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1、XX高速公路 项目档案工作讲座,建设工程质量管理条例,第十七条：“建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工后，及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案。”,主要内容,一、公路工程档案工作概述 二、竣工文件材料的收集与归档 三、项目文件材料整理方法,（一）公路工程项目档案公路工程项目档案是指在公路工程建设过程中形成的与建设项目各项活动有关的，对国家、社会、单位有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的真实记录。,一、概述,（二）作用,1、凭证作用；2、监督作用；3、参考作用；,（三）相关法规,1、
2、国家档案局、国家计委联合发布的基本建设项目档案资料管理暂行规定 2、国家档案局发布的建设项目（工程）档案验收办法 3、国家档案局印发的国家重点建设项目档案管理登记办法,4、国标国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 5、国标科学技术档案案卷构成的一般要求 6、交通部印发公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法 7、交通部印发公路工程竣工验收办法,（四）档案工作的组织与职责,1、各级交通、档案行政管理部门应根据统一领导、分级管理的原则，依法对所辖范围内公路工程竣工文件材料立卷归档工作进行监督和指导。,2、公路工程建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位应当将公路工程竣工文件材料立卷归档工作，纳
3、入公路建设项目的管理工作中，建立公路工程文件材料管理领导人责任制，配备专人负责公路工程建设竣工文件材料的完整、准确与系统。,3、公路工程建设单位在建设项目发包给承包方时，应当在有关合同中明确公路工程竣工文件材料的形成、整理的组卷要求。,4、公路工程交、竣工验收时，档案主管部门和交通主管部门的档案机构应派人参加，并提出公路工程档案验收意见。省重点建设项目，竣工验收前，要由档案行政主管部门组织档案专项验收。,（五）工程建设中各部门职责,项目法人：（建设单位、业主）负总责,负责组织、协调、检查、指导本单位和参建各方档案实体的管理（收集、整理、归档、保管、移交等）。,监理单位：向项目法人提交项目监理档
4、案；监督项目文件材料的完整、准确，审核、签署竣工文件。（逐张签署竣工图，避免监理缺位）,设计单位：向项目法人提交经整理立卷的设计基础材料和设计文件。（受委托编制竣工图）,施工单位：向项目法人提交经整理立卷的竣工文件（含施工文件和竣工图）。,（ 六）公路工程档案管理的几个基本概念,1、高速公路项目文件材料：指自项目立项、审批(核准)至竣工验收全过程中产生的,对建设过程控制管理、各项建设目标实现状况及建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的文字、图表、声像、电子等各种形式和载体的文件材料的总称。,指按照档案组卷要求，经系统化整理并归档的高速公路建设项目文件材料。,2、项目档案：,3
5、、项目前期文件：指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计及工程准备过程中形成的文件。 4、项目竣工文件：指项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。 5、项目竣工验收文件：指项目竣工后试运行中及项目竣工验收时形成的文件。,6、建设项目：按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。,7、单位工程：具有独立的设计文件，具备独立的施工条件，但竣工后不能独立发挥生产能力或效益的工程，是单项工程的组成部分。,8、分部工程：单位工程中可以独立组织施工的工程。,9、保管期限：对档案划定的存留
6、年限。（永久、长期、短期）永久：50年以上长期：16年-50年短期：15年以下（含15年）,二、项目文件材料的收集与归档,(一）项目文件材料的类型,1、图样文件（蓝图、底图、计算机出图）； 2、文字文件； 3、其它形式的文件（表格、卡片、记录单、验收单、实验单等）； 4、非纸质载体的文件（电子文件、声像文件、实物文件等）,（二）文件材料的收集要求,公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法第八条规定：必须按文件材料形成的先后顺序或公路工程建设项目完成进展情况，及时收集。 按照自然形成过程收集 及时收集（与工程建设同步）,（三）文件材料收集的内容,1.项目立项阶段文件材料收集 项目建议书阶段文件材料的
7、内容： 编制项目建议书委托函 项目建议书环境影响评价委托函、环境影响评价大纲及其批复文件 项目建议书评估报告 项目建议书批复文件，包括审批意见、请示、审查意见等,可行性研究阶段文件材料的内容： 编制可行性研究委托函 可行性研究报告 可行性研究评估报告（有些项目有预评估报告） 可行性研究批复文件，包括审批意见、审查、请示意见等 环境影响报告书及其批复文件，包括环境影响报告书、请示、审查意见及审批文件 水土保持方案及其批复文件 其他文件材料，包括国防、文物保护、行洪、地质灾害、地震、铁路部门、安全评价等请示及回复、批准性文件。,2、设计阶段,初步设计（包含地质勘察）招投标文件，包括资格预审文件、招
8、标文件及其评审报告，投标文件，评标文件，合同协议书 初步设计外业验收审查意见 初步设计图纸，包括地质勘察和设计图纸 初步设计概算审查报告、初步设计评审（预评审）意见，批复文件 施工图设计（包含勘察）招投标文件，包括资格预审文件、招标文件及其评审报告，投标文件，评标文件，合同协议书,施工图外业验收审查意见 施工图设计图纸，包括地质勘察和设计图纸 施工图设计概算审查报告、初步设计评审（预评审）意见，批复文件 设计问题回复（修改）单（是设计代表对现场设计问题处理的书面资料，是施工图的补充） 设计监理相关资料,3、工程准备阶段,工程用地选址意见及红线图 用地申请及批复 占地图及土地使用证 征地拆迁批文
9、、合同协议、登记表、拆迁数量一览表 与电力、电讯、管道等相关部门的迁改协议 施工许可批准文件 质量监督申请书及通知书 建设前原始地形、地貌状况图、照片 防雷、消防、取水等许可性文件 其它相关资料,招投标文件材料 招标申请、批准文件 资格预审文件及其评审报告、招标文件、招标公告 投标文件 评标文件，包括清标报告、有关呈批、上级批复及评标报告 合同、协议书、技术文件、补充文件 其它文件,建设期管理性文件建设期间就工程质量、安全、进度、费用控制等方面管理文件； 管理单位组织召开的工地例会记录、会议纪要； 计划进度批准文件，进度执行情况、报表等 质量监督部门质量监督相关文件； 工程质量责任登记表（如各
10、种处罚通知书、现场指令）； 建设单位往来文件及其它相关文件；,4、施工阶段,1、工程管理性文件 2、工程质量控制文件 （1）施工准备 （2）过程控制 （3）材料及标准试验资料 （4）施工工序材料 3、安全生产和环境保护文件 4、进度计划控制文件 5、施工原始记录 6、竣工图表,5、监理阶段,1、监理管理文件 2、工程质量控制文件 3、工程进度计划管理文件 4、工程合同管理文件 5、安全细则和安全记录等文件 6、环境保护文件材料,6、竣（交）工验收文件,1、工程竣工验收文件； 2、工程交工验收文件； 3、建设、设计、施工、监理单位工作报告； 4、质量监督部门质量监督报告； 5、试运行记录、检测、
11、观测记录及成果报告、缺陷整改文件材料； 6、有关专项验收文件； 7、其它有关文件；,7、资金管理文件,1、支付报表； 2、财务决算文件； 3、工程决算文件； 4、项目审计文件； 5、上级主管部门对财务决算、工程决算、审计文件的认可文件； 6、其它文件,8、科研文件材料,1、科研资料 （1）课题报告、任务书及批准文件； （2）研究方案； （3）试验记录、分析计算数据； （4）专家评审及技术鉴定报告； 2、新技术应用资料,9、其它载体档案,1、工程管理期间形成的照片、声像档案 2、重大活动、隐蔽工程施工、关键工序及节点施工、重大事故处理等声像资料及实物 3、电子档案、数字化档案光盘,声像档案管理,
12、照片档案管理规范 磁性载体档案管理与保护规范,（四）归档文件质量要求,1、归档的工程文件应当为原件。 2、归档文件必须完整、准确、与工程实际相符。工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测绘等方面的技术规范、标准和规程。,3、归档的基建文件材料必须书写工整，字迹、线条清楚，图样清晰，图表整洁，格式统一，签字认可手续完备。竣工图编制要符合规范。,4、需永久、长期保存的文件禁止使用易褪色的书写材料（如园珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等）书写、绘制。凡由易褪色书写材料制成的文件材料（如复写纸、热敏纸）应复印保存，并加盖复印单位公章才生效,5、录音、录像文件应保证载体
13、的有效性；电子文件应以光盘为长期储存介质。 6、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。,7、对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。 竣工图均应加盖竣工图章,（五）归档手续：,1、编写归档情况简要说明 2、填写归档文件移交清单（移交目录）归档时，交接双方按清单核查清楚，双方签字盖章，各留一份。 3、编制“科技档案分类目录”，同时移交内容相同的电子文件。电子文件包括科技档案分类目录和卷内目录。,（六）竣工图的编制要求,1、项目竣工图应由施工单位负责编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位
14、和监理单位的审核和签字认可责任。2、竣工图应完整、准确、清晰、能全面、准确反映竣工时的实际情况。竣工图编制说明能充分体现已完工项目建设过程和完工时的实际情况。,3、竣工图在设计文件的基础上编制。施工图没有变更的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图；施工图有变更的，须重新绘制竣工图并加盖竣工图章。,4、有变更的竣工图，须填写设计变更文件与竣工图档号对照一览表，排列在竣工图表的前面。一张更改通知单涉及多张图纸的，或图纸不在同一卷内的，应在备考表加以说明。,5、竣工图规格为A3纸（420297 ）。图纸允许加长，但不准加宽；模糊不清的图纸应重新绘制，全部合格后再装订，竣工图封面加盖编制
15、单位公章。图纸不允许折叠，装在A3档案盒内。,XX工程XX段_合同段（KXX+XXXKXX+XXX）全长 KMX X X X 竣 工 图编制日期,设计单位,施工单位,监理单位,建设单位,竣工图章格式,6、竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。,（七）归档范围,建设项目在立项审批、招投标、勘测、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声象等形式的以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件具体按交通部印发公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法,三、工程文件材料整理方法,整理步骤：分类-组卷-卷内文件排列-案卷编目（编页号、编制卷内目录、编制案卷封面、编制卷内备考表）-装订-
16、装盒-案卷排列-编制检索工具,（一）分类,以单项工程为单位,按照交通部科学技术档案分类编号办法中所确定的公路工程三级类目（即GL5.1）进行分类。建设项目大，形成案卷数量多的工程，按照项目建设的不同阶段，结合单位工程和分部分项工程的划分进一步细化。,项目代号： GL5.1.CQ 公路（GL) 工程(5) 道路(1) XX高速公路项目(CQ),1、项目前期文件 2、设计文件 3、工程管理文件 4、施工文件 5、监理文件 6、竣（交）工验收文件 7、资金管理文件 8、科研文件材料 9、其它载体档案,一级类目,某项目档案,前期依据性档案,勘察设计档案,工程管理档案,监理档案,施工档案,竣工验收档案,单位工程1,单位工程2,单位工程3,单位工程4,资金管理档案,科研档案,其它载体档案,归档范围（分类或立卷参考）,
