毕业论文word文档规范与操作说明

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1、机电系机电系 Word 文档规范与操作说明文档规范与操作说明 前前 言言 为了便于教学时学生提交作业文档的规范化，也便于学生进行规范的文章 编辑练习，特编写此说明。 本系学生在校过程中的所有文档应基于此规范提交，如：课程设计、毕业 设计，实验报告，课程学习汇报，科技制作说明，实习报告。 该文基于 Word2003 编辑而成，所述操作可能与其它 Word 版本略有出入。 但操作结果应符合此规范要求。 建议：格式编辑可在文章完成之后进行统一设置。 本文按照此文档规范与操作说明写成，也可作为编辑范文，供使用参考。 目目 录录 1 文档基本要求1 2 文章名称（或篇名）格式1 3 目录格式与生成1 3

2、.1 目录制作.1 3.1.1 目录标题生成1 3.1.2 目录自动生成1 3.2 目录修改3 4 标题格式与生成3 5 插图格式与生成4 6 表格格式与生成6 7 公式格式与生成6 8 页码格式与生成8 9 页眉格式与生成9 9 文档格式编辑建议9 1 文档基本要求文档基本要求 所有文字文档都必须用 Word 办公软件编辑。 所有标题与正文段落首行都必须空两格。 所有公式都必须使用公式编辑器编辑。 所有正文必须字体为宋体；字号为小四；行距 1.5。正文段落首行空两格， 其余行必须顶格。 2 文章名称（或篇名）格式文章名称（或篇名）格式 文章名称一般应在文档的第一行，2 号字，居中，加粗。 副

3、标题应小一号字，居中，不加粗。 假若文章有单独封面的要求，则文章名称不应再在内页出现。封面则按相 关规定处理。 3 目录格式与生成目录格式与生成 目录为单独页，目录一般为三级目录（本节说明为三级目录格式示例） 。 3.1 目录制作目录制作 3.1.1 目录标题生成目录标题生成 当文章存在目录时， “目录”二字居中；二号；宋体；加粗。 “目录”二字 间应加两个空格。 3.1.2 目录自动生成目录自动生成 目录条目从标题中自动转出（标题的设置，参考“4 标题格式与生成” ） ， 不要用手工写入。其操作如下： 一、目录制作时选择菜单“插入引用索引和目录” 。 目录制作选择菜单如 图 3.1 所示。

4、图 3.1 目录制作选择菜单 二、在弹出的对话框中选择“目录”选项卡。通常“目录”选项卡上显示 三级目录。若没有特殊的需要，一般不要在此改动格式。选择“目录” 选项卡 后如图 3.2 所示。 图 3.2 选择“目录” 选项卡 三、点击“确定” 生成目录。然后再修改成所需格式，目录的条目格式应 遵从正文格式。 3.2 目录修改目录修改 当文章修改后有可能产生条目名称不对或页码不对时，应刷新目录域。具 体操作如下： 一、选中目录域，右击鼠标，在快捷菜单中选“更新域” 。 弹出的 “更新 目录”对话框如图 3.3 所示。 图 3.3 “更新目录”对话框 二、若文章中标题进行了了修改应选择“更新整个目

5、录” 。若只因为正文的 修改只变动了页码，可以选择“只更新页码” 。 4 标题格式与生成标题格式与生成 一般文章设三级标题，标题序号与文字间应有一空格（如：“4 标题格式 与生成” ） 。 标题的格式一般不用手工设置，直接调用 Word 中的现成标题格式，如本 文中“4 标题格式与生成”就调用了 Word 默认格式“标题 1” 。标题的设置操 作如表 4.1 所示。 表 4.1 标题的设置操作表 级级标题序号形式标题序号形式设置操作设置操作 一级标题1 （或“第 1 章” ） 在工具栏的样式下拉框中选 择“标题 1” ，如图 4.1 所示。 居中。 二级标题1.1 在工具栏的样式下拉框中选 择

6、“标题 2” 。空两格。 三级标题1.1.1 在工具栏的样式下拉框中选 择“标题 3” 。 空两格 级级标题序号形式标题序号形式设置操作设置操作 其余次级标题次序 一、 （一） （1） 1） 格式同“正文” 。 空两格。 标题序号形式为建议形式， 也可简略。但不得用 1、2，以免造成标题序 号混乱。 图 4.1 一级标题设置操作 标题应与正文同在一页，不能孤立成为页面的最后一行。出现这种情况时 应加空行，应将标题移入下一页。 5 插图格式与生成插图格式与生成 Word 文档中可插入各种格式的图片。一般建议为*.jpg 或*.bmp 图片。这些 可在“画图” 工具中修改成合适大小后粘贴到 Wor

7、d 文档中。在 Word 文档中 进行缩放时，图形不能变形、模糊。 对于工程图形，建议用 AutoCAD 绘制图形，为便于修改，一般图形建议保 存为 2004 版本的*.dwg 图形。粘贴到 Word 文档中时要注意图线的表达，不能 全是细线。 插图位置一般应“居中” ，设置为“上下型” （位置如插图 4.1 所示） 。具体 操作是右击插图，在快捷菜单中选择“设置图片格式” ， 快捷菜单如图 5.1 所 示。 在“设置图片格式”对话框中选择“版式”选项卡，水平对齐方式选择 “居中” 。 “版式”选项卡如图 5.2 所示。 点击“高级”按钮。在弹出的“高级版式”对话框中选择“文字环绕”选 项卡，

8、选择“上下型” ， “确定”退出。 “高级版式”对话框如图 5.3 所示。 注意图形的大小与位置应适当，不得进入页边。 图 5.1 快捷菜单 图 5.2 “版式”选项卡 图 5.3 “高级版式”对话框 插图编号一般按每章的顺序编号。如第 5 章的插图依次编为：图 5.1、图 5.2。对于较短文章，插图可全文统一编号，如图 1、图 2。 插图编号与插图名应写在插图的下方，必须与插图在同一页。文字居中， 5 号字，插图编号与图名之间应留一空格。假若插图中有标号说明时，标号说 明应放置于插图与插图名称之间，标号说明为 5 号字，居中（标号说明多于一 行写不下时可断开，不要有折行， ） 。带有标号说明

9、的图例如图 5.3 所示。 1 方形 2 圆形 3 椭圆形 图 5.3 带有标号说明的图例 一般插图结构要三者呼应：正文中写明图示，如“带有标号说明的图例 如图 5.3 所示”：靠近正文处插入图片；插图下方居中放置插图编号与插 图名，如“图 5.3 带有标号说明的图例” 。 若插图在文字中间（如：、），插图版式应选择“嵌入型” 。 6 表格格式与生成表格格式与生成 Word 文档中有各种表格模板供调用，若便于统计计算也可插入 Excel 表格。 表格放置应居中。表格宽度应适当，不得进入页边。 表格编号一般按每章的顺序编号。如第 4 章的表格依次编为：表 4.1、表 4.2。对于较短文章，表格可

10、全文统一编号，如表 1、表 2。 表格编号与表格名应写在表格的左上方，5 号字，表格编号与表格之间应 留一空格。 表格插入结构要三者呼应：正文中写明，如“标题的设置操作如表 4.1 所示”：靠近正文处插入表格；表格上方放置表格编号与表格名，如“表 4.1 标题的设置操作表” 。 表格的标题行应居中，加粗。表格内字号一般为 5 号。表格内文字格式编 排时不要行距太大。 表格跨页时各页均应有标题行（参考表 4.1 标题的设置操作表） 。 7 公式格式与生成公式格式与生成 公式编辑使用 Office 软件中自带的工具“Microsoft 公式 3.0” 。调用时选 择菜单“插入对象” ，菜单选择如图

11、 7.1 所示。 图 7.1 菜单选择 在打开的对话框中选择“Microsoft 公式 3.0” 。公式编辑器调用如图 7.2 所 示。 图 7.2 公式编辑器调用 调用的公式编辑器的编辑界面如图 7.3 所示。 图 7.3 公式编辑器的编辑界面 编辑后的公式以插图形式插入在文档中，格式一般设置为“嵌入型” 。字号 与正文应一致，不要随意拖动图框变化大小，防止产生畸变。当公式为单独行 居中放置时，公式行的最右端应有公式编号，如图 7.4 所示。 （1） a acbb X 4 2 图 7.4 公式居中与公式编号示例 8 页码格式与生成页码格式与生成 页码一般在页面的右下角，页码插入时选择菜单“插

12、入页码” ，弹出“页 码”对话框， “页码”对话框如图 8.1 所示。一般不要进行设定，直接“确定” 便可。若首页不显示页码，也可去除“首页显示页码” 。若正反打印，页码对齐 方式可选“居中” 。 图 8.1 “页码”对话框 问题是当我们文章很长又要求有封面，有目录时（如毕业设计、课程设计、 课程总结汇报等） ，往往最好页码从正文开始，这时应在目录后分节。选择菜单 “插入分隔符” 。 分节符对话框如图 8.2 所示。在弹出的对话框中的分节符类 型中选择“下一页” ， “确定”退出。 图 8.2 分节符对话框 图 8.3 页码格式设置 若看不到分节符号，可按下常用工具栏上的按钮“” 。 这时在分

13、好的页中再设置页码，按页码对话框（图 8.1）中“格式”按钮， 在页码格式对话框中的页码编排项写入“起始页码”为“1” 。 页码格式设置如 图 8.3 所示。 9 页眉格式与生成页眉格式与生成 文章一般不需要设置页眉，若确需设置，则操作时选择菜单“视图页眉和 页角” ，写入内容。字号小五，一般“右对齐” 。 若要求首页不作页眉，选择菜单“文件页面设置” ，在弹出的对话框中选 择“版式”选项卡，勾选“首页不同”复选框。版式设置如图 8.2 所示。 图 8.2 版式设置 9 文档格式编辑建议文档格式编辑建议 前面各节讨论了文档的编辑处理方法，实际进行编辑操作时建议按以下顺 序进行： 一、写文章。用

14、 5 号字、单倍行距写文章，将所要表述的内容进行完整表 述，同时插图、表格作为文章内容都顺序插入完成（图表应在文章编写时就设 置好格式） ，文章修改无误。 这样做的主要理由是当完全根据文档格式编排要求写文章时，一页中显示 的文字内容可能较少，修改时翻页多，文章内容显示不集中，可能影响内容表 达的思路。故在内容完成后进行格式处理，有利于前期集中精力于文章内容表 达。 二、修改正文格式。将除图表外的所有文字修改成正文格式。 三、修改标题。将三级标题全部用规定样式处理。 四、做目录。同时修改目录条目至所需格式。然后仔细核对标题是否正确， 有无遗漏。 五、逐页检查文章的格式编辑。检查是否有编辑遗漏的段落或文字，特别 是图表位置是否移动，图表名称是否与图同在一页，表格是否分页显示等。 六、若认为全部修改完成，则重新刷新目录。完成全部文档编辑工作。 七、页码与页眉可随时处理，不一定要到最后。若有封面，页码与页眉不 要出现在封面上，封面也不要编入页码。