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1、高校学生干部培训之,公文写作与处理,学生事务处,一、什么是公文? 公文,即公务文书的简称,属于应用文。它是国家机构及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的文件。 特点:由法定作者制发;具有法定的现行执行效用;具有规范的文体、结构、格式;需要履行法定的程序。,第一章概述公文与公文处理,二、公文的分类,公文按其行文方向,可分为上行文、下行文、平行文。 上行文:如请示、报告等。 下行文:如决定、指示、公告、通知、通告、通报等。 平行文:如函等。通知、公文纪要有时也可作为平行文。,二、公文的分类,公文按其时限要求,可分为特急公文、急办公文、常规公文。 紧急文件可分
2、为特急和急件两种。 紧急公文应随到随办,时限要求越高,传递、办理的速度也就要求越快,但要“快中求准”。,二、公文的分类,公文按其机密程度,可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。 文件的密级越高,传达、阅办、保管的要求也越严。,1、公文的功能:能够逾越时空的限制,有效地传递公务活动所需的信息。公文可用于传达贯彻方针政策和有关指令;沟通上下级机关;发布法规和规章;沟通机关之间的横向联系;教育干部和群众;印证有关事实。,三、公文的功能与效用,三、公文的功能与效用,2、公文的效用:第一是现行执行效用,也就是公文对受文者以及其他机构、组织和个人有关行为的强制影响;第二是历史效用,是指公文在记录和
3、印证历史事实方面的权威性作用和影响。公文的效用范围、效用等级。,四、公文处理工作的基本内容,1、创制公文,即由从事公务活动的机关和其他社会组织(以下统称为机关),对有关的信息材料进行系统的收集、加工、整理,创造出适用的信息,然后将其记录下来撰拟成文稿,经完善并确认其正式效用之后,再经印制等工作环节最终形成正式公文。,四、公文处理工作的基本内容,2、传递公文,即将创制完毕的公文,根据一定的规则以多种通信方式递送给收受机关。 3、办理公文,即根据法定的职责权利,收受来自各有关方面的文件,经过分办、批办、拟办、承办、传阅等工作环节,对文件进行阅读、加工,从中提取有用信息,了解有关事物的面貌,解决公文
4、所针对的工作问题(包括以创制新公文的方式)。,四、公文处理工作的基本内容,4、处置办毕公文,即根据一定的标准分别对已办理完毕的不同公文的归宿作出安排:立卷归档、清退、销毁、暂存。 5、管理公文,即为使上述四项任务能有效完成,而对公文所实施的科学、系统的保管料理措施:包括公文的收发、传送、登记、清理分类、用印、签注,建立检索体系,提供查阅;对公文运转过程的组织与监控,以及对公文机密与安全的维护等。,五、公文处理工作的性质,公文处理的基本性质是机要性、分布性、技术性。,六、公文处理工作的地位,第二章 公文文种,一、文种及其作用 人们对常用的每一种公文都赋予一个能概括表明其性质、用途的统一规范的称谓
5、,这种称谓就叫文种。(通俗一点就是每一种公文的名字) 作用:便利、严肃、有效,二、公文文种,通用的有:条例、规定、办法、决定、命令、指示、批复、通知、通报、公告、通告、议案、请示、报告、调查报告、总结报告、函、会议纪要等办公用文。 机关单位:应用公文(办公用文)+常用文书(计划类、总结类、讲话类和信息类等),三、文种的选择,第三章 行政公文模具,标题模式 正文模式 公文模具 写作要领,一、标题模式,公文标题,是公文主旨及内容的高度概括。字体略大于正文。 位置:间隔横线下方适中位置。 组成: “发文机关+事由+文种” 形式: 1规范式:三部分,即“发文机关事由文种”用于重要、庄重的公务。(下方可
6、有时间(如决定),这时无主送机关和落款),一、标题模式,2灵活式: (1) 两部分: 一是“发文机关文种”。 二是“事由文种”。 三是“转发+始发机关及原通知标题” (如转发国务院关于费改税的通知)或者“转发+始发机关及原文件标题+通知”(如转发国务院关于费改税的决定的通知)。,一、标题模式,(2)一部分:只有“文种”。常常是不大重要的公务,带周知性。书写:移行时词或词组要完整,不要硬性拆开跨行排列;单行或多行都要居中排列,匀称美观。,二、正文模式详解,在正文写作之前,有一个提炼和确立主旨的构思及提纲的前提。 表达:材料是客观的,结构是传统或规定的,语言是早就存在的,而主旨则是作者的。主旨是对
7、材料的抽象认识,表现为一个判断句,有主语、谓语和宾语。如“今年我公司工作大有成效”。字数一般在10个左右。 作用:主旨是公文的核心,也可以比喻为灵魂、统帅,决定着材料、结构和语言等公文要素的取舍和表达。,二、正文模式详解,正文包括原由、事项和结尾三部分。 一、原由:一是依据,有以下几种情况: (1)情况式:常用“目前”之类时间状语 ;简介人物及事迹。 (2)文件式:常用“根据”;往往是一句话。(3)意义式:议论方式;常用“是”。(4)作用式:常用“将使”。 二是目的:常用“为”。原由部分可省略,或只省略依据、目的之一 。,二、正文模式详解,二、事项 内容少的一句或一段话,内容多而重要的分条列项
8、。内容特别多的要用小标题。如政府工作报告,一般都分为几部分,用小标题表示层义。 这部分是中心,有两种结构供选择使用: (1)并列式。(最为常见。前后排列要重轻有序,但是次序可以调整。)甚至能够省略某一部分。如报告中几方面情况,请示中几条要求,法规中的几项规定等。这种方法的好处是概括面广,条理性强。,二、正文模式详解,段落中同样常常采用并列式构成,常用分号、句号或序码表示。 关于序码的运用。 办法第28条第4项规定了序数的层次顺序:,二、正文模式详解,(2)递进式。各部分层层递进,每一部分也不可缺少,前后顺序也不能颠倒。好处:是逻辑严密,能说明问题。 在一篇公文中,两种结构方法可以互相交叉,即以
9、一种方法为主,在某一部分即某一层次中用另一种方法。,二、正文模式详解,三、结尾,常见有: (1)专用语,一般行政公文文种都有,如“请予批准”、“特此通知”等。 (2)希望、号召类。至少一段。 有的公文没有结尾。,三、正文模具讲解,公文模具法的提出(格式化) 1、公文写作理论与实践 2、公文格式化了(经济类合同,是印好的表格) 3、模仿模式,变换内容 4、传统的写作方法(鲁迅(狂人日记)、林斤澜说“我六十岁以前的作品,都是模仿。我六十岁以后的作品,大部分也是模仿” ) 5、与八股文,三、正文模具讲解,公文模具法的实质(临摹法): 1、范文临摹 2、编好表格(写好一些结构性的语言来作脉络) 3、填
10、写空白,四、结构要领(决定),1标题:规范(发文机关+事由+文种) 2时间:发出或通过日期 (无主送机关) 3正文:原由+事项(多则分条) (常有希望段。无落款),结构要领(通告),1标题:灵活(甚至只有文种) 无主送机关 2正文:原由+事项(多则分条) 3结语(特此通告) 4落款:发文机关+发文时间,结构要领(通知),1标题:(1)灵活式(甚至只有文种); (2)省略式:“转发+始发机关及原通知标题” 2主送机关:(一般为普发) 3正文:原由+事项(多则分条) 4结语(特此通知) 5落款:发文机关+发文时间,结构要领(通报),1标题 2.主送机关 3正文: (1)叙述事实 (2)意义评价 (
11、3)通报决定 (4)希望号召 4落款:发文机关+发文时间,结构要领(情况报告),情况报告结构 1标题:可省略发文机关 2主送机关:直接上级 3正文:总体情况+过程+结语(特此报告) 4落款:发文机关+发文时间,结构要领(请示),1标题:一般规范三部分 2主送机关:直接上级 3正文:原由(要充分:情况、依据、意义、目的)+事项(多为分条式)+结语(以上请示妥否,请批复) 4落款:发文机关+发文时间,结构要领(函),1标题:灵活(可以不要) 2主送机关:业务主管部门或平级部门及机关范围之外 3正文:原由(要充分:情况、依据、意义、目的)+事项(多为分条式)+结语(“请予函复”或“请审批”) 4落款
12、:发文机关+发文时间,表达方式,语言的词汇和句式进一步组成了表达方式(或称表达手法)。 正如身体各部位的皮肤都不同,表达方式有叙述、描写、抒情、议论和说明之分。表达方式是文体特征的重要标志。 在公文中,常用的表达方式是叙述、说明和议论。 由此可以看出,表达方式是最基础的细胞语言的组织形式。,一、叙述,述是事情的述说,重在过程性、特征、时间。 方式: A顺序。常见。从前到后,线索清楚,但易于写成流水帐。这就需要详略得当,重点突出。 B倒叙。将结局或突出点放在开头,然后再从前到后。事件最好是时间跨度大的。好处是有悬念,但容易使人反感。新闻和简报常用。 C插叙。在本事叙述中插进另外一件仅仅有关的小事
13、,然后再按原来的本事来写。,二、议论,议论是作者的判断。包括论点(一个判断句)、论据(事实论据和理论论据)和论证。 公文主要使用论点,即直接判断。 论证方法: A.例证法,即举事实。 B.引证法,引用理论。 C.因果分析法,即分几个方面剖析论点和论据之间的逻辑关系。D.比喻法。E.反证法。F.归谬法,假定对方论点正确从而推导出一个荒谬的结论。,三、说明,说明是事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等的解说。 科学准确,客观明晰。说明方法: A.定义说明,一个判断句。B.诠释说明,较小的解释,常用括号或破折号。C.比较说明,用另一个有一定联系的事情。D.数字说明。E.分类说明。F.举例说明。G
14、.引用说明。H.图表说明。,第四章 常用公文,一、计划类公文 计划类公文包括:规划、设想、计划、要点、方案、安排等。 计划内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三大项。,一、计划类公文,、规划 规划是计划中最宏大的一种(从时间、范围)如湖北省经济和社会发展十年规划 特点:内容与写法上粗线条的,比较概括;作用上,规划带有方向性、战略性、指导性,一、计划类公文,规划的具体写法:标题+正文 标题是“四要素”写法:单位名称时间期限内容范围“规划”二字。 例如湖北省“十一五”期间经济发展规划。 正文:前言+指导方针和目标要求+主要任务和政策、措施+结尾,一、计划类公文,、设想 设想是计划
15、中最粗略的一种:在内容上是初步的,多是不太成熟的想法;在写法上是概括地、粗线条地勾勒。但时间不一定都是远的,范围也不一定都是宏大的。一般说来,时间长远些的称“设想”;范围较广泛的称为“构想”;时间不太长、范围也不太大的则称为“思路”或“打算”。,一、计划类公文,设想的具体写法: 标题:可以是“四要素”,也可以是“三要素”,或省略单位名称,或省略时间期限,还可以是“两要素”省略单位名称和时间期限,如关于机构改革的初步设想 正文。第一种是只讲目标、要求的条项并列式写法,适用于时间较长远的“设想”或工作计划的最初构思或打算。第二种是也按规划、计划、方案或安排的格式结构,只是内容粗略一些的想法,适用于
16、预备性计划,即只是征求意见的“构想”、“思路”或“打算”。,一、计划类公文,、计划 狭义的计划是广义工作计划中最适中的一种。(时间、范围)内容和写法要比规划具体、深入,要比设想正规、细致,要比方案简明、集中,要比安排阔展、概要。,一、计划类公文,计划的具体写法: 标题也是“四要素”写法,其中哪一个要素都不应省略。 ()开头,或阐述依据,或概述情况,或直述目的,要写得简明扼要;()主体,即计划的核心内容,阐述“做什么”(目标、任务)、“做到什么程度”(要求)和“怎样做”(措施办法)三项内容。全面工作计划一般采取“并列式结构” ()结尾,或突出重点,或强调有关事项,或提出简短号召,也可不写结尾。,一、计划类公文,、要点 所谓要点,实际就是计划的摘要,即经过整理,把主要内容摘出来的计划。一般以文件下发的计划都采用“要点”的形式。,一、计划类公文,要点的具体写法: 形式:一般都要以文件形式下发 格式:标题+正文 但也有些要点,由于涉及的工作重大,为郑重起见,往往要在标题下标明发文机关名称和制发具体时间。,