浅谈八二法则与时间管理

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1、1,浅谈八二法则 与 时间管理,蔡文能,2,Agenda,没时间我没时间一瞬间来到夏天单身的地平线又转了一圈晴天终于出现转变 为何需要时间管理? 八二法则与艾森豪威尔法则及时间配置矩阵 时间管理的问题 有效管理时间的四大关键 时间管理案例: 如果没有 E-Mail 该有多闲 设定SMART的目标 附录 传奇人物王品集团的戴胜益,3,我没有时间?,成功与否不是能力问题，而在意愿是否坚定,没有时间只是借口， 没有意愿才是失败的主因 !,时间可以造就人格，可以成就事业，也可以储积功德- 证严法师,其实只要20%的时间就可以完成80%的事情,4,为何需要时间管理?,为何你我都不满意现状, 但是却安于现

2、状? 1.无奈 2.不确定改变之后会更好 3.因为现状是你我最熟悉的 当你开始不满于现状时, 表示你很想改变(change)但是要用对 “新的思考方式” 。, 正确分配时间i.e., 时间管理,5,什么是时间管理？,一、时间管理不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。,时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外， 另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做。,二、时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。,时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。,6,八二法则 - by 社会学家柏雷多 (Pareto; 巴烈图),80% vs. 20% (or 90% vs. 10%)

3、意大利经济学家 Vilfredo Pareto(柏雷多)发现八二法则，他确认意大利国家 80%的土地(财富)由 20%的人口所拥有 ! 国家80% 的人口被20%的人统治 。 80% 的人输给20%的人 ( 赌博) 。 企业80%的利润来自20%的客户! (其它 80%客户是澳门来的) 80%的人只使用软件20%的功能。(Word, PPNT,) 通常我们80%的时间花在解决20%的问题 。,什么是八二法则？,7,80/20原理用在生活 示意图,80% 时间,20% 时间,80% 成效,20% 成效,重要的 少数事物,琐碎的 多数事物,8,我是学生, 八二法则干我屁事,前面的80分通常只要花2

4、0%的努力 努力成果边际效用递减 没有人要你每科拿 100 分 程序(习题)20%的时间可以完成80% 尽快完成最关键的部份，让事情看起来像做完 80% 一般。, 每科都先拿80分再说 ! (20%的力气), 剩下的时间优先分配于有兴趣的或效用大的 !,9,请排出正确的行事优先级,1,?,4,?,2,3,时间管理矩阵,?,?,要把时间用在对的地方 !,10,艾森豪威尔法则,美国艾森豪威尔将军指出，人们的精力，往往被紧急但较不重要的事情所占用，而并未完全或尽可能的将时间与精力用在重要的事。 艾森豪威尔法则的启示：留多一点时间给重要的事情。,But How ? 说的容易 降低右表中3和4的时间!,

5、错误的时间分配,11,正确的行事优先级与时间分配,时间管理矩阵,35%,50%,12%,3%,留多一点时间给重要的事情,12,主管明智的时间配置,1.重要的事情着重在 PlanPlan 着重在 DoDo 着重在 CheckCheck 着重在 Action 2.重要的事情要逐渐地交给信任的部属, 这叫 “灌能”,13,各类轻重缓急事情范例,14,时间管理不是什么?,时间本身不是问题，因为每个人每天所拥有的时间都是一样多。 时间是无法累积与增值的资源。 所以时间管理的问题本身不在于时间，而是在于自己如何善用及分配你自己的时间。,15,时间管理是什么?,时间管理就是自我管理。 自我管理即是改变习惯，

6、以令自己更富绩效，更富效能。 把事情很快地做完，叫做效率。 把事情很快又很对地做完，叫做效能。 Do the thing right! Do the right thing! 时间管理就是要学会如何运用时间。 时间管理就是事前的规划与长期的计划。,16,你的时间管理出了什么问题？,一、无法管理外在的要求,主管最大的困扰就是，太多来自外界的干扰，随时得放下手边的工作去做别的事情。,担任主管的责任之一就是集合多人的努力，共同完成一份工作。换句话说，主管的工作有很大的一部份需要与别人互动，外界的干扰是主管工作的一部份。你可以排定某些时段做为你的缓冲时间，当有人临时找你需要讨论事情时，可以请他在你有空

7、的时间再来。,1/3,缺乏说 “不” 的勇气。,17,你的时间管理出了什么问题？,二、做事没有方法,我们常运用自己所熟悉或直觉想到的方法做事，但事实上，这并不是最有效率的方法。,完成一件事情，可以有许多方法，重点在于你能否找出最快速的方法。不要毫不考虑的就直接做了，先花几分钟的时间衡量一下，有什么方法可以更有效率的完成事情？,2/3, 尽快完成最关键的部份, 让事情看起来像做完 80% 一般。,18,你的时间管理出了什么问题？,三、过度沟通而没有想法,如果真要开会，要避免毫无结果的讨论。当我们遇到问题时，第一个想到的是找人开会，希望多一点人一起商量讨论。但是会议的核心目的在于做出决策，而非讨论

8、。,主管应该事先分析问题的可能原因、可能的解决方法，然后在会议上提出来让大家讨论，听听其他人有什么想法。这样可以让你原先的思考更为完整，而且可以当下做出决策，开完会后所有就能立即开始工作。,3/3,19,有效管理时间的四大关键,从自我可掌控的部份开始 厘清不同性质的工作 排定ABCDE优先级 留点时间给自己,See next 4 slides,20,有效管理时间的四大关键,一、从自我可掌控的部份开始,主管在进行时间管理时，可以从自己可能掌握的部份开始，包括与下属的互动时间、和完全属于自己的时间。,最直接的方法，就是有效管理与属下之间互动的方式。让属下遇到问题时，能够提出建议并采取双方都同意的做

9、法或是主动采取行动并向上报告。,1/4,21,有效管理时间的四大关键,二、厘清不同性质的工作,根据美国密西根大学心理学和神经学科学家最新研究发现，人的大脑在持续不间断处理一件事情时，才能发挥最佳功能。因此，最佳的工作方式就是将性质类似的工作集中在同一时段完成。你可以将工作分成两大部份：,需要高度专注力的工作，如撰写报告、拟定计划等。 相对而言不需要太多专注力的工作，象是开会、处理文书作业、电话连系等。,2/4,22,有效管理时间的四大关键,三、排定优先级,可以采取 ABCDE 模式： A级工作：非常重要且紧迫、必须立刻完成。 B级工作：很重要，但有较多缓冲的时间。C级工作：可以做的事，但是没有

10、很重要，要不 要做也没有太大的影响。,委派（Delegate）紧急但不重要工作： 将紧急但不重要的工作分派给适当的人执行。 删除（Eliminate）没有时间做的工作： 如果排不上时间，又找不到人立刻处理，就直接删除。,3/4,23,有效管理时间的四大关键,四、留点时间给自己,记住! 你无法做一切的事情， 要学习何时该说不。,尽管工作再忙，都应该留给自己一点时间，在不受打扰的状况下，专心的思考一些问题。,4/4,主管不仅是做事的人，更要成为思考者，主管工作很重要的一部份就是策略的规划，象是团队未来的发展或是新市场的开发等。,24,预留 Buffer (缓冲区),并不是每件事情都那么的急。 如果

11、我们每件事情都要实时地处理掉，相信我们会变得神经兮兮的。 所以应该要有一个地方，缓冲区，让我们放一些比较不必马上处理掉的事情，但是时间到时又要能提醒我们。,25,学会拒绝,拒绝要求四部曲 倾听、提出理由、提供变通(alternative)建议、回绝要求。 拒绝部属 鼓励部属指出冲突所在，并提出变通办法；必要时支持部属拒绝不合理的要求。 拒绝老板 提醒他你目前处理中的工作，并请他协助决定新工作的优先次序。,26,如果没有 E-Mail 该有多闲 ,1.你一天花多少时间在看 Email? 2.你进 Email 会不会看广告信? 3.你看Email 的时间是连续的, 还是片断的? 4.你的Email

12、 有没有做分类? 5.你回信时是边看边回, 还是分类后集中回信? 6.你进 Email 信箱, 是先看信还是先发信?,葛洛夫: 你的时间是不是被 Email 切成零零碎碎的片段? 其实你应该集中处理它!,Andrew S. Grove（安德鲁葛洛夫）为Intel主要创始人,27,如何提高 Email 的处理效率,一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍，然后做分类的动作。 (或设定自动分类) 除了真正急件以外，集中时段回信。 养成习惯，一天只在三个时段看 Email, 例如 :,28,今天 必须做的事,今天 应该做的事,今天 可以做的事,今日三件事,29,设定SMART的目标,目标设定要

13、 SMART Specific 要明确 Measurable 要可量测 Attainable / Achievable 要可达成 Realistic / Relevant 要务实 / 要切题 Time bound 要有时限,Acronym 头字语,时间管理 就是 要有好的规划。,30,养成良好的工作习惯,行动才是企划的开始。 用兵贵在速战速决，时机稍纵即逝。 可以早上做完的事，决不拖到下午完成。 可以一天做完的事，决不分成两天完成。 养成做备忘录与思考的习惯。 开始工作之前，如果能花费15分钟仔细思考你要做些什么，就能节省四小时的时间浪费。 将性质类似的工作集中在同一时段完成。 需要高度专注力

14、的 vs.不需要太多专注力的 每天至少完成一件事情，特别是在工作情绪低潮时。,31,记住- 拖延必须付出代价,一直不去看牙医 - 牙疼会愈来愈厉害，甚至需拔牙或做根管治疗。 延误机械修理 - 故障后花费更大。 迟迟运动计划 - 容易缩短生命。 延迟答覆询问 - 将失掉顾问。 拖延开发新产品 - 将被对手超越。 延误重要的事情 - 将丧失丰富的人生。,32,如何处理情绪低潮,每天至少完成一件事情。 完成事情的定义 :完整的 + 相关的 + 善后的 + 记录的文件 通常完成一件完整事情就会有力气再做第二件事情 不要因为花了时间去度假而觉得内疚，度假使你心情愉快所以会让你更能有效的工作。 莫非定律(

15、Murphy s Law) If anything can go wrong, it will. 会出错的事终归要出错 不要杞人忧天 !,33,开始工作之前，如果能花费15分钟仔细思考你要做些什么，就能节省四小时的时间浪费。,时间管理是一种工作习惯的养成，它就是生活的一部份，而非是额外的工作。当你有了良好的工作习惯，对你自己、对周遭的人都是好事一桩。,Summary,先做不想做但必须做的事。,34,好心情才有好效率,王品集团老板戴胜益月休15天，理由是不让忙碌工作失去生活乐趣。他清楚知道如何分配工作与休闲时间，如果把自己弄得很忙，就无法思考公司的未来和大方向。 己经遍览全球八十多个国家的戴胜益

16、说，他不但增加自己的国际观，也强制主管必须休假，因为忙碌疲备，会降低服务质量。,注: 戴胜益为三胜制帽(扁帽工厂)老板戴胜通的弟弟,35,认识王品,戴胜益1993年创立王品集团，至2006年王品集团旗下已拥有7个餐饮品牌、59家分店。2007年营收更超过新台币40亿，各品牌分店数突破100家大关。 王品台塑牛排的主力产品是中国口味的精致牛排餐；西堤牛排标榜新都会时尚西式精致套餐；美国Porter House为牛排西餐；陶板屋诉求和风创作料理；原烧为现代日式风格烧肉店；聚为北海道昆布锅套餐；Ikki卖的是怀石创作料理；夏慕尼则为新香榭铁板烧套餐。 2003年7月正式进军大陆市场。,36,戴胜益创立王品的因缘际会,在39岁从扁帽工厂的副总出走，开了BB乐园大赚后乱投资又赔光光 某次机会中品尝到台塑牛排，戴胜益发现，有些人像王永庆，并不喜欢吃带血且半生不熟的牛排。 而台塑三娘自行改良过的中式全熟牛排，获得许多老板和消费者喜爱，也就是在这种因缘际会下，让戴胜益从中得到创业灵感单一产品也能成为商机。,