办公室工作流程(颐康医院)

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1、1 办公室工作流程办公室工作流程 彰武颐康医院彰武颐康医院 2016 年年 1 月月 2 第一部分第一部分 办公室工作流程办公室工作流程 流程流程 1.1：收文流程：收文流程 收文流程收文流程办公室文员办公室文员办公室主任办公室主任董事长董事长分管领导及处理分管领导及处理 重要文件 一般文件 流程结束 流程流程 1.2：发文流程：发文流程 发文流程发文流程办公室文员办公室文员办公室主任办公室主任董事长董事长分管领导及处理分管领导及处理 重要文件 一般文件 流程结束 收文签收、登记 流程起始 审阅 承办、督办 阅读、拟办承办、落实 编号、发文 初核 流程起始 审阅 打印、核对 签发 签收 拟稿

2、存档 流程结束 3 流程流程 2.1：印章使用管理流程：印章使用管理流程 用印人用印人 各职能部室各职能部室 领导领导 办公室主任办公室主任办公室文员办公室文员 同意 同意 流程流程 2.2：印章借用管理流程：印章借用管理流程 用印人用印人 各职能部室各职能部室 领导领导 办公室主任办公室主任办公室文员办公室文员用印人用印人 同意 同意 申请填写 印章使用 申请单 流程起始 批准 盖章审批 记录、存档 流程结束 申请填写 印章借用 申请单 流程起始 批准 印章管理员 审核签字 借出 审批 收回记录、存档 流程结束 4 流程流程 3：档案借阅、复印管理流程：档案借阅、复印管理流程 档案使用人档案

3、使用人 各职能部室各职能部室 领导领导 办公室主任办公室主任档案管理员档案管理员用印人用印人 同意 同意 流程流程 4：礼品管理流程：礼品管理流程 礼品使用人礼品使用人 各职能部室各职能部室 领导领导 主管领导主管领导董事长董事长董事长秘书董事长秘书办公室主任办公室主任 同意 同意 申请填写 档案借阅、 复印申请单 流程起始 批准 档案管理员 审核签字 借出、复印 审批 收回记录、存档 流程结束 填写礼品使 用申请计划 流程起始 审批 采购礼品 验收入库 审批 每月盘点 发放 流程结束 批准 5 流程流程 5.1：接待工作流程：接待工作流程 来访客人来访客人相关部门接待人员相关部门接待人员各部

4、办领导各部办领导办公室主任办公室主任董事长董事长财务处财务处 客人到访 一般客人 流程起始 请示相关领导 具体落实 汇报、拟账 了解 情况 制定接待方案 制定接 待方案 落实 汇报、报账 了解落实 情况 费用 审批 了解落实 情况 费用 审批 流程结束 费用报销 明确客人身份、 来访事由 审批 6 流程流程 5.2：小型接待流程（来电、来人）：小型接待流程（来电、来人） 办公室文员办公室文员办公室主任办公室主任董事长董事长分管领导分管领导 重要情况 一般文件 流程结束 流程流程 5.3：大型接待流程：大型接待流程 办公室文员办公室文员办公室主任办公室主任董事长董事长各职能部门各职能部门 与各职

5、能部室有关 流程结束 情况处理拟办 承办、落实 流程起始 承办、督办 接听来电 记录内容/ 接待来访 审批 批准 组织接待 流程起始 了解具体情 况形成接待 方案 组织接待 落实接待 准备情况 流程结束 7 流程流程 6.1：参加外部会议流程：参加外部会议流程 办公室文员办公室文员办公室主任办公室主任董事长董事长各职能部门各职能部门 重要会议 一般会议 流程结束 流程流程 6.2：组织内部会议流程：组织内部会议流程 办公室主任办公室主任办公室文员办公室文员各职能部门各职能部门办公室档案员办公室档案员 布置会场 批准 流程起始 接到会议 通知 落实参会人员 通知参会 人员 参加会议 审批 参加会

6、议 流程起始 通知开会 会 议 准 备 参会人员通知 材料准备 会议记录 贯彻落实 归档 形成会议纪要 流程结束 8 流程流程 7：办公用品、固定资产采购、入库、领用流程：办公用品、固定资产采购、入库、领用流程 处室处室办公室主任办公室主任董事长董事长 大宗物品 物资采购 验收入库、登记并 建立台账 第二部分第二部分 办公室管理制度办公室管理制度 一、收文、发文管理制度一、收文、发文管理制度 1、收文 （1）登记。收文后，根据来文单位（上级来文、平级来文、下级来文）及时录入来文登记 簿； （2）办理。来文登记后，视缓、急情况，及时填写文件处理标签报送相关领导阅批； （3）归档。文件办理完毕，及

7、时归档，定期或按医院规定将已归档文件再次分类整理，交 由医院档案室集中管理。 2、发文 （1）提出申请。各部门根据需要提出发文申请，由部门负责人草拟文件内容（草拟内容需 用水笔书写，以便长期保存） ； （2）文件审核。各部门草拟文件必须交办公室统一审核； （3）领导审批。所有医院发文必须由医院领导审批后，方可印制； （4）文件发布。医院文件领导审批后，由办公室校对，用印，然后正式发布； （5）文稿归档。所有医院发文文稿统一由办公室整理归档。 二、会议筹备制度二、会议筹备制度 根据需求提出计划 划提出 流程起始 领用 流程结束 审核审批 9 1、会议组织 （1）每年召开一次总结表彰大会； （2）

8、每半年至少召开一次中层以上管理人员会议； （3）每季度召开一次办公会； （4）每月召开一次部门沟通会议； （5）每周各部门召开一次周例会。 2、会前准备：（根据会议的规模大小、重要程度安排） （1）安排会议议题； （2）确定会议筹备方案； （3）办理会议报批手续； （4）印发会议通知； （5）准备会议文件材料； （6）会场的卫生、照明、通风、音响、桌椅排列； （7）安排座次编组和邀请嘉宾； （8）重要会议的新闻发布。 3、会中、会后安排： （1）会议签到； （2）导入会场； （3）安排发言； （4）会议记录（录音） ； （5）会场秩序和后勤服务； （6）参会人员离会； （7）清理会场； （8）

9、会议文件的整理； （9）会议新闻的报道； （10）会议纪要的印发； （11）会议精神的贯彻； （12）会议决定事项的督办。 4、精简会议： 办公室应当从实际出发严格控制会议的规模、会期，力戒形式主义，开会不得攀规格、讲排 场，要严格控制会议成本，努力提高会议质量。 三、办公用品管理制度三、办公用品管理制度 1、采购、印制 （1）提前三天书面申请。部门负责人审核，报董事长批准，交由办公室统一采购或印制。 （特殊情况可委托办理） 。 （2）各部门在申报时，需认真填写计划单，计算好月使用量，一般采购或印制数量以半年 使用数为上限。 （3）申请印制，应设计好规格、件数，并提出初步印制价格。 （4）各部

10、门验收时，要先查明物品规格、件数、价格是否相符，确认后在交货单上签字。 （5）办公室在审核发票时，认真查对交货单，确认无误后签字，报董事长批准后付款。 （6）低值易耗办公用品，各部门应本着不铺张不浪费的原则，从严从细控制使用。 10 （7）高值办公耗材（如电脑、传真机）在使用中，应注意日常的维护与保养；确需维修时， 报请董事长同意后，办公室通知具办。 2、文印、传真 （1）文印、传真用纸一律由办公室统一采购，各部门登记领用。 （2）除有特殊要求外，各种文字材料用纸统一使用 A4 纸，标题用华文中宋体，二号字， 正文用仿宋体，三号字。 （3）要求能够手工书写的材料尽量手工书写。 （4）工作之外，

11、需要打、复印的，一律收费（办公室代收） ；不允许私自打、复印或发传真， 一经查实，将给予当事人 10 元50 元/次罚款。 收费标准：打印：A4 纸 0.50 元/张 B5 纸 1.00/元张 复印：A4 纸 0.50 元/张 B5 纸 1.00 元/张 A3 纸 1.00 元/张 传真：2.00 元/次（发） 1.00 元/次（收） 四、印章管理制度四、印章管理制度 1、印章刊刻与启用 （1）医院行政章、合同专用章、财务专用章、钢印、法定代表人签名章、财务使用的法定 代表章，在刊刻前应当由经办人到医院办公室开具专门介绍信。 （2）医院直属机构印章和出纳印章刊刻前应由经办人到医院办公室开具介绍

12、信。 （3）机构注销、裁撤、法定代表人变更及出纳变更时，相关印章必须由办公室及时收回、 集中保管。 （4）印章启用与变更按公安机关相关规定执行。 2.、印章保管 （1）各类印章应确定专人保管，保管人员应当同医院签订责任状 。 （2）各类印章保管人变动，必须先办理印章交接手续。 3、印章使用 （1）用印审批：经济合同、正式文件用印前必须经领导文字批准，日常事务由办公室主任 批准。 （2）盖章登记：印章保管人盖章时，应逐笔在用印登记表上登记，口头批准用印的领 导必须在登记表上签字。 （3）空白介绍信：未经主管领导部门文字批准，严禁发出空白介绍信，空白介绍信必须留 存根，领导人必须在存根上签字，空白

13、介绍信上必须注明有效期，未使用的空白介绍信应及时退 回。 （4）空白信笺：未经领导批准，严禁发出空白信笺。经批准发出的空白信笺印章上必须注 明用途。 （5）携章外出：办公室主任及院长层人员确因工作需要须携章外出的，应当登记，携章人 应当签字并保证妥善保管、及时退还。 五、合同管理制度五、合同管理制度 1、订立合同必须使用统一文本或经省工商局批准、监制，医院设计的格式合同文本和数据 电文合同，如：电子邮件、电报、传真等，要求先签订合同。若特殊情况用电话、口头、便条订 货，必须严格执行事后补订合同。 2、对外订立合同时，必须掌握供方的一些基本情况，必要时对供方进行现场考察。 3、订立合同必须遵循平

14、等、自愿、公平诚实信用和守法原则，不得徇私舞弊，违反国家法 11 律法规，损害国家和医院利益。 4、所定合同必须主体合格，标的合法，手续完备，条款齐全，意思表达真实，约定明确， 文字清晰，语言规范，无矛盾条款，无空白条款。 5、严肃合同报批制度，订立合同时，必须使用统一的合同审批标签，经部门负责人审核、 签字，报请医院主管领导批准后，加盖合同专用章方为生效。 6、合同管理人员建立合同档案分类台账，合同执行完毕叫医院合同管理员存档。 7、委托代理人在签订合同时，不得超越委托书的权限范围，不得签订无效合同，违反合同。 8、合同文本由专人保管登记使用。 9、凡与合同相关人员，必须严格遵守医院制度，严

15、守合同秘密。 六、档案管理制度六、档案管理制度 1、归档范围：医院文件材料的归档范围，包括上级机关印发的有关文件，批件及各部门 产生的各种文件材料，主要在以下几个方面：基础管理； 党群工作； 经营管理；产 品研发；科学技术；基本建设；会计核算。 2、归档要求： （1）办公室为医院临时档案室，集中统一管理医院形成的全部档案； （2）归档的文件材料应完整、准备、系统； （3）文件书写和载体材料应耐久保存，文件不能以铅笔，圆珠笔书写，传真件、复印件不 得长期存档； （4）文件材料整理符合规范； （5）归档的电子文件、应有相应的纸质文件材料一并归档保存； （6）各类文件一般归档一份，比较中和利用频繁的

16、文件归档 2-3 份； （7）各部门负责归档文件的收集和整理并定期或按医院规定交医院办公室集中管理，办公 室定期或按医院规定将各部门已归档文件再次分类整理，交由医院档案室集中管理。 3、归档时间 （1）党群工作、行政管理、医疗管理类的文件一般按年度一年归档一次，在次年的第二季 度前归档； （2）会计类的文件由财会部门整理立类，保管一年后向医院综合档案室移交； （3）医院合同工的个人档案要随时归档，如有特殊情况，也可以分阶段归档。 4、档案的管理与利用 （1）档案分类：档案形成数量多的，可设二级类目；档案行程数量少，可将有关类目适当 合并，归档文件的整理质量要符合国家标准的要求，并要编制各类档案目录； （2）保管条件：有专室或专柜存放档案，要防潮、防火、防尘、防有害生物等安全设施、 并定期检查档案的保管状况，对破损或蜕变的档案要进行修复，以确保档案的完整与安全，并切 实加强对知识产权档案和商业秘密档案的管理。 （3）保管期限： 对医院有长远利用价值的档案应永久保存； 对医院在一定时期内有利用价值