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1、质量管理体系应用对档案资料工作的新要求,辛 兰 叶进霞 夏春英,随着地勘单位市场化程度的提高，顾客（委托勘查、施工项目的甲方或下达项目的主管部门）除了对其提供的最终产品成果报告的质量有很高的期望外，也越来越关注提供者产品实现过程的质量。而目前由于多数顾客对地勘专业不熟悉或从效率考虑，往往特别信任通过专业组织审核的单位。我们山东省鲁南地质工程勘察院自2003年1月通过GB/T19001-2000 idt ISO9001：2000质量管理体系（QMS）认证三年来，将顾客关心的作业过程作为质量目标组织管理，明确了产品实现过程的准则和方法，满足了顾客的多项诉求。目前我院已顺利通过三年复审。从质量管理体
2、系运行文件化的要求看，质量记录（大量的表现为地质档案资料）作为评价质量管理体系有效性的客观证据必须齐全、完整，并持续改进。这就给地质档案资料工作提出了新要求。,一、QMS要求档案资料工作渗透各级各部门 长期以来，地勘单位档案资料工作一般仅限于技术部门，主要服务对象为地质勘查类工程项目及技术人员。GB/T19001-2000 idt ISO9001：2000标准要求建立文件化的质量管理体系加以实施。为了保证产品符合QMS文件化的要求，我院将要求转化为内部所有组织和员工的质量职责，明确了QMS主要条款的职能分配。其中QMS文件控制和质量记录控制归口院技术质量部管理。而院档案资料室作为技术质量部的一
3、个部门在QMS组织中得到强化，在质量记录控制方面被赋予一级管理科室职能，职责涉及全部29项条款中的21项。档案资料室有职责分阶段和随时指导、督促、检查各部门及项目负责人做好各类文件、资料和质量记录的控制。比如各种管理软件的购买，过去一般是由所需部门提出，院分管领导批准后即可购买。安装使用完毕，也是由部门自行处置。QMS则要求购买软件由所需,部门、技术质量部联合提出，经总工程师批准后由档案资料室统一采购。软件在安装测试后应填写院计算机软件确认记录，并列入院常用计算机软件有效版本目录，表示处于受控状态。软件使用说明和信息载体由档案资料室统一存档。又比如成果报告的对外发放，过去除了向上汇交的地质资料
4、由档案资料室统一办理外，向顾客提供的成品一般由项目直接发放。QMS要求各类成果报告的对外发放按院成品发放和服务程序和工程项目档案管理规定由档案资料室统一管理。 二、QMS要求档案资料部门工作起点前移 地勘单位档案资料部门通常从指导勘查项目立卷归档工作开始，最多参与一些项目阶段报告的资料审查。QMS要求识别确定管理与控制勘查项目、施工项目、辅助项目的全过程。为确保生产和服务过程在受控状态下进行，院地质项目管理办法规定在野外勘查、工程施工、室内资料整理、报告图件编制过程，坚持自检、互检、专检制度；坚持项目、部门、单位三级检验制度。院档案资料室作为质量记录的监视测量部门之一，,经常代表院和技术质量部
5、参与“专检”和“三级检验”，确保施工获取的各种记录、资料真实完整，符合发放和归档要求。 为了确保向顾客提供完整、整洁的成果产品，QMS要求对各阶段产品进行防护。如规定文字类的记录、图件及其相关资料应确保整洁、清晰、完整，并注意防潮、防火、防污染等；岩样、矿样、水样等实物在搬运、存贮时应登记在案，并注意保护好各种标识。这些都需要档案资料部门工作人员亲自督促指导。 三、QMS给档案资料工作人员提出了新要求 QMS坚持“以顾客为关注焦点”和“全员参与”的原则。为了确保顾客的要求和期望得到充分理解并加以实现，档案资料工作人员除了要熟悉档案资料管理业务外，还要注重提高多学科知识的修养。如为防止原始资料、
6、实物资料及相关文件发生混淆，QMS要求在产品实现过程中采用不同方法,识别和标识产品，规定a、对不同的勘查、施工产品如钻孔、浅井、样品、报告、图纸等分别进行标识，标明名称、编号、地点、时间、责任人等，以区分不同产品的特定性能； b、标识产品的不同状态，用以区分施工产品的待检、合格、不合格，以及勘查、施工设计或成果报告的草稿、送审稿、成品等状态；c、使用的各类工程设备、监测设备、试样等均应进行标识；d、成品报告应有单位专用的图签和编号，必要时加盖不同的印章；等等，使之具有可追溯性。这就要求档案资料工作人员熟悉各种标识，具有明辨是非的能力，以便指导检查实际作业。另外，由于院档案资料室（单位内唯一的二级管理部门）被直接纳入QMS认证审核的范围，明显增强了档案资料工作人员的责任。如成品批准放行后必须两日内送达顾客，部门设备完好率100%，等等，都比过去要求有较大提高。,总之，地勘单位质量管理体系应用和认证给地质档案资料工作提出了许多新要求。与此同时，QMS也丰富了地质档案资料工作内容，促进了档案资料工作的不断进步。 摘要：地勘单位质量管理体系应用和认证，要求档案资料工作向各级各部门渗透，档案资料部门工作起点前移，同时给档案资料工作人员提出了新要求。 关键词：质量管理体系 档案资料 要求。,
