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1、管理沟通复习之简述一管理沟通复习之简述一一、沟通过程的六个环节：一、沟通过程的六个环节：（信息源/发送者、编码、渠道、接收者、解码、反馈）和一个干扰源（即噪音） 。1.信息源。信息产生于信息的发送者，它是由信息发送者经过思考或事先酝酿策划后才进入沟通过程的，是沟通的起始点。2.编码。将信息以相应的语言、文字、符号、图形或其他形式表达出来就是编码过程。虽然我们很少能意识到编码过程的存在，但是编码过程的确十分重要。通常信息发送者会根据沟通的实际需要选择合适的编码形式向接收者发出信息，以便其接受和理解。3.渠道。随着通信工具的发展，信息发送的方式越来越多样化。人们除了通过语言面对面的直接交流外，还可
2、以借助电话、传真、电子邮件来发送信息。信息发送时，发送者不仅要考虑选择合适的方式传递信息，而且要注意选择乔当的时间与合适的环境。4.接收者。接收者是信息发送的对象，接收者不同的接收方式和态度会直接影响到其对信息的接收效果。常见的接收方式有：听觉、视觉、触觉以及其他感觉等活动。如果是面对面的口头交流，那么信息接受者就应该做一个好的倾听者。掌握良好的倾听技能，是有效倾听的基础，积极的倾听有助于有效的接收信息。5.解码。接收者对所获信息的理解过程成为解码。接收者的文化背景及主管意识对解码过程有显著的影响，这意味着信息发送者所表达的意思并不一定能使接收者完全理解。沟通的目的就是要信息接收者尽可能理解发
3、送者真正的意图。信息发送者和接收者采取一种共同语言进行沟通，是正确的重要基础。当然这是一种理想状态，因为每个人都具有自己独特的个性视角，这些个体的差异必然会反映在编码和解码过程中。但是，只要沟通双方以诚相待、精诚合作沟通就会接近理想状态。6.反馈。信息接收者对所获信息所作出的反应就是反馈。当接收者确认信息已收到，并对信息发送者做出反馈，表达自己对所获信息的理解时，沟通过程便形成了一个完整的闭合回路。反馈可以折射出沟通的效果，他可以使传送者了解信息是否被接收和理解。反馈使人与人之间沟通成为双向互动过程。7.噪音。对信息传递过程产生干扰的一切因素都称为噪音。噪音对信息传递的干扰会导致信息失真。噪音
4、的主要来源有：沟通双方个性的不同会影响正常沟通，例如性格、受教育程度、气质等。常见的噪音源来自以下方面：（1）价值观、伦理道德观、认知水平的差异会阻碍相互理解。（2）健康状态、情绪波动以及交流环境会对沟通产生显著影响。（3）身份地位差异会导致心理落差和沟通距离。（4）编码与解码所采用的信息代码差异会直接影响理解与交流。（5）信息传递没接的物理性障碍。（6）摸棱两可的语言。（7）难以辨认的字迹。（8）不同的文化背景。在沟通过程中，噪音是一中干扰源，它可能有意或无意的交织，会影响编码或解、码的正确性，并会导致信息在传送与接收过程中变得模糊和失真，从而影响正常交流与沟通。噪音是妨碍信息沟通的所有因素
5、，它贯穿于整个沟通过程。因此，为了确保有效沟通，通常要有意识地避开或弱化噪音源，或者重复传递信息以增加信息强度。二、倾听中提问的方式二、倾听中提问的方式1.清单式提问。常以多项选择性问题提问，鼓励询问对象多方面地考虑问题以获取信息。2.开放式提问。常以“你认为是什么” 、 “如何” “哪个”等方式开头，以鼓励对方回答，从而获取信息。3.重复式提问。这种提问方式一方面是为了向他人表达：我听见了你所提供的信息；另一方面也是为了检验自己所获取的信息是否正确。4.假设式提问。这种提问方式是为了鼓励对方从不同的视角来思考问题，并从中获取其对问题的看法和态度。5.封闭式提问。为了获取某些具体的信息，常常用
6、这种方式提问。回答这类提问，通常只需说“是的” 、 “不是”或一些具体的数字等。三、在沟通中，语言信息与非语言信息在四个方面互相关联三、在沟通中，语言信息与非语言信息在四个方面互相关联1.重复。当谈到某个方向时，伴随着手指的指示。比如在答复问路者时，我们往往会边嘴上回答，边用手指方向。2.矛盾。某些时候，在语言和非语言信息处现矛盾的时候，非语言信息更能让人信服。3.代替。某些时候，非语言信息就起着代替语言信息的作用。4.强调。通过非语言信息，语言信息得到补充。四、下行沟通的三种形式。四、下行沟通的三种形式。1.书面的：如指南、声明、企业政策、公告、报告、信函、备忘录等。2.面谈的：如口头指示、
7、谈话、电话指示、广播、各种会议（评估会、发布信息形式会议、咨询会、批评会） 、小组演示乃至口头相传的小道消息等。3.电子的：如闭路电信系统新闻广播、电话会议、传真、电子信箱等。五、团队决策的六种方式五、团队决策的六种方式1.沉默型。当团队中有人提出想法或建议时，不经过团队成员的共同讨论就被放弃。这种类型的团队缺乏沟通，属于无效团队。2.权威型。在这种团队中，由领导者一人作决策，团队成员也可能参与讨论、分享信息、提出想法，但不参与决策。这种类型的团队缺乏民主的决策机制，沟通不畅，属于创造力团队。3.合伙型。在这种类型中，少数团队中的实力派任务成员结成一帮，当他们提出某个观点或发表意见时，虽然不少
8、人会持不同意见，但没有人愿意打破这种表面一致的局面。这种类型的团队缺乏民主氛围，属于孤立型团队。4.少数服从多数型。这是一种被广泛采用的团队决策模式。在这种类型中，当一个问题提出后，经过共同沟通和讨论，形成一个方案或建议，在此基础上，大家投票表决，最后根据票数的多少来决定是否采纳该方案或建议。这种类型的团队有利于营造和谐气氛，属于较民主的团队。当然，如果出现“真理掌握在少数人手里”的情况，这种方式也可能会产生消极的影响。5.比较一致型。在这种类型中，在一个建议达成共识的过程中，对于某些决议或方案，即使有人持不同或相反意见，他也会从团队的整体利益出发采取保留意见，与团队其他成员达成一致意见。这种
9、类型的团队鼓励参与，培养民主集中意识，属于趋同型团队。6.完全一致型。在这种类型中，一个观点或建议一经提出，便得到团队成员的普遍认同和采纳。这种类型的团队建立在相互高度的信任和支持的基础上，属于高效的团队。上述六种类型中，前四种尽管会快速作决策，但是或多或少会挫伤团队中持不同意见者的积极性，从而影响他们在团队中的作用，使他们渐渐疏远团队。最后两种是建立在充分沟通基础上的决策类型，尽管这两种类型即耗时又费力，却是团队高效运作的实际体现。六、企业危机管理者与媒体进行危机沟通技巧的把握六、企业危机管理者与媒体进行危机沟通技巧的把握1.判定沟通政策。在着手进行危机沟通前，应该预先拟定一个统一而完善的沟
10、通政策。尤其是对于媒体和公众普遍关心的额问题都应该有一个明确一直的沟通口径。沟通政策一旦制定，应以各种形式传达到危机应急中心成员及与媒体有接触可能的层面，必要的时候还应将有关规定和沟通政策印制成册，分发给相关人员。企业对外沟通手册应明确说明哪些问题如何回答，将危机期间人们所关注的问题尽量例举出来，并给与解释说明指导。特别应该指出的是，企业在对外沟通策划中应明确公司发言人，这样可以确保统一对外沟通口径，准确发布信息，从而避免未经训练的其他人员在面对媒体时信口开河、镜前失言。2.做好充分准备。企业发言人或公司高层管理者在接受媒体采访前，即使对危机事件的来龙去脉了如指掌，也应该预先做好充分准备。尤其
11、对媒体可能提前出的问题要做好适当回答的准备，应尽量多地搜集有关数据和事实，并且努力做到了了解于心，以确保在媒体面前应对自如。3.与新闻界保持良好关系。在与媒体接触过程中，应努力设法与新闻记者保持良好关系。一般说来，新闻记者的职责是让公众了解真相，采访是新闻记者的工作。企业管理者或企业发言人在与新闻界沟通时一定要尊重对方，要以坦诚的态度面对记者。有时记者会站出公众角度提出一些令人窘迫的问题，甚至提出一些你并不赞同的观点，作为企业发言人，你应该表现出十二分的坦诚与豁达。在与记者沟通时，设法了解对方的身份和姓名，在接受采访时，可以友好的称呼对方，从而拉近彼此间的距离。总之，保持与媒体良好关系，有利于
12、树立企业在公众面前的正面形态。4.正确应答。如前所述，管理者或企业发言人在面对媒体、接受采访时，首先要对情况十分了解，这是坦然应对媒体的首要前提。此外，为了保持与媒体的有效沟通，还应该努力做到以下几点：（1）回答问题要简洁明了。避免跑题。（2）常言道，事实胜于雄辩。在回答问题时，尽量引用客观事实和具体数据，以增强说服力。这样既可以满足新闻报道的需要，又有利于增强所发布信息的可信度。（3）在回答记者提问时，应有意识地把话题朝着有利于正面介绍企业的方向引导。例如，当受到质询时，先针对问题作正面回答，然后借着回答转向，某个相关的事实并延伸下去，这些事实应有有利于取信于顾客、有助于维护企业形象。（4）
13、切忌重复记者所说的不适当的话，以避免被人断章取义，恶意中伤。5.把握时机。如果你没有做好做好充分准备，或者你认为目前接受媒体采访不合时宜，可以提出另约会晤时间又不显得失礼。6.出口谨慎。口若悬河，信马由缰，都是面对媒体之大忌。在媒体面前，如果说错了话，真正是覆水难收！7.掌握主动。面对媒体，你应该试努力掌握主动权，避免被问题牵着鼻子走。8.注意非语言沟通。面对媒体，特别市面对摄像机、面对观众时，应该特别注意自己的非语言信息的传递。七、沟通距离的种类七、沟通距离的种类1.亲密距离。一般在 00.5 米之间，因为交谈者有意识与对方频繁地进行身体接触。适用对象为父母、夫妻、恋人、或知心朋友等。2.私
14、人距离。一般在 0.5 米1.2 米之间，往往是人们在酒会交际过程中与他人接触时的距离。在这种距离下，常常会发生更进一步的人际交往。我们习惯性设定的私人距离会反映出我们的自信心强弱和保护跟人隐私的心态。成功的沟通者在与他人接触时，会对他人设定的私人距离保持足够的敏感性。3.社交距离。一般 1.23.5 米，用于商业活动和咨询活动。这种距离的控制基于几个重要因素，比如你是站着、坐着，或者你是与一个人交谈还是与一群人交谈。4.公众距离。一般在 3.5 米以上。从社交距离到公众距离的变换对我们有很重要的暗示作用，在公众距离的较近阶段（3.57.5 米） ，对非语言因素的理解会千差万别。公共距离中的较
15、远阶段（7.5 米以上）对人际交往是破坏性的。在 7.5 米以外，声音中的潜在含义就会传递失真。当然这种沟通距离的划分也不是绝对的。它受到文化的制约。不同的文化背景对这种距离的敏感性是不一样的。八、演讲开场白的类型八、演讲开场白的类型1.引证型。以某个名人或专家所讲的话作为演讲的开场白，为引出后面的话题做铺垫。2 反问型。即以一个或多个反问句作为演讲的开场白，来引起听众的好奇心。3.宣言型。即以宣言性的表述作为演讲的开场白，来营造气氛，鼓动听众4.时事型。即以描述真实世界情形，或讲述当今行业、企业中发生的时间作为演讲的开场白，为吸引听众的注意力。5.数据型。即以一连串的详实数据作为演讲的开场白
16、，使演讲具有充分的说服力。6.故事型。即以与演讲主题相关的故事或名人轶事作为演讲开场白，来激起听众的兴趣。九、管理者所采用的管理模式九、管理者所采用的管理模式1.命令式。若你一定要去完成一项极其负责的工作，而下属经验又不足，缺乏主动，但又必须按时完成，时间紧迫，最适合的方式就是命令型的管理模式。你需要向下属解释有哪些工作需要去做，告诉下属怎么去做，及时发现下属的困境，关心工作进展。但是，切忌陷入过度沟通的陷阱，即过多的解释可能会浪费时间，打乱工作程序。沟通特点属于自上而下的模式。这种管理方式的高明之处在于，作为上司你要毫不犹豫地将有关决策迅速而准确的传达下去，奖勤罚懒，绝不手软。管理者目标明确，并且能够控制整个进程，对最终的结果承担所有的责任。2.指导式。若下属比较主动且具有较为丰富的工作经验与热情，你可以选择指导型模式。你可以花时间与下属进行沟通，以友好的方式向他们详细说明工作性质，并帮助员工理解工作并达成目标。指导式管理最大的功效是帮助下属热爱他的工作，为提高其能力给予持续的指导，为避免其热情下降而强化支持。同时，上司有义务帮助员工实现个
