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1、,项目3 建筑工程电子文件的管理规定,建筑工程资料管理,项目导入,*,XXXXXXXXXXXXXXXXXX,工程造价管理,山西省某市要求自2011年5月1日起在全市建设工程项目中试行建设工程电子文件归档管理，并从2012年1月1日起正式施行。某住宅小区，建筑面积10.70万平方米；23栋单体，建筑层数为地上六层；建筑层高2.8 m；建筑檐高17.85 m。施工单位是二级施工企业。在工程档案编制中，档案员为了工作方便，将公司项目经理等相关人员的电子签名保管在自己手中，档案员随时进行电子签章。工程档案归档中，档案员考虑纸质工程档案和电子工程档案是一致的，为节能节时，因此只提交了电子工程档案。同时档
2、案员为了防止出现电脑病毒，向公司申请新的移动硬盘将电子工程竣工档案存入，并将移动硬盘递交给当地城建档案馆。,项目导入,项目导入,*,XXXXXXXXXXXXXXXXXX,工程造价管理,请结合本项目内容分析案例中存在的问题。,项目导入,*,XXXXXXXXXXXXXXXXXX,目 录,3.1 建筑工程电子文件的基本概念及特点,建筑工程资料管理,3.2 建筑工程电子文件的收集与积累,3.1建筑工程电子文件的归档,3.1建筑工程电子文件的移交与保管,建筑工程电子文件的基本概念及特点,3.1,5,*,XXXXXXXXXXXXXXXXXX,建筑工程资料管理,3.1建筑工程电子文件的基本概念及特点,1.建
3、筑工程电子文件的基本概念电子文件是指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。电子档案就是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。简言之就是电子文件归档后就形成了电子档案。建筑工程电子文件是指在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在网络上传送的文件，主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。,*,XXXXXXXXXXXXXXXXXX,建筑工程资料管理,3.1建筑工程电子文件的基本概念及特点,2.建筑工程
4、电子文件的特点 (1)真实性真实性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。 (2)完整性两方面含义：一是作为城市建设活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。,*,XXXXXXXXXXXXXXXXXX,建筑工程资料管理,3.1建筑工程电子文件的基本概念及特点,(3)可读性电子文件的长期可读是指建筑工程文件经过存储、传输、压缩、加密、载体转换、系统迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。,*,XXXXXXXXXXXXXXXXXX,建筑工程资料管理
5、,3.2建筑工程电子文件的收集与积累,1.收集范围电子文件的收集范围为有可能作为归档保存的文件，除按国家关于文件归档的有关规定执行外，还应包括相关的支持软件和数据等。,*,XXXXXXXXXXXXXXXXXX,建筑工程资料管理,3.2建筑工程电子文件的收集与积累,2.收集与积累要求电子文件的收集与积累要求如下：a.记录了重要文件的主要修改过程，有查考查阅/参考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。b.保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应在彼此间建
6、立准确可靠的标识关系。,*,XXXXXXXXXXXXXXXXXX,建筑工程资料管理,3.2建筑工程电子文件的收集与积累,c.在“无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并将有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件或缩微品保留。d.用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。文本文件通用格式见表3.1。e.用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩算法，收集时应转换成统一格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。图像文件通用格式见表3.1。,*,XXX
7、XXXXXXXXXXXXXXX,建筑工程资料管理,3.2建筑工程电子文件的收集与积累,f.用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其软硬件环境和相关数据。图形文件通用格式见表3.1。g.用视频设备获得的动态图像文件，收集时应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。影像文件通用格式见表3.1。h.用音频设备获得的文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。声音文件通用格式见表3.1。i.由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应保证参数准确、数据完整。,*,XXXXXXXXXXXXXXXXXX,建筑工程资料管理,3.2建筑工程电子文
8、件的收集与积累,j.通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件，原则上应转换成通用型电子文件；如不能转换，则收集时必须连同专用软件一并收集。,*,XXXXXXXXXXXXXXXXXX,建筑工程资料管理,3.2建筑工程电子文件的收集与积累,3.收集与积累方法电子文件的收集与积累方法如下：a.及时按照要求制作电子文件备份。b.每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。c.电子文件登记表应与电子文件同时保存。d.电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存。,e.电子文件性质代码： R草稿性电子文件； U非正式电子文件； O正式
9、电子文件。 电子文件类别代码： T文本文件；I图像文件； G图形文件；V影像文件； A声音文件；M多媒体文件； P计算机程序；D数据文件。,建筑工程资料管理,*,XXXXXXXXXXXXXXXXXX,建筑工程资料管理,3.2建筑工程电子文件的收集与积累,4.电子文件的整理电子文件的整理，应按年度、机构、问题、保管期限、密级等因素相对集中。电子文件应填写电子文件登记表，参照档案著录规则著录，并制成机读目录。,建筑工程电子文件的归档,3.3,17,*,XXXXXXXXXXXXXXXXXX,建筑工程资料管理,3.3建筑工程电子文件的归档,1.归档时间逻辑归档可实时进行；物理归档应按照纸质文件的规定定
10、期完成。,*,XXXXXXXXXXXXXXXXXX,建筑工程资料管理,3.3建筑工程电子文件的归档,2.归档范围电子文件的归档范围，参照国家关于文件归档的现行有关规定执行，并应包括相应的支持软件和相关数据。归档电子文件同时保存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件，如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。进行归档时，必须将电子文件与相关的纸质文件或缩微品一并归档。,*,XXXXXXXXXXXXXXXXXX,建筑工程资料管理,3.3建筑工程电子文件的归档,3.检测在进行电子文件归档时，应按其基本技术条件进行检测。
11、其主要内容有：硬件环境有效性、软件环境有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。,*,XXXXXXXXXXXXXXXXXX,建筑工程资料管理,3.3建筑工程电子文件的归档,4.归档前的鉴定电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件鉴定的有关规定执行，鉴定结果在电子文件的机读目录上制作相应的标识。同时归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应该把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。,*,XXXXXXXXXXXXXXXXXX,建筑工程资料管理,3.3建筑工程电子文件的归档,5.归档要求电子文件的
12、逻辑归档按照归档鉴定标识进行，将管理权从网络上移交给档案部门。其归档工作，除存储格式和位置不变外，其他均应参照国家文件归档有关规定执行。把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至具有耐久性的载体上，一式三套，一套封存保存，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。,*,XXXXXXXXXXXXXXXXXX,建筑工程资料管理,3.3建筑工程电子文件的归档,存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写档号、题名、密级、保管期限、硬件及软件环境等。电子文件的载体应设置成禁止写入操作的状态。同时将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记
13、表。需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应的机读目录存储在同一类型载体上，如果采用专业软件，应将软件及相关数据存储在同一载体上。在网络中进行逻辑归档操作的电子文件，应按上述归档过程完成物理归档。,建筑工程电子档案的移交与保管,3.4,24,*,XXXXXXXXXXXXXXXXXX,建筑工程资料管理,3.4建筑工程电子档案的移交与保管,1.移交前的检验检验项目如下： 载体有无划痕，是否清洁。 载体有无病毒。 核实电子档案的完整性、有效性和审核手续。 核实登记表、软件、说明资料是否齐全。 将检验结果填入电子档案接收检验登记表；对检验不合格者，应退回形成单位，重新制作。,*,XXXXXXX
14、XXXXXXXXXXX,建筑工程资料管理,3.4建筑工程电子档案的移交与保管,2.移交手续验收合格后，档案保管部门应填写电子档案接收检验登记表，并签字盖章。登记表一式两份，一份交电子文件形成单位，一份自存。,*,XXXXXXXXXXXXXXXXXX,建筑工程资料管理,3.4建筑工程电子档案的移交与保管,3.保管要求电子档案保管除应符合纸质档案的一般要求外，还应符合下列条件：归档载体应作防写处理；不得擦、划、触摸记录涂层。环境温度选定范围：1720 ；相对湿度选定范围：35%45%。存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。,*,XXXXXXXXXXXXXXXXXX,建筑工程资料管理,3.4建筑
15、工程电子档案的移交与保管,4.有效性保证每满1年对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门与电子文件读取处理有关的设备更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。定期检验结果应填入电子档案管理登记表。,*,XXXXXXXXXXXXXXXXXX,建筑工程资料管理,3.4建筑工程电子档案的移交与保管,5.电子档案的利用电子档案的封存载体
16、不得外借。未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子文件。利用时要遵守保密规定。对具有保密要求的电子档案，采用联网的方式利用时，必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。利用者对电子档案的使用应在权限规定范围内。,*,XXXXXXXXXXXXXXXXXX,建筑工程资料管理,3.4建筑工程电子档案的移交与保管,6.电子档案的鉴定销毁电子档案的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。电子档案的销毁应在办理审批手续后，方可实施。非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除的载体上，须连同载体一起销毁，并在网络中彻底清除。,*,XXXXXXXXXXXXXXXXXX,建筑工程资料管理,基础练习,一、单项选择题,1、以下不属于施工质量管理资料的是（ ）。 A. 技术交底 B.施工组织设计 C. 施工方案 D.安全交底,
