干部人事档案管理工作实务.ppt

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1、1,干部人事档案管理工作实务人事组织部系统2008年业务培训,2,1、什么是干部人事档案：干部人事档案是组织、人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用等工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组合起来的个人档案，是历史地、全面考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。2、什么是干部人事档案工作：胡锦涛同志指出：“档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。”干部人事档案是党和国家干部工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。它是为贯

2、彻执行党的干部路线、方针和政策，选贤举能、知人善任，进行社会主义现代化建设服务的。这项工作的好坏，直接关系到干部人事工作的质量和效率，关系到党管干部原则的具体落实和社会主义现代化建设。,一、干部人事档案管理,3,3、干部人事档案的特点:(四个特点) 真实性、完整性、动态性、机密性4、干部人事档案有哪些作用： (1)、重要的依据作用。(2)、可靠的凭证作用。 (3)、准确的信息作用。(4)、珍贵的资料作用。 (5)、维护个人权益作用。 5、干部人事档案与文书档案区别： (1)、立卷单位不同。 (2)、整理和管理方法不同。 (3)、真实性含义不同。(4)、作用和服务对象不同。 (5)、归宿不同。,

3、一、干部人事档案管理,4,1、为什么对干部人事档案材料要进行收集与补充？ 从一定意义上说，没有材料的收集工作，也就没有档案。因此，积极地收集补充档案材料是搞好整个档案工作的前提和根本任务，同时也是保证档案完整、准确、及时地反映其本人全貌的必要途径。 2、哪些干部人事档案材料属于收集归档范围？ 收集范围共20条： 3、干部人事档案材料的收集途径：收集途径有10条：,二、干部人事档案材料的收集,5,4、干部人事档案材料收集的方法： （1）建章立制，保证收集制度化。 （2）及时掌握信息，做好集中收集。 （3）疏通收集渠道，建立联系网格。 （4） 加强科学研究，提出补充收集措施。 5、干部人事档案材料

4、收集的要求： （1）保证收集质量。 （2）严格掌握范围。 （3）及时、细致地开展收集工作。 必须做到主动、及时、准确、保质、按量的要求。,二、干部人事档案材料的收集,6,6、怎样做好干部人事档案材料的收集工作？5个方面： 7、归入人事档案的材料原件只有一份，而文书档案或案件档案要归原件怎么办？ 8、审计材料是否归入干部人事档案？ 9、因公出国（境）人员的哪些材料应收集归档？ 10、体格检查表是否都要收集归档？ 11、人事档案由上级或其它单位代管后，本单位负有哪些职责？,二、干部人事档案材料的收集,7,三、人事档案的整理工作,1、整理工作的概念: 人事档案的整理工作就是将干部（职工）以个人为单位

5、，把平时收集而来的干部人事档案材料，进行鉴别、分类、排列、编目、技术加工并装订成卷，在此基础上，不断对档案内容进行补充的工作，是干部人事档案立卷的全部过程。 2、整理工作的类型： (1)、新建档案的整理。 (2)、已建档案的整理。,8,三、人事档案的整理工作,3、整理工作的方式： (1)、集中时间、人力整理。 (2)、日常工作中的整理。*4、整理工作的要求(20字)认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐5、整理人事档案时要做好哪些准备工作？ (1)、档案材料的收集：要全面、完整、及时、正确。 (2)、整理人员的挑选：要求政治和业务素质好的党员,并且具备一定的人事档案工作专业知识 。

6、(3)、有充分的物资准备：一是场地; 二是工具。,9,四、档案材料的鉴别工作,1、人事档案材料鉴别工作的原则： 人事档案的鉴别工作。是人事档案部门对收集来的归档材料，按照一定的原则和规定，进行审核、甄别材料的真假，判断材料的保存价值，确定材料是否归档。 (1)、必须严格按照中央有关文件精神和具体政策来把握鉴别工作； (2)、必须严格执行人事档案材料收集范围及要求来做好鉴别工作。2、如何对归档材料进行判别？ (1)、看材料是否属于应归档内容的材料。 (2)、看材料是否齐全、完整，是否张冠李戴或一人多份。 (3)、看材料是否处理完毕，手续完备。 (4)、看材料是否真实、准确。,10,四、档案材料的

7、鉴别工作,3、对档案材料进行归类的一般方法是什么? (1)、根据材料的名称来归，即材料名称属于哪一类就归哪一类； (2)、根据材料的内容和性质来归，即性质、内容偏重哪一类就归在哪一类 4、档案材料的分类：正本和副本 根据新和的要求，材料统一按十类组成正本： 第一类：履历材料。 第二类：自传及属于自传性质的材料。 第三类：鉴定、考察、考核材料。 第四类：学历、学位、学绩、培训和评聘专业技术职务的材料。 第五类：政审材料。 第六类：加入党、团组织的材料。 第七类：奖励材料。 第八类：处分材料。 第九类：工资、任免、待遇，各种代表会议和出国审查材料。 第十类：其他可供组织参考有保存价值的材料。,11

8、,四、档案材料的鉴别工作,人事档案副本应有哪些内容组成？ 一、第一类的近期履历材料。 二、第三类的主要鉴定，干部考核材料。 三、第四类的学历、学位，评聘专业技术职务的材料。 四、第五类的政治历史情况的审查结论。 五、第七类的奖励材料。 六、第八类的处分决定。 七、第九类的任免和工资、待遇的审批材料。,12,四、档案材料的鉴别工作,5、归案材料的排序一般采用哪些方法? (1)、按时间排序 (2)、按主次排序 (3)、价值和时间相结合的方法排序 6、什么样的人事档案需要分卷，有哪些分卷方法? 为了便于装订、保管和利用，凡每卷厚度超过二百页的档案，都必须分成两卷或数卷。 分卷的方法：一般可采用第1至

9、5类为(一)，第6至10类为(二)。,13,四、档案材料的鉴别工作,7、人事档案装订有哪些主要步骤： 装订是整理档案的最后一道程序，装订的主要步骤是： (一)、全面地逐分逐项对所有材料进行复核； (二)、按顺序理齐材料； (三)、在每份材料第一页的右上角加盖类 号章,并用铅笔书写类号与顺序号； (四)、打三眼装订孔，用鞋带装订(或装入人事档案专用夹)； (五)、 起钉器钉子一定要起掉。,14,四、档案材料的鉴别工作,8、对归档材料进行编目有哪些方法 ? 每份材料第一页的右上角加盖“类号”章并用铅笔书写类号和顺序号，页码计算为有页码的按照页码登记、无页码的按照单面有内容的计1页，正反面有内容的计

10、2页，封面封底不计页(除非封面有照片)；复制件不计页。 9、哪些档案材料需要复制，一般采取哪些复制方法? 凡建立副本或因纸张变质、字迹不清的，用圆珠笔、复写纸和铅笔书写形成的材料均需要复制。 目前一般采取复制方法有： 1、复印；2、打印；3、抄写； 4、扫描；5、照相摄影；6、手描。,15,四、档案材料的鉴别工作,10、复制档案材料应注意哪些事项: (1)、复制件要忠于原件。 (2)、复制件字迹一定要清楚。 (3)、复制件手续要完备。 (4)、复制件应按要求归入档案。 11、为什么要管理干部人事档案进行编号？人事档案编号有几种方法？ 有以下几种方法编号：1、按姓名取角定号的“四角号码法”。2、

11、按姓名的汉语拼音字母顺序编号的“汉语拼音编号法”。3、按姓氏笔画编号的“姓氏编号法”。4、按所在单位编号的“单位编号法”。,16,五、干部人事档案的提供利用,1、那些事由才能查阅干部人事档案？ (1)、因考察、任免、聘任、调动、组织处理、审干、入党入团、参军、出国、职级待遇、治丧等需要查阅本人档案的； (2)、因与他人案件有密切关系，而本人已经死亡或重病不能口述提供情况，以及其他特殊原因，必须从其档案中取得旁证材料，可查阅档案中的有关材料； (3)、因编写党史、军史、革命斗争史、地方志等各种史志或撰写人物传记等，一般不得查阅干部人事档案，可直接向干部本人采访，如该干部已经死亡或因年迈丧记忆，有

12、病不能口述、书写，可查阅其履历或自传材料； (4)、政法部门等单位因侦查、审理和公证，必须通过干部人事档案取得旁证材料的，可查阅有关材料。,17,五、干部人事档案的提供利用,2、查阅干部人事档案应办什么手续？ 应填写统一印制的并按管理权限办理手续：查阅人事档案，应由查阅单位党委(含独立总支)负责人签名和人事组织部门盖章，经保管干部人事档案部门审核同意后方可查阅。3、查阅干部人事档案应注意哪些具体事项？ (1)、查阅单位派出的查阅人员必须是党员，并持有手续完备的，随带本人证件。凡持“调查证明材料介绍信”或“行政介绍信”要求查阅档案的，不予提供查阅。,18,五、干部人事档案的提供利用,(2)、查阅

13、者不得查阅本单位主要负责人的档案。 (3)、干部人事档案原则上不得外借。 (4)、查阅或借用档案，严禁随意圈划、抽取、折叠、涂改。查阅者还应对档案妥善保管，不得转借他人，不准给无关人员翻阅，不准擅自拍摄、复制档案内容。 (5)、查阅后如需作旁证，摘录材料应由档案管理人员与原文校对无误后，写明材料出处和日期，并加盖有关（红印）公章。为杜绝材料造假，凡复制（印）后的旁证材料，亦应一律加盖提供单位（红印）公章。,19,六、人事档案的转递和统计工作,(一)、转递 1、什么是人事档案转递工作？ 人事档案转递工作是由人事档案的流动性决定的，是人事档案管理部门之间，与形成人事档案材料部门及利用部门之间转出和

14、接收人事档案或档案材料的活动。 2、人事档案转递的原因有哪些？ 根据中央组织部有关规定，职工因工作调动，改变了工作单位，以及辞职、退职、自动离职后，自行找到工作单位的，其档案也要按规定办理转递手续。 3、转递人事档案应办理什么手续？ 无论是市内的或向外省市转递人事档案，都要填写按转递通知单的有关项目认真登记，正确填写收档单位、转递原因 。 (式样),20,六、人事档案的转递和统计工作,(一)、转递 4、人事档案是否都要通过机要交通转递？人事档案属机密件,为确保安全,都要通过机要交通转递,不准公开邮寄或交本人自带.对流动人员本人自带的人事档案,各人才流动服务机构和劳动服务机构不得接收.在本市范围

15、内,因急需使用,也可由单位派专人负责前往取送.转递档案必须统一填写由中共上海市委组织部印制的,办妥转递的有关手续。5、转递人事档案应建立哪些制度？ (1)、收发制度。 (2)、内部登记制度。 6、在转递人事档案时应注意的问题： 转递人事档案必须完整齐全，并按的规定，经清理、整理后才能转出，否则可退回原单位。 7、对人事档案转递要求归纳起来：六个字：及时、准确、安全,21,六、人事档案的转递和统计工作,(二)统计 1、人事档案统计工作的要求：人事档案统计工作是一项业务性很强的工作。它要求管理档案的工作人员对人事档案的现状和管理水平等进行经常性的统计 。 2、人事档案统计工作内容：对本单位管理的人

16、事档案进行统计，一般半年或一年统计汇总一次。其内容包括： a、人事档案的总数。包括正本数、副本数、主管档案数、协管档案数，现职人员档案数，退(离)休人员档案数、死亡人员档案数，无头档案数等。 b、人事档案材料补充收集情况的统计。 c、人事档案提供利用工作情况的统计。 d、人事档案转递的统计。 e、人事档案整理的统计。,22,七、干部人事档案工作目标管理,*(一)、八项制度(上墙) 1、干部人事档案的查(借)阅制度 2、干部人事档案的材料的收集制度 3、干部人事档案的鉴别归档制度 4、干部人事档案的转递制度 5、干部人事档案的检查核对制度 6、干部人事档案的保管保密制度 7、干部人事档案工作管理

17、人员制度 8、送交干部人事档案材料归档工作制度,23,七、干部人事档案工作目标管理,*(二)、七本登记簿(台帐) 1、干部人事档案名册 2、查(借)阅档案材料登记簿 3、接收档案材料登记簿 4、转递档案材料登记簿 5、销毁材料登记簿 6、死亡人员档案登记簿 7、无头档案登记簿,24,八、人事档案保管和保护,1、对人事档案保管与保护要求是什么？ (1)、人事档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜 . 库房面积每千卷20至25平方米。库房内应设置空调、去湿、灭火等设备。 *(2)、库房的“六防”是指：防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；要保持库房的清洁(禁止堆放杂物)和库房内适宜的温度、湿度要求：温度14-24 ，相对湿度45%-65%)； (3)、保管人事档案，应建立登记和统计制度。每年全面检查核对一次，发现问题及时解决； (4)、人事档案管理部门，应根据要求逐步做到三室分开（即档案库房、档案查阅室、档案管理人员办公室）分开；,