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1、海南区人力量化 检查和技巧的培训 编写人：赵晓炜 来自资料搜索网 (海量资料下载 人力资源部分 员工档案 行政部分 内部局域网 后勤部分 资产 招聘 劳动合同管理 员工异动管理 人员编制 人工成本 培训 考勤 档案管理 公文收发 低值易耗 出门管理 其它 人力资源部工作组成 员工档案 离职档案数目 1. 从薪金表筛选名单方法： +1月名单相比的 减项 就是离职人数，检查周期的名单要一次性拉出来 2. 与档案的差异原因主要是： 不辞而别等原因导致手续不全，资料不齐无法归档，要求无论手续是不是齐备，在月底一次性处理； 员工档案 离职档案数目 3. 与档案的差异原因主要是： 虽然办理了的离职手续，但
2、没有在月底一次性归档，跨了月度 4. 与数据库的差异原因主要是：归档后没有进行系统更新，要求必须在月底更新 员工档案 在职档案数目 1. 厨房人员工资从福利费中支出，名单不出现在花名册中 2. 花名册与员工档案的差异原因： 已离职员工、新入职员工没有及时进行归档 3. 花名册与薪金表的差异原因： 已离职员工、新入职员工没有及时进行系统更新 员工档案 对员工流动率的顾虑 即时办理入职手续，可以规避“在职人数”的差异，但有一部分人是在当月入职当月离职的，出于对年度员工流动率的顾虑，这部分员工的工资是以劳务费支出，在数据库和档案中都没有痕迹，除了存在事实上的差异外，也使我们只能在月底进行一次性归档和
3、系统更新，如果太忙，出现了跨月度，那么出现差异的可能性就更大了。 返回目录 招聘 空岗申请 1. 入职员工的筛选方法： N+1月薪金表名单与 查周期的名单要一次性拉出来 2. 空岗申请表的时间一定在应聘登记表之前，且入职人员名单很有可能大于空岗申请岗位数量，因为不太可能一下子就招到你需要的人 招聘 人才储备库 1. 现场招聘会和店内广告的集中招聘，很难留出足够的时间间隔对前一个人采用测评表进行测评，一般是不考虑的直接筛掉，留下来的入库 2. 建议到店面试和经过二次面试且录用的，必须有测评表，其余不做硬性规定，因此需要增加招聘途径选项加以分辨 招聘 已录用人员招聘资料（三个好的方法）： 1. 招
4、聘侧评表和应聘登记表都发放到用人部门，便于填写和测评 2. 招聘侧评表作为应聘登记表的背面使用，当前丰田和本田采用的招聘测评表是不一样的，建议统一 3. 在人员面试的过程中，要留出足够的时间采用测评表间隔进行认真评价 招聘 原始建档资料： 1. 考评的是员工档案中原始资料的提交情况是否完备，但确实存在你要求提供 12份资料，员工只能提供 9份的情况存在，要求在目录登记栏目将不能提交的表注 2. 员工可提供但未提供原始资料的， 3. 原始资料右上角盖页码章以便查阅 招聘 数据库原始建档资料的准确性： 1. 入职手续办理清单、员工登记表以及店内发文时间是一致的，以此作为入职时间 2. 以往员工入职
5、时间的录入至少要和前面提到的三者之一相吻合 招聘 数据库原始建档资料的准确性： 3. 员工登记表的经历必须与应聘简历一致 4. 转正时间以转正审批日期为准，而不是以填写申请日期为准 返回目录 劳动合同管理 试用期合同的管理 1. 检查对象就是前面提到过的从薪金表中筛选出来的全部入职员工，都要有聘用合同 2. 差异的原因，除了前面在招聘环节中提到的外，还有一种情况是转正后签错合同，或员工本不上保险，但在合同期内又决定上保险，但是没有重新签定劳动合同 劳动合同管理 转正资料 1. 好方法：考核评估表都发放到各部门 2. 检查入职时间已过 3个月仍未转正的员工是否有延长试用的批示 3. 考核评估表要
6、求助理当面签收，转正审批栏日期是助理办理转正的唯一依据，而非填表日期，要求签收日的 5个工作日内完成相关审批 劳动合同管理 转正资料 4. 每月末要对到试用期的员工对用人部门进行提醒，并检查延期转正的审批 劳动合同管理 正式员工的合同管理 1. 通过每月上报社保中心的名单，检查与数据库和员工档案的差异 2. 当前两店都没有阅读回执，需要补办 劳动合同管理 劳动合同的续签 1. 除了大多数员工年度集中签定合同外 ,还有部分员工在年度内会发生续签 2. 检查对象的筛选 : 从数据库导出所有员工后去掉所有当年 1月 1日签定合同的名单，再将当年转正的删去，当年转正不涉及续签问题，剩下的就是续签对象
7、劳动合同管理 劳动合同的续签 3. 虽然系统会在当月自动跳出提示需要续签合同的提示 ,但还是建议在年末归入集体签定范围 劳动合同管理 劳动合同的终止 1. 经过综合评价，不可能所有的员工都是称职的，书面通知可以避免可能发生的劳动纠纷，反之，没有书面通知终止合同，败诉的一定是公司 2. 目前公司没有主动终止合同的行为发生 ,不正常 劳动合同管理 离职手续办理 1. 该项目的范围与“离职档案数目”一致，但员工的不辞而别会导致相关资料的缺失，但在员工档案中必须有明确标注，不能挂着 2. 不辞而别的员工必须有行文开除并张榜了解此事，有必要的话还要书面信函通知该员工或送达，避免劳动争议 返回目录 员工异
8、动管理 内部变动手续 1. 范围 :包括职位变动和工资标准在内的异动都属于内部变动 ,都要有文 ,所以 ,转正员工都在此检查范围之内 ; 2. 当月同时在薪金表的减项和增项中出现的员工一定是发生了内部变动 3. 从内部行文调出所有相关行文 ,或从数据库打开任意员工收入明细 ,都可以发现异动 返回目录 人员编制 此项目广本可能不会得分 如果年度编制制定时用人部门没有积极参与 ,如果用人部门根本没有年度编制的概念 ,如果人力部在出现空岗申请时 ,没有按照实际在编情况与年度编制进行复核 ,即使没有扣分也是偶然的 人员编制 需要注意的是 ,编制数并不是北京要求的，是我们自行制定的，因此需要增编必须报送
9、北京，避免争议 ,但是一年内如果频繁变更肯定会引起上级管理公司的反感 超编和缺编情况，助理必须要每月提醒用人部门，同岗位不得超过 3个月 返回目录 人工成本 工资发放依据 1. 如果有变动的话 ,每年必须向北京备案 ,海南工资的制定和变动 ,只能说是样子比较象职级职等法 2. 当前的工资是采用分次发放的方式 人工成本 奖金发放依据 1. 发放依据的合理性不是我们讨论的问题 ,按照规定执行是我们讨论的重点 2. 同时必须说明 ,发薪次数确实太分散 ,计算方法也确实太复杂了 ,而且员工的满意度会间接受影响 人工成本 奖惩依据 1. 3月份北京曾经征集奖励惩罚条例并要求上报 ,但没有下文了 ,这部分
10、是否可以得分不好说 人工成本 奖惩程序执行 1. 内部行文 ,数据库 ,员工档案的三者一致是关键 ,所以检查方法为调出所有与奖惩有关的内部行文并逐一核实 人工成本 法定福利 1. 当前仅有社会保险 ,在前面检查正式员工档案时其实已经查过了 ,只不过关注点不同 人工成本 三项福利 1. 此处检查还涉及到后面外派培训的教育经费 2. 福利费和教育经费的报销 ,目前财务并没有要求人工成本报销单作为原始凭证粘贴 ,我们也不能这样去要求他们这么做 3. 对于福利费的理解 ,财务和人力的理解是不一样的 ,因此经常对不上 人工成本 三项福利 4. 当前广本为了保持和财务的一致性 ,基本是后补单 ,失去了事前
11、控制 人工成本 基金 1. 基金的执行可能问题不大 ,但是已经没有可以遵循的文字依据了 ,要马上修订 ,否则没有依据 ,如何检查 返回目录 培训 内训档案 1. 月报上报的日期 ,是统计月的次月月初 2. 当前采用的表格其实简单的多 ,只有两个 ,培训教案和培训签到反馈表，广本和广丰采用的表格为不同时期的 3. 实施情况和计划高度吻合肯定不正常，比如转训就是计划外发生的 培训 自编教材 1. 自编教材没有按照规定存档 ,有的根本不是自编 , 是从厂家教材中节选 ,需要更正 ,有的需要重新编写并存档 培训 外训档案 1. 存档资料和员工档案重叠的很厉害 2. 建议更正为 : 员工档案存放 :外训
12、审批表、培训通知、培训总结、报销单据复印件 转训的实质还是内训，因此作为内训管理 3. 该档案取消 培训 外训资料的完备性 1. 外训资料的价值经常被低估，在人力也没有得到集中存放和建立目录，同一类培训比如销售流程是持续进行的，资料厂家也是不断更新的，借阅部门保留最新版本就可以了 2. 除了培训资料外，向厂家购买的各种手册是非常贵的，都是在维修部门作为工具手册经常使用，但同样要造册登记 培训 培训资料借阅与使用 1. 当前的借阅和登记是合二为一的，要求人力资源部至少隔月对借出去的资料进行一下核对，破损的要求使用人要负责修复 返回目录 内部局域网 拓扑图 1. 域管理和工作组的选择是个技术性问题
13、，域管理相对工作组而言，各方面全面提升 2. 拓扑图在更新后必须报备，并保证与实际无出入 内部局域网 个人工作站登记明细表 1. 当前没有这张表，反应的是工作站的基本信息 2. 上网权限必须是经过核准的 内部局域网 档案夹数量及格式 1. 档案数量是第一个检查点 2. 容易出问题的是目录是不是符合规范 内部局域网 权限 1. 访问权限的设定可以在服务器设定，工作站没有权利在二级目录设立文件夹，只能在三级中设定，所以不会有问题 内部局域网 数据安全 1. 隔周备份做的不好，也没有在总经理处保存 2. 往年的文件还有，备份文件不到两个 内部局域网 硬件检查 1. 2. 出现了擅自安装小交换机的情况
14、，这种情况一旦发现，马上开除 返回目录 档案管理 电子文档 1. 目录和文件的链接，在文件移动的时候会失效，要定期检查一下 档案管理 北京公司备案文件核实 1. 检查点是纸质档案夹的数量和内容是否与北京备案保持一致，多一个都不行 档案管理 保密文件完整性 1. 基础文件的内容一旦出现变动，必须马上更新目录，并把复印件和目录都发送北京更新 2. 先是北京自带目录与店内目录核对，再是目录与文件内容进行核对 返回目录 公文收发 收发文登记 1. 手工收发文的保留是关键 2. 如果没有全要重新补，广本比较乱 公文收发 密码检查 1. 临时文件夹中留的文件是最容易出错的，所以即使清理是个办法，尤其在被检查的时候 公文收发 收发文登记 1. 手工收发文的保留是关键 2. 如果没有全要重新补，广本比较乱 返回目录 资产 资产盘点表 1. 与财务确认是为了保证所有的资产都在管理范围之内，不管是送的，还是样机等等 2. 编号和实物检查不允许出现差异 3. 检查范围包括实物资产 资产 购置流程
