电子认证在办公自动化和电子档案领域的应用及展望

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1、0 广东省交通运输档案信息管理中心 二一五年七月 电子认证在办公自动化和电子档案领域的应用 1 目录 一、交通厅的信息化发展历程 三、 电子认证在电子档案系统的应用 二、 电子认证在OA系统的应用 2 2002年建设第一版OA系统 2003年建设运政、公文交换等各种业务系统 2008年全面提升信息安全建设 2012年 推行无纸化建设 电子档案标准研究 一、广东省交通运输厅信息化发展历程 合作建设AO系统 时间交通厅网证通 建立广东交通行业CA分中心 在OA、运政、公文交换等业务系 统上使用数字证书电子认证技术 合作电子认证平台项目，助力无 纸化建设与电子档案系统建设 3 目录 一、交通厅的信息

2、化发展历程 三、 电子认证在电子档案系统的应用 二、 电子认证在OA系统的应用 4 二、电子认证在OA系统的应用-发文和归档 起草领导审批打印 签名盖章扫描 发文上传 线上线下线上 归档 线下 在发文时，必须要打印，线下签名盖章，扫描后上传，才能回到OA系统进行 公文的分发。 公文归档也无法实现在线归档，只有在线下签名盖章才能形成有效的档案文件 ，流程较长、操作不方便、与线上脱节，导致无法实现全程的无纸化。 5 起草 领导审批线 上 电子签名/签章 发文 归档 采用电子签名技术后,所有操作均在线上完成 二、电子认证在OA系统的应用-使用数字证书实现全线上操作 证书登陆 使用数字证书进行登 陆，

3、实现强身份认证 使用电子签名进行行政审 批，实现不可抵赖，不可 伪造、不可篡改 使用电子签名/签章签发 公文，实现公文法律效力 6 目录 一、交通厅的信息化发展历程 三、 电子认证在电子档案系统的应用 二、 电子认证在OA系统的应用 三、电子认证在电子档案系统的应用 3、电子认证在电子档案 系统的应用 2、电子认证平台的建设 1、概况 4、课题成果与意义 8 一般的电子文件 存在原始性、完 整性、真实性和 安全性的问题。 电子文件打印为 纸质文件不能作 为档案。 只能采取电子文 件打印后补签名 的办法，补签名 有违档案直接形 成的原则。另外， 补签名带来巨大 的工作量。 如果要求信息系 统审核

4、及手工签 名同时进行，信 息系统就毫无效 率价值了。 档案工作面临非常大的困扰 电子档案的研究迫在眉睫 电子文件比例占项 目档案的60%- 80%，数量巨大。 现状现状 3.1.1 应用背景 9 原因： 2004年颁布的电子签名法确立了可靠电子签名的法律效力，但02年颁布 的国标电子文件归档与管理规范未及时调整，迫使建设项目档案采取纸 质与电子文件同时收集的双轨制方式，电子文件打印成纸质文件后经相关责 任人手工签名后归档，造成人力物力大量重复投入。 1.电子签名法未能在电子档案领域真正落地实施和应用。 为保证电子档案的真实性、完整性和安全性，需要进一步明确电子档案的定 义，以及电子档案产生、移

5、交、管理、存储、利用、销毁等管理要求。 2.国家缺少电子档案的法律或规范指导电子档案相关管理工作。 缺少交通建设项目电子档案示范性的系统，真正全面解决电子档案真实性、 完整性和安全性等问题，实现高质量、大规模电子文件归档、管理和查询应 用，达到工程建设同步收集、同步整理、同步归档的要求。 3.缺少示范性系统。 3.1.1 应用背景 10 电子文件的合法化 是信息化建设中全程无纸化的最后一公里路！ 3.1.1 应用背景 思路： 11 应用领域：公路、港口、航道、码头等交通建设项目的档案管理业务。 课题依托工程单位：“广东博大高速公路有限公司梅大分公司”。 调研国内外的现状，咨询档案 主管部门、电

6、子签名专家，在行业主 管和专家的指导下开展研究。 为解决广泛应用信息系统带来的档案 工作问题，对电子档案的形成及特点 进行有益的探索，为上级部门制定政 策或标准提供参考，交通工程项目 电子档案标准及系统研究课题（项 目编号：科技-2013-02-104）在广东 省交通运输厅立项。 应用的项目：“梅州市梅县至大埔高速公路”和“梅州市梅县至大埔 高速公路东延线”。 3.1.1 应用背景 3.1.2 建设目标 12 提出规范：依据中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法实施办法中华人民 共和国电子签名法等，提出广东省交通行业电子档案、电子签名的相关标准或规范。 建立平台：建设交通在线电子认证平台。业

7、务系统产生的电子文件采用合法CA机构的数 字证书进行电子签名，电子认证平台对文件的电子签名进行统一验证，对用户数字证书 进行统一管理，保证相关的电子文件具有真实性、完整性和安全性。 建立系统：建立符合国家档案局、交通运输部档案馆、广东省档案局要求，无缝对接电 子认证平台，实现文件资料与工程建设同步收集、同步整理、同步归档的电子档案系统， 规范项目的档案工作。 数据安全：建立电子档案数据的本异地备份和恢复机制，有效保证数据的安全性。 13 电子档案管理标准建设仍然存在欠缺。 3.1.3 国内现状 标准的数量不足。缺乏涉及一些电子文件管理关键环节（如形成、捕获）、 核心技术（如迁移、封装）的标准；

8、 标准的国际化程度较低。我国电子文件管理领域采纳国际标准的比例比较低， 而且自身的标准在国际上的影响力较低； 推广不够。在实际工作中，部分单位和电子文件管理软件研发企业缺乏标准 化意识，一些标准没有得到充分的推广应用。 标准的系统性不足。缺乏统筹规划、结构散乱、不成体系； 14 3.1.4 电子档案标准研究的法律依据 电子签名是解决上述问题的关键 电子档案获得认可存在障碍 存在原始性、真实性、完整性、 安全性、凭证作用等问题 传统纸质档案证据作用和法律效力已无异议 字体、字迹、图像、印章等清晰可见，内容真伪易于判别 中华人民共和国档案法对档案的定义涵盖了电子档案。 15 2004年颁布的中华人

9、民共和国电子签名法为解决电子档案的法律效力问题提供了有效的法律依据。 3.1.4 电子档案标准研究的法律依据 首先，电子签名法 所称的数据电文，“是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者 储存的信息”。电子文件、电子档案的生成方式、介质特点和信息属性与“数据电文”无差别，被法定 的“数据电文”所包含。 其次，电子签名法仅不适用涉及特定人身关系、不动产权益转让、公共事业停止服务（供水、供电 等）文书以及法律法规明确不适用电子文件的其他情形，对各种社会组织团体日常活动中生成的各类电 子签名的电子文档的法律地位进行了全面认可，规定“当事人约定使用的电子签名的电子文档， 不得仅 因为其采用

10、电子签名、数据电文的形式而否认其法律效力”。 第三，明确了可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。 最后，电子签名法授权“国务院或者国务院规定的部门可以依据本办法制定政务活动和其他社会活 动中使用电子签名、数据电文的具体办法”， 这为该法适用范围的拓展预留了空间，电子签名法 已经适用政务及其他社会活动，只是需要进一步制定具体实施办法。 16 电子签名法第四、五、六、七、八条，对电子文档对应传统文本功能作用所应达到的条件作了明确规定， 只要符合下列条件，即被予以法律认可： 3.1.4 电子档案标准研究的法律依据 第一，能够有效地表现所载内容，并可以随时调取查用的电子文档，视为法定的书

11、面形式。 第二，能够有效地表现所载内容、可以随时调取查用，并且能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、 未被更改的电子文档，视为法定的原件形式。 第三，除了具备上述条件外，同时符合以下因素的电子文档即被认为具有法定证据的真实性：（1）生成、 储存或者传递电子文档的方法可靠；（2）保持内容完整性的方法可靠；（3）用以鉴别发件人的方法可靠。 17 为了使电子档案符合电子签名法的要求，需要使用电子签名的技术。 3.1.4 电子档案标准研究的法律依据 电子签名使用哈希和加密算法，可及时发现对文档的非法篡改 电子签名使用的私钥、公钥、自签名证书以及签名验签的过程，保障了电子文件的不可伪造和不可抵 赖

12、 合法的电子认证平台证明文档的签名者是真实的人或组织机构 电子签名技术 完整性、安全性：保障电子文件在工作流的各个环节上不被非法篡改或遗漏信息 真实性：保障电子文件的不可伪造 不可抵赖性：签名者无法否认文档不是他签署的 电子档案具备法律效力 18 3.1.5 电子文件格式在电子档案长期保存中的应用分析 电子文件的长期保存格式是数字档案馆在进行数字资源保护时需要面对的极 其重要的问题。 标准化电子文件格式是电子文件长期保存的重要途径。 标准化电子文件归档格式更符合电子文件归档管理要求。 19 3.1.5 电子文件格式在电子档案长期保存中的应用分析 2009年国家档案局发布的档案行业标准版式电子文

13、件长期保存格式需求（DA/T47-2009）规定电子文件长期保 存格式应满足的需求： （1）格式开放 （2）不绑定软硬 件 （3）文件自包含（4）格式自描述 （5）显示一致性（6）持续可解释（7）稳健（8）可转换 （9）利于存储 （10）支持技术认 证机制 （11）利于利用 20 3.1.5 电子文件格式在电子档案长期保存中的应用分析 PDF/A 是最适合电子文件长期保存的格式。 PDF是 Portable Document Format（便携文件格式）的缩写，具备跨语言、跨平台、可使用 数字签名以及清晰再现原文档内容的特点。 2005年，国际标准化组织ISO公布了ISO 19005-1：20

14、05文献管理-长期保存的电子文档文 件格式-第1部分：PDF1.4（PDF/A-1）的使用。 2011年，国际标准化组织ISO公布了ISO 19005-2：2011文献管理-长期保存的电子文档文 件格式-第2部分：ISO 32000-1的使用(PDF/A-2)。 GB/T 23286文献管理长期保存的电子文档文件格式规定了如何使用便携文档格式（PDF） 进行电子文档的长期保存，等同采用ISO 文献管理-长期保存的电子文档文件格式。 21 3.1.6 省交通运输行业电子文件归档与电子档案管理办法 总则 电子档案（定义、 特点） 电子档案管理原则 电子档案管理部门 及职责 电子档案的形成与 办理

15、电子档案归档移交 电子档案整理电子档案鉴定电子档案保护利用 22 总则 电子文件立卷归档、移交；电子档案整理、保存、利用必须采用包含电子签名的国际电子文件长期保 存标准格式PDF/A格式。 定义 本规范所指电子档案，是指政府机关、企事业单位、社会团体及其他组织机构在文件处理过程中直接 形成的文字、图表、图像、视频、音频等不同形式的有保存价值并归档保存的电子文件。 特点 （一）信息真实。电子档案源于其对应的电子文件，信息的形成来源、形成时间及内容等均保证其原 始性； （二）信息完整。电子档案与其来源电子文件在内容、背景、结构信息上保持完整一致； （三）信息可靠性。电子档案记录信息源自可靠的电子文

16、件形成部门、可靠的传输路径及电子签名鉴 定方式； （四）信息长期存取。即电子档案可应对未来技术更新所造成的硬件、媒介及软件过时等问题，保证 信息在存储载体、软件系统、信息读取设备更新的情况下长期存取。 3.1.6 省交通运输行业电子文件归档与电子档案管理办法 23 （一）全程管理原则。对电子档案的形成、处理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保 电子档案收集、鉴定、安全授权、管理流程监控等全程处于受控状态； （二）真实保障原则。电子档案的处理、传输、保存、利用等环节保证电子档案内容及形成过程真实、 统一； （三）完整性保障原则。在电子档案管理中，既要保证电子档案载体、内容的完整，又要保证电子档 案形成过程中相关信息如电子签名、时间戳的完整。 （一）电子文件归档移交方式：移交时，档案管理部门相关责任人对接收电子档案进行签名。 （二）包含电子签名的电子文件的归档：归档电子签名验证软件、数字证书（公钥）、CRL（证 书吊销