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1、浅谈文书档案管理信息的电子化应用文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。随着信息化的到来，使人们进入了电 子网络时代，许多的信息通过电子网络管理和传输。目前国家提出了文书档案管理的改 革文书档案管理信息的电子化应用，来提高文书档案管理的水平，并且及时的提供准 确、完整的档案信息满足需要。一、应用信息电子化的文书档案管理的优点1.办公效率大幅提高。计算机强大的信息处理能力也是正确运用信息电子化的最大 优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，结果是又费时，又费 力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得 十分方便、有序因而无论是起草还是办理
2、传递，都变得简单易行。2.文件和文字信息得到充分交流与共享。随着计算机及其网络技术的进一步发展， 实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历 史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作 出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通 过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档 案管理信息动态。3.电子文件保存的稳定性。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得 多。随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的 需要，选择
3、不同的电子载体。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮 存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。4.提高了文件传递的速度和安全性。日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文 件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离 长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人 员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络进行传递，大大提高 了文件传递的安全性和时间性。二、文书档案管理信息的电子化的缺点1、档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反 复的输入和修改，并且
4、没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了 它的固有形式，人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案 没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以 得到保障。2、网络化的发展，电子档案的安全性问题日益突出。目前通过网络系统拦截电子信 息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，病 毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失，假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这 些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。3、文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理 不仅要求工作人员
5、懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的 使用电子计算机，懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平，但是目 前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。电子化管 理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。4、电子文件兼容问题。随着信息化得普及，电子文件的问题凸显，其中电子文件不 兼容的现象尤为明显，电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的不同的电子文件，他 们之间不能识别，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这些问题丞待 解决。三、几点应对方法1.信息化系统内、外网隔离。在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实 现内外
6、网的隔离是保护信息化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。 第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的 IP 地址和服务。可以首先屏蔽所有的 IP 地址，然后有选择的放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大 多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功 能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通 过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。2.提高档案人员的综合素质。一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境， 提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人 员才能通过对这些设备的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效 果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质 随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档 案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部 门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。四、结束语文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来 说，利是远远大于弊的。我们在充分享受网络信息电子化方便、快捷的同时，更要时刻注 意维护系统信息的安全。
