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1、现代秘书能力,案例分析,“秘书综合征”（一）,我是局里一名老秘书了，我认为自己干得不错，大家都说我前途无量，也常受领导表扬。可在医院当医生的妻子愣说我有“秘书综合征”。 我最关心时事政治，所以每到晚上七点，总是雷打不动地端坐在电视机前看电视新闻，手里拿着笔和本子，一边看一边记。妻子说我象神经病，可我想得是，秘书常常给领导写讲话稿，涉及时事，万一失误就闯祸了。所以在家里谁要干扰我看新闻，我就和谁势不两立。在单位，报纸一到，我如饥似渴先看头条，再看报眼，一边读一边在报纸上圈圈点点。一年下来，办公室的报纸堆在一起有一人多高了，我将这些宝贝整整齐齐摆在那里，不准别人动。,“秘书综合征”（二）,我的行动
2、越来越谦虚、礼让了。最近，我开始称妻子为领导。和妻子上街。我总是跟在妻子的侧后方，并抢过妻子的包拿在手里。上车时，我总是动作迅速地上前，打开车门，站在门边，等妻子坐稳，我才找个不起眼的地方坐下。 在酒桌上我学会了为别人着想。我酒量不大，但在学友相聚的宴席上，我常莫名其妙地把别人酒杯中的酒倒在自己的杯里，倒完之后才发现对方不是我的领导。 我喜欢用文件传递信息，文件是我的生存方式。前不久我打算买一新电脑换掉旧电脑。可财政大权在妻子手里，我花了一段时间写了关于购买新电脑的请示，列举了买新电脑的五大必然、六大要点、七大作用、八大效益。不料还没等我把请示交上，一台新电脑已摆在我的书桌上。为此我同妻子吵了
3、一架，我说“没有文件，怎么就买了电脑了，这是严重的违反制度的行为。”,“秘书综合征”（三）,我爱写文章，文章的后面总是写上领导的名字。我觉得只有领导才有资格充当作者，我应做无名英雄。今年初，局里实行中层干部竟聘，我报名参加，不知是由于惯性作用还是一时疏忽，在报告的最后竟然署上了局长的名字。局长找到了我，亲切地对我说，写文章想到别人是一种美德，但在适当时候，也要署上自己的名字。 以上是我患“秘书综合征”的一些症状，我决定去医院，为便于医生掌握病情，我已经写了3万字的关于我患“秘书综合征”的情况报告，此材料正在修改之中。 问题：“我”是否是一位合格的秘书人员？为什么？“我”应该如何克服“秘书综合征
4、”？,现代秘书的十种能力,1遇到问题能设法自己找答案。能为老板设想出合理的方法，通俗而言是要上司做选择题而非是非题。 2有情绪能自行排解。专业秘书必须能克服自身情绪问题，做到成熟稳重。 3随时准备加班。老板是秘书工作的重心，即能“随传随到”。 4不断给自己找机会。要具备化被动为主动、化危机为转机的能力。 5言简中听。秘书必须考虑到老板多是十分忙碌的人，因此在回答前能认真思考。 6有分寸感。专业秘书要避免过度反应，并善于揣度老板的心意。,7具备洞察能力和同理心。要适应环境，而非环境适应你；要改变自己，而非改变他人。 8是资源整合者。秘书是办公室资讯的整合者，因此秘书往往拥有最多也最完整的资源，必
5、须具备整合资源的全局思维。 9能扮演黑白脸。大多数会议和谈判的场合都需要你配合老板完成工作，所以沟通协调应变能力极其重要。 10公共关系能力。市场导向或顾客导向时代，秘书势必涉及很多顾客服务以及外部联络的工作，因此公共关系是必要的专业能力，甚至有时还要扮演公关经理人甚至发言人的角色。请你比较以上十条，看看自己是不是已经具备了一个秘书的能力。,怎样做个人见人爱的女秘书,1、有平常心。 女秘书的职位很特殊，她虽然不属于公司的高级管理层，但因为工作直接对经理负责，所以常常给人“一人之下”的错觉。正因如此，女秘书才要保持一颗平常心：“我只是公司的一名普通职员，我服务于我的工作。” 2、强化工作能力。
6、爱岗敬业，工作脚踏实地，在工作中不断提升自己的素质，对自己负责的事情拿得起放得下。要淡化自己的性别和身份，时刻牢记秘书的天职只是做好经理的后勤。不是花瓶，不是女招待，惟一的标识就是你的能力。老板聘用秘书是在找得力助手。 3、举止得体。 无论做什么工作都得为自己的职业做出一定的牺牲，女秘书也是。服装应该素雅清爽，工作日要穿职业装，不可以穿超短裙，化淡妆，不要打扮得很妖娆。 4、口风要严。 不该问的事不问，不该说的话不说。因为工作性质的关系，秘书的资讯会比较灵通一些，对老总的公事私事会知道很多，聪明的人都信奉“知道的越少越安全”，不要向同事卖弄你的消息灵通，也不要把同事的秘密说给上司听。 5、有亲
7、和力。 形象要自己树立，人缘要自己去结交。要大家接受你、喜欢你，首先要有一颗亲善别人的心。成功的女秘书要给人如沐春风的感觉：开朗乐观，笑靥如花，严于律己、宽以待人，善解人意，乐于助人。,拒绝的艺术,（1）替代法：“真对不起，这件事我实在爱莫能助了，不过，我可帮你做另一件事！” 拒绝时，如果能够有另外的替代方案，必能获得对方的谅解。例如某部门要求安装冷气，至少你可以给他一台电风扇；朋友希望你送她一盆玫瑰花，至少你可以送她一盆蔷薇。 （2）先发制人，主动出击，使对方在你面前无法开口提出过分要求 当单位司机工作之余开着公车带着女友兜风在路上出了事时，司机找主管秘书要求用公费修车。主管秘书知道小车出事
8、的原因，说：“你是个好同志，一向按原则办事，我就是喜欢像你这样的人。”听到对自己的表扬，司机不会提出过分要求，自己想办法修好了车。,（3）谢绝法：“对不起，谢谢，这样做可能不合适。” （4）婉拒法：“哦，是这样，领导今天不在，我转告一下再答复吧。” （5）不卑不亢法：“哦，我明白了，可是你最好找XX，好吗？” （6）幽默法：“啊！对不起，今天我还有事，只好当逃兵了。” （7）无言法：运用摆手，摇头，耸肩，皱眉，转身等身体语言和否定的表情来表示自己拒绝的态度。 （8）缓冲法：“哦，我再和朋友商量一下，你也再想想，过几天再决定好吗？” （9）回避法：“今天咱们先不谈这个，还是说说你关心的另一件事吧
9、” （10）借力法：“你问问他，他可以作证，我从来干不了这种事！” （11）自护法：“你为我想想，我怎么能去做没把握的事？你让我出洋相啊。” （12）严辞拒绝法：“这可不行，我已经想好了，你不用再费口舌了。,一语不当险失合作良机,一香港客商到某公司商谈投资合作，公司上下早早作了安排，总经理叫人准备了烟、茶、水果静候贵宾，派秘书到公司门口等候。 香港客商进入公司大门后，迎候在门厅的秘书马上上去热情与之握手。可能知道事情的重要，有些紧张说：“我们总经理在那边（指会客室），他叫你过去。”客商一听非常生气：“他叫我去，我就一定要去？我又不是他的下属，凭什么叫我？你们是这样对待合作者的？合作应当是平等关
10、系。”他当即转身，一边走一边说：“贵公司如真有诚意，叫你们总经理到我入住的宾馆去谈吧！”说完拂袖而去。 事后总经理不得不登门道歉，经过一番相当大的努力，才重新争取到了合作的机会。,办公室的语言交流,“一句话说得让人跳，一句话说得让人笑”，同样目的，表达方式不同，造成的后果大不一样。 1人云亦云，难以发出自己的声音老板赏识那些有自己头脑和主见的职员。如果经常只是别人说什么你也说什么，你在办公室里就很容易被忽视，地位也不会很高。有自己的头脑，不管你在公司的职位如何，你都应该发出自己的声音，应该敢于说出自己的想法。 2有话好说，切忌把交谈当成辩论比赛在办公室里与人相处要友善，说话态度要和气，即使是有
11、了一定的级别，也不能用命令的口吻与别人说话。有时大家意见不能统一，但有意见可以保留，对于那些原则性并不很强的问题，没有必要争得你死我活。如果一味好辩逞强，会让同事们敬而远之。,3当众炫耀，容易招致嫉恨如果自己的专业技术很过硬，如果老板非常赏识你，这些就能够成为你炫耀的资本了吗？再有能耐，在职场生涯中也应该小心谨慎，强中自有强中手，若来了个更加能干的员工，那你会成为别人的笑料。若老板额外给了你一笔奖金，就更不能在办公室里炫耀了，别人在一边恭喜你的同时，一边也在嫉恨你呢！ 4工作之地，不宜互诉心事向别人倾吐苦水，虽然能够很快拉近人与人距离，使之变得友善、亲切起来，但心理学家调查研究后发现，事实上只
12、有1%的人能够严守秘密。当你的生活出现个人危机，如失恋、婚变之类，最好不要在办公室里随便找人倾诉；当你的工作出现危机，如工作上不顺利，对老板、同事有意见有看法，你更不应该在办公室里向人袒露，任何一个成熟的白领都不会这样“直率”的。,王小姐少了什么？,王小姐，29岁，某大学文秘专业毕业。性格内向。经学校推荐进入一家事业单位当秘书，领导发现她比较内向，就尽量安排一些文字工作给她做。 她在5年的秘书生涯中一直平平淡淡，每月3000元左右的薪水，工作安逸，没有压力。但换了新领导后，情况就变了。新领导对她的工作并不认可，他希望自己的秘书能够八面玲珑，善于和别人沟通。但王小姐的个性和这些要求差距很大。为了
13、保住这份工作，王小姐只能硬着头皮干，性格内向的她要接待不同的来访者等，这对她来说很难适应。她感觉到了前所未有的职业压力，只能辞职不干。 在亲戚的介绍下，她到一家房产杂志社工作，被安排做编辑，不用来回奔波，也没有采访任务，应该很轻松。这对性格文静内敛的王小姐是不是一个新的开始呢？由于她不是中文专业出身，只学过文秘，离专业编辑的资质还有不少距离；同时，杂志的专业是房地产，她仍感难度很大。 王小姐为何不适应她所从事的工作？她应该怎么办？,为何没人体谅刘宁？,刘宁是一家公司的行政助理，每天事务繁杂，忙得团团转。公司的设备维护，办公用品购买，交通讯费，买机票，订客房恨不得长出八只手来，于是牢骚和抱怨成了
14、家常便饭。 这天，刚交完电话费，财务部的小李来领胶水，刘宁不高兴地说：“昨天不是刚来过吗？怎么就你事情多，今儿这个、明儿那个的？”抽屉开得噼里啪拉，翻出一瓶胶水，往桌子上一扔：“以后东西一起领！”小李有些尴尬，又不好说什么。 销售部的王娜风风火火冲进来，原来复印机卡纸了。刘宁脸一沉，不耐烦地挥挥手：“知道了。烦死了！跟你说一百遍了，先填保修单！”单子一甩：“填一下，我去看看。”刘宁边往外走边嘟囔：“综合部的人都死光了，什么事情都找我！” 平时大家议论：刘宁人是不错，但嘴巴太厉害了。年未评先进没有刘宁的份，她觉得很委屈：我累死累活的，却没人体谅我 请问刘宁为何会有这样的结果？从秘书应具备的工作态
15、度和工作效率作评述。,小林是某私企业经理的助理秘书，几年来，她勤奋努力，事必躬亲，却发现总被一些琐事包围着。她生性优柔寡断，一件事总是掂量来掂量去，想出好多种结果，生怕引人不快。对一些重要又不太懂的事，她总是采取逃避的态度，非拖到不能再拖的时候，才动手去处理，结果却因时间仓促，常常草草了事。 一次老板出差，让她起草一份在董事会上的发言报告。她想时间还有一周，不必着急，于是深思熟虑，决心好好给老板露一手。其后的几天，她忙于完成另外几件小事，突然一天上班之时，想到老板明天就要启程了，可是他要的报告还未见一字。结果，一份本想写得轰轰烈烈、一鸣惊人的报告变成了一份毫无特色、草草而就的文件。因此，尽管小
16、林几年来一直兢兢业业、埋头苦干，但工作却起色不大，职位也一直没有得到升迁。 小林缺少秘书所需的何种能力？ 小林的职位为什么一直没有得到升迁？,秘书工作不易做,她每天为什么这么忙？,刘秘书是某公司的经理办公室秘书，在她的办公场所，同事们经常可以看到，她常常在一摞摞的文件中不停地翻来翻去，抽屉里总是堆着满满的文件，她总是穿梭在办公桌和文件箱之间。当经理要某份文件时，她常常发现该保存好的文件却没有了踪影，明明可以让对方再传真一份的，她却“不辞辛劳”地亲自跑过去取来。翻译文件时经常需要查阅一些参考书，可是她的工具书却好象总是在需要时便不在手边，使得她不得不常常把工作带回家熬夜加班。她的日常办公用品钢笔
17、、铅笔、文件夹等总是到用时就发现不在应该在的地方或不够用。在与她共事的人都对她的磨蹭、缺乏办事条理感到头疼，但是别人的催促、善意的批评对于她根深蒂固的习惯来说毫不起作用，常常是事倍功半。 刘秘书缺少秘书所需的何种能力？,珍贵的小册子（一）,1997年7月1日香港交接仪式上，每个领导人的座位上都有一本事先放置好的有关交接仪式程序的小册子。仪式在12分钟后圆满结束，江泽民、李鹏等领导乘电梯上七楼贵宾室稍事休息后将要会见外国政要并参加稍后举行的特区政府宣誓就职仪式。就在这时，领导发现那些小册子全都没有带上来。江说，应该拿来做个纪念。这时，临时负责做江泽民的联络员急转身用最快的速度冲回五楼会议厅。这时会议厅中的人们都在兴奋地找最有纪念意义的位置摄影留念，主礼台上江等的位置最好。联络员冲入人群，准确地找到各位领导人的席位，及时取到了小册子，又以最快的速度折回七楼，将小册子一一送到领导人手上。,
