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1、,协同办公系统,小强科技,企业的现状分析及变革方向,小强公司概况,小强协同办公系统,协同管理平台,成功实施案例,目录,模块介绍,模块功能介绍,现在的企业一般组织结构庞大，工作人员、工作环节众多,企业的信息和资源分散存在在各个部门中,无法形成统一的管理和共享,利用率不高。随着知识经济的到来，企业以财、物管理为核心指导思想将向以人为核心的管理思想方向转变，领导更注重企业执行力的提升，不但注重结果，而且关注过程。过程中的控制成为企业管理者最关注的部分，强调目标管理，强调企业整体人、财、物全面协同的管理 。,现状调研与变革方向,IT应用现状,信息的膨胀：信息社会，每一个企业每天都在处理着大量的数据和信
2、息，信息的膨胀速度：平均每1218个月就会扩展一倍，而在这些信息中有一些对公司是没有价值，有些对公司是有很重要的价值，所以如何提取对公司有用的信息是信息膨胀带来的一个重大课题。 信息的孤岛：随着企业采用各种相互独立的网络系统、应用系统，在部分提高了效率的同时，这些系统的相互独立性也为企业的整体管理设置了障碍，数据通常都被封存在企业的不同数据库、主机、文件服务器上，数据之间缺少应用的关联性，所以很多事情还是通过手工来处理的。 信息的非结构化：对大多数企业来说，结构化数据只占到企业全部信息与知识的10%左右，其他的90%都是数据库难以存取到的非结构化数据，若使我们的信息能在一开始进入系统的时候就被
3、安排成一定规则来组织，就能激活那些重要的非结构化的数据。,信息的膨胀，信息的孤岛，信息的非结构化成为IT应用时代带来的问题。,解决办法,一个有效的协同管理软件,OA即办公自动化系统，就是将企业现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新的办公模式。企业管理人员可以利用电脑来进行办公，将原来传统办公中的“纸类”文件/资料等全部 转化为“电子”文件/资料，实现信息的在线存储、查询，最终实现以人为核心的管理思想，全面提升企业的竞争力。,小强协同办公系统OA,人力资源管理模块,构建一个机构清晰、权责分明、协同运作的人才环境 1、 问题的提出 人力资源是任何企业最宝贵的资产。我们常常花费大量的时间，去识别
4、需要合作的人、辨别他的能力、了解他的时间安排，耐心等待拥有信息的人给您回复；员工名单、组织架构图、部门工作安排各类信息不能整合，维护每一张信息表都需要时间和成本；没有一套行之有效的管理方法. 2、 解决方案 l 定义组织结构、人事结构、分配具体的权责，人员各得其所； l 规范的人事流程、招聘管理、考勤管理、薪酬福利，所有的事务都条理分明； l 科学的考核制度，周密的培训计划，激励员工提升自我，发挥才干； l 多种分析报告，全面分析人力资源状况，有力支持决策。,工作流管理模块,优化的业务流程 1. 问题的提出 在企业的实际管理和运营过程中，采用手工处理工作任务经常会遇到这些问题：为了签发一份合同
5、而在各个部门奔波，并且经常因为负责人不在而造成工作的延误；工作流相关资料不能有效和统一的管理；工作流的审批意见不能完整地保存并归档；工作流牵涉到的相关数据更新必须人工二次录入，甚而引发更多的待处理任务。 2. 解决方案 e-Workflow的解决方案： l 各种简单到复杂的流程都可进行定义，如合同审批、订单流转、采购申请、任务安排等； l 从信息表单、流转步骤，到流转条件、操作人员等，快速设置符合企业规范的流程； l 强大的自定义，便捷的设置，无需二次开发即可迅速适应业务调整； l 电子化的流程，突破各种边界，进行跨部门、跨企业的即时沟通，构造协作的环境。,典型工作流程,申请人发起,上级领导签
6、字,总经理签字,申请人归档,同意,同意,不同意退回,不同意退回,知识文档管理模块,创建知识积累、共享、利用和创新的平台 1. 问题的提出 作为公司最大财富的知识，没有得到积累、共享和利用，我们需要从不同的地方收集信息：打电话，找文件，等待他人帮助，接收电子邮件。但是，这种信息获取方式取决于个人能力，以及他人是否愿意提供。总之，获取信息的效率太低。现在，很多公司致力于使用网络技术实现对数据库的快速、便捷的访问但信息仍然需要被复制，企业需要维护不同的数据库。 2. 解决方案 e-Document的解决方案：搭建知识积累、共享、利用和创新的平台。 人们可以将宝贵的时间用在分析、判断、解释信息和采取行
7、动上，而非最基础的收集信息上；市场信息、管理经验、专业技能，皆可发布、分类和归集；强大的搜索、个性化的分发，随时随地可迅速获得需要的信息和知识；一人对一人的交流，或多人对多人的沟通，充分运用群体智慧，知识在分享中得到更新。,客户关系管理模块,把握和赢得客户 1. 问题的提出 客户是任何企业的生存之道。客户以不同形式存在：购买企业产品的顾客、分销商、合作伙伴、银行、政府机构等；售前、售中、售后，环节众多，信息繁杂，难以清晰掌握；企业习惯于禁锢信息渠道，将供应商，分销商和顾客分离于内部信息系统之外，使他们无法参与企业的商业流程；传统的客户关系管理系统由于没有和其它系统整合，前台和后台支持被割离，前
8、台人员无法深入组织的后方获取信息。 2. 解决方案 e-CRM的解决方案：把握和赢得客户。 l 地址、电话、联系人，订单、合同、服务记录，客户信息一目了然； l 地域、规模、行业、级别、联系记录、历史交易，多角度的分析捕捉每个销售机会； l 意见建议、技术支持、需求探讨，即时双向的沟通提升服务质量； l 数据的抽取、分析，形象的统计、报告，帮助调整细节，掌握全局。,项目信息管理模块,高效的项目协作和实时监控 1、 问题的提出 项目协调是企业常常面临的问题。我们不知道其它成员的工作完成状况，项目经常延期；需要得到其它成员的协作时却迟迟得不到回复；为了协调项目不断地把所有人放到会议室，进行讨论，但
9、效果并不佳；与项目相关的任务，人员，成本，收入，无法汇总分析，项目不能有效监控，规避风险。 2、 解决方案 e-Project的解决方案：高效的项目协作和实时监控。 l 计划设定、人员安排井井有条、可即时调整项目； l 相关文档、物料、资金、成员，清晰掌握，有力支持项目监控，降低风险； l 跨越组织边界和地理边界的项目协作，调动集体智慧。,资产管理模块,通过科学的资产管理降低企业成本 1、 问题的提出 资产管理就是管理用于外部交易和内部使用的物品和服务，每件物品、每种服务都有具体的所有者和标价。以企业内部物品管理为例：企业的某一物品借用后，随着人员变动、时间推移而引起的损耗、遗失，责任不明，无
10、法追究，最后不得不购置新的物品，给企业增加不必要的成本开销。 2、 解决方案 e-Logistics的解决方案：通过科学的资产管理降低企业成本。 l 为每个物品建立信息卡片，名称、规格、类别、属性、管理者，都可详尽记录，随时查阅； l 从采购、入库、领用，到调拨、维修、报废，定义资产的流转，全面跟踪资产的状况； l 预算、预测和监控，减少开销、提高现有资产的可使用率； l 整合信息流、人员流、资金流、物流，有力提高企业资产管理能力。,财务信息管理模块,清晰的财务分析 1. 问题的提出 财务报告的目的是为了从公司每个角落各个部门、事业部、分公司汇集财务信息。这通常耗费大量时间。为什么？因为财务报
11、告流程的第一步是数据输入。而相同的源数据往往由不同的人，通过不同的软件，使用不同的财务准则输入系统，由此产生不同的产品销售表、现金流量表、应收账款表。所有这些报表最终到达最高层，并被阐述、对比和整合。总之，传统的财务报告流程是以高成本获取历史数据。. 2. 解决方案 e-Finalcials的解决方案：清晰的财务分析。 l 结合其它功能模块协同运作，资金流畅通无阻，提升工作效率； l 多层面定义的成本中心，可按人、按部门、按区域、按产品线分析，有力控制成本； l 多种财务报告、报表，汇总、计算工具，多角度观察企业业绩表现； l 从企业整体、到各分公司、各部门、各工作小组、各人员的财务数据展现，宏观到微观的剖析。,协同管理平台,小强公司概况,恒逸集团OA 从2005/12/2日开 始，近一年实施、培训；如今， 上至公司领导下至各个生产车 间，每一个部门现在都在使用 OA，达到了我们的预期目标。在提高恒逸集团的工作效率的 同时，也使得恒逸的管理更加 合理化，规范化，信息化。相 信恒逸的未来会更加辉煌。,谢谢！,
