航运公司sms内审员培训之sms内部审核有效性评价和管理复查ppt培训课件

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1、2018/10/21,1,SMS内部审核、有效性评价 和管理复查,2018/10/21,2,第一部分SMS内部审核 第二部分SMS有效性评价和管理复查 第三部分SMS外部审核的相关知识,2018/10/21,3,第一部分SMS内部审核,第一章审核的基本知识 第二章内审的准备 第三章内审的实施 第四章内审员的作用和管理,2018/10/21,4,第二部分SMS有效性评价和 管理复查,第一章有效性评价和管理复查基本概念 第二章评价和复查的内容 第三章评价和复查的实施 第四章内部审核、有效性评价和管理复查的关系,2018/10/21,5,第三部分外部审核相关知识,一、外审分类； 二、审核申请的时机、

2、条件和材料；,2018/10/21,6,第一部分 第一章审核的基本知识,一、审核的概念 、安全管理体系审核的基本概念 是为了确定安全管理体系文件是否符合、覆盖ISM/NSM规则，是否符合、满足国际和国内强制性规定以及公司所采纳的国际海事组织、主管机关、船级社及海运行业组织建议的适用的规则、导则、指南、标准，是否按照安全管理体系文件的规定制定了安全管理计划，以及这些计划是否得到有效实施，并适合于达到安全和防污染的目标的系统而独立的审查。,2018/10/21,7,第一章审核的基本知识,、内部审核的概念 系指为判断安全管理活动和结果是否符合安全管理体系的规定，作为公司管理职能的一部分而实施的系统而

3、独立的验证过程。ICS/ISF国际安全管理规则应用指南 内审是由公司组织内审员或由公司聘请的经过培训的适任人员对公司及所属船舶的安全管理体系实施的定期的审核，以判断安全管理活动和有关结果是否符合安全管理体系规定和计划安排，以及安全管理体系规定和计划安排是否得到有效实施并适合于达到安全和防污染目标的系统而独立的审查。,2018/10/21,8,第一章审核的基本知识,二、安全管理体系审核的特性 符合性、有效性、适合性-目的 系统性、独立性-方式,2018/10/21,9,第一章审核的基本知识 三、审核的分类 内审和外审 内审：初次内审、例行内审和追加内审,2018/10/21,10,第一章审核的基

4、本知识 四、内审的目的和作用 目的:核查安全和防污染活动是否符合安全管理体系的要求。 作用： 1、促使SMS满足强制性规则的要求直接作用； 2、及时发现管理上存在的问题，采取纠正措施重要手段； 3、发现日常活动存在的问题并纠正，以便顺利通过外审； 4、自我改进机制，体系不断得到完善根本作用; 5、为客观评价体系运行情况收集证据。,2018/10/21,11,第一章审核的基本知识 五、内审的基本任务： 、搜集客观证据，及时发现问题； 、对发现的问题及时采取纠正措施； 、对公司的安全和防污染管理活动进行分析，判断是否得到执行贯彻和管理活动的有效性； 、为判断公司实现目标的有效性提供证据； 、分析是

5、否符合、覆盖强制性规定，是否具有可操作性。,2018/10/21,12,第一章、审核的基本知识 六、审核及体系相关术语 1、客观证据； 2、不符合规定情况NC non-conformity； 3、重大不符合规定情况； 4、严重不符合规定情况； 5、记录； 6、符合证明DOC Document Of Compliance; 7、安全管理证书SMC Safety Management Certificate; 8、安全管理体系SMS Safety-Management System; 9、国际安全管理规则ISM International Safety Management Code 10、国内安

6、全管理规则NSM National Safety Management Code,2018/10/21,13,第一章、审核的基本知识 七、内审的范围：体系内所有的部门、船舶和各项安全管理活动。,2018/10/21,14,第一章、审核的基本概念 八、内审依据 1、 ISM/NSM规则、国际国内强制性规定规则、采纳的建议性规则、公司已经采纳的指南、标准和公司的安全管理体系文件。 2、外审的基本工作依据： 在加上：航运公司安全管理体系审核发证规则、航运公司安全管理体系审核发证程序 单,2018/10/21,15,第一章、审核的基本概念 八、内审依据 判断和评价依据： 判断和评价安全管理体系文件覆盖

7、性的依据是ISM/NSM规则；判断和评价安全管理体系文件符合性的依据是ISM/NSM规则和国际国内强制性规定规则；判断和评价安全管理体系活动符合性的依据是国际国内强制性规定规则、采纳的建议性规则、指南和公司的安全管理体系文件。清单,2018/10/21,16,第一章审核的基本概念 九、内审的时间要求时机和频度 时机-何时进行审核为宜。 内审的频度-一旦确定审核，此种审核每年进行多少此为宜。 初次审核：体系编制完成、颁布实施，且已运行一段时间（至少一个月）。 例行审核：年度内审计划（集中、滚动），由一个/多个审核组进行审核。每年至少一次。频度主要由公司的安全管理状况决定： 上次审核问题的多少和性

8、质的严重程度； 该部门对安全的重要性； 体系运行初期可适当增加。 附加审核的时机（不限于此）： 重大事故或滞留； 被举报或投诉在安全管理方面存有较大隐患； SMS文件重大更改或换版后； 在外审前认为需要时，等等,2018/10/21,17,第一章、审核的基本概念 十、内审的步骤 1、制定计划、确定任务（年度计划、审核范围和频次、目的和依据）； 2、审核准备（审核组及其成员、具体计划、分配任务、审核内容、通知）； 3、实施审核（首次会议、现场审核、不符合规定情况的填写和确认、制定纠正措施、末次会议）； 4、内审报告（编写和发放）； 5、纠正措施的跟踪和验证（确认、要求、验证）； 6、年度内审情况

9、的汇总分析（汇总、分析、比较、输入）。,2018/10/21,18,第二章内审的准备 一、内审的组织 应特别注意几个环节： 1、最高领导层的重视程度；高级领导层的承诺是做好安全管理工作的基础。各级人员的责任心、能力、态度和主观能动性将决定其最终结果。 2、指定人员的作用，抓好内审工作； 3、明确主办部门的职责； 4、内审员队伍建设； 5、依据内审程序进行（5W1H）。 内审组织工作的主要内容需要最高领导层的重视和支持，需要指定人员和职能部门的精心策划及实施，需要一批称职的内审员的全力投入，需要一套完善的程序。,2018/10/21,19,第二章 内审的准备 二、概述 内审准备工作的主要内容：

10、制订计划（年度） 组成审核组 制定计划（单次） 查阅并熟悉相关文件 编制检查表 通知受审部门并约定具体时间,2018/10/21,20,第二章、内审的准备 三、内审计划 年度内审计划： 由职能部门按照有关规定负责编制。 确定内审的频次和时间，确定内审的形式。 年度内审计划一般由指定人员审核，公司最高管理者批准实施。集中 滚动 单次内审计划：由内审组组长或其指定的人员编制，组长批准后实施。,2018/10/21,21,四、内审组的组成 最高管理层或指定人员负责审核组长和审核员的确定。 （一）选择审核组长应考虑的因素： 1、资格和资历：经过全面而系统的培训取得资格，已经公司任命的内审员，一般情况下

11、由熟悉公司管理和船舶操作的中层以上领导担任。 2、组织能力：具有组织管理整个审核组工作的能力、较强的协调能力。 （二）挑选审核员应考虑的因素： 1、资格：经过培训取得资格并由公司任命的内审员； 2、业务知识和工作能力； 3、工作责任心； 在选择内审员时还应考虑整个审核组的专业搭配、级别层次和年龄结构等因素。,2018/10/21,22,五、确定计划、分配任务 审核组成立后，组长应及时召开审核组预备会议，分配审核工作任务，确定单次审核工作计划。 计划应包括以下内容：计划编制 外审计划 目的 性质 范围 依据 审核组成员 审核时间、地点、受审部门 具体日程安排,2018/10/21,23,六、查阅

12、相关文件 1、获取SMS文件； 2、根据确定的审核工作任务，有针对性地熟悉体系文件（包括拟审核部门的程序文件、操作须知，特别是重要的以该部门为主体执行的文件，熟悉相关的工作流程和操作方法，以及所产生的相关记录）为编制检查表作好准备。,2018/10/21,24,七、准备检查表（审核记录表） 检查表是审核员进行审核的重要工具有原始记录，是审核准备的最重要环节。 1、目的：明确审核样本、规范审核程序、保持审核进度、保存审核记录、树立良好形象。 2、编制：按部门(岗位)或规则条款(如船长指挥资格应包括业绩、资历、管理能力、决策能力、应急反应能力等,如何评估考核,查看相应证书、前任职公司了解、船员服务

13、本查验，笔试口试) ，选择典型的管理活动，结合受审核部门的特点；抽样应有代表性；时间 留有余地；具有可操作性；发现的问题记录。 规则条款例示 部门检查表 船舶指导书 通用部分 外审检查表八、通知受审部门/船舶具体约定审核时间,2018/10/21,25,第三章内审的实施 主要步骤： 首次会议 现场审核 编写审核报告 末次会议 第一节公司现场审核 第二节船舶现场审核 第三节审核的跟踪,2018/10/21,26,第三章内审的实施 第一节公司现场审核 一、首次会议 主持：审核组长 参加范围：若是集中审核，公司的领导应参加，接受审核的部门领导，及全体审核员。若是滚动审核，公司领导不一定参加每个部门审

14、核的首次会议。 会议议程：1、向受审方介绍审核组成员（视需要）； 2、介绍审核的目的、范围、方法和程序3、确认审核计划4、其它有关事项。,2018/10/21,27,二、现场审核注意事项 1、审核组长的作用：控制整个审核过程；按计划进行；控制审核进度；控制审核气氛；控制客观性；控制审核结果。 2、相信样本的真实性：样本是精心准备和挑选的，对样本的调查结果要有信心，不要对合格的样本的结果产生怀疑，而非要找到不符合不可。审核的目的不是为了发现不合格，而是证实活动与体系的符合性。发现问题是为了改进活动和文件。 3、按检查表进行审核； 4、要从问题的各种表现形式来寻找客观证据；引起问题的原因有多方面，

15、内审时要尽可能寻求准确的客观证据。应注意的问题： 1）存在的客观事实，而不能是主观臆断。 2）被访问的对安全管理活动负有直接责任的人员的谈话记录可以成为客观证据，但应尽可能通过各种渠道证实。而传闻、陪同人员或其他与被审核的安全管理活动无关人员的谈话不能成为客观证据。 3）现行有效的体系文件的规定和运行产生的记录。可以成为证明当前发生的客观证据，而已作废的安全管理文件的规定和经擅自修改过的记录不能成为证明当前发生的客观证据。,2018/10/21,28,二、现场审核的注意事项 5、存在问题及客观证据的确认：在对一具体部门的审核结束前，应对该部门的体系运行情况作一简单小结，特别是要指出在审核时发现

16、的问题，及证明这些问题存在的客观事实，并要求被审核方在审核记录中予以确认。若被审核方不同意审核员的观点或不确认，应耐心讲解，除非被审核方出示明显理由或客观证据证实，审核员不应轻易取消该问题，如果双方不能取得统一意见时，可将此问题及客观证据递交内审组长，必要时提交指定人员或最高管理者。记录,2018/10/21,29,三、审核的路径和方法（在编制检查表时就应考虑） 方法：访谈、询问、查阅记录、观察操作等 路径：自上而下和自下而上，正向和逆向，按规则条款或部门审核。注意选择合适的方法，灵活运用。 观察、面谈和查记录是常用的主要方法验证。四、审核技巧：多看、少讲、多问、多听，提问与查阅结合注意提问的

17、方式，创造良好的审核环境。,2018/10/21,30,五、不符合规定情况如审核中发现不符合规定情况，应填写记录 1、定义： 不符合规定情况：系指已发现的客观证据表明不满足某一 具体规定要求的情况。 重大不符合规定的情况：系指已发现的对人员或船舶安全构成严重威胁或对环境构成严重危险，并需要立即采取纠正措施的事项或情况，包括未能有效和系统地实施规则的有关要求。 部海事局2001年368号文关于印发ISM工作研讨会会议纪要的通知第五条3款规定，在一般不符合和重大不符合之间增加一档“严重不符合”。该纪要第三条关于重大不符合规定情况暂定原则为：对确保指定人员充分发挥其职能、保证船长的绝对权力、确保新聘和转岗人员上岗前接受必要的培训以熟悉其职责，严格事故和险情的报告和分析等方面，作为重大事项严格要求。,