财务共享服务分享

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1、财务共享服务了解与分享,财务共享服务背景分析 财务共享服务建议方案 财务共享服务的信息系统支持 财务共享服务应用价值分析 用友财务共享服务案例分享,财务共享服务背景分析 财务共享服务概述 财务共享服务发展趋势 财务共享服务的管理重点 财务共享服务建议方案 财务共享服务的信息系统支持 财务共享服务应用价值分析 用友财务共享服务案例分享,共享服务是一种创新的管理模式,共享服务中心,共享服务中心是集团机构中的一个单位，以专用的资源为其他业务单位提供流程处理和专业知识的服务,共享服务范围,应付/应收账款 薪水册 信贷与托收业务 客户汇票 差旅开支 税收归档及汇报 总账 外部报告,财务会计,人力资源,信

2、息技术,供应/后援,事务处理和行政管理,津贴管理 退休金管理 薪资管理 人员档案 索赔 职员查询 绩效考核,数据集中处理 网络服务 IT维护 在线帮助 数据支持,行政支持(接待、文员、秘书等) 差旅安排 邮件服务 车队,财务分析 业务方案支持 资金筹划 业务分析,专业技术服务,劳动关系 组织发展 培训与发展 赔偿与奖励 咨询服务 健康安全,应用研究 应用方法 软/硬件配置 战略与培训 通讯,采购与仓储 房地产 实物管理 销售与分销 设备管理 公共事务 法律服务 安全服务,资源来源：Quinn et al (2000),财务共享服务是集团企业的管理趋势,IT环境下的创新,在各类共享服务中，目前最

3、流行的就是财务共享服务，将企业各种财务流程集中在一个特定的地点和平台来完成，通常包括应付帐款、应收帐款、员工报销、固定资产等的处理。,财务共享服务的演变 1/3,总公司,区域管理 总部,分公司,核算中心,单据填报,审查、记帐 支付、监督 报表、核对,预算控制 抽样监督 审批管理,制度控制 规模控制 规则制定,财务共享服务的演变 2/3,总公司,区域管理 总部,分公司,核算中心,单据填报,审查、记帐 支付、监督 报表、核对,预算控制 抽样监督 审批管理,制度控制 规模控制 规则制定,财务共享服务的演变 3/3,总公司,区域管理 总部,分公司,单据填报,单据审核,权利集中 管理集中 操作集中,财务

4、操作与核算、资金支付与管理、全面预算管理与考核、财务分析与业绩评价,财务共享服务适用于哪些企业,适用推行“财务共享服务”的企业应具备如下特点： 企业一定要达到一定的规模，拥有多家跨地域或跨国的分支机构。 每个分支机构的财务事务能够按统一的规则和流程处理，可复制可批量处理。 企业经营相对单一，在多元化经营的企业中，因核算准则不同，可考虑按行业提供财务共享服务，如果一家企业行业众多而每个行业的单位又很少，则不适于推行财务共享服务。 重组、并购、变革比较频繁的企业在建立新业务、扩大企业规模时可以大大降低管理难度，促进新业务的快速整合。 集团在对分支机构实行财务和资金的集权管理时不受相关法规制约。,财

5、务共享服务的目标和策略,财务共享服务的范围,财务共享服务主要集中在财务核算业务中重复性高、业务量大、标准化程度较高的业务,总账管理,费用报销,财务共享服务总体流程,财务共享中心,分 支 机 构,员工 提交费用报销申请,分支机构业务审核 费用合理性,本地单据初审 发票真实性、 签字有效性、 单据完整性、 金额准确性等,集中财务审核 合规性审核 预算额度审核 资本性支出审核,批准,批准,费用报销管理,集中会计核算 生成应付款 生成费用帐 固定资产台帐 责任成本分类帐,资金集中支付 银企直连 直接支付 网银对帐 帐户管理,财务核算,资金管理,单据上传 (影象/邮寄) 归档,财务共享服务的管理重点,三

6、个“集中”,一个“查询”,财务共享服务背景分析 财务共享服务建议方案 财务共享服务解决之道 建立财务共享服务中心 典型的财务共享服务流程 共享服务模式下费用报销管理 财务共享服务的信息系统支持 财务共享服务应用价值分析 用友财务共享服务案例分享,推行财务共享服务的总体思路,1. 财务共享服务解决之道,建立共享服务中心,财务共享服务的定位与目标,3.1.费用报销,3.3应收账款,3.4资产管理,票据接收 票据扫描 单据审核 账务处理 集中支付,订单合同管理 开票收入确认 收款确认 票据管理 对账及反馈,资产购置 资产折旧 资产维护 资产处置 资产盘点,5.财务共享服务的信息系统支持,4.集中财务

7、核算,2.确定财务共享服务的范围,3.2应付账款,3.业务流程规划设计,合同管理 发票接收 发票扫描业务审核 集中支付,2. 建立财务共享服务中心,财务共享服务中心（FSSC）是集团的财务服务平台，是各成员单位的会计业务运作中心、财务管理中心和服务中心。,财务共享服务模式下财务流程的划分,示例,财务共享服务中心的职能,政策衔接：执行统一的财务政策和业务处理流程； 报账支持：为分子公司提供费用报销、收付款报账、资产采购和合同管理的报账支持； 原始单据处理：接收、整理、分发原始单据。,会计核算：负责收入、成本费用、资产、资金等会计核算并负责编制会计报表； 资金结算：办理资金集中收付； 会计档案管理

8、：会计档案整理、归档和保管,执行管理：提供财务会计政策的培训与指导；对交易处理人员进行监督和考核； 系统支撑：进行核算相关系统的日常维护工作,财务共享服务中心的组织：模式一,财务共享服务中心,示例,财务共享服务中心的组织设计，包括架构、关键岗位、职责、绩效考核等 财务共享服务中心的架构设计通常以职能作为主线，以流程、产品和地域作为补充,先分职能再分区域,财务共享服务中心的组织：模式二,示例,财务共享服务中心的组织设计，包括架构、关键岗位、职责、绩效考核等 财务共享服务中心的架构设计通常以职能作为主线，以流程、产品和地域作为补充,先分区域再分职能,财务共享服务中心要考虑政策法规的约束,财税法规的

9、要求 其它法规的要求 各地的差异性条款 如何应对相关审查,地区税收优惠政策,各部委政策法规,国资委、证监会、银监会等监督机构要求,会计、审计准则,3. 财务共享服务中心的流程设计,注：预算管理虽为非共享流程，但对交易处理和会计核算流程及方法有重要影响,示例,3.1 采购应付流程,归口管理部门,供应商,业务员,财务共享服务 中心,采购订单,采购发票,发票提交,收到发票,应付单,付款单,收到款项,网银付款,采购合同,电子集采,分子公司,到货验收,资产入账,招标中心,财务共享服务 中心,核对,3.2 费用报销流程,单 据 审 批 流,报销人,各级负责人,FSSC财务经理,FSSC出纳,企业门户端或邮

10、件 打印报销单,报销单据收集箱 /报销单据扫描,邮件通知审批通过,粘贴单据并投递,取回报销单,凭证归档,银行回单,次日银行快递回单,单 据 实 物 流,示例,3.3 集中支付流程,备用金管理,为满足分子公司的零星支付业务，可在分子公司设立备用金账户，由分子公司自行支付。备用金账户的支付要由分子公司在财务共享中心系统上进行电子审批，审批通过后由分子公司在备用金账户进行自行支付。 制定备用金支付的管理办法，明确管理原则，确定分子公司备用金支付内容的定性、定量标准。 备用金账户的支出要在报账平台完成审批手续 先行支付后取得发票，在报账平台进行正常报账，财务共享中心审核通过后付款给此备用金账户。,财务

11、共享中心,分子公司,员工 填写备用金借款单,领导审批 费用合理性 预算执行情况,集中财务复核 合规性复核 正确性复核 预算额度检查 大额支出复核,批准,集中会计核算 生成凭证 生成费用账,备用金账户,领导审批 费用合理性 预算执行情况,财务FSSC审批,批准,集中支付账户,员工 填写备用金借款单,每天稽核账户支出数据 对备用金账户进行支出监控,备用金流程,FSSC分中心审批 备用金支付,4. 财务共享服务下的费用报销管理,4.1 费用预算管理,年度预算,专项预算,控制方式 刚性柔性 总额明细,控制环节 事前 事中,多种预算控制方式,不控制 柔性控制： 超预算提示 超预算预警 超预算走特批流程

12、刚性控制： 超预算不允许 通过，必须追加预算,总额控制： 总额超预算控制 单一项目超预算但总额未超不控制 明细控制： 单一项目超预算即控制,分类一,分类二,静态预算控制 与预算对比 ：不能超预算 与预算+预警范围对比：不能起预算+预警范围，预警范围可为绝对值或比例 动态预算控制： 与某一指标实际数百分比对比 （如不能超过销售收入3%）,分类三,事前控制：年度预算+事项预算+报销单,年度预算 招待费 通讯费 广告费 ,事项1预算 招待费 交通费 ,事项2预算 场租 交通费 ,事项3 ,招待费 报销单1 ,交通费 报销单1 ,说明： 1、事项预算可跨年有效 2、若有事项预算，则报销单只与事项预算比

13、较 3、未执行完事项预算可关闭,事前控制：年度预算+事项预算+预提+报销单,年度预算 招待费 通讯费 广告费 ,事项1预算 会议费 宣传费 ,事项2预算 场租 交通费 ,事项3 ,会议费 报销单1 ,宣传费 报销单1 ,说明： 1、事项预算可跨年有效 2、若有事项预算，则在费用预提或费用报销时与事项预算 对比 3、若有预提 ，则报销时只与预提对比 4、未执行完事项预算可关闭,预提单1 会议费 宣传费,预提单2 会议费 ,事中控制：年度预算+报销单,年度预算 招待费 通讯费 广告费 ,交通费 报销单1 ,会议费 报销单1 ,宣传费 报销单1 ,预提单1 会议费 宣传费,预提单2 会议费 ,说明：

14、 1、在费用预提或费用报销时与预算对比 2、若有预提 ，则报销时只与预提对比,4.2 费用报销管理,二大关键： 1、单据流：业务审核中，不见原始单据原件，原始单据影像管理和原始单据传递管理是共享服务成功的关键 2、资金流：电子支付实现异地付款，有效防范现金风险，提高支付效率，实现资金集中管理,费用报销管理的适用范围及特点,管理费用,计提摊销类费用,报账类费用,期间费用,财务费用,销售费用,重点开展费用报销管理与控制,个人类费用,组织类业务费用,采购类费用,非采购类费用,与业务量直接 相关费用,与业务量非直接 相关费用,不同报账类费用：计算方法不同 报销方式不同 报销流程不同 控制方式不同,费用

15、管理流程及控制方法,个人类费用,费用控制方式：严格按照费用标准进行控制,组织类业务费用,费用控制方式：费用开支受组织预算控制；费用明细 受费用专项预算控制,采购类费用,费用控制方式：费用开支受组织预算控制,共享服务中心原始单据管理模式,影像扫描：扫描专岗扫描,所有纸质原始单据存放在分支机构处，共享服务中心人员可查看原始单据影像 扫描原始单据附件，自动与报销单关联 设有专门的档案管理人员，核对原始单据附件与系统扫描影像,影像扫描：报销人扫描,报销人,原始单据核对员,首签领导,原始单据扫描,出纳,银行,网银付款,提取审核任务 财务专员,核对系统内原始单据与纸质原始单据，上传影像,报账人 生成条码,

16、分支机 构,共享服务中心,原始单据邮寄,原始单据邮寄到共享服务中心 报销单自动打印条形码,报销人,报账人,共享服务中心财务专员,首签领导,原始单据邮寄,出纳,银行,网银付款,原始单据接收及分发,4.3 费用支付管理,费用预算、费用执行、资金管理集成,费用预算与资金计划的同步 费用开支受费用预算和资金计划的双重控制,4.4 费用核算,报账类费用,计提类费用,摊销类费用,非报账类 营销及渠道费用,传统核算方式,费用分类,信息化核算方式,录入 费用会计凭证,手工计提,录入 费用会计凭证,手工摊销,录入 费用会计凭证,手工计算,录入 费用会计凭证,费用报销单,费用计提单,费用摊销单,总帐,集中费用管理平台,4.5 费用分析与监控管理,