管理信息系统(5)-系统分析

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1、,系统分析,系统分析的定义,系统分析：在对组织各部门，各业务的详细调查的基础上，作出进一步的分析，提出新系统的逻辑方案的过程。,系统分析的内容,详细调查 组织结构与功能分析 业务流程分析 数据与数据流程分析 数据字典 子系统划分(U/C矩阵) 业务规则描述,预先的思考：,每一个步骤将产生什么成果？这些成果又是如何在后续步骤中发挥作用的？,系统调查,系统调查是系统分析的基础 管理人员常常不能把自己所做的一切用局外人能够充分理解的方式表达出来 详细调查需要借助于一些简单的方法和工具，使得调查者和被调查者双方都很容易沟通和理解,系统调查方法,重点询问调查 列出影响信息系统成败的关键因素 编制调查问卷

2、表 自顶向下对组织的各个管理层次进行访问 分类整理结果，从而了解各部门的全部工作和设想,系统调查方法,全面业务需求分析的问卷调查 针对所而需调查的各项内容，设计相应的各种形式的问卷 对企业管理岗位上的工作人员进行全面的需求析调查（填表） 分析整理以逐步得出所要调查的内容 常见的调查表示例,系统调查方法,深入实际的调查方式 通过上述方式调查后，可能仍有没有弄清楚的问题，就须带着问题到具体的工作岗位上去，实际干一段，摸清详细的业务和数据流程及具体的工作细节。,系统调查的内容,系统界限和运行状态 组织机构和人员分工 业务流程 各种计划、单据和报表 资源情况 约束条件 薄弱环节和用户要求,组织结构与功

3、能分析,基本概念,组织结构：指组织内部的部门划分以及它们的相互关系。 组织结构分析：对组织结构与功能进行分析，弄清组织内部的部门划分，以及各部门之间的领导与被领导关系，信息资料的传递关系、物资流动关系与资金流动关系，并了解各部门的工作内容与职责,组织结构与功能分析的工具,组织结构图 业务联系图（组织/业务矩阵） 业务结构图,组织结构图,除标明部门之间的领导与被领导的关系外，还要标明资料、物资、资金的流动关系 图中各部门、各种关系的详细程度以突出重点为标准，即那些与系统目标明显关系不大的部分，可以简略或省去 除了组织边界内的部门与联系外，还需画出与组织有业务联系的边界以外的若干部门与联系,例：,

4、某高校出版社的组织结构图 系统目标：建立一个出版社的图书出版发行管理系统,业务联系图,即组织/业务矩阵图，它用来反映组织内各部分与各项业务之间的联系，以对组织结构图加以补充 组织结构图反映了组织内部的上下级关系，但对于组织内部各部分之间的联系程度，组织各部分的主要业务职能和它们在业务过程中所承担的工作等内容却反映不出来,业务结构图,更清楚地反映出一个组织的所有业务，并反映出其层次关系 将注意力由组织结构逐渐转向业务 业务结构图的形式： 将一个业务自顶向下一层一层展开,业务流程分析,业务流程图（Transaction flow diagram,TFD),业务流程图：用一系列预先定义的符号，来表示

5、系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流动的流程图 基本符号：实体、数据/文件存储、文档/报表、业务处理、信息传递、决策（判断）等,工具业务流程图例(二),思考,文档报表与数据/文件存储之间的关系？,例：出版社邮购股业务流程分析,顾客填写并寄出邮购单，收发员收到邮购单后先进行分类整理，然后交给股长处理，股长根据出版目录审核邮购单，若不合格（没有该书），则由收发员退回该邮购单，若合格，则将该邮购单交仓库管理员，仓库管理员根据库存账目检查库存，若还有库存，则由会计出纳根据价目表计算价款，划拨价款入会计帐后（如果有余款，则由收发员退回顾客），同时开出发票，发货联交仓库管理员，仓库管理员据

6、此发货并更改库存账目，发货包裹交收发员寄出；发票联交收发员寄出；存根联存档。,关于业务的文字描述从何而来？,练习,某企业订货业务流程描述如下：客户将订货单交某企业的业务经理，业务经理填写出库单交仓库保管员，该保管员查阅库存台帐，如果有货则向用户发货，如缺货，则通知车间。,这样绘制合适吗？,总结：,判断TFD优劣的标准：是否如实地描述了客观实际。经得起推敲。 应尽量描述成“实体-处理-报表-实体”的形式 存储只能与处理发生联系，而不应与实体发生联系 同名的实体代表同一个实体，出现多次是为了防止循环和排版的需要 在TFD中可以有判断 不需要绘制所谓的业务流程总图,应仔细地思考每一个细节：这样绘制的

7、确是合理的吗？,“推敲”的例子,仓库管理员根据库存账目检查库存，若还有库存，则由会计出纳根据价目表计算价款，划拨价款入会计帐,1.如果没有库存呢？ 2.计算价款和划拨价款没有先后次序吗？划拨价款不需要输入信息（传入表单）吗？,业务流程图举例,考生在招办的组织下报名,填写报名表,届时参加考试,在成绩出来之后,根据成绩在招办的组织下,由各高校择优录取.,业务流程图举例,“录取业务”流程如何用语言描述?,随堂练习:,顾客提交订单给销售部门，销售部门经过订单检查，把不合格的订单反馈给顾客，对合格订单，通过核对库存记录，缺货订单通过缺货统计，向采购部门发出缺货通知，并登记缺货记录。对于可供货订单，登记客

8、户档案，开出备货单，通知仓库备货。同时保存订单数据，并进行销售统计。,校验订单,顾客档案,处理备货单,缺货记录,订单存底,提交订单,登记,缺货统计,销售统计,可供货订单,备货单,缺货订单,缺货通知,核对库存,采购部门,开备货单,作业:画业务流程图 1、“制订教学计划”业务描述,首先由各专业教学委员会制订教学计划,各专业的教学秘书将整理后交给院系教学办公室进行汇总、审核，然后报学校教务处，教务处汇总后召开全校教学秘书及院系教务人员协调会，最终确定本年度的教学计划，并下发各院系。 各院系将教学计划下发给教研室主任安排教学任务，教研室主任将教学任务安排结果汇总成教师任课表报院系，各院系再将汇总后的教

9、师任课表报教务处。,2、“排课”业务的描述,“排课”业务过程的详细处理是： 各院系根据本单位的教学计划和教师任课表完成课表的初步排定工作，其排课内容涉及到学生班级、教师的上课时间安排，各院系将排课结果报教务处后，由教务处排定上课教室。,3、“统计报表处理”业务描述,“统计报表处理”业务过程的详细处理是： 教务处对教师任课情况进行统计，并形成开课情况统计表；根据学生档案统计各专业及班级学生人数及学生变动情况，形成班级学生人数统计表、学生异动统计表等等。,数据与数据流程分析,数据与数据流程分析,数据的收集 数据的分析 数据流程分析,数据的收集,(1)数据来源 现行组织机构 现行各系统或部门的业务流

10、程 各种会议的决议 计算机文件（或数据库）系统的数据组织结构 上级下达的各种文件和各项任务指标 与本单位有关的其它单位的有关信息 其它各种报表、报告、图表,数据的收集工作应在何时完成？,数据的收集,(2)数据 调查 内容 输入信息 输出信息 信息处理过程 存贮方式 代码信息 信息需求,无法直接从上述资料中直接获得的数据,数据的分析 （1） 围绕系统目标进行分析,从业务处理角度来看 为了满足正常的信息处理业务，需要哪些信息，哪些信息是冗余的，哪些信息暂缺 从管理的角度来看 为了满足科学管理的需要，应该分析这些信息的精度如何，能否满足管理的需要；信息的及时性如何，能否满足对生产过程及时进行处理的要

11、求；对于一些定量化的分析（如预测、控制等）能否提供信息支持等（例如在机场信息系统中对正点率的统计）,数据的分析 （2） 弄清信息周围环境,信息是从现有组织结构中哪个部门来的 目前用途如何 受周围哪些环境影响较大(如计算方法、检测手段、自然条件等) 它的上一级（或称层次）信息结构是什么，下一级的信息结构是什么再谈数据项、数据类和数据结构,数据的分析 （3） 围绕现行的业务流程进行分析,分析现有报表的数据是否全面是否正确地反映了业务的信息流、物流和资金流。 分析现有的业务流程有哪些弊病，需要做出哪些改进；做出这些改进后的信息与信息流应做出什么样的相应改进，对信息的收集、加工、处理有什么新要求 根据

12、业务流程分析哪些信息是多余的，哪些信息是系统内部可以产生的，哪些信息是需要长期保存的,数据的分析 （4） 数据特征分析,数据项类型 合理的取值范围 所属业务 业务量 重要程度与保密程度,编制数据字典的基础,数据流程分析,数据流程分析：主要包括对信息的流动、处理、存储的分析。它抽象地舍去了具体的组织结构、物资、材料等，单从信息流动的角度来考察实际业务发生的情况 数据流程图（DFD，Data Flow Diagram）：是描述系统数据流程的主要工具,DFD的特点,抽象性 去掉了具体的组织机构、工作场所、人员、物质流等，只剩下数据的存储、流动、加工、使用的情况。这种抽象性能便我们总结出信息处理的内部

13、规律性 概括性 它把系统对各种业务的处理过程联系起来考虑，形成一个总体。而业务流程图只能孤立分析各个业务，不能反映出各业务之间的数据关系,数据流程图的常用符号,例：,某储蓄所取款过程如下：储户将填好的取款单及存折交储蓄员，储蓄员查对储户账，将不合格的存折和取款单退回储户，合格的存折和取款单被送交取款处理，处理时要修改储户账和现金账，并将存折、利息单和现金交储户，同时将取款单存档。,试一试，能直接画出数据流程图吗？,“底层”的数据流程图由业务流程图转换而来,去掉内部 实体，将表单转化为数据流,数据流图例题解析,例题：请根据以下描述画出系统的数据流图。 (1)首先是“建立订货合同台帐”：从订货合同

14、、材料检验单和客户文件输入数据、输出形成合同台帐文件； (2)然后是“分类合并”：从合同台帐文件输入数据，排序合并后形成合同分类文件， (3)最后“打印”加工单元从合同分类文件打印出合同分类表。,第一步：根据例题中的描述在纸上画出第一个加工“建立订货合同台帐”,建立订货合同台帐,第二步：分析这个加工的输出、输入数据流。根据题意可知，该加工的输出是合同台帐文件、而为完成该项输出，必须有三项输入，即订货合同、材料检验单、客户文件。,建立订货合同台帐 P1,定货合同,材料检验单,第三步、将加工“分类合并”画在纸上,第四、找出加工“分类合并”的输入和输出项，并用箭头在纸上标注出来。本例中，该加工的输入

15、数据流是合同台帐文件，输出数据流是合同分类文件，,数据流程图的画法,外部实体：外部实体要有标记，同一实体在不同处出现，要在右下角打上斜线 数据流：数据流可以是双向的。数据流上要有文字说明，也可以加符号 处理：处理块的画法可以有标识、功能描述、实行的部门或程序名 数据存储 ：数据存储也有标识和名称，指向数据存储的数据流箭头说明是读出还是写入 展开：标识符要有层次。如： 4.1、4.2,非“底层”的DFD如何绘制呢？,例：一个学校的图书资料室处理下列事物：学生借书、学生还书、学生续借书、图书查询。该图书资料室规定每位学生借书不能超过十本，每本书借阅期一个月，可续借一次，每本书借阅期加续借期不超过两

16、个月，如超期归还，图书资料室开出超期付款单。请画出其总体数据流程图0层DFD.,将业务作为一个大的处理看待，业务间多由存储相互联系,画完整DFD的步骤：,第一步：绘制环境图（说明系统的外部实体以及系统与这些外部实体之间的数据交换）。 第二步：绘制零层图（相对概括地反映出信息系统最主要的处理功能、外部实体、输入和输出数据流、数据存储。,第三步：分解加工，画出各级子图（描述父图中某一个子系统或过程的扩展数据流程图），即分层次构造一系列数据流程图（将环境图中的处理过程分解为一系列子过程，而每一个子过程又进一步分解为一系列更为详细的子过程（子过程按层次编号）。 第四步（可选）：构造总体数据流程图。把分解后的DFD碎片装配起来，画出DFD的总图。如用最低层基本加工装配太庞大，而高层DFD又过于抽象，可选择适当层次的子图来装配总图。要求：总图既有全局概念，又清晰易懂。,一家汽车配件公司数据流程图案例 业务描述：,