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1、浅析会计电算化对内部审计的影响及其对策一、会计电算化相关概述会计电算化信息系统的定义会计电算化信息系统指的是以计算机为主要信息处理手段的会计信息系统，该系统 是由人员、计算机硬件、计算机软件、相关的信息资料文件和会计规范等基本要素组成， 是一个人机结合的系统。而会计信息系统则是指管理信息系统的一个子系统，是专门用于 企事业单位处理会计业务，收集、存储、传输和加工各种会计数据，输出会计信息，并将 其反馈给各有关部门，为企业的经营活动和决策活动提供帮助，为投资人、债权人、政府 等部门提供财务信息的系统。会计电算化信息系统的特点1.数据存储的磁性化、无纸化在会计电算化系统中，会计数据是以文件的形式予
2、以 存储，不再象手工阶段那样，记录在帐簿中，而这种存储的介质，又都以磁性材料为主。 存储于磁性介质上的会计数据，与其他电子数据一样，都具有存储方便、修改与删除不留 痕迹的特点。但恰恰是这一特点，给会计数据的可靠性与安全性带来了威胁，也使日后审 计线索的追踪变得更加困难。2.内部控制的程序化企业实现会计电算化之后，内部控制的内涵与外延发生了很大的变化。在手工会计 方式下，管理人员可以通过职能分割、人员的分工形成内部控制体系，与通过凭证、账簿、 报表之间的相互牵制制度结合起来，以确保对信息的正确性、安全性的控制。实现会计电算化后，由于计算机数据处理的集中、连贯性，使得原来在手工会计环 境下行之有效
3、的控制制度几乎失去了控制作用，人们就不能不对硬件和软件工作环境的安 全性、可靠性详加考虑，采取其他一些更加严密的措施，确保凭证、账簿、报表等一系列 会计资料的真实准确。要做到这一点，不仅要有一套严密的控制体系，而且有的控制方法 还需要嵌入程序之中，通过程序的运行，核对会计数据的勾稽关系，检查使用权密码，审 查数据处理顺序等。3.数据处理的集中化、自动化手工会计岗位分工核算的各个工作，在电算化会计中都由计算机集中处理。每一台 计算机完成某一个特定的任务，一组数据一经输入，便可以被不同的用户共享。随着会计 电算化的发展，系统的复杂性越高，数据的处理就越为集中。这一特点在多用户和联网的 工作环境下尤
4、为突出。在数据集中处理过程中，系统的原始数据的采集一般都以代码作为 标识，例如，会计科目代码、职工编码、材料编码等。采用这种编码，不仅是计算机数据 处理方式的需要，它也是各子系统数据交流的交接点。自动化是指计算机的程序自动控制 处理，人工操作和人为干预减少。4.会计人员业务知识的多面化电算化会计信息系统是一个人机系统，计算机在会计人员的设计与操作之下，按照 预先规定的处理顺序，获得电子凭证、账簿和报表。而在这样一个人机系统中，会计人员 不仅应具备会计业务知识，还应当熟悉计算机的工作环境，掌握计算机有关知识。实践证 明，那种仅具备会计单方面知识的会计人员，是很难胜任现代化的会计工作的。然而，也
5、不能不看到，这种具备会计与计算机两方面知识的会计人员，一旦营私舞弊，便可能给企 业造成更大的危害。审计人员要发现其舞弊行为，跟踪、寻找其作案的线索，就必须具备 更丰富、更全面的会计、计算机、审计等方面的知识。5.与管理信息系统中其他子系统的联系密切会计信息系统是企业管理信息系统中的一个重要的子系统，它与生产管理、仓库管 理、劳动人事等信息系统，有机地结合成一个整体，共同组成企业的管理信息系统。随着计算机工作平台的不断发展，会计信息系统与其他子系统的联系有增无减。随着决策支持 系统的建立，这种联系密切的特点将更为突出。审计人员要面对这样一个错综复杂的系统， 从中索取有关的审计证据，所面临的审计风
6、险将会更大。二、会计电算化信息系统对内部审计的影响国际审计准则 15电子数据处理环境下的审计中指出：“在电子数据处理 的环境下，并不改变审计的总体目标和范围。但是，计算机的使用改变了财务资料的处理 和存储，并可能影响这个单位为达到适当的内部控制而采用的组织和程序。 ”因此，审计人 员在对会计制度和有关的内部控制的研究和评价所遵循的程序，以及其他审计程序的性质、 时间和范围就可能受到电子数据处理环境的影响。会计电算化对内部审计的影响，主要表现在以下几个方面：对审计线索的影响在手工会计中，审计线索包括会计凭证、账簿、报表等会计资料。这些资料都反映 在书面上，审计人员利用这些资料就能够从原始凭证开始
7、，通过记账凭证、账簿追踪到会 计报表，或者对报表之间、报表与账簿之间的会计数据的勾稽关系进行审查，通过这些可 见的审计线索检查证、账、表数据所反映的经济业务的合法性等。在手工会计中，会计人 员对经济业务的详细记录都跃然纸上，审计人员所需的审计线索，都可以通过这些书面记 录加以审计。但是，在电算化会计中，计算机的使用改变了会计记录的存储与处理，表现 在如下几个方面：1.会计凭证的存储与处理。原始凭证或记账凭证一经输入机内，便以文件的形式存 入机内的数据文件。随着电算化的发展，输入原始凭证再由系统自行填制记账凭证己为期 不远，对于各核算子系统中自动生成的转账凭证，其数据的采集来自于机内分配结转后的
8、 记录。2.账簿的存储与处理。总分类账为文件所代替，明细分类账采用满页打印方式，因 而导致两类数据之间的日常核对只能在机内进行。账簿登录时，通过计算机登账程序自动 执行，使用的是哪一种程序难以判断。3.报表的编制采用按事先定义的公式到账簿文件、其他报表文件中取数计算，数据 来源、公式定义、编制结果、打印格式等均采用机内文件的形式。由于磁性介质修改不留 痕迹的特点，使审计人员很难相信打印输出的会计报表，正是根据企业单位提供的公式定 义文件加以编制的。换句话说，如果有人在歪曲公式定义文件之后编制失真的财务报表， 然后再将公式定义文件复原，在这种情况下，审计人员便不能根据机内的公式定义文件贸 然判断
9、报表编制的正确性。以上的种种情况表明，由于计算机采用磁性材料作为存储介质，处理过程都在机内 文件之间进行，因而使审计人员难以像在手工操作环境下那样对经济业务进行追踪审查。 在现阶段，尽管财政部在有关会计电算化制度中，规定所有凭证、账簿、报表仍然应当打 印输出，使审计人员在审计工作中增加审计的线索，但我们应当看到，这些书面记录是否 与会计软件正确的处理结果同出一辙，还需进一步验证，传统的手工审计方法已无法适应 会计电算化发展的要求。对审计内容的影响电算化会计信息系统的特点及固有的风险决定了审计的内容包括对计算机处理和控 制功能的审查，因此，电算化会计信息系统的审计内容，就应当包括系统的开发与设计
10、、 会计软件的程序、数据文件以及内部控制的审计等。审计人员在电算化系统的设计、开发阶段，应当参与系统的设计、调试、检验和验 收，除了对系统的合法、合规、安全可靠等方面及时发现问题之外，特别要从审计角度审 查系统的可审性、审计线索的设置等。会计软件的程序审计，是指对组成会计核算软件的各子系统程序的审计，系统程序 的正确与否，直接影响会计信息系统的处理质量和处理结果的准确性、有效性。这一内容 的审计工作繁简，又视被审计单位使用的会计核算软件的来源而定。对于已通过财政部门 评审的会计核算软件，评审中己经过严格的审查，因而可靠程度较高，但由于企业的二次 开发所涉及的内容较多且直接影响程序执行的正确性，
11、因而仍然有必要对其进行程序审计； 而对于企业自行开发或者是委托外单位开发的会计核算软件，程序审计更是必不可少，必 须根据会计核算软件基本功能规范等法规严格进行审核。对审计技术的影响对电算化会计信息系统的审计，如果仍然采用常规的手工系统的那一套审计技术， 就不可能达到审计的目的。由于审计的内容扩大到电算化系统程序、系统的设计与开发、 数据文件与内部控制等方面，迫使审计人员在采用传统各种审计技术的同时，采用计算机 辅助审计技术，用日益先进的计算机审计软件去对付单机、网络、多用户等各种工作平台 下的会计软件。对审计标准和准则的影响由于审计对象、审计线索、审计内容以及审计技术手段等发生一系列的变化，手
12、工 审计中所制定的审计标准与审计准则也就很难适用。在计算机特定的工作环境中所出现的 新情况和可能产生的新问题，又必须有一套与之相适应的新的审计标准和准则。在国外， 美国执业会计师协会发布的计算机处理对检查财务报表的影响 ，国际会计师联合会公布 的国际审计准则 15电子数据处理环境下的审计 、 国际审计准则 16计算机 辅助审计技术等，都是对电算化会计系统下的审计所发布的一系列文件。在我国，由于 经济立法往往是在经济事项充分发展之后，而计算机审计工作又刚刚起步，因而计算机审 计的标准和准则发布不多。对审计人员的影响不管计算机审计发展到哪一个阶段，也不管计算机辅助审计技术如何先进，电算化 会计信息
13、系统的审计总是人机审计。在这一审计工作中，起决定作用的仍然是审计人员。 从审计计划的制定到审计程序的确定，从审计技术选择到审计方法的采用，都必须由审计 人员操作和指挥。审计人员不仅要具有丰富的会计、财务、审计知识和技能，不仅应当熟 悉财经法规以及其他的审计依据，而且还应当掌握计算机知识及其应用技术，掌握数据处 理和管理技术；不仅要懂得审计软件的操作方法，而且还应当根据审计过程所出现的种种 问题，即时编写出各种测试、审查程序模块。从长远的观点来看，审计人员还应当掌握编 写适合各种场合需要的审计软件，建立起自己的电算化审计系统。三、现行会计电算化审计存在的问题审计可视线索消失的趋势在会计电算化进程
14、中，随着计算机软硬件水平及现代通讯技术和网络技术的不断提 高，客观上，存在着审计可视线索自然消失的趋势。在应用计算机处理会计资料以后，纸 面信息变成了磁性介质上的代码。对于会计界、审计界的许多人来说，过去熟悉的、习惯 的、得心应手的东西，变成了陌生的、不习惯的、难以捉摸的东西。而设计会计电算化程 序的软件设计人员，并不知道审计人员的需求，即使有关文件规定必须留有审计线索，实 际上也是很难做到的。何况，审计工作与主要是处理结构化问题的会计核算工作不同，它 主要是处理半结构化和非结构化的一些问题，从某些方面来说，更多的是依靠人的经验和 主观判断能力，如：寻找漏洞、揭尽矛盾、查错防弊、获取证据等。审
15、计数据的难以取得由于各行业各单位会计电算化系统应用环境大不相同，应用程序也各具特点。从使 用的系统来看大致有以下两种情况：1.购置商用会计软件目前，商业化会计电算化软件有几百家之多，不同的电算化系统虽然有着不同的特 点，但也有着基本的相同点：输入、处理、统计、查询、输出及维护功能较完整、全面， 界面设置较好，然而由于各种会计软件的数据库千差万别，其防范保密措施更是八仙过海， 各显神通，这就给审计人员开发通用的审计软件带来困难。2.自行开发会计软件自行开发会计软件，一般是根据企事业单位自身的需要结合实际情况研制而成的， 一般具有较强的检测排错功能和统计处理功能，实用性强。但在系统安全方面及内部控
16、制 方面需要人工予以辅助来加强系统的管理，这就要求管理者制定规章制度来约束会计人员 的行为。认识上的误区造成对计算机审计的忽视目前有种看法认为，在会计核算实现电算化后，特别是应用了经财政部门评审通过 的商品化会计核算软件以后，会计信息的正确性、可靠性已经解决，可有效地防止做假账 和会计信息失真的问题，因此也无须对软件产生的信息进行审计。事实不是这样。因为绝 大多数的会计核算软件并没有解决对会计事项，即记账凭证所根据的原始数据是否真实这 一至关重要的问题。它们的许多功夫不是花在保证数据源的正确上，而是对已输入数据的 计算上，充其量只不过是一把高级的算盘而已。加上上述的实现会计电算化后内部控制本 质上的变化，对会计信息系统事实上存在着人为干预和利润调节，以及所提供原始数据的 虚假性，人们不得不承认这样一个事实：当前的会计电算化并不能有效地防止做假账和会 计信息失真的问题。但上述的认识，却对计算机审计产生了一些不利的影响。四、解决会计电算化审计问题的建议与途径要重视会计电算化理论的研究从一定意义上讲，电算化会计产生和发展的过程，也是突破传统会计观念，对现
