。 （二）档案的产生及历史 在我国迄今发现最早的文字记载的档案是3000多年前殷商时期的甲骨档案，当时在世界范围内还出现了石刻档案，泥版档案、 纸草档案、,羊皮档案等等。纸张出现后档案的载体、数量发生了根本性的变化。现在，随着科技的发展，出现了感光材料和磁性材料为载体的档案，如，照片档案、影片档案、录音档案、录像档案、电子档案等。,照片档案 电子档案图,（三）档案的种类与划分 P5 科学分类是实施科学管理的基础。标准不同，档案分类的结果便不同。现今方为流行的、被普遍接受的分类方法：以

4、内容为标准划分为文书档案、科技档案和专门档案。,1、文书档案，也曾被称为党政档案、行政档案，是机关、团体、部队、企事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料。如指示、请示、批复、通知等。,2、科技档案，全称为科学技术档案，是由生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料。 3、专门档案，是指一些社会机构和组织在某些专门业务工作中形成的档案材料。如人事档案、会计档案、教学档案、工商、税务、军事、外交等等。由于社会分工细致，专门档案种类繁多，难以尽数。,（四）档案的作用 P6 机关工作的查考凭证。熟悉情况、总结经验、进行

5、决策，要查考以往记载，以便于决策科学化，提高办事效率。档案是过去的记录，可提供依据。(规划、总结、工资) 生产建设的重要依据。(开发新产品、反倾销案件),3、是科学研究的可靠资料。(自然科学：水利、气象、地震科研成果。社会科学：资本论、史记) 4、是政治斗争的工具。(国内、国际、西藏) 5、是宣传教育的生动素材。(展览、著书立说、影视作品) 将上述五个方面进行归纳，概括为两个基本方面：凭证作用和参考作用。,档案是历史的真凭实证。 P8 产生过程：社会实践活动中直接形成的；档案本身的物质形态保留着真切的历史痕迹，如手稿、批示、印信，照片、录音带、录像带，具有可靠的凭证作用。,档案是第一手的参考资

6、料 P8 人的真知来源于实践，人不可能事事实践，有继承性，档案直接、原始地记录了前人的经验、教训，是第一手的参考资料。,案例1： 北京大学赠送连战母亲学籍档案复印件,（五）档案发挥作用的规律 1、档案发挥作用总是由局部到整体，由当前到长远。 2、随着时间的推移，档案的机密性会逐渐减弱甚至消失。 3、随着时间的推移，档案的作用会由它的实际价值向科学价值扩展。,4、档案作用的发挥受一定条件的制约。 一是受一定的社会环境制约：国家的社会制度、法制水平、政治经济形式； 二是受社会档案意识制约； 三受档案管理水平制约。,（六）档案专业的几个专门术语 1、国家档案全宗：又称国家全部档案，是指归国家所有的，

7、由国家统一管理的，对国家和社会有保存价值的档案财富总和。包括各个历史时期的国家机构、社会组织和某些个人形成的各种内容和各种载体的档案。其基本构成，按历史时期划分成两大部分：,（1）中华人民共和国形成的档案 （2）中华人民共和国成立前各个历史时期的档案： 革命历史档案；旧政权档案。,2、全宗：是由一个独立的机关、社会组织或个人在社会活动中形成的全部档案。 如一个行政机关在其工作活动中形成的各种门类和各种载体的档案就是一个全宗。它包括：文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、业务档案、声像档案和实物档案等。,档案必须按全宗进行整理，因为一个机关或著名人物在社会活动中形成的全部档案，系统地反映了这个

8、机关或人物的历史面貌和发展变化过程，是一个不可分割的有机整体，是国家档案全宗的基本单位，也是档案馆保管档案的基本单位。同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混在一起。,3、立档单位：形成全宗的机关、社会组织或个人称为立档单位，又称“全宗构成者”。构成立档单位的条件： （1）可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外单独行文，即有行文权；,（2）是一个独立的经济核算单位，自身可以编造预算或财务计划，即有财权; （3）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。 上述三个条件是统一的，互相联系的，但最基本的是行文权。,二、档案工作 （一）档案工作的内容 广义：档案工作是指整个档案事业。 档

9、案室工作 P12 档案馆工作 P14 档案行政管理工作 P17 档案专业教育工作 P17 档案科学研究工作 P18,档案宣传工作 P18 档案外事交往工作 P19。 狭义：收集、整理、鉴定、保管、统计、利用六个方面。 P19 收集由各部门、个人而集中。 整理分门别类，使之有规可循。 鉴定鉴别、挑选，去粗取精。,保管采取保护措施、进行妥善管理。 统计对档案有关状况进行登记、统计、分析研究。 利用通过各种方式和手段，满足档案利用者需求的工作。,（二）档案工作的性质 P21 管理性 服务性 政治性 科学性 文化性,（三）档案工作的基本原则 P23 档案法规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，

10、维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”,统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则 (1)国家全部档案由各级档案机构分别集中保存。即全国一切机关、部队、团体、企业和事业单位形成的档案，均由各机关和单位的档案机构或档案人员集中保管，任何单位或个人都不得拒为已有。 同时，这些机关和单位的档案中凡是具有长期和永久保存价值的，都应按规定由各级档案馆集中保管。,(2)全国档案工作，由各级档案行政管理机关统一、分级、分专业负责监督和指导。 统一：在全国范围内实行统一的业务指导、监督和检查。 分级：地方各级档案行政管理机关具体指导、监督和检查本地区的档案工作。 分专业：中央和地方专业主管机关档案部门

11、，根据本专业、本系统的特点，负责本系统含下属单位档案工作的管理。,(3)实行党、政档案和党、政档案工作的统一管理。一个机关内共产党、行政、工会、共青团等档案集中在一个机构保管；需要长远保存的党、政档案，统一集中于各级档案馆。,2、维护档案的完整与安全是档案管理的基本要求 维护档案的完整，一方面，要从数量上保证档案的齐全，应集中保存的档案不残缺短少；另一方面，要从质量上维护档案的有机联系一历史真迹，不割裂、不分散。 维护档案的安全，一方面，要尽量延长档案,的寿命，尽量减少自然因素和人为因素对档案的损害；另一方面，要保证档案的政治安全，使档案不丢失、不被盗、不泄密。 3、便于社会各方面的利用是档案

12、工作的根本目的 便于社会各方面的利用是档案工作的根本目的和出发点。档案被利用的广泛程度是检验档案工作效果的主要标准。,第二节 档案的保管与保护 P272,档案的保管与保护是为最大限度地延长档案的寿命，从而更好地提供利用。 一、档案保管与保护工作的含义与要求 （一）含义 档案的保管，是指根据档案的成份和状况所采取的存放和保护措施。主要包括三个方面：,档案的库房管理，即对库房内档案科学管理的日常工作。 档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中的一般安全防护。 保护档案的技术措施。,档案的保护是保护档案的专门措施，是一项为延长档案寿命而采取的各种专门的技术处理工作。 档案保管与保护工作的任务：防

13、治档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的完整与安全。 档案损毁的原因有两个：,1、人为因素。由于政治斗争或其他各种原因，对档案进行有计划、有意识的破坏；由于档案工作人员或利用档案的人员无意（疏忽大意或管理使用不善）千万的损毁；在档案管理和使用过程中不可避免的磨损。,2、自然因素的损毁。 内存因素，档案本身制成材料，如纸张、胶片、光盘等载体材料和字迹材料及其他附着材料，这些因素的变化会直接影响档案的寿命。 外在因素，即档案所处的环境和保管档案的条件，如不适的温温度、尘土、光等因素对档案的破坏。,（二）要求 1、档案保管工作的基本要求： (1)账物相符。档案室所藏实体与档案目录要相吻合，档案的收进

14、、移出、保存、销毁、展出等都必须有严格的手续，做到增减有据，数字准确，确保档案不丢失。,(2)突出重点，兼顾一般。对所藏永久或重要单位的档案给予重点保管，使其处于最安全、最保险的环境之中。 (3)立足长远，保证当前。处理好“管”与“用”的关系。 2、档案保护工作的要求： (1)满足不同载体档案材料的特殊保管要求，确保其安全，延长其寿命。,(2)以防为主，防治结合。采取有效措施，预防档案损毁，一旦受损，要及时进行妥善治理。 二、档案的保管 涉及两个方面：保管档案的物质条件和对档案的日常管理。 物质条件：档案库房、库房设备(防火防盗监控、空调、吸湿、加湿等)、档案装具(档案柜、密集架)、档案包装(

15、卷皮、卷盒)材料。,档案库房管理 （一）档案库房的温湿度要求（14-24,45-60%） （二）档案库房的温湿度的调节: 1、降温 2、减湿 3、加湿 （三）档案“八防”要求和措施 “八防”要求：防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染。防高温,“八防”措施： 档案库房周围要灭绝火源迹象，库内严禁吸烟，库房电器禁用明线。日常保管中要放置灭火器（干粉或1211）档案人员要了解其性能并能熟练使用。 档案库房应有防盗措施，一般库房要加防盗门窗。 湿度较大的库房应配备去湿机及放置吸潮济。,档案库房窗子要挂窗帘，防止阳光直接射入库房内；库房照明装置应使用白炽灯，避免日光灯中紫外线对档案纸张的破坏

16、。 为了防止鼠害，应定期检查并投放灭鼠药。 档案柜架应经常放置防虫药，（卫生球、樟脑精等）以防止害虫破坏档案。,为防止灰尘对档案的损害，库房最好加双层窗，同时用吸尘器及时吸除柜架上的灰尘。 为防止有害气体对档案的侵害，必要时密闭档案库房门窗，设置过渡间。 （四）档案柜架的排列 1、排列一致，横竖成行，如有大小不一的柜架，应适当分类，尽可能做到整齐一致。,2、有窗库房柜架的排列应与门窗垂直，以免阳光直射，并便于通风。 3、为便于库内档案的管理，应将所有档案柜架进行统一编号。其顺序是，从前至后，从左至右，从上至下。 4、档案实体的排架，便要于管理，相对稳定。全宗内案卷排列次序必须严格按照全宗内的分类体系和案卷的顺序号进行。,（五）档案的安全检查 定期检查的形式主要有两种：全面检查和局部抽查。 全面检查的主要内容：档案数量是否相符，收进、移出、借阅登记是否准确等。 局部抽查的主要内容：档案有无损毁、档案生霉长虫状况等。 查后应及时登记，发现问题及时处理。,