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1、第三章 凭证管理的详细设计,本章结构,第一节凭证管理的总体设计,第二节凭证录入与修改的功能设计,第三节凭证查询与汇总的功能设计,第四节凭证审核与记账的功能设计,第五节期末转帐凭证处理的功能设计,凭证 管理 的总 体设 计,凭证管理的功能模块划分,凭证管理的数据存储设计,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,凭证管理完成凭证的录入、修改、查询、汇总、审核、记账等功能。它是电算化会计信息系统的重要组成部分。 由于凭证管理是用户日常工作中使用最频繁的子系统，因此，要求具备友好的用户界面，让用户能够快速、轻松、方便、灵活地完成凭证处理工作。 从会计业务流程看，凭证管理是会计信息系统的上游子系
2、统，是会计信息处理的起点，它采集和加工的信息是否正确、完整、可靠，必将波及下游系统。因此，如何确保数据的正确性、完整性和可靠性，也是凭证管理设计中应考虑的主要问题。凭证管理的功能模块划分如图3-1所示。,图3-1 凭证管理的功能模块划分图,BACK,凭证管理的数据存储设计,凭证管理所涉及到的数据基表，绝大多数在系统管理中已经设计，没有设计的有凭证数据基表和常用摘要数据基表，以及对应结转定义、销售成本结转定义、汇兑损益结转定义、期间损益结转定义四个转账定义基表。凭证和常用摘要数据基表的名称分别为Pz和Zy。在Pz基表中存储核算年度的所有凭证数据，包括已记账凭证和未记账凭证，而以前年度凭证存储在历
3、史数据基表(Lpz)中。在Zy基表中存储各操作员的常用摘要，该基表的作用是在制单时可以简化摘要录入，摘要不设计历史数据基表，Zy基表中的常用摘要按操作员加以区分，每个制单操作员都有自己的常用摘要，无论在那个账套操作员都可以使用自己建立的常用摘要，Zy基表是各账套的公用数据基表。Pz和Zy两个基表的数据结构分别如表3-1和表3-2所示。,凭证管理的数据存储设计,对应结转定义、销售成本结转定义、汇兑损益结转定义、期间损益结转定义四个转账凭证定义基表是为自动生成相应的转账机制凭证而设计的。其基表名称分别为Dyjz、Xscbjz、Hdsyjz、Qjsyjz。各基表的数据结构分别如表3-3表3-6所示。
4、,BACK,常用摘要维护的功能设计,在有些会计软件中，将常用摘要设计为由指定的操作员维护，由各操作员共同使用的模式。这样设计的优点是摘要比较规范，其缺点是由于摘要是统一的、公用的，不能满足每个操作员的习惯，不便于记忆，制单时寻找摘要速度较慢，由于摘要数据由统一的一个或少数几个操作员来维护，所以常用摘要数据得不到及时的增补或更新。笔者认为既然摘要不是查询、汇总、统计等数据处理的关键字，那么就没有必要进行统一，而应该尊重各操作员的不同习惯，建立自己的常用摘要，系统中的每个制单人都维护和使用自己的常用摘要。这样既符合各人的习惯，又便于记忆，并且对每个制单人而言，其常用摘要相对较少，从而可以提高摘要的
5、寻找速度。但如此设计也存在一定问题，如果操作员工作不认真，乱建常用摘要，并不及时对其进行整理，那么当系统运行时间较长时，就会使常用摘要变多、变乱，解决这一问题的措施是由操作员本人或账套主管定期对常用摘要进行整理。常用摘要维护具有增加、修改、删除、查询、打印等功能，其界面如图3-2所示。,常用摘要维护的功能设计内容图,、增加常用摘要,以一般操作员身份登录，选“增加”则系统在数据区的最后一行之后，自动增加一个空行，可直接在此空行内输入新增加的常用摘要。 （1）摘要编号：用户必须输入。可根据自己的习惯编号，但自己所使用的摘要编号必须唯一，不能重复。一般采用数字编码，如“001”、“002”等。 （2
6、）摘要：必须输入。输入操作员的常用摘要内容。 （3）摘要助记码：可为空，摘要助记码可采用摘要前十个汉字拼音字头构成助记码，如“应付材料款”其助记码可编为“YFCLK”。 （4）科目编号：在制单时，摘要往往与应借或应贷会计科目之间具有一定联系，如“付某单位材料款”可能与银行存款科目有关，因此在制单时，在输入摘要的同时，应借或应贷会计科目自动产生，从而加快制单速度。该项可用值列表在科目字典中选取，选取时由于科目较多，可通过输入科目编号或科目助记码来筛选科目，在值列表中应列示科目编号、助记码和科目全称三项。 （4）科目全称：在选择科目编号时自动填入，不需用户输入。,BACK,、修改常用摘要,当操作员
7、认为自己使用的常用摘要需要修改时，可利用修改功能对 其进行修改。修改可直接在图3-2界面进行修改。选“修改”后即可对数据区列示的常用摘要进行修改。,、删除常用摘要,当操作员认为需要对自己的常用摘要进行清理时，可利用删除功能对摘要进行删除。 当系统管理员或账套主管认为需要对各操作员的常用摘要进行清理时，也可利用删除功能对各操作员的常用摘要进行删除。删除可直接在图3-2界面进行。先在数据区选择要删除的常用摘要，可选择一条或多条，然后选“删除即可”。,BACK,、查询常用摘要,当以系统管理员或账套主管身份登录时，既可以对各操作员的常用摘要进行查阅和打印，还可以对各操作员的常用摘要进行整理（部分删除）
8、和全部删除，但不能对各操作员的常用摘要进行增加和修改。,、打印常用摘要,由于常用摘要数据项不太多，可根据显示的记录将各数据项全部打印出来。 “确认”与“放弃”功能与其他数据维护的对应功能相同。,BACK,第二节凭证录入与修改的功能设计,记账凭证是登记账簿的依据，账簿数据的正确与否完全取决于记账凭证，凭证是核心子系统的唯一数据源，填制凭证是最基础和最频繁的工作，因此，必须确保凭证的准确完整。填制凭证有两种方式，一种方式是先手工编制凭证，然后将其输入计算机。这种方式适用于单机运行，或系统刚刚投入运行，计算机处理与手工处理并行阶段。这种方式由于需要依赖手工操作，自动化程度较低，且难以保证手工凭证与机
9、内凭证的一致性。另一种方式是直接上机制证，即在不编制手工凭证的情况下，直接上机编制凭证并在打印机上实时地输出凭证。这种方式适用于网络运行，采用网络版软件在多台计算机上并行运行系统。这种方式能大大提高系统效率，确保输出凭证与机内凭证的一致性。故凭证的录入方式以直接上机制证方式为宜。凭证填制的功能较多，需要输入的信息也较多，因此，要求界面设计要合理，且要方便操作。将所有的功能都设计在工具栏内，留下绝大部分空间作为数据输入区。凭证填制具有打印、预览、输出、引入、增加、修改、查询、复制、增行、删行、摘要、冲销、保存、放弃、帮助、退出等功能。其录入界面如图3-3所示。,凭证填制的功能划分,增加凭证,增行
10、和删行,凭证预览,摘要,复制凭证,打印凭证,修改凭证,输出凭证,引入凭证,冲销凭证,查询凭证,BACK,增加凭证,当选择制单功能时，系统进入制单界面，此时屏幕数据为空，功能选项只有增加、查询、帮助、退出为可选状态，其他功能失效（为暗色）。选择“增加”后数据区显示新凭证需要录入的各数据项，此时增加、修改、冲销功能失效，其他功能可选，即进入了新凭证的录入状态，在数据区可以输入各项数据。,凭证内容, 部门名称 客户名称 项目大类 项目 外币种类 外币金额 数量和单价 结算方式 票号、业务员 发生日期,2、增行和删行在图3-3凭证填制界面，无论是新增凭证还是修改已录入的凭证，都可用“增行”功能在光标所
11、在位置之下增加一个空行，在此空行内输入凭证分录信息。制单时可能需要删除某行数据，则可用“删行”功能将光标所在行删掉，但凭证应至少有两条分录。3、凭证预览在图3-3凭证填制界面，无论是新增凭证还是修改已录入的凭证，都可用“预览”功能，该功能视光标所在位置不同而异。在摘要栏选择此功能时，可在常用摘要字典中选取摘要；在科目栏选择此功能时，可在科目字典中选取科目。4、摘要在系统中具有制单权限的操作员，都可维护自己的常用摘要。往往操作员在制单时，录入摘要的过程中，可能会发现此摘要可能以后会经常用到，想要将其存储在常用摘要字典中，以便以后使用，在此情况下，可用此功能在制单时将选定的摘要随时存储起来。其过程
12、是在制单时用鼠标或键盘随意选定想要保存的摘要，然后选择“摘要”功能，在常用摘要填加窗口，选定的摘要被直接携带过来，可对此摘要进行编辑，然后再为其编制摘要编码、助记码和对应科目，通过“确认”功能将该摘要存储在常用摘要字典中，选“放弃”则此次增填常用摘要作废。,BACK,5、复制凭证在图3-3凭证填制界面，在新增凭证或修改凭证时，可用“复制”功能将以前编制的凭证内容复制到当前编制凭证中，复制时先用“查询”功能查询出需要的凭证，包括当前年度凭证和以前年度凭证，可利用“复制”功能在查询出来的凭证中，将选定的凭证内容复制到当前填制的凭证中，包括辅助信息，但当前填制凭证的凭证号和日期等不变，利用复制已前凭
13、证功能时，当前填制凭证的内容应为空，否则将会被复制内容所覆盖。利用复制已前凭证功能可大大提高制单速度。、查询凭证只有在选择了“增加”、“修改”功能或者在没有选择任何功能的初始状态下，“查询”功能才为可选，根据输入的查询条件，将满足条件的凭证从当年凭证基表或历史凭证基表中查询出来。其具体功能详见“凭证查询”功能设计。、修改凭证首先选择“查询”功能找到要修改的凭证，然后选择“修改”功能对查询出来的凭证进行修改。此时增加、修改、冲销功能失效（为暗色）。即进入了凭证的修改状态，在数据区可以修改和输入各项数据。,BACK,凭证修改可以对以前录入但尚未审核或审核未通过的凭证进行修改，也可以对审核通过但未记
14、账的凭证进行修改，但必须先修改审核标志，将审核通过改为未审核或审核未通过之后才可修改。凭证修改只能修改凭证的具体内容，而不能修改凭证号和日期。操作员应该在录入和审核过程中谨慎细心，最好不要做过多的凭证修改。另外，在修改时可以利用打印、预览、输出、引入、查询、复制、增行、删行、摘要、保存、放弃等各种功能。但利用“删行”功能时，不允许将凭证内容删空，至少要保留两行内容，并使借贷平衡，只有如此才可用“保存”功能将修改后的凭证保存到凭证基表中。修改从其功能上说也是一种录入。但在修改前，必须先利用“查询”功能查询要修改的凭证。若找不到该凭证或该凭证已通过审核，系统将给出相应的提示信息。在修改时用户只能修
15、改凭证的摘要、科目、辅助信息和借、贷方金额。对凭证内容的修改实质上是对凭证内容的再次录入，因此，凭证内容的修改和录入完全相同。凭证修改完成的后续处理过程与凭证录入完成的后续处理过程相同。系统将在保证借贷金额相等，且没有漏添项时，对所做的确认做出反映，即存储和打印被修改的凭证。若放弃则本次修改无效，原凭证不变。,凭证的修改是在凭证已经录入的基础上进行的。凭证号是在凭证录入时，由系统根据系统参数自动生成的，录入一经确认后，凭证号就不允许变动了，录入和修改的区别是录入时系统为录入的凭证生成新凭证号，而修改则利用凭证号查询要修改的凭证后进行修改，除此之外，录入和修改的功能完全相同。凭证的修改应具有一定
16、的权限限制，即谁填制的凭证应由谁来修改。有些软件的凭证修改可随意设置，可设置为可由任何人来修改，由于凭证修改是无痕迹的，如此设置不便于分清责任。但账套主管应设计为具有修改他人所填制凭证的权力。,BACK,、输出凭证输出凭证并不是将凭证输出到屏幕上或在打印机上打印出来，而是与常用摘要类同，将常用凭证保存起来，以便在以后制单时引入（复制）常用凭证内容。输出凭证是将查询出来的凭证或当前正在填制的凭证保存起来，在以后填制凭证时，如果发现所填制的凭证与保存起来的凭证内容类同，则可将保存起来的凭证内容引入到当前所填制的凭证中。输出的凭证通常保存在服务器中各操作员专用目录的“我的账簿”文件夹中。输出凭证时，操作员要为输出的凭证指定文件名（可用汉字名称），系统以一定的格式（一般以文本格式）将输出的凭证按系统指定路径和文件名存储起来。 输出文件的数据结构应与Pz基表的结构类同，输出凭证数据时只输出凭证内容，不输出凭证号和日期，将当前凭证的各项数据（包括非显示项）存储到输出文件即可。一般操作员都习惯在自己的工作目录下“我的账簿”文件夹中，存储输出的凭证、凭证查询条件、凭证汇总条件、各种账簿查询条件、科目汇总表查询条件等信息，以便在需要时调用。利用此功能可以大大提高操作员的工作效率。当某一定义信息不再需要时，可在引用界面或在操作系统环境下利用操作系统的删除功能将其删除。,
