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1、陕西恒盛集团,ERP系统上线流程宣导,集团财务管理中心 2011年5月27日,目 录,一、系统权限设置说明,一、仓储模块（含废品库）出入库开单操作权限：库管负责 1、原物料、辅助材料、外加剂小料出、入库单开立及列印：盛大：王星； 恒盛：张矗 2、油品中心出、入库单开立及列印： 尤洁 3、备品备件库出、入库单开立及列印： 盛大：刘晓燕； 恒盛：李会君 二、仓储模块基本资料维护权限、库存关帐权限： 1、基本资料维护权限：各公司财会部； 2、库存关帐权限：集团财务管理中心； 三、资产管理模块权限： 1、资产管理员：盛大：王星；恒盛：张矗； 2、财会部会计：盛大：刘红华；恒盛：梁晓燕；,二、采购入库管
2、理,（一）、采购权限范围划分： 1、材料部负责范围：原物料、辅助材料、外加剂小料、实验药品、备品备件、劳保用品、办公用品、机器设备及固定资产等； 2、油品中心：负责柴油及润滑油及其他油品的采购； （二）、原物料、辅助材料、外加剂小料的采购及入库： 1、需求部门提报“采购需求计划单”（外仓原物料除外）-格式请参见附表1； 2、 “采购需求计划单”需要会签库管，库管必须核实现有库存数量，如果认为不需要采购或申请数量过大，可以于备注栏中填列建议不予采购或少采购； 3、货物送达后供应商必须提拱“送货单/销货清单/销售出库单”；（讨论：是否允许供应商不提拱送货单的情况？）,二、采购入库管理,4、原物料、
3、辅助材料、外加剂小料等必须于司磅房过磅； 5、材料部统计负责收集当日司磅房过磅单、对方送货单，核实后 于每日10点前递交原物料库管。 6、若对方送货单上没有明确购货单价或单价错误，材料部统计员必须填列“原物料采购单价确认表”（格式参见附表2）； 7、原物料库管于ERP系统开立入库单，入库单单价必须与材料部统计员移交的“采购单价确认表”一致，入库单开立数量必须与对方及我方司磅单中数量较小数一致； 8、入库单共分四联，第一联由仓管保管，第二联为财务联，第三联为采购联，第四联为交货人联 ； 9、库管必须于每日上午11点前将昨日（含昨日白班及晚班）仓库所有入库单开立完毕并将相关联次送交财会部、材料部；
4、,二、采购入库管理,10、财会审核：核对系统入库单数量、单价、供应商是否开错？如无误即进行记帐，系统自动增加库存帐面数并生成会计传票； 11、材料部统计员审核：核对ERP系统入库单数量、单价、供应商名称是否开错，挂帐金额是否相符？ 12、财会部针对原物料供应商设二级明细科目管理：分已结算及未结算，用来区分供应商与公司的对帐情况； 13、财会部针对需要提供发票的供应商进行“ERP系统表外科目管理”，可随时掌控各供应商的发票开立的进度； 14、采购发票到达后，采购统计员必须将发票及入库单采购联一并呈递财会部办理请款及报帐手续，财会部对发票到达状况进行入帐管理；,二、采购入库管理,（三）、备品备件、
5、劳保用品的采购及入库： 1、 公用备件、常用备件、劳保用品必须有安全库存量，安全库存不足时，备品库管提报“备品采购需求”，呈相关主管核可后移交材料部进行采购 ；*上线后，请各部门提报常用备件的月安全库存量（指就本部门而言的安全库存），库管汇总后将向材料部提报“材料采购需求计划”，提前建立常用备件的安全库存，减少急件采购。 2、货物到达后，仓管及采购员依对方“销货清单”收货，无销货清单者仓管有权拒收（是否可行？）； 3、采购员必须认真核对“销货清单”上销售数量及销售单价是否正 确，并在对方“销售清单”上进行签字确认； 4、库管据对方“销货清单”及实际入库数于ERP系统开立入库单 5、入库时选用的
6、计量单位及规格尽量为最小使用单位；,二、采购入库管理,6、备品备件的采购尽量定点采购，取得正规购货发票，无发票时采购员必须于对方“销货清单”上标注清楚，财会部挂帐时方可以按不带票处理（是否允许不带发票的情况存在？）； 7、采购发票到达后，采购员必须将发票及入库单采购联一并呈递财会部办理请款及报帐手续； 8、备品库根据物料类别分别设置以下几个库位：（1）、生产设备用备件库位；（2）、罐车用备件库位；（3）、泵车用备件库位；（4）、油品库位（如润滑油、机油等）；（5）、劳保用品库位；（6）、随机赠送备品库位；（7）、可修复备品库位；（8）、其他,二、采购入库管理,9、随机赠送的备品，采购员或经办人
7、负责提供供应商“随机赠品清单”，并办理赠品入库手续，赠品手续未办者财会部不得办理供应商尾款付款手续（是否可行？）；10、各部维修更换下来的零配件，若修复后可以再使用，需先办理备品入库手续，修复后以备下次再领用，领用时再办理出库手续（若是车队用，需标注车号）；11、机修部必须派专人定期对备品备件库中可修复备件进行修理（原则上要求可修复备件入库库龄不要超过1个月，是否可行？）-建议公司针对修复备件提出奖惩方案并落实执行； 12、备品库库管每月提报“可修复备品备件库存清单”给总经理及机修部长，以利修复进度管控；13 、库管负责每周将各车号零配件的领用记录汇总下载后移交生产部/车队/泵送部，各部主管及
8、统计员必须对各车备品的领用及交回进行核对与追踪（详见废品管理办法）；,二、采购入库管理,（四）、油品的采购及入库： 1、柴油的采购入库作业类同原物料采购作业，不同之处是材料部统计的工作及仓管的系统开立入库单的工作由油品中心统计员完成；2、润滑油等车辆用油由油品中心负责采购，但后续的入库及报帐、付款手续由油品中心完成（比照备品备件作业流程）3、柴油购进差异的处理原则：磅差在1 范围之内，差异部分由我司承担，依对方磅单数开立入库单；磅差在1 范围之外的差异部分由供货方承担，依我司磅单加1差异后开立入库单 ；,二、采购入库管理,（五）、办公用品、实验药品采购： 1、特点：购进后一次性领用完毕，无库存
9、； 2、从6月份开始办公用品建议改由材料部统一采购； 3、建议综合办规范每月20前各部提报下月办公用品需求，综合办汇总后统一提报材料部采买，一月采购一次； 4、采购到货后，综合办通知各部门依需求计划发放，报帐时费用入到各部门；（六）、资产采购：请参见“资产管理办法”；,三、领料、出库管理,（一）、原物料、辅助材料、熟料、外加剂小料、油品的出库： 1、各部门统计员每日10：00前完成以下统计表并交库管及财务： （1）、生产部统计员每日编制“生产量及原物料耗用统计日报表”;*核对点：A、生产量及耗用量必须与生产ERP系统一致；B、生产量及耗用量必须分到机台别； （2）、研发中心统计员每日编制“泵送
10、剂产量及外加剂小料消耗统计日报表”；*核对点：生产量及耗用量必须与“外加剂小料投料记录表”一致； *需要讨论：泵送剂的产量如何计算？是否可据投料量计算？是否需要给出一定的损耗？ （3）、油品中心统计员每日编制“各车辆加油统计日报表”；*核对点:A、销售量必须与加油机起止码、油罐车流量计一致；B、按车号，加油地（东站/西站/油罐车）分开统计；,三、领料、出库管理,2、库管依以上统计表于系统中开立领料单或出库单；领料单一式三联，一联由库管留存，一联财务联、一联领用部门联 ； 3、库管必须每日11点前将领料单/出库单相关联次移交财务部及领用部门； （二）、备品备件的领用： 1、各部门开立手工领料单，
11、领料单一式三联呈部门主管签字后递送备品库库管办理发料作业 ； 2、库管据手工领料单于ERP系统中开立正式领料单（因手工领料单已呈部门主管签核，则新开立的ERP系统领料单可不用列印，只需在原手工领料单上标注新系统领料单号码即可）； 3、应急预案（指领料部门主管不在，无法签核领料单的情况）： A、生产部门晚上紧急维修：生产部经理不在公司，领料单开立后可以由晚班值班经理代签；,三、领料、出库管理,B、泵送部车辆在工地需要紧急维修，队长不在公司，可以由泵工或司机开立手工领料单，库管与泵送部队长电话确认后办理领料，队长回来后补签领料单； C、以上应急领料，部门主管必须于次日去库房补齐签字手续，不及时或不
12、配合补办手续者，库管有权停止办理下次应急领料； 4、生产部、车队、泵送部车辆领用备品备件时，领料单上必须注明车号，以利费用单车核算； （三）、产成品的出库（指商砼，水泥）： 1、销售部统计员每日10点前编制“销售统计日报表”； 2、库管依以上统计表于系统中开立销售出库单；出库单一式三联，一联由库管留存，一联财务联、一联销售部联 ； 3、库管必须每日11点前将销售出库单相关联次移交财务部及销售部； 4、财会部及销售部必须将每日ERP系统“销售出库单”（商砼）与GPS销售出库数/或磅房磅单（水泥）进行核对，确保帐款无误；,四、本次上线需要强调的事项,一、“日清月结”工作管控时间点：（1）、统计员每
13、日10点前完成库管开立出、入库单据的相关资料；（2）、各库管每日11点前必须将仓库所有出、入库单开立完毕并移交相关部门；（3）、财会部会计每日中午12点执行各仓库库存帐关闭作业；（4）、财会部及各部统计员每日下午将ERP系统出入库单据与相关原始底单、报表进行核对 二、原物料、备品备件料号统一管理： （1）、财会部将仓库物料号统一发各领用部门、材料部，各部开单时必须使用ERP系统料号及物料名称，以防系统出现重号、混号，引起库存系统混乱； （2）、库管对未按料号开立的领料单可以拒绝发料； 三、财会部会计核对要点： （1）、财会部会计必须每日核对ERP系统出、入库单据是否与各库管移交的出、入库单据数
14、量、单价、金额一致； （2）、 原物料、外加剂、油品入库单是否有“对方送货单”、“我司过磅单”？,四、本次上线需要强调的事项,（3）、备品库入库单是否有对方“送货清单”？ （4）、入库单开立数量是否有误？开立单价是否与“对方销货清单”或与“采购单价确认函”一致 （5）、原物料、辅助材料、熟料领料单是否与生产部统计表、一生产ERP耗用表一致？ （6）、外加剂领料单是否与研发中心统计日表、外加剂车间当班投料记录表一致？ （7）、备品库领料单是否都有各部门主管签字？费用是否归属到各部门，车队领用是否归属到车号别？ （8）、当日油品出库单总销售量是否与当班加油机起止码一致？ （9）、销售商砼出库单数量
15、是否与调度室商砼出库数一致？水泥销售出库单数量是否与磅房过磅单一致？出库单开立单价是否与工地合约约定的单价一致？ 水泥销售单价是否领导核定的调拨单价一致？,四、本次上线需要强调的事项,四、开帐前需要大家配合的事项： （一）各统计员及仓管： 1、各统计员需要在5月28号前将所有统计报表汇总完毕并提报财会部； 2、从5月26日开始，各类耗用及销售出库统计报表按日汇总， 并妥善保管好，以备上线时使用； 3、从5月26日开始，所有库存异动单据请材料部统计员及库管妥善保管好，以备上线补单； （二）、采购人员： 将前期已入库未办理手续的材料采购尽快收齐票据请款报帐；,五、存货盘点管理,一、盘点时间安排：1
16、、月盘点：每月26号早上8：00钟； 2、年度盘点：每年12月31号下午4：00钟； 二、盘点人员安排：1、盘点负责人：各公司总经理、财务经理、综合办主任、材料部部长、生产部部长；2、初盘人：各仓库库管；3、复盘人：财会部、材料部、综合办、材料部指派专人； 三、盘点方式： （1）、原物料、辅助材料、油品、外加剂小料、熟料每月必须全面盘点； （2）、备品备件库每月可以采取部分（约占总存货的35%左右）盘点，但每季度必须保证所有备品备件均完成一次全面盘点，。 （3）、每年年终盘点必须先停产，再进行静态盘点。,五、存货盘点管理,四、盘点结果的处理： 1、仓管提交“存货盘点差异表” 并呈部门主管、总经理及董事长签字后，交财会部进行帐务处理； 2、综合库库管必须对所有盘点差异分析原因，并提出改善措施，如属库管未善尽保管责任造成存货丢失、毁损，造成的损失由库管本人承担； 3、每月财会部依据董事长核准的盘盈亏处理意见进行帐务处理； 4、待定事项：针对外仓原物料及辅助材料（不含外加剂小料、备品备件、油品），盘盈亏差异在正负4%范围内，财会帐面暂时不作调帐处理（是否可行？）； 五、其他规定：为保证成本的准确性，真实性，不可以人为调整生产ERP系统物料耗用量，以调节库存（？）,
