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1、一文文書書處處理理手手冊冊壹、總 述一、本手冊所稱文書，係指處理公務或與公務有關之全部文書。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機 關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。 二、上述文書，係指一切紀錄之資料，不論其形式或性質如何，皆屬之。 三、特種文書，如司法機關之裁判書、行政機關之訴願決定書、外交機關之對外文書、僑務機關與海外僑胞、 僑團間往來之文書、軍事機關部隊有關作戰及情報所需之特定文書或其他適用特定業務性質之文書，均得依 據需要自行規定。 四、本手冊所稱文書處理，係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。關於文書之簡化、流程管理、 保密、公務登錄、文書用
2、具及處理標準等項，對文書處理之品質及效率，均有直接關係，另於本手冊分別說 明。 五、機關公文以電子文件行之者，其交換機制、電子認證及中文碼傳送原則等，依文書及檔案管理電腦化作 業規範辦理。 六、機關公文以電子文件處理者，其資訊安全管理措施，應依行政院及所屬各機關資訊安全管理要點及 行政院及所屬各機關資訊安全管理規範辦理。各機關如有其他特殊需求，得依需要自行訂定相關規範。 七、機關對人民、法人或其他非法人團體之文書以電子文件行之者，除依機關公文傳真作業辦法及機關 公文電子交換作業辦法辦理外，得視需要，另訂處理原則。 八、文書除稿本外，必要時得視其性質及適用範圍，區分為正本、副本、抄本（件）或影印
3、本或譯本。正本及 副本，均用規定公文紙繕印，蓋用印信或章戳，以電子文件行之者，得不蓋用印信或章戳。抄本及譯本，無 須加蓋機關印信或章戳，其文面應分別標示抄本(件)或譯本 。 九、為加速文書處理，各機關依行政機關分層負責實施要項之規定及上級機關之指示，將本機關各單位職 掌範圍內之文書，分別情形，訂定分層負責明細表（格式如附件一） ，經核定後，由各層主管依授權核判。中華民國八十九年八月十六日台八十九秘字第二四四一 三號函修正發布 中華民國九十年二月十三日台九十秘字第八八七一 號函修正第八十一點二分層負責明細表未規定之事項，機關首長亦得授權單位主管處理。 十、各機關實施分層負責，視其組織大小及業務繁
4、簡，以劃分三層為原則，不得少於二層或超過四層。分層負 責明細表之規定，並應根據實際情況檢討修正。 十一、各層決定之案件，其對外行文所用名義，應分別規定。凡性質以用本機關為宜者，雖可授權第二層或第 三層決定，仍以機關名義行文。案件如根據法令對來文照例准駁，或根據前案照例催辦、催覆或其他適合以 單位名義行文者，可由第二層或第三層逕行決定，並得以該單位名義行文。 十二、依分層負責之規定處理文書，如遇臨時特別案件，必須為緊急之處理時，次一層主管得依其職掌，先行 處理，再補陳核判。 十三、第二層、第三層直接處理之案件，必要時得敘明來（受）文機關 、 案由及處理情形 、 發文日 期字號等，定期列表陳報首長
5、核閱。下級機關被授權處理之案件，亦得比照此項方式辦理。 貳、公文製作 十四、公文類別說明如下： （一）公文分為令 、 呈 、 咨 、 函 、 公告 、 其他公文六種： 、令：公布法律、發布法規命令及人事命令時使用。 、呈：對總統有所呈請或報告時使用。 、咨：總統與國民大會、立法院公文往復時使用。 、函：各機關處理公務有下列情形之一時使用： （）上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 （）下級機關對上級機關有所請求或報告時。 （）同級機關或不相隸屬機關間行文時。 （）民眾與機關間之申請及答復時。 、公告：各機關就主管業務，向公眾或特定之對象宣布週知時使用。其方式得張貼於機關之公布欄， 或
6、利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需他機關處理者，得另行檢送。 、其他公文： （）書函： 甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。三乙、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普 通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。 （）開會通知單：召集會議時使用。 （）公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項，經通話後，發話 人如認有必要，可將通話紀錄作成兩份並經發話人簽章，以一份送達受話人簽收，雙方附卷，以供 查考。 （）其他定型化處理之公文。 （二）公文類別除上述外，尚有下列類別，得視公務
7、性質使用之： 、手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。 、簽：承辦人員就職掌事項，或具幕僚性質之機關首長對上級機關有所陳述、請示、請求、建議時使 用。 、報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等；或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使 用。 、箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。 、聘書：聘用人員時使用。 、證明書：對人、事、物之證明時使用。 、證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。 、契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用。 、提案：對會議提出報告或討論事項時使用。 、紀錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。 、節略：對上級人員略述事
8、情之大要，亦稱綱要。起首用敬陳者 ，末署職稱、姓名 。 、說帖：詳述機關掌理業務辦理情形，請相關機關或部門予以支持時使用。 、其他有需用之文書。 （三）上述各類公文屬發文通報週知性質者，以登載機關電子公布欄為原則；另公務上不須正式行文之會商、 聯繫、洽詢、通知、傳閱、表報、資料蒐集等，得以發送電子郵遞方式處理。 十五、公文結構及作法說明如下：四(一) 公布法律、發布法規命令及人事命令： 、公布法律、發布法規命令： （）令文可不分段，敘述時動詞一律在前，例如：甲、訂定施行細則 。乙、修正辦法第條條文。丙、廢止辦法 。 （）多種法律之制定或廢止，同時公布時，可併入同一令文處理；法規命令之發布，亦同
9、。 （）公、發布應以刊登政府公報或新聞紙方式為之，並得於機關電子公布欄公布；必要時，並以公文分行 各機關。、人事命令： （）人事命令：任免、遷調、獎懲。 （）人事命令格式由人事主管機關訂定。(二) 函： 、行政機關之一般公文以函為主，製作要領如下： （）文字敘述應儘量使用明白曉暢，詞意清晰之文字，以達到公文程式條例第八條所規定簡、淺、 明、確之要求。 （）文句應正確使用標點符號。 （）文內避免層層套敘來文，祇摘述要點。 （）應絕對避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。 （）應採用語氣肯定、用詞堅定、互相尊重之語詞。 （）函的結構，採用主旨 、 說明 、 辦法三段式，案情簡單可用主旨一段完成
10、者，勿硬性 分割為二段、三段；說明 、 辦法兩段段名，均可因事、因案加以活用。 、分段要領： （） 主旨：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。 （） 說明：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於主旨內容納時，用本 段說明。本段段名，可因公文內容改用經過 、 原因等名稱。五（） 辦法：向受文者提出之具體要求無法在主旨內簡述時，用本段列舉。本段段名，可因公 文內容改用建議 、 請求 、 擬辦 、 核示事項等名稱。 （）各段規格： 甲、每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之下加冒號： 。 乙、 主旨一段不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。 丙、 說明 辦法如無項次，文字緊
11、接段名冒號之下書寫；如分項條列，應另行低格書寫為一、 二、三、， （一） （二） （三），、， （） （） （）。 丁、 說明 、 辦法中，其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時，應編列為附件。 、行政規則以函檢發，多種規則同時檢發，可併入同一函內處理；其方式以公文分行或登載政府公報或 機關電子公布欄。但應發布之行政規則，依本點（一）、所定法規命令之發布程序辦理。 （三）公告： 、公告一律使用通俗、簡淺易懂之文字製作，絕對避免使用艱深費解之詞彙。 、公告文字必須加註標點符號。 、公告內容應簡明扼要，非必要者如各機關來文日期、文號及會商研議過程等，不必在公告內層層套用 敘述。 、公告之結構分為
12、主旨 、 依據 、 公告事項 （或說明）三段，段名之上不冠數字，分段數應加以 活用，可用主旨一段完成者，不必勉強湊成兩段、三段。 、公告分段要領： （） 主旨應扼要敘述，公告之目的和要求，其文字緊接段名冒號之下書寫。 （） 依據應將公告事件之原由敘明，引據有關法規及條文名稱或機關來函，非必要不敘來文日期、 字號。有兩項以上依據者，每項應冠數字，並分項條列，另行低格書寫。 （） 公告事項 （或說明）應將公告內容分項條列，冠以數字，另行低格書寫。使層次分明，清晰醒 目。公告內容僅就主旨補充說明事實經過或理由者，改用說明為段名。公告如另有附件、 附表、簡章、簡則等文件時，僅註明參閱某某文件 ，公告事
13、項內不必重複敘述。 、公告登載時，得用較大字體簡明標示公告之目的，不署機關首長職稱、姓名。 、一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式處理，免用三段式。六、公告除登載於機關電子公布欄者外，張貼於機關公布欄時，必須蓋用機關印信，於公告兩字下闢出空 白位置蓋印，以免字跡模糊不清。(四) 其他公文： 、書函之結構及文字用語比照函之規定。 、定型化公文格式由各機關自行訂定。惟對於文別不得擅加或變更。(五) 上述各類公文以電子文件行之者，得使用橫行格式製作(見附錄五)。 十六、公文用語規定如下： （一）期望及目的用語，得視需要酌用請 、 希 、 查照 、 鑒核或核示 、 備查 、 照辦 、 辦理 見
14、復 、 轉行照辦等。 （二）准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確肯定。 （三）直接稱謂用語： 、有隸屬關係之機關：上級對下級稱貴 ；下級對上級稱鈞 ；自稱本 。 、對無隸屬關係之機關：上級稱大 ；平行稱貴 ；自稱本 。 、對機關首長間：上級對下級稱貴 ；自稱本 ；下級對上級稱鈞長 ，自稱本 。 、機關（或首長）對屬員稱台端 。 、機關對人民稱先生 、 女士或通稱君 、 台端 ；對團體稱貴 ，自稱本 。 、行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為貴機關或貴單位 。（四）間接稱謂用語： 、對機關、團體稱全銜或簡銜 ，如一再提及，必要時得稱該 ；對職員稱職稱 。 、對個人一律稱先
15、生 女士或君 。 十七、簽、稿之撰擬說明如下：（一）簽稿之一般原則：、性質： （）簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據，分為下列兩種： 甲、機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官字樣。 乙、具有幕僚性質的機關首長對直屬上級機關首長之簽 ，文末得用右陳長字樣。七（） 稿為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。 、擬辦方式：（）先簽後稿：甲、制定、訂定、修正、廢止法令案件。乙、有關政策性或重大興革案件。丙、牽涉較廣，會商未獲結論案件。丁、擬提決策會議討論案件。戊、重要人事案件。己、其他性質重要必須先行簽請核定案件。（）簽稿併陳： 甲、文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。乙、依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。丙、須限時辦發不及先行請示之案件。 （）以稿代簽為一般案情簡單，或例行承轉之案件。、作業要求： （）正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、 偏見。 （）清晰：文義清楚、肯定。 （）簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。 （）迅速：自蒐集資料，整
