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1、常用实用 公文写作,2,目录,第一部分 公文的基础知识 第二部分 公文写作的要点 第三部分 常用公文写作 第四部分 三一员工公文写作常见错误 第五部分 工作邮件书写规范及注意事项,3,一 公文的基础知识,第一部分 公文的基础知识,三、公文要求实事求是、精简、高效及时、准确、安全。,一、公文的概念公文就是公务文书。指机关、团体、企事业单位在处理各种事务中形成的体式完整、内容系统的各种书面材料，或称文件。,二、公文的特点办理公务、有法定效力、规范格式、应用文。,4,四、公文分类,主要有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等。,一 公文的基础知
2、识,按行文方向分，公文大致分作三类： 1、下行文。即上级单位向下级单位的行文。如命令（令）、决定、指示、通知、批复等。 2、平行文。即平级单位、不相隶属的单位之间互相行文。如函。 3、上行文。即下级单位向上级单位的行文。如报告、请示。,5,五、公文格式,国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）国家标准基本构成公文样式公文格式,一 公文的基础知识,6,（一）基本构成包括眉首、主体、版记3部分1.眉首部分：由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等5项内容组成2.主体部分：由标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件等8项内容组成3.版记：由主题词、
3、抄送机关、印发机关和印发日期3项内容组成,一 公文的基础知识,7,份号,空一字,“”,秘密等级和保密期限，使用三号黑体字,使用初号宋体字或小初号宋体字,一 公文的基础知识,8,平行排列于发文字号右侧 签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。,居左空1字,居右空1字,主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。,一 公文的基础知识,9,标题中除法规、规章名称可加书名号外，一般不用标点符号。大标题推荐使用二号宋体字，小
4、标题推荐使用三号宋体字,上行文一般只写一个主送机关。有时，一份下行文的主送机关有许多个，为使行文简洁，可用泛称泛指受文机关，三号或四号仿宋体字。,上不压正文、下不离日期、骑年盖月，上距正文l行之内，也就是不到一行的空白。,公文的核心部分。一般包括开头、主体、结尾三个部分。三号或四号仿宋体字,写在正文之后、成文时间之前，如果附件不止一份，还要依次注明顺序号“附件一”、“附件二”等 。三号或四号仿宋体字,一 公文的基础知识,10,用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，词语中间不用顿号而是空格，数量为35个,主题词下一行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄
5、送”，后标全角冒号，抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。,印发机关和印刷日期同一行。打字校对人员姓名和印刷份数同为最末一行。用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。,一 公文的基础知识,11,（二）公文样式1.文字及其排列方法： 汉字；横写，横排。2.用纸和装订：国际标准A4型；天头（上白边），订口（左白边），版心；左侧装订。 3.排版规格和印刷要求：正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字；双面印刷；页码用4号半角白体阿拉伯数码标识
6、，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，单页码居右空1字，双页码居左空1字。,一 公文的基础知识,12,（三）公文格式1.标准格式发文机关标识的上边缘至版心的上边缘距离为25mm。发文字号标识在发文机关标识下方居中摆布。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。2.上行文格式,一 公文的基础知识,发文机关标识的上边缘至版心的上边缘距离为80mm，版心的上边缘以下至55mm处是“空白区”，是留给上级领导处理公文时拟办、批办和领导批示用的；需要标识秘密等级、保密期限、份数序号或者紧急程度， 均须在“空白区”以下。需标识签发人姓名，平行列排于发文字号右侧；发文字号居左空1字，签发
7、人姓名居右空1字。,13,注意事项:,(1)正确使用结构层次的序数 ： 第一层用：一、二、三 第二层用：（一）、（二）、（三） 第三层用：1、2、3、 第四层用：（1）、（2）、（3） (2)正确使用数字：除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比和其他必须用阿拉伯数字者外，一般用汉字标识，在同一份公文中数字的使用应前后一致。,一 公文的基础知识,14,三一重工2012*号 签发人：文件标题 主送机关：（正文） 附件： 成文日期 主题词：类别词+类属词+文种 送： 校稿： 说明：此模板为OA标准模板,三一公文标准模板,一 公文的基础知识,15,一、要认真领会领导的意图,（一）动笔之前一定要搞清楚
8、以下几个问题： 1领导布置这个任务的目的、背景是什么？2领导要求在文稿中提出什么问题，解决什么问题？3领导对文稿的内容提出了什么要求？4领导对文稿的文种有什么要求？5受文对象是谁？6受文对象曾提出过什么问题？其态度和意见是什么？,第二部分 公文写作要点,二 公文写作要点,16,（二）对领导意图，凡属正确的要坚决执行，不完善的要补充或诚恳地提出自己的不同看法，努力做到既是员工，又是参谋。但是，要注意把握好角色，从属性、服务性是员工的本份，若有异议，只能提出建议，不能擅作决定，也不能以自己的看法代替领导意图。 二、要正确使用文种公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定
9、。 （案例1-4）,二 公文写作要点,17,三、引文、结构层次序数、计量单位、数字、紧急程度等一定要规范 公文处理办法对这些方面均有明确的规范要求，但实际执行中也还存在不少问题。比如：公文中只引文号，不引标题，或标题文号倒引；层次序数混乱，不知是哪一条哪一款；计量单位习惯于用“斤”，而不用“公斤”；数字应用前后不一，或该用阿拉伯数码的却用汉字；公文的紧急程度随意等等。这些都是草拟公文中的最基本、最常识性的问题。,二 公文写作要点,18,四、公文涉及内容的协调 （一）凡涉及其他部门的事项，拟文部门要主动与有关部门协商，待取得一致意见后再行文，决不能擅自行文。 （二）如有分歧意见，拟文部门的主要负
10、责人要出面协调，确保协调结果能代表部门的意见。 （三）经过协调仍无法取得一致时，主办部门要实事求是地列明各方理据,并经各方的主要负责人会签后，报请上级协调或裁决。 （案例6）,二 公文写作要点,19,批转、转发、颁发性通知指示性通知事务性通知会议通知任免通知,第三部分 常用公文写作,1、通知的分类：,一、通知,传达上级的指示，发布行政法规和规章，转发上级部门、同级部门 和不相隶属部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行 的事项以及任免和聘用干部等时所使用的一种文体。,三 常用公文写作,20,2、通知的结构、内容和写法,三 常用公文写作,21,关于召开大会的通知 字【20】 号 :为了，
11、根据，决定召开会， 现将有关事项通知如下：一、 （议题，议程）二、 （时间，会期）三、 （报道的时间、地点）四、 （参加会议的人员）五、 （与会人员应做的准备）六、 （交通）七、 （住宿，收费事项）特此通知（公章）年月日,通知范例,三 常用公文写作,22,（发文单位） （ 通 知编号）签发人：关于 的通知（标题，20号宋体，加粗） （主送单位）： （正文，四号宋体，行距为固定值，2832磅） （ 正文最后一行与发文单位之间空一行。）（发文单位） 二O 年 月 日 主题词： 通知,三一通知标准模板,董事长办公室会议通知模板1,三 常用公文写作,OA会议通知模板2,23,1、请示的特点,针对性单一
12、性时效性呈批性,二、请 示,下级向主管上级或业务主管部门，对某项工作或问题请求指示，要求给予答复或审核批准以及请求帮助解决工作困难时所使用的一种公文。,三 常用公文写作,24,批示性请示批准性请示批转性请示,2、请示的分类,三 常用公文写作,25,3、请示的结构、内容和写法,三 常用公文写作,26,关于的请示 字【20】 号: 鉴于，为了，根据。拟（提出 请示的事项）是否妥当，请审查批复附：件共项（公章）年月日,请示范例,三 常用公文写作,27,请 示（发文单位） （编号）签发人： 关于 的请示（标题，20号宋体，加粗） （主送单位）： （正文，四号宋体，行距为固定值，2832磅） （ 正文最
13、后一行与发文单位之间空一行。）（发文单位） 二O 年 月 日 主题词： 请示,说明：此模板由董事长办公室提供,三一请示标准模板,三 常用公文写作,28,一文一事 理由充分、要求合理（合法）格式正确，语言得体 一般只写一个主送部门，如需要同时送其他部门，应当用抄送形式 一般不得越级请示，因特殊情况须越级请示时，应当抄送被越过的上级部门，不得抄送其下级部门应在附注处注明联系人姓名和电话,4、请示写作中的注意事项：,三 常用公文写作,29,三、报 告,1、报告的特点,行文的单向性 表达的陈述性,下级向上级汇报工作、反映情况和问题、提出建议以及回复上级的查询或交办事项时使用的一种陈述性公文。,三 常用
14、公文写作,30,首部,标题,主送单位（可以一个，也可多个）,事由+文种,发文单位+事由+文种,正文,主体（陈述说明报告事项）,开头（交待缘由、目的、意义、依据）,结语（特此报告 专此报告 以上报告请审阅）,2、报告的结构、内容和写法,三 常用公文写作,31,关于的报告 字【20】 号: 为了，根据，我们在期间，进行了工作（总情况，总做法，总步骤，总成果），现将有关情况报告如下：一. （工作的条件，经过和成效、实绩）（可分条） 二. （做法和体会）（一）（二）（存在的问题）（今后的打算）以上报告，请审查 （或如无不当，请批转）（公章）年月日,报告范例,三 常用公文写作,32,报 告（发文单位）（
15、编号）签发人： 关于 的报告（标题，20号宋体，加粗） （主送单位）： （正文，四号宋体，行距为固定值，2832磅） （ 正文最后一行与发文单位之间空一行。）（发文单位） 二OO 年 月 日 主题词： 报告送：,说明：此模板由董事长办公室提供,三一报告标准模板（对内）,三 常用公文写作,33,陈述问题要清楚扼要表达观点要精练清晰语言要简洁朴实不得越级报告,3、报告写作中的注意事项：,三 常用公文写作,34,5、请示与报告的区别,4、报告分类,三 常用公文写作,35,6、报告的写作要点报告写作一般要求在掌握充分材料的基础上，进行综合分析，提炼出正确和新颖的观点，然后用简洁的语言来表述，具体要求做到： （1）立意要新提炼主题，应该在占有大量材料基础上进行分析研究，归纳出新颖的观点，形成主题。 （2）内容要真实、具体报告的内容必须真实，实事求是，绝不能编造假情况，欺骗上级。,
