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1、复旦大学校园办公OA系统 用户培训 第十四班 秘书角色版 复旦大学信息办 信息中心 Version: 4.0,培训目标,使各位掌握复旦OA系统的基本操作，能独立完成日常工作的网上处理。,预备知识,本次培训假设各位已具有以下操作技能：熟悉计算机基本操作会使用MS Office Word会使用IE浏览器浏览、查询网上信息,日程安排,OA系统 之 理性认识篇,OA的概念,什么是OA？ OA(Office Automation)是办公自动化的英文缩写 通常所说的OA是对办公自动化软件系统的简称,OA系统是做什么用的？ 提高办公效率 主要功能： 公文管理 个人电子秘书 网上协同工作等,Word是做什么用
2、的？ （一般意义上的办公自动化） 提高文字处理的效率 主要功能： 编辑文档 排版 对文档进行拼写检查等,单轨制的概念,校内公文流转使用公务系统不再使用纸质公文,OA系统 之 感性认识篇,登录复旦OA系统,OA培训系统地址：http:/ 登录系统方法： 帐号：签到时领的OA培训部秘书帐号，密码也在纸条上面写着，和用户名相同。 请注意这个帐号只能在培训服务器上面使用，和正式服务器无关 登录演示,登录常见问题解答,是否可以以其他角色登录？ 可以，只要有登录密码 注意：不同角色看到的内容是不同的。 为什么已经登录过了，系统再次提示登录？ 为了安全起见，用户如果在主页面停留时间过长而没有进行任何操作，系
3、统会自动注销该用户。再次使用需要重新登录。 建议：请在不使用本系统时关闭主界面退出系统，以保证您账号的安全性。,系统综述,1 、系统结构图2 、本系统的主要功能模块 日常办公子系统 公文管理子系统 公共服务子系统 个人服务子系统 事务管理子系统 系统管理子系统,系统结构图,新模块讲解,法律事务 会议管理,日常办公法律事务,用途：起草、审核合同 用户权限： 各部门秘书：拟稿、发文等 各部门负责人：审稿、会签等 法律事务室：初审、复审等 校领导：批示等,合同提交概要图,部处院系,法律事务室,部处院系合同流转过程图,秘书 拟稿,审稿意见,合同拟稿演示,电子版的合 同录入,发送操作术语说明,审稿人,显
4、示本部门负责人列表,发送角色选择,发送具体人员选择,请负责人审稿步骤,步骤一：拟稿 用Word拟稿并保存。 步骤二：创建合同 填写合同主题、类型 上传合同 步骤三：发送 先选角色再选具体人，并发送。 注意：看到“发送成功”提示才说明发送完成，请在看到该提示之后再关闭窗口，以确保系统正常发送。,发送操作术语说明,初审人,会签人,显示初审人名单,显示其他部门负责人列表,发送角色选择,发送具体人员选择,审稿人,显示本单位负责人列表,送初审人步骤,步骤一：查看审稿意见 单击查阅意见按钮 步骤二：发送 先选角色（初审人）再选人员，并发送注意： 看到“发送成功”提示才说明发送完成，请在看到该提示之后再关闭
5、窗口，以确保系统正常发送。,查看合同流转过程,打开合同单击 查阅流转按钮 请查看前面所发送合同的流转过程。,查看合同历史意见,打开合同单击 查阅意见按钮 请查看前面所发送合同在流转过程中产生的历史意见。,新模块讲解,法律事务 会议管理,事务管理会议管理,会议室申请 用途：申请会议室，并按照日期查看会议室安排 会议室使用 用途：按照会议室查看会议室安排 会议室一览 用途：查看所有会议室的详细信息 申请删除 用途：删除未通过审核的会议室申请,事务管理会议管理（续）,操作演示：申请会议室,其他模块,日常办公 公文管理 公共服务 个人服务,日常办公模块结构图,日常办公待办事宜,待办事宜 用途：显示有待
6、当前用户处理的各项事宜 待办事宜的种类：公文、通知等。已办事宜 处理后的待办事宜将自动转到已办事宜中 处理方法视事宜种类而定，如通知正文被浏览后就自动列入已办事宜，其他类事宜处理的具体方法将在后面分类讲解。 操作演示,日常办公待办事宜（续）,操作练习：查看您的待办事宜（ OA培训公开通知）,用户登录,日常办公通知公告,通知公告 用途：用于发布党办、校办发送的公告和各部门的通知 用户权限：校办秘书：新增、修改、删除校办公告党办秘书：新增、修改、删除党办公告部门院系秘书：新增、修改、删除本部门通知一般用户：浏览、查看公告、通知 操作演示,日常办公通知公告（部门秘书）,通知的类型 公 开：所有用户可
7、浏览，只有通知接受人才能回复通知 不公开：由通知发送人指定哪些用户可以看到该通知,日常办公通知公告（部门秘书）,通知的回复通知接收人：通过待办事宜或通知页面查看、回复通知通知发送人：通过通知页面查看接收人的回复 用户权限：秘书：新增、修改、删除、发送本部门通知 操作演示,日常办公通知公告（部门秘书）,注意： 鉴于目前单轨制运行初期，每个部门（院系）账号数目有限，所以各位有义务将在本系统中看到的通知公告书面告知部门（院系）中的其他人。,日常办公 通 知操作练习一,查看公开通知 请查看“开发小组”发送的OA秘书培训通知,用户登录,日常办公 通知操作练习二,作为指定的通知接收人查看收到通知 请查看开
8、发小组发送的“关于参加2006年OA系统培训的通知”,用户登录,日常办公 通 知操作练习三,作为秘书发送通知案例 请发送给OA培训部部长，内容为“下周一9：00在校办开会”,用户登录,填入通知主题 、内容,日常办公 通 知操作演示,作为秘书删除本部门通知,用户登录,问题思考,请操作后回答：在待办事宜中是否可以查看通知回复？ 答案：否！ 待办事宜显示的是待办公文、通知等主题的快捷方式，故通知回复只能到专门的通知页面查看。要发送一个所有人都可以看到的通知，但是要确认某些人的确是看到了该通知，请问如何操作？ 因为发送者只可以看到通知名单中列出的人的阅读情况，所以应选择公开方式并选定通知名单。,说明,
9、日常办公模块中还有信息报送模块，此模块仅针对信息员开放。,日常办公模块回顾,秘书必备操作,日常办公 公文管理 公共服务 个人服务,公文管理,公文管理行文管理,用途：起草、传递公文 网上公文流转的主要优点： 流转过程的透明化 便于移动办公的实现 便于流程的规范化 提高流转效率，缩短公文流转时间 便于历史公文查询 用户权限： 各部门秘书：拟稿、发文等 各部门负责人：审稿、会签等校领导：签发等,院系公文流转过程图,院系秘书 拟稿,审稿意见,发文拟稿演示,用校办规定的 word公文模板 起草公文 并保存,发送操作术语说明,审稿人,显示本部门负责人列表,发送角色选择,发送具体人员选择,请负责人审稿步骤,
10、步骤一：拟稿 用Word拟稿并保存。 步骤二：创建公文 填写公文主题、类型 上传Word正文 步骤三：发送 先选角色再选具体人，并发送。 注意：看到“发送成功”提示才说明发送完成，请在看到该提示之后再关闭窗口，以确保系统正常发送。,发送操作术语说明,部门秘书,审稿人,会签人,校秘书,显示本部门秘书列表,显示本部门负责人名称,显示其他部门负责人列表,显示所有校秘书列表,发送角色选择,发送具体人员选择,部处秘书,显示单位秘书列表,送主送单位秘书步骤,步骤一：查看审稿意见 单击查阅意见按钮 步骤二：发送 先选角色（部处单位秘书）再选具体人员，并发送注意： 看到“发送成功”提示才说明发送完成，请在看到
11、该提示之后再关闭窗口，以确保系统正常发送。,查看公文流转过程,打开公文单击 查阅流转按钮 请查看前面所发送公文的流转过程。,查看公文历史意见,打开公文单击 查阅意见按钮 请查看前面所发送公文在流转过程中产生的历史意见。,行文管理常见问题解答,首次使用行文管理时，提示“是否要下载AXNOTES控件”？ 是！ 首次使用行文管理功能必须先安装该控件。部门秘书是否可以删除公文？ 答案：是！但是只能删除自己拟稿的公文。 但是删除后，流转中的相关人员也将无法看到此公文，相当于该公文遗失，所有操作必须重来，所以请慎重操作。,秘书送本部门负责人审稿练习,要求如下： 拟稿标题：角色名称您的名字的送稿测试 公文类
12、型：请示 稿件正文：自拟 审稿人：由工作人员担当,文件查询,文件查询用途：查找历史公文。用户权限：各部门秘书，各部门负责人， 校领导,公文管理模块回顾,院系秘书必备操作,日常办公 公文管理 公共服务 个人服务,公共服务,部门简报规章制度电子论坛,公共服务-部门简报,部门简报 模块说明：各院系能够公开发布本院系的部门简报，所有用户可以浏览各部门简报 用户类型：秘书：新建、修改、删除本院系部门简报一般用户：分类浏览、查看所有部门简报,公共服务-部门简报,演示案例 发布简报（院系秘书) 删除本院系的部门简报(院系秘书),公共服务-部门简报演示案例,演示案例：发布简报(院系秘书),院系秘 书登录,公共
13、服务 部门简报,选择左侧 “本部门”,点击右侧上方 “新建文档”,填入必要简报信 息,保存关闭,公共服务-部门简报演示案例,演示案例：删除本院系的部门简报 (院系秘书),院系秘 书登录,公共服务 部门简报,选择左侧 “本部门”,点选待删除的 本部门简报,出 现勾表示选中,点击上方“删 除”按钮,删除被 选中的部门简报,公共服务-规章制度,规章制度 模块说明：各院系能够公开发布本院系的规章制度，规章制度类别由规章制度权限组中的成员统一维护；所有用户可以浏览所有院系规章制度 用户类型：秘书：新建、修改、删除本院系规章制度规章制度管理者：管理规章制度类型一般用户：分类浏览、查看所有规章制度,公共服务
14、-规章制度,演示案例 发布规章制度（院系秘书） 删除本院系规章制度（院系秘书）,公共服务-规章制度演示案例,演示案例：查看规章制度,用户登录,公共服务 规章制度,选择左侧 某一分类,双击某条 记录,查看 该规章制度,公共服务-规章制度演示案例,演示案例：发布规章制度(院系秘书),院系秘书 登录,公共服务 规章制度,点击“新建文档”,输入内容,保存关闭,公共服务-规章制度演示案例,演示案例：删除本院系规章制度 (院系秘书),院系秘书 登录,公共服务 规章制度,选择左侧 “本院系”,点选待删除的本 院系规章制度, 出现勾表示选中,点击右侧上方“删 除”按钮,删除被 选中的规章制度,公共服务-电子论
15、坛,电子论坛 模块说明：所有用户能够发布主题供大家讨论，所有用户可以修改、删除本人发布的主题，可以回复所有人的主题；电子论坛权限组中的成员可以管理主题类别，也可以删除所有主题。 用户类型：电子论坛管理者：删除主题，管理主题类别一般用户：新建、修改、删除本人主题，回复所有主题,公共服务-电子论坛,演示案例 查看讨论主题 创建新主题 回复主题,公共服务-电子论坛演示案例,演示案例：查看讨论主题,公共服务-电子论坛演示案例,演示案例：发表文章,登录,公共服务 电子论坛,点击右侧上方 “发表文章”,输入主题及内容,选择文章版面分类 保存关闭,公共服务-电子论坛演示案例,演示案例：回复主题,登录,公共服
16、务 电子论坛,点击某条主题 ,查看该主题,点击查看页面的 【回复】按钮,在新窗口中 输入适当的主题回 复信息，保存关闭,公共服务模块回顾,部门简报规章制度电子论坛,院系秘书必备操作,日常办公 公文管理 公共服务 个人服务,个人服务,电子邮件个人名片日程安排密码修改,个人服务电子邮件,电子邮件功能：收发邮件及系统的其他信息 包含信息：普通邮件、委托及答复、(会议通知、议题征集单) 用户类型：一般用户,个人服务电子邮件（续）,案例：发邮件,电子邮件 新邮件,登录系统,输入邮件标 题、正文,发送保存,选择收件人、 抄送人、密送人,添加附件,个人服务个人名片,个人名片 用户个人的通讯录 用户权限：一般用户,
